Как правильно организовать работу персонала торгового предприятия

Владелец даже самого небольшого магазина сталкивается с необходимостью найма и организации трудовой деятельности персонала — для работы на кассах, на складе, в бухгалтерии и иных подразделениях. При этом, практически на каждом участке взаимодействия с наемными работниками магазин имеет риски получения различных видов ущерба. Рассмотрим подробнее суть таких рисков, то, какими последствиями они могут сопровождаться, и как им противодействовать.

Чем рискует магазин при организации работы сотрудников?

Формирование и управление штатом работников в магазине (торговой организации) характеризуется рядом рисков разного типа. В их числе:

1. Самый очевидный и, вероятно, часто наблюдаемый риск — кражи товара продавцами (так же, как и работниками склада и иных подразделений, которые имеют доступ к товарам в силу выполнения трудовой функции).

2. Риски несоблюдения сотрудниками (не только продавцами, но и занимающими иные трудовые функции) законодательных стандартов, требований, ограничений.

Прежде всего, речь пойдет о нормах законодательства:

• о фискализации платежей;
• о защите прав потребителей;
• о налогообложении, бухгалтерском учете, отчетности;
• о труде (в контексте взаимодействия нанятых людей с подчиненными);
• об обработке персональных данных.

Следствием допущения нарушений может быть получение магазином крупных штрафов от проверяющих органов (в ряде случаев намного больше отмеченного выше «товарного» ущерба из-за краж). Рассматриваемый тип рисков в потенциале может обуславливать крайне неприятные экономические последствия для бизнеса.

3. Риски, связанные с нанесением ущерба организации в части:

• репутации, уровня восприятия в среде потребителей, конкурентов, поставщиков;
• разглашения коммерческой и иной тайны.

Потенциал для нанесения ущерба интересам торговой организации с учетом указанных рисков может быть особенно значимым, поскольку далеко не во всех случаях его можно возместить за счет взысканий с нарушителя. Трудовое законодательство накладывает довольно жесткие ограничения на соответствующие взыскания (далее мы рассмотрим подробнее, в каких пределах они могут быть произведены).

Многие из указанных рисков связаны между собой (например, кража товаров может сопровождаться намеренными нарушениями в сфере пользования ККТ в целях «прикрытия» противоправных действий). Рассмотрим подробнее специфику перечисленных выше рисков, а также возможные меры противодействия им.

Риски хищения товара в магазине: как с ними работать?

Итак, к числу главных рисков при организации трудовых отношений с работниками торговли относится кража товара. По данным ряда исследователей, доля хищений, которые совершаются сотрудниками магазинов, составляет от 40 до 80% от общего количества краж.

Не считая прямых хищений, совершаемых в торговом зале (на складе, различных путях движения товара между поставщиком и прилавком), сотрудники могут:

1. Присваивать выручку от реализации товара (как и изымать, соответственно, денежные средства из кассы в том или ином объеме).

В этих целях может быть, к примеру, осуществлена процедура фиктивного возврата товара (в том числе в сговоре со знакомым покупателем).

2. Производить манипуляции с ценами, скидками — так, чтобы появились формальные основания для присваивания части выручки («незаметной» для магазина, вследствие чего действие продавца, наносящее ущерб магазину, может даже не обладать формальными признаками правонарушения).

Что заставляет сотрудников совершать противоправные действия?

Можно выделить факторы:

1. Экономического характера.

Сотрудник может иметь низкие доходы, и в этом случае будет рассматривать доступ к материальным ресурсам — товарам, выручке, не как часть трудового процесса, а как способ «поживиться» имуществом магазина.

2. Психологического характера.

По причине усталости, стресса, переживаний, сотрудник может проявить не всегда подконтрольную ему слабость в части самоконтроля при управлении товарами, и потому совершать в силу обстановки те или иные хищения.

3. Социально-психологического характера.

В их числе — неприязненные отношения с работодателем (и появившееся желание нанести ему ущерб), конфликты с коллегами, деструктивное влияние со стороны иных лиц (например, когда совершить кражу подговаривает товарищ). Несомненно, повлияет негативный пример со стороны коллег — которые сами совершают кражи (и могут отнестись с «непониманием» к честности коллеги, до того не допускавшего противоправных действий).

Влияние указанных факторов усиливается при появлении условий, облегчающих совершение противоправных действий работником. Например — по мере совершенствования его собственных знаний в части устройства процесса торговли (и обнаружения «белых пятен» в части контроля со стороны работодателя). Соответственно, может снижаться и субъективное устремление сотрудника магазина противостоять собственному желанию что-то украсть.

Как противодействовать краже товаров?

На практике меры противодействия указанным рискам можно подразделить:

1. На технологические.

В их числе:

• установка касс самообслуживания (и обеспечение безопасной их эксплуатации — поскольку «наживиться» при их некорректном применении могут желать уже не сотрудники магазина, а покупатели);
• автоматизация, повышение эффективности товарного учета (когда проблематично «изъять» из оборота товар или образовать фиктивную выручку незаметно от руководства), своевременное проведение инвентаризации;
• применение эффективных систем видеонаблюдения.

2. На коммуникативно-психологические.

Их можно подразделить:

• на меры проактивного характера (направленные на предотвращение противоправных действий или снижение влияния факторов, способных спровоцировать такие действия);
• на меры, реализуемые в рамках реагирования на противоправные действия.

Реализация мер первого типа начинается еще до оформления сотрудника на работу. Кадровая служба должна проанализировать профиль человека, нанимаемого в штат торговой организации, на предмет его склонности к нарушениям. При текущем выполнении работы сотрудником необходимо регулярно обращать внимание на особенности его поведения. В том числе — на основании видеозаписей с камер наблюдения, которые нужно периодически просматривать.

Полезно знакомиться с мнениями коллег, бывшего работодателя. Так же как, безусловно, и с мнениями и отзывами покупателей. Их можно регулярно и оперативно получать через соцсети, сайты с отзывами, агрегаторы. Обратная связь с покупателем здесь всегда приветствуется — особенно, если речь идет о получении негативного отзыва, обусловленного как раз противоправным действием продавца.

3. На административные.

К их числу, прежде всего, будет относиться издание локальных нормативных актов, приказов, устанавливающих обязанности продавца в части управления товарами (как и определяющих меры наказания за нарушение нормативов). Важно, чтобы принимаемые нормы не противоречили законодательству (не только федеральному, но и региональному).

Само по себе невыполнение предписаний законодательства — отдельный риск для работодателя при участии в трудовых правоотношениях. Специфика рассмотренных выше «товарных» рисков заключается в относительно высокой их контролируемости — с точки зрения возможности отслеживания различных операций с товарами магазином (с помощью средств видеофиксации, инструментов товарного и складского учета). В свою очередь, риски нарушения законодательства контролировать сложнее, и они во многих случаях имеют иную природу. В свою очередь, иначе следует выстраивать стратегию противодействия таким рискам. Многое зависит от конкретной их разновидности.

Риски нарушения закона о ККТ: как противодействовать?

Так, один из самых типичных рисков, связанных с нарушениями законодательства, на предприятиях торговли — нарушение правил применения контрольно-кассовой техники. В случае его допущения штрафы могут составлять до 100% от выручки магазина.

Для справки: административные штрафы за нарушения правил пользования ККТ установлены сразу несколькими статьями КоАП РФ. Прежде всего, положениями ст. 14.5 Кодекса. Она предусматривает, в частности:

• штраф за неиспользование ККТ при расчете (то есть, непробитие чека) — на сумму в 25-50% от суммы, прошедшей «мимо кассы» для ИП (но не менее 10 тыс. рублей), на сумму в 75% от расчета для юрлиц (но не менее 30 тыс. рублей);
• штраф за использование ККТ, в отношении которой не проведены в установленном порядке процедура регистрации, а также ККТ, не соответствующей установленным требованиям — в размере 1,5-3 тыс. рублей (на ИП), 5-10 тыс. рублей (на юрлиц);
• штраф за неосуществление передачи кассового чека покупателю — в размере 2 тыс. рублей (на должностных лиц и ИП), 10 тыс. рублей (на юрлицо).

Можно избежать ответственности, если своевременно устранить нарушение (например, направить в ФНС чек корректировки).

Отметим, что далеко не во всех случаях в указанных нарушениях может быть виноват работник (и даже сам магазин). Бывает, что онлайн-касса попросту неисправна (некорректно формирует чеки, нет связи с интернетом, не проведена регистрация в ФНС в установленном порядке). Либо — неправильно настроена. В этом случае претензии следует адресовать поставщику ККМ или сервисной организации, которая привлекалась для установки и настройки оборудования.

Но регулярной причиной нарушений, скорее всего, будут все же некорректные действия работника. Обусловлены нарушения законодательства о ККТ могут быть:

1. Неосведомленностью работника о последствиях совершения нарушений.

Многие работники могут относиться с пренебрежением к необходимости формирования чеков на ККТ, не зная специфики законодательства. Особенно — в ситуации, когда покупатель не требует чека (и даже настаивает на том, что не нужно его «пробивать»).

Что делать магазину: своевременно обучать работников на кассах правовым основам использования ККТ. Учесть, что нормативная база может меняться и актуализировать знания в рамках дополнительного обучения.

2. Неправильной эксплуатацией ККТ (в ситуации, когда она исправна).

На рынке присутствует большое количество моделей ККТ, отличающихся по функционалу и специфике использования. Предусмотрено формирование разных типов кассовых чеков (приходных, расходных, возвратных и прочих) и иных фискальных документов. У покупателя есть право попросить кассира прислать ему электронный кассовый чек вместо бумажного (о чем он должен предупредить кассира заранее). Неопытный или невнимательный сотрудник может пренебречь корректным использованием ККМ и допустить нарушение требований законодательства.

Что делать магазину: проводить всестороннее обучение специфике пользования конкретными моделями ККТ, производить своевременную экзаменовку полученных знаний. Время от времени организовывать проверки навыков работников в части практической эксплуатации кассовых машин.

Почему важно обязать продавца соблюдать права потребителя?

Другой распространенный тип нарушений в сфере торговли — нарушение требований законодательства о защите прав потребителей. Существует крайне обширный перечень таких требований (как и правовых оснований для применения штрафных санкций за допущение их нарушения).

К числу основных нарушений, приводящих к штрафным санкциям для торговой организации, можно отнести:

1. Необоснованный отказ в приеме (замене) некачественного товара.

Возможные последствия:

• административный штраф по ст. 14.5 КоАП РФ (10-20 тыс. рублей);
• судебное взыскание пеней, морального вреда, косвенных убытков (например, на оплату экспертизы качества товара, услуг юриста);
• назначение судом штрафа в пользу потребителя.

2. Некорректный расчет с клиентом (обсчет, обвешивание).

Возможные последствия:

• штраф по ст. 14.7 КоАП РФ (3-5 тыс. рублей на ИП, 20-50 тыс. рублей на организацию);
• назначение судом выплаты моральной компенсации.

3. Нарушение правил продажи отдельных типов товаров.

Могут быть выписаны штрафы по ст. 14.15 КоАП РФ (300-1500 руб. для ИП, 10 000 — 30 000 руб. для юрлиц).

4. Продажа товара, имеющего характеристики, которые не отражены в его описании.

Данное действие может быть квалифицировано как обман покупателя о свойствах товара, обусловленный желанием продать его. Штраф здесь может быть крайне значительным — 3-5 тыс. рублей для ИП, 100-500 тыс. рублей для юрлиц (ст. 14.7 КоАП РФ).

5. Прочие нарушения:

• непредоставление покупателю льготы, положенной по закону (штраф — 5-10 тыс. рублей для юрлиц по ст. 14.8 КоАП РФ);
• непредоставление возможности рассчитаться картой, если по закону у продавца должен быть эквайринг (штраф — 30-50 тыс. рублей для юрлиц по ст. 14.8 КоАП РФ);
• продажа товара, не соответствующего установленным стандартам качества (штраф — 10-20 тыс. рублей для ИП, 20-30 тыс. рублей для юрлиц по ст. 14.4 КоАП РФ).

Следует учитывать, что кроме указанных административных штрафов продавец может столкнуться с частным гражданским судебным иском от потребителя (на предмет взыскания ущерба по дополнительным основаниям или иной неустойки). Возможна и уголовная ответственность при наличии оснований (например, продажа опасного для здоровья товара может привести к тому, что продавца накажут по ст. 238 УК РФ).

Основной причиной допущения нарушений закона о правах потребителей также правомерно считать неосведомленность работника о последствиях совершения нарушений (в виде крупных штрафов, во многих случаях — несопоставимо более высоких даже в сравнении с теми, что назначаются за нарушения в сфере пользования ККТ). Иногда — в том числе при «попустительстве» со стороны покупателя, который «не настаивает» на соблюдении продавцом установленных законом обязанностей.

Таким образом, основной инструмент противодействия рассматриваемому риску — то же обучение работников правовым основам взаимодействия с потребителями (опять же, с учетом возможных изменений в нормативной базе). Регулярная проверка полученных знаний, внесение корректировок в схемы обучения при необходимости.

Прочие нарушения законодательства: что нужно учитывать?

Наемные работники разного профиля могут иметь подчиненных (как вариант, стажеров, практикантов). Взаимодействовать с ними они будут в рамках трудовых отношений — также строго регулируемых законодательством. Нарушать требования, установленные ТК РФ и иными нормативами, нельзя — санкции будут применены к работодателю.

Работники в силу занимаемой должности могут на регулярной основе осуществлять обработку персональных данных. В том числе — при взаимодействии с потребителями непосредственно на кассе (например, при оформлении дисконтных карт, приеме заявлений на возврат товара). Важно, чтобы:

• с потребителя было получено согласие на обработку ПД;
• полученные данные были обработаны без нарушений.

Соответственно, работников торговой организации необходимо детально проинструктировать на предмет соблюдения законодательства о персональных данных, разработать по требуемому по закону перечню локальные нормативы, а также необходимую руководящую документацию.

Еще одна группа потенциальных нарушений связана, главным образом, с формированием различных типов документов — бухгалтерских, учетных, отчетных (направляемых в контролирующие органы — ФНС, Росстат). Как правило, рядовые продавцы не связаны с работой в данном направлении (однако в некоторых случаях это происходит — например, если требуется передать в бухгалтерию инвентаризационные описи или фискальные данные). Задача работодателя — грамотно определять факторы риска допущения нарушений в данной области и проработать меры противодействия.

На практике они чаще всего связаны с системой оплаты труда на предприятия. Прежде всего, в части формирования премий и надбавок к зарплате — которые могут назначаться (или, наоборот, отменяться) в зависимости от качества работы ответственных работников по подготовке документации в соответствии с требованиями законодательства.

Можно ли взыскать ущерб с работника?

Отдельный проблемный участок взаимодействия магазина как работодателя с наемным работником — взыскание ущерба с виновного лица. Специфика данной процедуры заключается в том, что:

• не все виды убытков, причиненных торговой организации, можно в принципе взыскать;
• соответствующие взыскания можно произвести только в пределах лимитов, установленных законом.

Следует иметь в виду, что с работника взыскивается только прямой материальный ущерб (гл. 39, ст. 238 ТК РФ). Например, это будет как раз ущерб, соответствующий стоимости украденного товара. Либо — выявление недостачи при инвентаризации. В этом случае работодателю придется закупать новый товар для реализации, и с сотрудника взыскивается стоимость убытков.

Обязательное условие такого взыскания — между торговой организацией и работником должен быть заключен договор о материальной ответственности. При этом, полное взыскание ущерба возможно, только если заключен договор о полной ответственности. Если нет, то взыскание допускается только в пределах среднего заработка (письмо Минтрудсоцзащиты от 13.05.2021 № 14-2/ООГ-4319). В свою очередь, договор о полной материальной ответственности законно заключать, только если должность работника входит в перечень, определенный постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85. В их числе — продавцы магазинов, а также их руководители.

В случае, если работодатель получит административный штраф (чаще всего он выписывается на хозяйствующий субъект или на должностное лицо, являющееся руководителем предприятия), то даже  в случае, если он был назначен из-за нарушений, допущенных работником — взыскать сумму штрафа с такого работника нельзя (определение Арбитражного суда г. Москва от 28.09.2021 № 33-38671/2021, определение третьего Кассационного суда от 10.08.2022 № 88-14570/2022).

Таким образом, противодействие приведенным выше рискам, связанным с нарушениями требований законодательства правомерно считать исключительно значимой задачей — поскольку в случае допущения нарушений взыскать с работника ущерб в размере штрафа по закону нельзя.

Резюме

Нанимая персонал, руководство магазина должно учитывать целый спектр рисков допущения работниками различных нарушений, образующих ущерб для работодателя. Самый очевидный для торговли вариант — кража товара (или допущение недостачи по иным причинам).

Также возможны недоработки в сфере применения ККТ, следования законодательству о правах потребителей, обработки персональных данных, учета и отчетности.

Принимаемые работодателем меры, направленные на минимизацию отмеченных рисков, должны быть комплексными, учитывать специфику трудовой функции на каждой должности. И при этом такие меры не должны сами по себе образовывать нарушение требований законодательства либо контрактных обязательств торговой организации.

Не все сотрудники отделов кадров знают что такое КЭДО и какие преимущества он дает.

Что считать моментом расчета по 54-ФЗ и когда оформлять кассовый чек при поступлении безналичной оплаты от физлиц.

Как сервис Контур.Призма https://onlain-kassy.ru/ispolzovanie/obzor/kontur-prizma-115-fz.html помогает проверять контрагентов согласно закону 115-ФЗ.