Контур.Факторинг для автоматизации и быстрого оформления электронных контрактов

В рамках факторинговых отношений стороны заключают различные типы договоров, обмениваются большим количеством документов. У предприятий есть возможность автоматизировать данные процедуры с помощью удобного онлайн-решения Контур.Факторинг.

Назначение данного сервиса

Факторинг — правоотношение, при котором одна сторона договора получает оплату по нему ранее срока, предусмотренного договором, но не от другой стороны, а от третьей — фактора. Это очень платежеспособный хозяйствующий субъект (в России факторами выступают банки и подчиненные им профильные подразделения), который в данном случае зарабатывает за счет сборов (комиссий) за предоставление денежных средств на оплату по договору. При этом, финансирование осуществляется под уступку поставщиком товара (кредитором) права требования по обязательствам покупателя товара (дебитора).

На практике от участия в факторинге выигрывают все стороны — и поставщик (быстрее получающий оплату) и покупатель (который в ускоренные сроки забирает поставку и использует по назначению). Вместе с тем, практическое взаимодействие трех сторон факторинговых правоотношений может быть осложнено необходимостью заверения сразу нескольких типов соглашений с участием разных сторон, в частности:

• основного договора поставки товара;
• договора факторинга (между поставщиком товара и фактором);
• дополнительных соглашений, регламентирующих возмещение покупателем расходов фактора (так, например, стороны могут договариваться о возможности выставления различных регрессных требований).

Контур.Факторинг (ССЫЛКА) — инструмент, который:

• предоставляет возможность выбора фактора;
• обеспечивает заключение факторинговых договоров и соглашений в любой структуре и сложности, удостоверяет их юридическую силу;
• автоматизирует процессы взаимодействия сторон, ускоряет заключение сделок.

Сервис сохраняет всю историю документооборота по каждому факторинговому правоотношению. Позволяет сторонам оперативно обмениваться документами, вносить корректировки в уже используемые.

Схема работы через Контур.Факторинг

Взаимодействие между сторонами факторинговых правоотношений в сервисе Контур.Факторинг осуществляется в рамках следующего алгоритма:

1. Поставщик и фактор заключают договор факторинга.

2. Фактор добавляет в систему сведения по договорам на поставку и факторинга.

3. Фактор и покупатель при необходимости заключают дополнительное соглашение, регламентирующее порядок возмещения покупателем денежных средств, которые уплачиваются фактором поставщику в счет поставки.

4. Поставщик и покупатель направляют друг другу документацию по поставке, обеспечивают подписание первичных и иных документов.

5. Поставщик загружает в «Факторинг» документы в рамках поставки (данная процедура может быть автоматизирована, если поставщик и его контрагент используют систему ЭДО, например Контур.Диадок).

6. Поставщик создает реестр денежных требований (который при необходимости согласуется с его контрагентом и фактором).

7. Фактор рассматривает документы, относящиеся к поставке, и, если с его стороны нет замечаний — подписывает реестр, который уже отражен в системе.

8. Фактор, взяв на себя письменные обязательства через систему, переводит денежные средства поставщику в соответствии с договором факторинга.

9. По завершении периода отсрочки, определенного договором, покупатель возмещает расходы фактора, закрывая долг перед ним.

10. Фактор отражает в своей учетной системе выплату долга покупателем товара.

В установленном порядке оформляется уведомление об обратной уступке — которое начинает применяться вне договора факторинга.

Рассмотрим подробнее специфику использования функционала сервиса.

Общие настройки

Первым делом пользователь системы отражает в ее настройках свои реквизиты (наименование, ИНН, КПП, адрес и прочие данные — в соответствии с учредительными документами). Данные реквизиты будут применяться при создании реестров уступленных требований — одного из основных элементов учета соответствующих требований в системе Контур.Факторинг.

Поставщик и фактор, являющиеся пользователями сервиса, могут применять общий шаблон реестра со сведениями, отраженными в настройках. Уточнить (и дополнить) реквизиты и прочие данные по настройкам также можно в любой момент.

Специфический момент — настройки организации. Там отражаются параметры работы с документами для разных сторон факторинговых правоотношений. Так, могут быть установлены «флажки», предусматривающие:

• обязательное подтверждение поставок товара покупателем;
• предъявление поставщику и фактору только подписанных документов;
• автоматическое привязывание дополнительных документов к соглашению.

Можно настраивать подходящие виды (варианты) поставок (которые затем фактор будет при необходимости выбирать при конструировании договора факторинга). Например — поставки продовольственных или непродовольственных товаров.

В отношении каждого варианта поставок может быть определен отдельный шаблон реестра, а также уведомления о факторинге. Выбор соответствующих вариантов будет полезен, если к одному факторинговому соглашению привязаны несколько контрактов на поставку.

Что доступно пользователям при создании договоров

В Контур.Факторинг (ССЫЛКА) реализован автоматизированный процесс электронного факторинга (осуществляемого в соответствии с регламентом от разработчика программы). Для каждой стороны правоотношений доступен набор специальных инструментов.

Фактор как пользователь «Факторинга» добавляет в систему договоры. Их формирование крайне упрощено: для автоматического включения в договор сведений о поставщике либо покупателе достаточно ввести лишь ИНН или наименование хозяйствующего субъекта (но важно при этом, чтобы они также являлись пользователями «Факторинга»).

В договоре поставки оперативно фиксируются:

• номер документа;
• срок действия (либо отметка о том, что договор бессрочный);
• дата начала отсрочки (на основании даты приемки, подписания договора через ЭДО);
• период отсрочки.

По каждому договору поставки в системе показываются связанные в рамках факторингового правоотношения:

• договор поставки (с указанием контрагента);
• договор факторинга (с указанием фактора);
• первичные документы (например, формы ТОРГ № 12);
• сумма поставки.

В договоре факторинга отражаются:

• номер;
• срок действия;
• тип реестра (например, если выбран полный реестр, то в нем будут отражены все составляющие факторинга — такие как процент финансирования, периоды льготных условий, регресса);
• процент уступки от суммы поставки;
• процент финансирования — часть суммы уступки, подлежащая оплате фактором поставщику за покупателя;
• льготный интервал (в течение которого фактор предоставляет покупателю возможность оплатить поставку по окончании периода отсрочки);
• период регресса — следующий за льготным интервалом;
• тип уведомления о факторинге (например, может быть использовано рамочное — которое подписывается участниками сделок один раз, до старта оплаты поставки, или же реестровое — применимое в случае, если с одним договором на поставку связано несколько факторинговых).

Устанавливаются прочие ключевые настройки (например, параметр, предусматривающий, что реестр подписывается покупателем, а не только поставщиком). Или же параметр, разрешающий поставщику сформировать реестр, только когда контрагент подтвердит поставку.

На вкладке «В работе» системы присутствуют договоры с определенными статусами:

1. «Активный».

Такой статус в общем случае означает, что в настройках договора отражено рамочное уведомление, имеется действующее уведомление о факторинге и отсутствуют уведомления на подписании.

2. «Требуется уведомление о факторинге».

Данный статус означает, что в договоре отражено рамочное уведомление, но при этом уведомления о факторинге отсутствуют (либо имеют статус отклоненных и отозванных).

3. «Требуется спецификация».

Это означает, что договор требует прикрепления спецификации, но при этом данное условие не выполнено.

Дополнительные документы

В ряде случаев договоры между поставщиком и покупателем товаров дополняются сопутствующими документами, конкретизирующими различные параметры сделки. В системе Контур.Факторинг предусмотрена возможность согласования таких документов, их подписания в автоматическом режиме (при соблюдении обязательных условий — например, если корректно настроен сертификат пользователя).

Теперь рассмотрим специфику составления уведомлений о факторинге, отмеченных выше.

Как подписываются уведомления

Обеспечение подписания всеми тремя сторонами сделки уведомления о факторинге — обязательное условие для начала управления факторинговыми операциями в сервисе от «Контура». Как только все участники сделки подпишут уведомления о факторинге, можно будет заключать сделки через «Факторинг» по активированному договору.

Задачу по обеспечению подписания уведомлений можно начать решать сразу после добавления данных о договорах факторинга и поставки в систему. Следует учитывать, что:

1. При добавлении договора показывается способ подписания уведомления:

• по каждому отдельному реестру;
• один раз (на весь период поставок товара).

Полномочиями по добавлению в «Фактор» уведомлений обладают только фактор либо поставщик. Управомоченный пользователь устанавливает даты начала и окончания применения уведомления (как только уведомление начинает действовать — можно формировать реестр уступленных требований).

2. Можно разрешить поставщику добавление реестров только по тем поставкам, которые вошли в отмеченный срок действия уведомлений.

3. Сообщение о необходимости подписать уведомление рассылается на адреса электронной почты участников факторинговой сделки.

Если участник сделки по каким-либо причинам отклоняет уведомление, то указывает причину. Как только все стороны подпишут уведомление, то в отношении него в системе отобразится статус «Действует».

4. В случае формирования уведомления об обратной уступке (которое управомочены создавать фактор либо поставщик) действие уведомления о факторинге прекращается. Первое также должно быть заверено всеми участниками правоотношения.

По уведомлениям об обратной уступке также указывается срок действия. Начиная с этого срока становится невозможным создание реестров уступленных требований. А если реестры пользователями сервиса не используются, то с указанного срока фактор не сможет принимать первичные документы от поставщика и его контрагента.

Как только все стороны подпишут уведомление об обратной уступке, по нему будет отображаться статус «Подписано». Как только оно начнет действовать, то применение уведомления о факторинге прекращается.

Другой ключевой элемент управления факторинговыми договорами — реестр требований.

Как работать с реестром уступленных требований

Кто может формировать реестр:

• всегда — поставщик;
• в некоторых случаях — покупатель и фактор (который может добавлять реестр при этом из собственной учетной системы).

Использование реестра уступленных требований в Контур.Факторинг имеет ряд особенностей:

1. Работу с реестрами можно начинать, как только в сервисе отражены договоры факторинга, поставки товаров, а также сформировано и подтверждено каждой из сторон уведомление о факторинге.

2. В общем случае формировать реестр управомочена только одна сторона правоотношений — поставщик товара.

Ему необходимо выбрать поставки, подлежащие отражению в реестре. При этом, если фактор предоставил шаблон реестра — поставщик использует его при формировании реестра.

3. Реестр считается действительным, только если он подписан фактором и поставщиком.

При этом, в настройках договора предусмотрено указание условия, что реестр должен заверяться в том числе покупателем товара. Ему при этом предоставляется право согласовать либо отклонить реестр.

Как только реестр согласуется участниками сделки, по нему в системе показывается статус «Согласован». После этого реестр и связанные с ним первичные документы будут доступны фактору. Он при этом управомочен подписать либо, наоборот, отклонить реестр. Как только все стороны правоотношения подпишут реестр, он будет размещен в папке «Завершенные». По реестру будет показан статус «Подписан».

В профиле реестра, отображаемом в системе, отражаются:

• наименования поставщика, его контрагента, фактора;
• реквизиты договоров — поставки, факторинга;
• сведения о поставке в рамках факторингового правоотношения (общая сумма, сумма уступки, финансирования, периоды отсрочки, действия льготного периода, регресса);
• сведения о первичной документации.

Непосредственно из профиля можно загрузить, собственно, реестр, уведомление и первичку, которая прилагается к реестру.

Следует учитывать, что реестр всегда подлежит подписанию фактором и поставщиком. Но если при добавлении в систему договора была активирована опция, обязывающая заверять реестр покупателя — потребуется получение его подписи в том числе.

Наряду с обязательным подписанием реестра уведомлений возможно также организовать его согласование. Данная процедура позволит поставщику убедиться в том, что его партнер заверит реестр, который был согласован, без последующих замечаний. В системе реестр, направленный на согласование, будет отмечен как ожидающий согласования (у фактора, покупателя).

После согласования реестр, вместе с тем, должен быть подписан сторонами сделки — поскольку это уже обязательное действие. Важный нюанс: изменить содержание реестра после того, как согласование осуществлено, нельзя.

Работа с поставками

Система позволяет организовать управление поставками в рамках фактического взаимодействия между продавцом и покупателем товаров. В Контур.Факторинг можно загрузить пакет документов, отражающих передачу товара от продавца контрагенту. В их числе:

• первичные документы (ТОРГ-12, различные акты, передаточные документы);
• счета-фактуры;
• корректирующие документы.

Примечательно, что если поставщик и его контрагент обмениваются документацией при задействовании систем ЭДО от «Контура» (например, «Диадока»), то она направляется в «Факторинг» автоматически. При этом, воспроизводятся статусы документов, отраженные в «Диадоке» (например, показывающие, что документ подписан или завершен).

Если ЭДО не используется, то любой нужный документ можно добавить в Контур.Факторинг вручную.

Поставщик и покупатель могут наглядно отслеживать операции в рамках организации поставок. Так, в системе есть специальные вкладки — «В работе», «На финансировании». Поставка переводится на вторую вкладку, если:

• она отражена в реестре;
• договор не предусматривает применение реестров (подтверждений);
• существует подтверждение поставки (если это предусмотрено договором).

В свою очередь, фактор может просматривать только поставки на вкладке «На финансировании». Ему доступны для скачивания документы, имеющие отношение к поставкам — при условии, что реестр будет отправлен поставщиком (а если реестр не применяется — фактору сразу будут доступны документы, связанные с договорами поставки и факторинга).

В отношении каждой поставки формируется информативная карточка. В ней отображаются все ключевые сведения, которые могут заинтересовать участника сделки.

Контур.Факторинг отслеживает изменения по поставкам. Например, если тот или иной документ был обновлен, откорректирован либо аннулирован через ЭДО, то будет отображен статус «Обновленная поставка» — но только при условии, что измененная поставка не отражена в реестре. Чтобы обновить данные по реестру, необходимо удалить (отклонить) его и создать заново с корректными сведениями.

В системе есть опции:

• для быстрой распечатки, скачивания документов;
• для быстрого поиска нужного документа (по контрагенту, номеру, типу, статусу и иным параметрам).

Можно переместить неиспользуемые, но в потенциале полезные данные по поставкам в архив системы — но только если записи находятся на вкладке «В работе». При этом, если поставщик архивировал документ, то он синхронно направляется в архив также на стороне покупателя. Можно оперативно вернуть поставку из архива.

Настройки договора факторинга или поставки могут предусматривать обязательное подтверждение поставок покупателем товаров. В этом случае у поставщика будет возможность включить в реестр только те поставки, что прошли процедуру соответствующего подтверждения. Кроме того, у фактора тоже есть правомочия на активацию опции подтверждения подставки. Отметим, что выданное подтверждение можно отозвать.

Юридически значимая переписка

Уникальная опция сервиса — обеспечение обмена юридически значимыми сообщениями. На практике это может выражаться в использовании различных двухсторонних и трехсторонних документов участниками сделки. Не только договоров и дополнительных соглашений, но и различных первичных, разъясняющих документов.

В форме отправки сообщения указывается адресат, прописываются тема и комментарии. Прилагаются передаваемые юридически значимые документы. Можно передать сформированное сообщение сразу либо сохранить его в черновиках и направить его позже. В разделе «Сообщения» интерфейса системы отображаются входящие, исходящие сообщения и те, что размещены в черновиках.

Может потребоваться отправка документов, требующих подписания несколькими сторонами (в том числе всеми тремя сторонами факторинговой сделки). В этом случае в форме создания сообщения указывается несколько получателей, и при этом проставляется «флажок» напротив опции «Требуется подпись». Сервис направит уведомления об отправке документа на согласование на адреса электронной почты участников сделки.

Во «входящих» будут отображены сообщения, содержащие документы, которые требуют подписания. В случае успешного осуществления требуемого действия (всеми сторонами сделки, кто должен его осуществить) по документу будет отображен статус «Подписано» (либо «Отклонено» в случае отказа в заверении документа).

Для кого полезен сервис Контур.Факторинг

Пользователь сервиса — любой участник факторинговых правоотношений, который будет заинтересован:

• в заключении факторинговых соглашений на выгодных условиях;
• в быстром управлении электронными документами;
• создавать и заверять электронные реестры уступки прав требований;
• в обеспечении финансирования в оперативные сроки;
• в минимизации кассовых разрывов за счет ускорения финансирования.

Для заинтересованных предприятий на площадке присутствуют крупнейшие факторы в лице известных банков и специализированных факторинговых компаний.

Дебитор, пользуясь сервисом Контур.Факторинг, сможет:

• быстро подписывать уведомления о факторинге, об обратной уступке;
• создавать отчеты по расчетам и поставкам, осуществлять аналитику;
• расширять базу контрагентов за счет ускорения финансирования.

Распространенная проблема в традиционном формате факторинга: дебитор может на регулярной основе получать обращения от факторов в целях подтверждения задолженностей по поставкам. В рамках классической схемы могут применяться разнотипные каналы связи — определяемые исходя из удобства каждой из сторон. Приходится тратить время на отработку входящей информации, на обеспечение подписания документов. Контур.Факторинг автоматизирует данную работу и значительно снижает трудовые издержки.

Преимущества сервиса для поставщика:

Сервис позволяет поставщику:

• выбирать факторов с оптимальными условиями финансирования;
• в автоматическом режиме импортировать электронную первичку из используемых систем ЭДО;
• осуществлять мониторинг операций с документами в рамках каждой факторинговой сделки;
• обмениваться документами с контрагентами и факторами в режиме одного окна;
• обеспечивать хранение электронных документов на надежных серверах разработчика.

Поставщик, используя Контур.Факторинг, может выбрать фактора как в случае, если только начал участие в факторинговых отношениях, так и если ему требуется найти фактора для нового контрагента. В данном случае необходимо, чтобы покупатель прописал в системе согласованных факторов — тех, с которыми он взаимодействует. Таким образом, поставщик выберет наиболее подходящего фактора по объективным критериям — согласованного покупателем и доступного для участия в финансировании поставщика.

Можно повысить вероятность принятия фактором положительного решения по сделке за счет загрузки в систему дополнительных документов (например, договор поставки, выписок по счетам бухгалтерского учета). Фактор при необходимости может запросить дополнительные сведения — и поставщик быстро отправит их через систему.

После получения от фактора согласия на финансирование (и покупателя, если это требуется) может оформляться договор факторинга — который затем будет загружен фактором в систему.

В свою очередь, может появиться необходимость в согласовании между поставщиком, фактором и покупателем, если:

• поставщик впервые участвует в факторинговых отношениях;
• поставщик собирается заключить сделку с новым контрагентом.

В подобных случаях возможно согласование сделки:

• с фактором;
• как с фактором, так и с покупателем (опционально — с головным офисом покупателя).

Покупатель при этом сам отражает в настройках, нужно ли согласование (в том числе согласование филиалом и головным подразделением).

Фактор, получив запрос на согласование, также может запросить дополнительные сведения (которые можно оперативно передать). По завершении согласования договор может быть добавлен фактором в систему.

Сервис позволяет решить одну из типичных сложностей, характеризующих факторинговые правоотношения — организацию одновременной работы с несколькими разными факторами. Для получения финансирования в общем случае требуется заверение уведомлений о факторинге каждым из контрагентов. Кроме того, необходимо направлять факторам информацию о поставках с использованием их информационных ресурсов. Данные процедуры в традиционном формате характеризуются трудоемкостью.

Контур.Факторинг автоматизирует указанные действия — позволяя тратить минимум времени на согласительные процедуры.

Можно ли применять МЧД

В деловой оборот российских компаний постепенно входят машиночитаемые доверенности — предоставляющие право доверенному лицу осуществлять операции с теми или иными типами электронных документов. Выписать ее можно в том числе с помощью специализированного сервиса от «Контура». В установленном порядке обеспечивается ее использование в Контур.Факторинг.

При наличии сертификата удостоверяющего центра, выданного физлицу (не являющегося руководителем предприятия или ИП) машиночитаемая доверенность обеспечивает необходимые полномочия при работе с электронными документами.

Контур.Факторинг: вход в личный кабинет и телефон техподдержки

Официальный сайт сервиса — kontur.ru/factoring.

Вход в личный кабинет Контур.Факторинг — factoring.kontur.ru

Телефон техподдержки – 8 800 500-10-39.

Сколько стоит

Тарифы на доступ к сервису Контур.Факторинг установлены отдельно для поставщиков и покупателей. Первые могут подключиться по тарифам:

«Ритейл» (12 тыс. руб. в год);

«Металлургия» (20 тыс. рублей в год);

«Универсальный» (15 тыс. рублей в год).

По каждому тарифу сформированы списки контрагентов (по «Универсальному» при этом можно взаимодействовать с теми, что не включены в перечни для ритейла и металлургии).

Для предприятий-покупателей предусмотрен один тариф, стоимость доступа — 10 тыс. рублей в год.

Система может функционировать через браузер либо API (лицензия — 15 тыс. рублей в год), или через Коннектор, позволяющий интегрировать Контур.Факторинг с учетной системой предприятия (стоимость решения — 50 тыс. рублей).

Следует обратить внимание на следующие особенности использования Контур.Факторинг:

1. Начать использование «Факторинга» проще, если уже есть аккаунт в каком-либо другом сервисе «Контура».

Достаточно ввести действующие логин и пароль, а затем авторизоваться в сервисе.

2. Если пользователь системы — поставщик товара или покупатель, то для практического использования сервиса необходимо, чтобы фактор завел в системе договор.

После формирования договора поставщику потребуется создать через Контур.Факторинг согласование.

Резюме

Контур.Факторинг — инструмент эффективной автоматизации факторинговых отношений. Обеспечивает поиск фактора, а также организацию обмена электронной документацией участниками договоров. Взаимодействие сторон осуществляется в полном соответствии требованиям законодательства и правил учета.

Сервис позволяет конструировать договоры на факторинг, поставку, управлять уведомлениями и согласованиями. Оперативность действий каждой из сторон способствует ускорению сделок, повышает качество взаимодействия и уровень доверия между участниками факторинговых правоотношений.