Кадровый электронный документооборот: модуль КЭДО Контур Диадок

Все больше организаций внедряют кадровый электронный документооборот (КЭДО) и потому заинтересованы в использовании доступных по цене и функциональных решений, которые обеспечивают обмен документацией. КЭДО Контур.Диадок — пример технологичного продукта для организации соответствующего обмена, который подойдет для компании любого масштаба и сферы деятельности.

Что представляет собой кадровый ЭДО Контур

Продукт Контур КЭДО (ССЫЛКА) — один из модулей платформы Контур.Диадок, обеспечивающий обмен кадровой документацией внутри компании (включая один из самых востребованных типов обмена — между рядовыми сотрудниками и руководством).

Действующее трудовое законодательство позволяет внедрять полноценный кадровый ЭДО в организации (КЭДО с участием штатных работников — ст. 22.1–22.3 ТК РФ, КЭДО с дистанционными сотрудниками — гл. 49.1 ТК РФ). Вопрос в применении эффективного и безопасного средства приема-передачи документов.

Примеры типичных кадровых документов, учитываемых в КЭДО:

• приказы, заявления на отпуск;
• приказы о приеме на работу;
• служебные записки;
• справки;
• инструктажи;
• табели;
• договоры.

С помощью модуля КЭДО может осуществляться оборот документов как персонифицированных, так и массовых — адресуемых широкому кругу сотрудников. Продукт — универсален, совместим с любыми типами кадровой документации.

Какие документы нельзя подписывать в КЭДО

Некоторые виды кадровых документов нельзя перевести в электронный вид. А именно (письмо Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97 – ССЫЛКА):

• акт о несчастном случае;
• приказ о расторжении трудового договора;
• документацию о прохождении инструктажей в области охраны труда.

Особенности кадрового электронного документооборота

В отношении каждого документа в системе учета КЭДО показывается текущий статус (например, отражающий необходимость согласования, ожидания действия ответственного лица, или же завершение работы с документом), дата формирования и иные полезные сведения.

Управление документами — в том числе подписание, можно осуществить как с компьютера, так и с мобильных устройств, находящихся под рукой у ответственного работника. При этом, изначально документ может создаваться кадровиком в 1С или иной корпоративной учетной системе (в которой при этом будут также отображаться текущие статусы соответствующего документа — даже если он впоследствии обрабатывается в КЭДО, а не в 1С).

Практическое подписание документа, учитываемого в КЭДО, может быть осуществлено — причем, в одинаковой степени законно, с помощью квалифицированной либо неквалифицированной ЭЦП (в некоторых случаях — даже простой подписью, что, безусловно, облегчает и ускоряет ведение кадрового электронного документооборота).

На практике продукт может использоваться:

1. Как самостоятельное решение (в виде веб-версии и мобильного приложения).

2. В качестве внешнего модуля для используемой предприятием учетной платформы (например, 1С, SAP).

Наиболее эффективной может быть двухуровневая инфраструктура кадрового ЭДО, предусматривающая использование:

• сервиса КЭДО как отдельного решения — сотрудниками, не связанными с деятельностью кадровой службы;
• учетной платформы со встроенным модулем КЭДО — сотрудниками отдела кадров.

Таким образом, основной тип пользователя модуля КЭДО от Контур.Диадок — сотрудник компании, не связанный с деятельностью кадрового подразделения, но при этом на регулярной основе взаимодействующий с ним. Он будет задействовать веб-версию либо мобильное приложение для ознакомления с документами и осуществления их подписания.

Рассмотрим ключевые особенности применения соответствующего модуля КЭДО на практике.

Как пользоваться КЭДО

Основная среда использования модуля целевым пользователем — то есть, сотрудником, не связанным с кадровым отделом — Личный кабинет КЭДО. В главном окне будут отображаться документы:

• сформированные таким сотрудником;
• полученные от других работников (в том числе от кадрового отдела) на подписание.

Документ, подлежащий отправке другим работникам, может быть загружен для обработки в Личном кабинете непосредственно с компьютера. Сервис автоматически настроит первичную маршрутизацию документа, и в случае согласия с ней сотрудник подписывает и отправляет данный документ адресатам. Документ автоматически поступит на обработку ответственным лицам (которые также увидят его через свои аккаунты в КЭДО).

Как только все, кто должен, подпишут документ — его статус будет изменен на «документооборот завершен».

При получении документа от коллег сотруднику в ЛК придет уведомление об этом. Можно оперативно просмотреть его, ознакомиться со сведениями об использованной отправителем электронной подписи. Затем — оперативно подписать документ нажатием одной кнопки.

В свою очередь, кадровик будет использовать модуль КЭДО, интегрированный с корпоративной системой учета. Обработку документа можно, таким образом, осуществить непосредственно из учетной системы.

На основании документа, полученного через КЭДО (например, заявления на отпуск), кадровик может создать официальный учетный документ в соответствии с номенклатурой системы (которая, как правило, коррелирует с регулирующим законодательством) — например, приказ о предоставлении отпуска (необходимый для оформления отпуска по ТК РФ). Соответствующий документ приобретет статус юридически значимого в трудовых правоотношениях. Его кадровик отправит сотруднику, который, в свою очередь, через тот же Личный кабинет КЭДО сможет подписать его. Информация об этом отобразится у кадровика в корпоративной учетной системе.

Статусы документов, учтенных в соответствующей корпоративной системе, могут отслеживаться через штатный журнал используемой платформы. Информация об операциях с отправленными документами — которые получены другими сотрудниками через ЛК модуля КЭДО, практически сразу отображается в учетной системе.

Для кого будет полезен кадровый модуль Диадок

Рассматриваемый сервис, входящий в систему Контур.Диадок (ССЫЛКА), повысит эффективность документооборота любой компании, которая заинтересована в том, чтобы:

1. Не нести расходы на приобретение бумаги, средств печати, доставку документов — характеризующих обычный кадровый документооборот.

2. Документы согласовывались (при необходимости корректировались в ходе согласования) в оперативные сроки.

3. Документы хранились (архивировались на надежных носителях) в неизменном виде в течение любого срока.

4. Снизить риски штрафов за допущение ошибок в ведении кадрового документооборота.

5. Обеспечить дополнительную доказательную базу при возникновении трудовых споров, обусловленных качеством ведения кадровой документации.

Так или иначе, переход на кадровый ЭДО можно назвать одним из устойчивых трендов модернизации инфраструктуры документооборота на современных предприятиях, причем самых разных масштабов. Своевременное внедрение инновационных схем ЭДО обязательно поспособствует повышению конкурентоспособности бизнеса и росту интереса инвесторов.

Уникальные возможности системы

В числе наиболее примечательных возможностей программы:

1. Обеспечение движения документов по оптимизированным маршрутам в целях согласования.

Соответствующая оптимизация предусматривает возможность согласования документа при последовательном его предъявлении определенным сотрудникам. Отправитель видит каждого согласующего (как и осуществленные им действия в отношении документа). Можно при этом отредактировать перечень согласующих.

Пример типичного маршрута в случае с распространенным кадровым документом — заявлением на отпуск, будет выглядеть так:

Этап 1. Соответствующий документ формирует желающий выйти в отпуск работник (через Личный кабинет в системе КЭДО) — подписав его располагаемой ЭЦП.

Этап 2. Документ последовательно передается на согласование:

• непосредственному руководителю сотрудника (например, начальнику отдела);
• вышестоящему руководителю (например, начальнику департамента);
• ответственному специалисту кадровой службы (который может подписать документ через корпоративную учетную систему).

Этап 3. На основании заявления кадровый специалист оформляет (через корпоративную платформу) приказ на отпуск и далее передает его на подписание:

• руководителям;
• работнику.

Также с документом необходимо ознакомить бухгалтера — чтобы он затем своевременно произвел расчеты по отпускным (ознакомление может быть осуществлено как через ЛК в КЭДО, так и через корпоративную платформу).

Благодаря автоматизации подготовки и быстрой передаче документации между моментом составления заявления на отпуск и изданием приказа об отпуске может пройти буквально несколько минут. В случае, если придется подключить большее количество согласующих лиц — время обработки документации может увеличиться, но несущественно.

2. Использование шаблонов кадровой документации.

Применяются различные унифицированные формы — общераспространенные в среде российских предприятий. Их использование также экономит время при практическом ведении кадрового ЭДО.

3. Возможность отправки уведомлений об операциях с документами на e-mail и по SMS участникам документооборота.

Соответствующие уведомления способствуют оперативности согласования документации — дополняя механизмы информирования об операциях с документами, которые доступны в Личном кабинете пользователя модуля КЭДО.

4. Обеспечение выгрузки документов в корпоративный архив.

Политика управления электронной документации предприятия может потребовать соответствующего архивирования данных. Модуль КЭДО в этом случае не препятствует проведению необходимых процедур.

5. Возможность размещения документов на сервере разработчика (но, вместе с тем, возможно размещение документации и на локальных серверах предприятия).

Таким образом, нет необходимости арендовать внешние сервера (как и выбирать надежных поставщиков). Тем самым обеспечивается экономия бюджета предприятия на обеспечение безопасности управления кадровой документацией.

Как организовать электронный кадровый документооборот в организации

Есть ряд важных моментов в практическом внедрении модуля КЭДО:

1. Перед запуском модуля необходимо убедиться, что для всех типов учитываемых документов имеется подходящая ЭЦП.

Существует ряд кадровых документов особой важности — подписываемых только с помощью усиленной квалифицированной ЭЦП на уровне руководителя. В их числе (ст. 22.3 ТК РФ):

• трудовые договоры;
• соглашения о материальной ответственности;
• ученические соглашения;
• уведомления о корректировке условий трудового договора.

Иные документы (не поименованные в ст. 22.3 ТК РФ), как правило, могут быть заверены с помощью усиленной неквалифицированной подписью (а на уровне рядовых работников — в том числе простой ЭЦП). Их юридическая сила будет равна той, что наделены классические бумажные документы.

2. Необходимо составить базовые перечни документов — с учетом отмеченных законодательных ограничений, которые будут использоваться в рамках ЭДО, а затем расширять их по мере необходимости.

Данный подход поможет сотрудникам, которые не слишком опытны в участии в цифровом ЭДО, понять реальные возможности платформы, протестировать ее функционал. Затем — ощутить практическую эффективность ее задействования на новых участках документооборота.

3. Необходимо проработать логику движения документации в рамках бизнес-процессов, выстроенных в компании.

Соответствующая логика будет основой для построения маршрутов согласования кадровой документации. При этом учитываются возможности корпоративной учетной системы, с которой интегрируется модуль КЭДО (как и устоявшиеся схемы маршрутизации, примененные в соответствующей учетной системе).

4. Необходимо ввести положение о кадровом ЭДО — регламентирующее применение модуля от Контур.Диадок, а также иные локальные нормативы (в этих целях могут быть использованы, опять же, шаблоны от Контура).

В положении о кадровом ЭДО необходимо отразить:

• порядок использования корпоративной системы учета, с которой интегрируется модуль КЭДО;
• перечни кадровой документации, учитываемой в электронном виде (данный перечень будет корректироваться и дополняться);
• сроки внедрения кадрового ЭДО (а также уведомления сотрудников о таком внедрении);
• перечни случаев, при которых кадровые документы оформляются (прежде всего, в силу отмеченных выше законодательных предписаний — но также может учитываться внутренняя политика обмена документами) в бумажном виде.

5. Целесообразно издание внутрикорпоративного регламента по использованию ЭЦП в рамках кадрового документооборота.

Основные его положения могут раскрывать:

• правила идентификации работника по используемой им ЭЦП;
• технические особенности использования различных видов подписей;
• перечни типов документов, подписываемых определенным видом ЭЦП (как и определенной категорией сотрудников — не у всех может быть усиленная квалифицированная подпись).

Введение соответствующего регламента может сопровождаться:

• подписанием соглашений между ответственными работниками и предприятием об использовании различных видов ЭЦП;
• подписанием дополнительных соглашений к трудовому договору, внесением изменений в коллективные соглашения при необходимости (например, если практическое использование ЭЦП существенно расширит трудовую функцию работника);
• письменным уведомлением работников о начале применения кадрового документооборота на предприятии.

При необходимости издаются дополнительные регламенты, рассылаются пояснительные записки в адрес сотрудников (в массовом порядке или персонифицировано).

Сколько стоит система КЭДО Контур Диадок

Стоимость доступа к модулю КЭДО (ССЫЛКА) системы Контур Диадок оплачивается количеством исходящих документов, учитываемых в системе электронного кадрового документооборота. При этом, стоимость каждого снижается по мере внесения оплаты за больший по объему пакет документов (в результате чего цена документа может варьироваться от 5,7 до 7 рублей). Также Контур предлагает выгодные варианты по оформлению ЭЦП различных типов.

Резюме

Модуль КЭДО системы Контур.Диадок позволяет организовать на предприятии электронный кадровый документооборот — в полном соответствии с положениями ТК РФ и иных действующих нормативных актов. Обмен документации возможен с применением электронно-цифровых подписей любых типов. Обеспечивается интеграция модуля с используемой корпоративной учетной системой. Доступ к модулю организуется как с компьютера, так и через интернет.

Главные преимущества модуля КЭДО от Контура:

• оперативность внедрения;
• полная интеграция с 1С или иной используемой корпоративной системой учета;
• наличие шаблонов;
• возможность гибкой настройки маршрутизации документов;
• легкость управления документацией через Личный кабинет (в веб-версии или в виде мобильного приложения).

Использование модуля позволит ощутить предприятию реальное повышение эффективности управления документами за счет их цифровизации. Подобная модернизация поспособствует ускорению всех бизнес-процессов и повышению уровня конкурентоспособности компании в целом.

Видео – работа модуля КЭДО Контур Диадок в 1С: