Контур.Тревел: как быстро организовать командировку с выгодой

Направление работника в командировку традиционно считается сложной и трудозатратной процедурой. С помощью онлайн-сервиса Контур.Тревел решение данной задачи существенно упрощается. Работодатель имеет возможность ощутимо снизить затраты на организацию поездки, а также обеспечить эффективное финансовое планирование дальнейших командировок.

Что представляет собой Контур.Тревел

Контур.Тревел (ССЫЛКА) — онлайн-сервис для организации командировок и служебных поездок. Позволяет:

• оперативно заказывать билеты (что важно — напрямую у авиакомпаний, и потому без переплат), бронировать места в гостиницах и квартирах (также без цепочки посредников) — подходящие по датам проживания, цене, количеству звезд, расположению и иным критериям;
• вести учет и анализ расходов на организацию поездок (выявлять необязательные и избегать их в следующих командировках);
• формировать документацию для бухгалтерского и налогового учета (с возможностью выгрузки документов в систему ЭДО и распечатки в бумажном варианте).

Можно:

• легко внести корректировки в сроки пребывания в гостинице, совершения рейса, при необходимости — аннулировать бронь в установленном порядке;
• в любое время заменить сотрудника, который поедет в командировку по оформленной брони.

Главная особенность организации командировок через Контур.Тревел заключается в том, что данный онлайн-сервис выступает единственным контрагентом компании-работодателя — от своего лица заключающий необходимые договоры с фактическими поставщиками транспортных, гостиничных и иных сопутствующих услуг.

Сервис подготавливает всю необходимую подтверждающую документацию, по которой у проверяющих органов не возникнет вопросов. Работодатель избавляется от необходимости запрашивать первичные документы от фактических поставщиков, поскольку вся документация формируется самим сервисом.

Подготавливается вся необходимая отчетность по командировке — акты, счета-фактуры, в привязке к выбранным отчетным периодам. Оригиналы документов передаются компании-работодателю (с учетом его предпочтений):

• в электронном виде (через Контур.Диадок или через ЭДО работодателя в рамках роуминга);
• в бумажном виде (по почте).

Расчеты с поставщиками Контур.Тревел осуществляет сам — за счет денежных средств, размещенных работодателем на едином пользовательском депозитном счете. Пополняется он посредством банковского перевода с расчетного счета работодателя.

Поддерживается организация поездок не только внутри России, но и за рубеж. Все цены при этом отображаются в рублях (как и отражаются в установленном порядке в бухгалтерских документах).

Контур.Тревел характеризуется:

• единством процессов — поскольку все составляющие организации командировки реализованы в режиме одного окна пользователя программы (в том числе оплата всех сервисов с помощью единого пользовательского счета);
• наличием инструментария для гибкого структурирования маршрута поездки (что особенно полезно в случаях, когда нет прямых рейсов);
• возможностью интеграции с действующей учетной платформой предприятия (например, 1С, куда бухгалтерские и налоговые документы могут подгружаться автоматически);
• наличием опций лояльности (кэшбэки, накопление миль, корпоративные скидки от гостиниц и авиакомпаний);
• возможностью предоставления прав самим работникам на совершение расходов (с учетом ограничений и лимитов по расходам, выставляемых руководством компании, а также требований по согласованию транзакций на оплату);
• предоставлением квалифицированной и крайне оперативной технической и консультационной поддержки от «Контура».

Отмеченный режим одного окна позволяет крайне оперативно — в силу отсутствия необходимости открывать сторонние вкладки или программы (как происходит при традиционных схемах организации командировки):

• подбирать, оплачивать авиабилеты и билеты на иной транспорт, гостиницы, квартиры;
• оформлять документацию на командировки (отчеты, первичку для бухгалтерии);
• получать (выгружать) электронные билеты.

Можно оформлять небольшую по сумме, кратковременную (в общем случае до 50 тыс. рублей, до 5 дней, но возможно превышение данных параметров) рассрочку на оплату выбранных услуг для организации поездки. Соответствующая опция пригодится, к примеру, если найдено действующее выгодное предложение от гостиницы или продавца авиабилетов, и нужно срочно им воспользоваться. Вариант, крайне полезный для небольших компаний и ИП, не всегда обладающих свободным капиталом в нужный момент.

Для кого подходит

Контур.Тревел — решение, которое подходит в принципе для любых предприятий, вне зависимости от масштаба и отрасли. Для малого бизнеса — с точки зрения оптимизации расходов, для крупного — с точки зрения повышения эффективности управления организацией массовыми или регулярными командировками.

Особенно востребован сервис будет компанией, которая:

• организует работу сотрудников вахтовым методом (когда работники регулярно переезжают с одного объекта на другой в разных городах);
• имеет филиалы и представительства в разных частях страны и мира (соответственно, на регулярной основе их могут посещать представители менеджмента);
• имеет распределенную производственно-ресурсную базу (вследствие чего по размещенным на большом расстоянии точкам компании перемещаются специалисты разного профиля).

Классический сценарий организации командировки предусматривает достаточно много разнотипных, и часто трудоемких (и потому требующих назначения большого количества ответственных сотрудников) процедур:

• поиск отелей, билетов — с использованием разных агрегаторов (часто с непрозрачными, непредсказуемо изменяющимися условиями);
• организацию оплаты (с учетом того, что заказчик — хозяйствующий субъект, который не всегда имеет возможность рассчитываться через онлайн-сервисы, предназначенные для физлиц);
• согласование широкого перечня параметров командировки (структуры маршрутов, стоимости отдельных услуг с учетом возможностей бюджета на организацию поездки);
• подготовку отчетности, документации для бухгалтерии.

Онлайн-сервис Контур.Тревел позволяет осуществить все эти процессы в режиме одного окна при привлечении небольшой команды сотрудников (во многих случаях это возможно с привлечением единственного ответственного специалиста). При необходимости осуществляется быстрое масштабирование закупок — если штат компании увеличивается (или принимается ситуационное решение по отправке большого количества сотрудников в поездку).

Сервис при этом организует работу без рисков допущения ошибок, расхождений между документами — на которые будут обращать внимание проверяющие органы. Для работников бухгалтерского блока практически не добавится работы — поскольку необходимая первичная и отчетная документация будет направлена в корпоративную учетную систему автоматически и с использованием привычных для бухгалтера унифицированных форм.

Ожидаемая экономия от использования сервиса — от 10 до 30% от суммы командировочного бюджета предприятия. Обеспечивается исключительно высокая оперативность организации командировки: на совершение необходимых действий (по бронированию билетов, гостиниц, покупки сопутствующих услуг — например, аренды автомобиля в городе пребывания работника) с момента принятия решения о проведении поездки потребуется буквально 5-10 минут.

Основные преимущества

К числу ключевых преимуществ онлайн-сервиса Контур.Тревел можно отнести:

1. Удобство использования.

Все наиболее востребованные опции — для заказа билетов, гостиниц, осуществления согласований, формирования отчетности, отображаются на экране пользователя одновременно. Можно быстро переключаться между разными функциями, открывать их в разных вкладках браузера параллельно. Отображается перечень поездок (с указанием дат, ФИО командируемых, города, статуса поездки).

На стартовой странице кабинета пользователя присутствует календарь, на котором отмечаются даты значимых с точки зрения организации командировок событий (отъезда, возвращения работника). Можно использовать опцию «Список задач» для определения перечня важнейших действий, которые необходимо в ближайшее время произвести в целях организации поездок.

Вход в личный кабинет Контур.Тревел возможен с любого устройства — компьютера, мобильного гаджета, без обязательной привязки к рабочему месту. Можно организовать доступ в многопользовательском режиме (с персонифицированной настройкой уровня доступа).

2. Автоматизированное формирование отчетности по завершении командировки работника.

В случае интеграции с корпоративной учетной системой хозяйственные операции на основании сформированных документов распределяются по бухгалтерским счетам. Закрывающие документы представлены в унифицированных формах, полностью соответствующих требованиям законодательства.

3. Прозрачность цен (включающих НДС) на билеты, гостиницы и прочие услуги — никаких дополнительных комиссий и наценок не предусматривается.

4. Прозрачность автоматизации планирования: пользователю наглядно представляются разные варианты организации маршрута командировки — с указанием стоимости каждого из них.

5. Высокую степень детализации параметров предложений от поставщиков услуг.

Данная опция позволяет подобрать максимально подходящий с точки зрения целей командировки вариант по билетам или гостинице. Так, например, подбор гостиницы осуществляется с учетом:

• географического положения здания до центра города;
• возможностей бесплатной отмены;
• параметров организации питания;
• позиций поставщика на рынке в сегменте оказания услуг в сфере командировок.

При поиске авиабилетов могут быть учтены такие критерии как:

• включение багажа в тариф;
• условия возврата билета (со сбором, без него);
• структура маршрута (без пересадок, с пересадками).

Как применять Тревел-политику

Определение тревел-политики — уникальная функция сервиса Контур.Тревел. Она позволяет контролировать выбор тех или иных составляющих командировочных расходов (в том числе применительно к конкретной их разновидности — например, в части услуг, включаемых в стоимость авиабилета). На основании тревел-политики сотрудник сможет самостоятельно приобрести билет или забронировать гостиницу только в пределах выделенного на такие цели корпоративного бюджета. Либо — с учетом ограничений по датам пребывания сотрудника в месте командировки. Можно настроить покупку работником билета только для себя, или же разрешить приобретать их для коллег в том числе.

При активированной тревел-политике сотрудник, пользующийся сервисом на заданном уровне доступа, будет видеть на экране только те предложения, которые удовлетворяют возможностям бюджета компании, учтенным в политике (прежде всего, в части цены — но также может учитываться, к примеру, класс авиаперелета и иные факторы).

Тревел-политика — важнейшая опция сервиса Контур.Тревел. При правильном ее применении может быть достигнуто ощутимое снижение затрат на организацию командировок.

Тревел-политика может быть настроена в отношении рядовых работников или же топ-менеджеров компании. Возможно настроить фильтрацию предложений по таким критериям как:

• допустимая разница между ценой выбираемого билета и минимальной по соответствующему маршруту;
• минимальное количество дней между моментом покупки билета и началом командировки (днем вылета);
• возможность бронирования только в будние дни;
• необходимость (или, наоборот, отсутствие необходимости) в согласовании оплаты с другими сотрудниками (руководством).

Тревел-политика, с одной стороны, обеспечит приобретение услуг по критериям, устраивающим работодателя, с другой — обозначит для работника ориентиры, в рамках которых он сможет подобрать определенные параметры комфорта для себя при участии в командировке.

Прочие возможности

К числу иных примечательных опций сервиса Контур.Тревел можно отнести:

1. Эффективную интеграцию с линейкой 1С.

Обеспечивается представление каждого документа, сформированного через Контур.Тревел, в формате, полностью соответствующем стандартам 1С, как и нормативным требованиям бухучета. При необходимости бухгалтер может сформировать непосредственно через сервис авансовый отчет, который затем автоматически будет передан в учетную систему (и при этом будет дополнен подтверждающими документами по транспорту и проживанию). Система на основании полученных данных сформирует проводки на счетах бухучета (наиболее подходящих для различных типов расходов).

В авансовом отчете (который составляется по унифицированной форме АО-1) через Контур.Тревел можно детально отражать расходы, а также указывать подтверждающие документы. При необходимости отчет можно выгрузить в формате PDF или XLS, а также распечатать.

2. Детализированную аналитику.

Пользуясь данной опцией, руководство компании или отдельные ответственные специалисты могут сопоставлять финансовые показатели по командировкам с конкретными подразделениями, бизнес-проектами — так, чтобы определить уровень финансовой нагрузки на обеспечение деятельности в соответствующих направлениях. В сервисе Контур.Тревел есть уникальный функционал «Центр затрат» — где сосредотачивается информация о запланированных командировках, а также о фактических выездах, причем с приведением первичной документации, с которой можно оперативно ознакомиться.

3. Круглосуточную техническую поддержку.

Получать ее можно посредством разных каналов коммуникаций с «Контуром», в числе базовых инструментов — чат-бот «Тревел-помощник». При необходимости к диалогу подключается реальный специалист. Общение с каждым клиентом выстраивается персонифицировано на основании реальных данных по осуществленным в сервисе действиям пользователя.

Возможности реальной экономии (Ж/Д и авиабилеты с выгодой)

В случае, если компания-работодатель стабильно обращается к услугам определенного поставщика (например, покупает билеты у одной авиакомпании), то она может рассчитывать на участие в специальных программах лояльности для корпоративных заказчиков. В рамках таких программ предусматривается:

• начисление кэшбэка;
• начисление баллов;
• предоставление скидок на билеты.

Даже если сотрудник, используя интерфейсы Контур.Тревел, приобретет билет самостоятельно (действуя в соответствии с тревел-политикой), то авиакомпания назначит все полагающиеся преференции именно работодателю.

Подбор наилучших предложений от авиакомпаний осуществляется в том числе на основании аналитических данных, а также вводных данных, фиксируемых непосредственно при поиске билета. Обеспечивается соблюдение универсального для рынка авиабилетов правила — билет дешевле, если его заказывать заранее (при этом, реализована система отслеживания оперативности покупки билетов работниками).

Особенно полезная опция — учет невозвратных билетов (они дешевле стандартных, и за счет увеличения их брони снижается бюджет командировки), а также настройка приоритетной их покупки в тревел-политике.

Для пользователя Контур.Тревел также доступны программы лояльности и по билетам на поезд от РЖД.

Как экономить на гостиницах

С помощью сервиса Контур.Тревел компания-работодатель может выстраивать длительные отношения с поставщиком гостиничных услуг — это целесообразно, если работники на регулярной основе останавливаются в определенном месте. На основании регулярных заказов многие гостиницы предоставляют специальные корпоративные скидки.

Сервис в автоматическом режиме анализирует данные по бронированиям отелей и подсказывает пользователям, какие отели лучше всего подходят для заключения договоров для тех или иных целей.

Обеспечивается достоверность информации, представляемой пользователям — как раз благодаря наличию прямого взаимодействия сервиса Контур.Тревел с поставщиком услуг. Исключается потребность в фильтрации по критериям качества условий проживания — в списки включаются только проверенные варианты с установленными параметрами комфорта.

Нет необходимости дополнительно уточнять (подтверждать) статус бронирования, готовность поставщика сформировать необходимую первичную документацию — сервис Контур.Тревел «отрабатывает» соответствующие моменты. Которые при традиционных механизмах бронирования — с использованием сторонних агрегаторов, могут образовывать проблемные участки при организации поездки.

«Аналитический» подход к экономии

Сервис позволяет установить — за счет аналитической обработки данных о совершенных командировках:

• какие корпоративные подразделения (и отдельные сотрудники) удалось отправить в поездки дешевле (или, наоборот, дороже) остальных — и выявить проблемные (или, наоборот, позитивные) участки в части расходования бюджета;
• какие элементы тревел-политики стали наиболее (наименее) затратными;
• какие отели или авиакомпании предоставили (за определенный период) наиболее выгодные условия.

На основании достоверных данных производится корректировка тревел-политики и иных приоритетов компании-работодателя при организации поездок.

Тарифы

С действующими на текущий момент тарифами Контур.Тревел можно ознакомиться по ссылке — kontur.ru/travel/price.

Тарификация определяется исходя из количества:

• первичных операций (бронирования гостиницы или билета «с нуля»);
• вторичных операций (внесения корректировок в имеющуюся бронь — например, в части сроков пользования услугами, данных о командированном работнике).

Так, «Базовый» тариф — самый бюджетный, предусматривает 96 бронирований за 28 тыс. рублей. В свою очередь, по тарифу «Стандарт» предоставляется в несколько раз больше бронирований — 700, но уже за 47 тыс. рублей. Есть специализированные тарифы для крупных компаний (холдингов).

В зависимости от тарифа, осуществляется доплата в определенной сумме за каждую вторичную операцию (сумма варьируется от 250 до 400 руб. за одну корректировку). Чем «дороже» тариф, тем дешевле одна вторичная операция.

В установленном порядке взимается плата за отсрочку, если она применяется.

Предусмотрено бесплатное использование сервиса в тестовом режиме. Отсрочка на сумму 50 тыс. рублей на 14 дней потребует доплаты в сумме 20 тыс. рублей. Возможно откладывание расчетов и на более крупные суммы (например, если это 1 млн. рублей, и выбирается отсрочка на 14 дней — нужно будет доплатить 192 000 рублей).

Официальный сайт Контур.Тревел, вход в личный кабинет и телефон

Официальный сайт — kontur.ru/travel.

Вход в личный кабинет Контур.Тревел можно осуществить после подключения к данному онлайн-сервису (при этом можно воспользоваться семидневным периодом бесплатного тестового использования продукта) — kontur.ru/travel/test-drive.

Для подключения достаточно направить заявку по простой форме через сайт «Контура». Далее представитель компании свяжется с заявителем, чтобы обсудить детали.

Телефон центра поддержки — 8 (800) 500-19-60.

Резюме

Контур.Тревел — удобный и функциональный сервис, позволяющий организовывать командировки быстро и с выгодой. Подходит для всех компаний, организующих поездки на регулярной основе. Предоставляет доступ к предложениям от авиакомпаний, РЖД и проверенных гостиниц, с которыми у разработчиков сервиса заключен прямой договор (соответственно, нет комиссий и переплат), обеспечивает быструю корректировку и отмену брони.

В сервисе предусмотрен функционал для формирования всех необходимых первичных документов для бухгалтерии в целях подтверждения расходов на командировку. Обеспечивается передача первички в 1С, отправка компании-работодателю оригиналов в бумажном виде.

Доступ к приобретению услуг для организации командировки можно настроить как для руководства, так и для рядовых работников — установив при необходимости лимиты, правила согласования маршрутов и затрат. Обеспечивается детальная аналитика по расходам, позволяющая повысить эффективность финансовой политики работодателя в части организации командировок.