Причины и порядок перерегистрации онлайн-кассы в ФНС

К условиям легального применения онлайн-кассы относятся ее своевременная регистрация и перерегистрация в Налоговой службе. Если с первой процедурой все понятно, то со второй у пользователей ККТ иногда возникает больше вопросов. Давайте вместе разбираться в каких случаях и как производится перерегистрация онлайн-кассы в ФНС РФ.

Причины

Онлайн-кассу необходимо перерегистрировать, если изменены сведения, отраженные в карточке учета, которая сформирована при первичной регистрации онлайн-кассы (п. 4 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ — ССЫЛКА), за исключением:

• ИНН налогоплательщика;
• заводского номера онлайн-кассы.

Здесь все логично: ИНН и заводской номер в принципе изменены быть не могут, поскольку в первом случае речь пойдет о смене владельца онлайн-кассы, а во втором — о начале использования другой онлайн-кассы. В обоих случаях ККТ, очевидно, ставится на регистрационный учет в ФНС «с нуля».

Отметим, что в карточке учета за перерегистрируемой онлайн-кассой сохраняется исходный регистрационный номер — выданный при первичной регистрации ККТ.

В карточке регистрации ККТ отражаются следующие сведения:

• название модели ККТ;
• заводской номер ККТ (он, как мы уже знаем изменен быть не может в принципе — только если ставится новая касса);
• регистрационный номер кассы (как мы уже отметили выше, он при перерегистрации не меняется);
• название модели фискального накопителя;
• заводской номер накопителя;
• реквизиты хозяйствующего субъекта, на которого зарегистрирована онлайн-касса (наименование фирмы или ФИО ИП, ИНН, КПП юрлица, ОГРН или ОГРНИП);
• адрес, по которому используется онлайн-касса;
• место установки ККТ (указывается название магазина или, если процесс торговли не привязан к конкретному адресу — например, если ведется развозная торговля, здесь может быть отражен номер автомашины);
• отметка об использовании (неиспользовании) онлайн-кассы в составе вендинг-машины;
• номер вендинг-машины, если она используется;
• отметка о наличии (отсутствии) у налогоплательщика статуса налогового агента или субагента;
• отметка об использовании (неиспользовании) онлайн-кассы при продаже лотерейных билетов, приеме ставок;
• отметка об использовании (неиспользовании) ККТ в развозной или разносной торговле;
• отметка об использовании (неиспользовании) кассы при фискализации расчетов онлайн через интернет-магазин;
• отметка о применении (неприменении) онлайн-кассы в режиме без передачи данных;
• отметка о применении (неприменении) онлайн-кассы только в целях фискализации выручки при оказании услуг;
• отметка об использовании (неиспользовании) кассы магазином, реализующим подакцизные товары;
• сведения об Операторе фискальных данных (наименование, ИНН).

И в случае изменения любого из перечисленных сведений (кроме ИНН налогоплательщика и заводского номера) нужна перерегистрация онлайн-кассы.

Следует иметь в виду, что нарушение сроков и порядка перерегистрации онлайн-кассы может привести к штрафу:

• 1500 — 3000 рублей — на должностное лицо или ИП;
• 5000 — 10 000 рублей — на организацию.

Таким образом, чтобы знать, есть ли необходимость в перерегистрации ККТ, руководителю торгового предприятия имеет смысл (самостоятельно или обратившись к ответственному сотруднику):

1. Скачать в Личном кабинете ФНС (или заказать в бумажном виде) карточку регистрации онлайн-кассы.
2. Выписать «изменяемые» сведения из карточки и «мониторить» их на предмет изменений.

Как только изменения будут выявлены — перерегистрировать кассу. Ответственному сотруднику — сообщить о выявленных поводах для перерегистрации кассы руководству (которое затем осуществит данную процедуру в установленном законом порядке).

Как правило, самые частые поводы для перерегистрации онлайн-кассы — это смена адреса или места расчетов, смена режима пользования ККТ (например, если изначально касса применялась в развозной торговле, а затем перестала там использоваться). Руководитель фирмы или ответственный специалист должны, таким образом, поддерживать связь с непосредственными пользователями ККТ — кассирами, курьерами, чтобы своевременно отслеживать изменения в порядке применения онлайн-кассы.

Понятно, что многие из таких изменений сложно не заметить — например, если магазин переезжает целиком в другое место города. В этом случае ответственному специалисту важно просто не забыть уведомить руководство о необходимости перерегистрации кассы.

Частный случай возникновения основания для перерегистрации онлайн-кассы — замена фискального накопителя. Данная процедура имеет ряд нюансов.

Перерегистрация ККТ при замене ФН

Необходимость перерегистрации онлайн-кассы в данном случае обусловлена тем, что в новом накопителе будет, как минимум, новый заводской номер — который входит в перечень «изменяемых» сведений в карточке учета ККТ.

Вместе с тем, важнейшую роль играет причина замены фискального накопителя. Примечательно, что в Законе № 54-ФЗ прямо не указано ни одной из них (в отличие от оснований для перерегистрации онлайн-кассы). Но при изучении его положений можно сделать косвенный вывод о том, что правомерно выделение следующих двух типов причин замены накопителя:

1. Причины, не связанные со сроком эксплуатации фискального накопителя («срока действия ключа фискального признака») и техническими условиями его эксплуатации.

Примеры таких причин — хищение накопителя, повреждение, «глюк».

2. Причины, связанные со сроком и техническими условиями эксплуатации накопителя.

Так, накопитель может быть заменен:

• при приближении окончания срока его эксплуатации;
• при приближении окончания срока действия формата фискальных данных, который поддерживается накопителем.

Отдельная причина замены накопителя — собственно, окончание срока его эксплуатации (истечение «срока действия ключа фискального признака»). В этом случае под «заменой» накопителя следует понимать не только его физическую замену, но и осуществление обязательного снятия ККТ с регистрационного учета — вместо перерегистрации онлайн-кассы. Таковы требования п. 16 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ.

Рассмотрим подробнее то, какими могут быть правовые последствия истечения срока эксплуатации накопителя в контексте, однако, другого важного вопроса — который заключается в определении различий между рассматриваемой процедурой — перерегистрацией онлайн-кассы, от повторной регистрации ККТ в ФНС.

Чем перерегистрация онлайн-кассы отличается от её повторной регистрации

Повторная регистрация ККТ — процедура, которая состоит из двух этапов:

• снятия ККТ с учета;
• последующей постановки ККТ на учет.

Но в связи с чем возникает потребность в повторной регистрации? Неужели нельзя обойтись простой «одноступенчатой» перерегистрацией?

Оказывается, нет.

Дело в том, что в законодательстве однозначно прописан ряд оснований, при которых онлайн-касса обязательно снимается с учета в ФНС. Эти основания можно классифицировать по двум категориям:

1. Основания для снятия ККТ с регистрации по инициативе пользователя:

• передача онлайн-кассы другому хозяйствующему субъекту;
• потеря или хищение онлайн-кассы;
• поломка онлайн-кассы.

2. Основания для снятия онлайн-кассы с регистрации по инициативе ФНС:

• прекращение хозяйствующим субъектом предпринимательской деятельности (которое сопровождается соответствующей записью в ЕГРЮЛ или ЕГРИП);
• обнаружение несоответствия ККТ требованиям закона;
• истечение срока действия фискального накопителя (тот случай, о котором мы сказали выше).

Снятие ККТ с учета подтверждается специальной карточкой — по аналогии с карточкой, которая подтверждает постановку онлайн-кассы на учет. В этом одно из документальных отличий перерегистрации от повторной регистрации — в первом случае выдается новая карточка регистрации ККТ (и именно на основе сведений в ней нужно будет «мониторить» появление причин для очередной перерегистрации). Новая карточка также оформляется при повторной регистрации снятой ККТ с учета — но уже в рамках другой юридической процедуры.

В случае, если онлайн-касса снята с учета ФНС в связи с истечением срока эксплуатации ФН, то в течение 60 дней после этого пользователю нужно через Личный кабинет передать в ФНС фискальные данные с данного фискального накопителя. А если накопитель сломан — провести его экспертизу в порядке, предусмотренном п. 8.1 и 16 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ.

Кстати, то же самое нужно сделать, если поломка стала причиной замены ФН (и, соответственно, основанием для перерегистрации ККТ). Но об этом чуть позже.

А пока что резюмируем приведенные выше тезисы о причинах перерегистрации ККТ и об отличиях данной процедуры от повторной регистрации в небольшой таблице.

Таблица

Когда нужна перерегистрация или повторная регистрация онлайн-кассы:

Итак, мы узнали о том, когда нужна перерегистрация ККТ. Теперь ознакомимся с порядком ее проведения.

Заявление о перерегистрации ККТ

Перерегистрация онлайн-кассы осуществляется в соответствии с заявлением пользователя, которое в общем случае подается через Личный кабинет на сайте ФНС. А если касса используется в режиме без передачи данных в ОФД — на бумаге с применением формы по приложению № 1 к приказу ФНС России от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484@.

Направить такое заявление в ФНС нужно оперативно — не позднее одного рабочего дня, следующего за тем, в котором произошли корректировки в «изменяемых» реквизитах карточки учета кассовой техники. Например — перерегистрация онлайн-кассы при смене адреса: после переезда магазина и фактического начала торговли на новом месте с применением ККТ.

В общем случае для перерегистрации ККТ достаточно одного лишь заявления. Но есть много обстоятельств, при которых оно может сопровождаться необходимостью предоставления в ФНС ряда дополнительных документов.

Видео — перерегистрация ККТ без замены ФН:

В частности, это нужно сделать, если причина перерегистрации — замена фискального накопителя. В этом случае в ФНС необходимо передать (в общем случае через Личный кабинет):

• отчет о регистрации или об изменении параметров данной процедуры;
• отчет о закрытии фискального накопителя (если ФН не был похищен или сломан — вследствие чего нет возможности сформировать на нем данный отчет).

В случае, если воспользоваться Личным кабинетом нет возможности, то фискальный накопитель нужно принести в ФНС вместе с бумажным заявлением о перерегистрации — необходимые данные будут считаны с него специалистами налоговой инспекции.

Если ФН сломан, то его нужно передать на экспертизу изготовителю. В течение 30 дней изготовитель направит пользователю техническое заключение о состоянии устройства и уведомит об этом ФНС. Если экспертиза покажет, что техническая возможность считывания данных с накопителя имеется, то нужно будет попытаться их передать в ФНС еще раз — через Личный кабинет (или принести на считывание непосредственно в само ведомство) в течение 60 дней после подачи в ФНС заявления на перерегистрацию ККТ.

Экспертиза будет бесплатной, если поломка накопителя связана с заводским браком. Налоговый орган вправе определить дополнительный порядок действий налогоплательщика при перерегистрации онлайн-кассы в связи с выходном из строя фискального накопителя.

В течение 10 дней после получения заявления о перерегистрации ККТ специалисты ФНС должны сформировать новую карточку учета онлайн-кассы, а затем направить ее налогоплательщику — через Личный кабинет или через ОФД.

Новую карточку также можно запросить в бумажном виде при личном визите в ведомство.

Видео — перерегистрация ККТ при замене ФН: