Порядок действий при замене фискального накопителя в онлайн-кассах

Замена фискального накопителя в онлайн-кассах — процедура, строго регламентированная законом. Рассмотрим порядок действий пользователя ККТ при её выполнении и отметим важные моменты, на которые следует обращать особое внимание.

В каких случаях требуется замена ФН

Фискальный накопитель — это важнейший, но, что примечательно, практически единственный сменный технологический компонент онлайн-кассы. Необходимость его замены может быть обусловлена разными причинами — например:

1. Истечением срока службы накопителя (если юридическим языком — истечением срока действия ключа фискального признака, который можно в некоторой степени считать аналогом электронной подписи, как известно, имеющей ограниченный срок действия).

Отметим, что на современных онлайн-кассах реализована функция своевременного оповещения о том, что срок службы накопителя истекает.

2. Заполнением встроенной флэш-карты, на которую записываются фискальные данные.

Емкость такой карты составляет порядка 200-250 тыс. записей (каждая из которых, как правило, соответствует одному фискальному документу — например, кассовому чеку).

Аналогично, функционалом онлайн-касс предусмотрены алгоритмы оповещения пользователя ККТ о том, что ресурс флэш-памяти фискального накопителя заканчивается (правда, такое оповещение часто происходит в момент крайнего приближения к исчерпанию ресурса карты — на ней может находиться порядка 1% свободного места).

3. Передачей онлайн-кассы в пользование другому хозяйствующему субъекту (например, в связи с продажей бизнеса).

Необходимость в замене накопителя в данном случае обусловлена тем, что при регистрации онлайн-кассы в накопителе прописываются реквизиты текущего пользователя, и притом однократно. Перезаписать их нельзя, как и оставить прежние — нужен новый ФН, в котором будут указаны реквизиты нового собственника торговой точки.

4. Совершением ошибок при прописывании реквизитов в накопителе при регистрации.

Реквизиты, фиксируемые в ФН, должны полностью соответствовать реальным. И если при регистрации пользователь кассы указал неверные, то, поскольку, как мы уже знаем, перезаписать их нельзя — придется покупать новый фискальный накопитель.

5. Поломкой фискального накопителя и отсутствием возможности его ремонта.

Применение кассы с неисправным ФН приравнивается к неприменению устройства и сопровождается большими штрафами.

Примечательно, что во всех указанных случаях алгоритм замены ФН будет примерно одинаковым. Рассмотрим его подробнее.

Порядок действий при замене фискального накопителя

Для замены ФН владельцу онлайн-кассы нужно:

1. Закрыть архив устройства.

Порядок закрытия архива у каждого накопителя разный. Чтобы ознакомиться с ним, нужно прочитать руководство по эксплуатации онлайн-кассы, которое прилагается к комплекту поставки.

Видео — как заменить фискальный накопитель на онлайн-кассе ПТК MSTAR-TK:

Под «закрытием архива», так или иначе, следует понимать 2 операции:

• формирование отчета о закрытии смены (если она к моменту замены накопителя не закрыта);
• формирование отчета о закрытии самого фискального накопителя.

Важный нюанс: из отчета о закрытии ФН нам впоследствии потребуется ряд особых сведений. А именно:

• сведения о дате и времени создания отчета;
• номер отчета (который имеет статус особого фискального документа);
• номер фискального признака.

Их нужно найти среди строк распечатанного отчета (по возможности отчет следует вообще отсканировать и сохранить файл на компьютере).

Важно, чтобы при закрытии архива фискального накопителя онлайн-касса была подключена к интернету. Необходимо, чтобы сообщение о закрытии и иные данные были успешно переданы в ОФД (как правило, сообщение об этом высвечивается в программе управления кассой и в интерфейсах на сайте ОФД).

Если онлайн-касса применяется в режиме без передачи данных — в отдаленной от связи местности, то достаточно просто распечатать указанные отчеты и надежно сохранить их. Далее в статье мы подробнее ознакомимся с особенностями замены фискального накопителя при пользовании кассы в указанном режиме, но пока условимся, что ККТ используется в режиме полноценной передачи данных в ОФД.

2. Обесточить онлайн-кассу и снять фискальный накопитель.

Для этого нужно вооружиться отверткой, «развинтить» при необходимости корпус онлайн-кассы, после — извлечь ФН. Обычно это не составляет труда: фискальный накопитель изначально задуман как съемное устройство и его конструкция оптимизирована под периодическое извлечение из онлайн-кассы. Главный руководящий источник здесь — инструкция по эксплуатации ККТ от производителя.

Видео — замена ФН на ККТ Атол 30Ф:

Но если есть сомнения (например, обусловленные особенностями конструкции конкретного кассового аппарата), то лучше, конечно, обратиться к специалистам (как вариант, через поставщика онлайн-касс — наверняка у него будут нужные связи со специализированными сервисными центрами). Если касса на гарантии, то обращение в сервисный центр тем более оправдано.

3. Проинсталлировать в кассу новый ФН.

Как правило, это не сложнее, чем снятие устройства (опять же, используем инструкцию от производителя и придерживаемся указанного выше правила обращения к специалистам).

4. Включить онлайн-кассу, убедиться, что новый фискальный накопитель распознан (обычно ККМ осуществляет это автоматически).

В случае, если установлен накопитель, поддерживающий более новую версию формата фискальных данных — например, ФФД 1.1, в сравнении с той, на который была настроена онлайн-касса — например, ФФД 1.0, то, скорее всего, потребуется перепрошить онлайн-кассу в целях обеспечения поддержки нового формата.

На практике перейти на ФФД в версии 1.05 или старше (ФФД 1.1) владельцам онлайн-касс в любом случае необходимо до конца 2018 года. Это обусловлено тем, что с 2019 года ФФД 1.0 не будет применяться.

В программном обеспечении многих касс предусмотрен режим тестирования («прогона»). Можно задействовать его, чтобы убедиться, что оборудование готово к использованию.

5. Подготовить перерегистрацию устройства.

При замене ключевого аппаратного компонента ККМ всегда требуется перерегистрация онлайн-кассы и самого накопителя. Данную процедуру проще всего осуществить, используя интерфейсы личного кабинета налогоплательщика на сайте ФНС. На момент перерегистрации у владельца онлайн-кассы должна быть действующая электронная подпись на документооборот с налоговиками.

Но прежде чем непосредственно перерегистрировать кассу, нужно осуществить ряд подготовительных процедур.

Прежде всего, необходимо сформировать на кассе, в которую установлен новый фискальный накопитель, особый отчет «Об изменении параметров регистрации». Онлайн-касса, пусть и не зарегистрированная, при условии установки ФН будет технически приспособлена к распечатке различных кассовых документов на встроенном принтере. В данном случае в использовании такой возможности кассы есть объективная необходимость.

При формировании отчета о корректировке параметров регистрации в интерфейсе ПО, как правило, требуется указать (не забываем, мы условились, что касса используется в режиме передачи данных в ОФД):

• адрес сервера Оператора фискальных данных (иногда — IP-адрес);
• номер порта, через который касса будет соединяться с сервером ОФД;
• наименование, ИНН Оператора.

Из сформированного отчета о корректировке параметров регистрации ККМ нам (как и в случае со сведениями по отчету о закрытии фискального накопителя) потребуются:

• дата, время создания отчета;
• номер отчета;
• фискальный признак.

Отчет, таким образом, на всякий случай также следует отсканировать и сохранить файл в надежном месте.

6. Перерегистрировать устройство.

Следующий шаг — собственно, перерегистрация онлайн-кассы. Как мы уже условились, самый простой способ ее осуществить — это задействовать личный кабинет на сайте ФНС.

Видео — как перерегистрировать онлайн-кассу в связи с заменой фискального накопителя:

Для этого необходимо:

а) Войти в Личный кабинет на сайте ФНС, выбрать опцию «Учет ККТ».

б) Выбрать кассу, которая подлежит перерегистрации, по ее текущему регистрационному номеру — в списке касс (графа «РНМ ККТ»).

в) В открывшемся окне «Детализация сведений» нужно выбрать опцию «Перерегистрировать».

г) В открывшемся документе «Заявление на перерегистрацию» необходимо:

• отметить галочкой причину совершения такой операции (в данном случае — в связи с заменой фискального накопителя);
• указать наименование ОФД (прочие сведения о нем после выбора наименования отразятся в форме автоматически);
• отразить те самые «особые» сведения по отчету о закрытии ФН.

После этого нужно нажать на «Выбрать модель накопителя», после — отметить нужную, ввести заводской номер устройства. Затем — подписать заявление на перерегистрацию с помощью ЭЦП, нажав кнопку на экране.

д) Вернуться на стартовую страницу Личного кабинета, выбрать опцию «Учет ККТ» и посмотреть — не отобразилось ли в графе «Состояние» сообщение о том, что ожидается отчет о перерегистрации  фискального накопителя.

Как только такое сообщение появится, необходимо нажать на номер в соседней графе «РНМ ККТ», в открывшемся окне — нажать на «Завершить регистрацию». В следующем окне нужно, в свою очередь, отразить сведения по отчету о корректировке параметров регистрации онлайн-кассы.

Нажимаем на «Подписать и отправить». На этом перерегистрация ККМ с новым накопителем завершается.

е) Осуществить интеграцию ККМ и сервера ОФД.

Последний шаг, направленный на обеспечение функционирования кассы с обновленным фискальным накопителем — практическое подключение кассового оборудования к серверу ОФД. Данная процедура у каждого ОФД — разная, необходимо запросить инструкцию у представителей Оператора и следовать ей.

По завершении интеграции ККМ и ОФД можно осуществлять отпуск товаров на кассе.

О каких нюансах и ситуациях следует знать пользователю ККТ, которые могут возникнуть при эксплуатации и замене фискального накопителя

Планируя замену фискального накопителя в онлайн-кассе, следует иметь в виду, что:

1. Как мы уже отметили выше, касса обычно сама «предупреждает» о том, что срок службы ФН подходит к концу, как и о том, что заканчивается доступная флэш-память. Если подобные сообщения со стороны кассы проигнорировать, то при наступлении фактического срока окончания службы фискального накопителя (либо при реальном заполнении флэш-памяти) произойдет блокировка ФН.

Видео — как убрать ошибку 234 у онлайн-кассы и заменить фискальный накопитель:

Как следствие — на нем нельзя будет сформировать электронный отчет о закрытии накопителя (как и иные фискальные документы). Соответственно, его придется передавать в ФНС в бумажном виде. Но до того нужно будет в установленном порядке получить его «на руки», а сделать это непросто.

Первым делом нужно будет отнести фискальный накопитель в сервисный центр — для проведения экспертизы и получения заключения о причинах невозможности формирования на нем фискальных документов — включая отчет о закрытии ФН. То, какой это должен быть центр, необходимо узнать, обратившись к производителю фискального накопителя. Возможно, придется везти устройство в другой город, где есть специалисты с нужными компетенциями (или представители самого производителя). Экспертиза, скорее всего, будет платной.

В течение 30 дней сервисный центр должен направить заявителю результаты экспертизы. Аналогичные сведения получает и ФНС. Впоследствии данные результаты передаются в ФНС вместе с заявлением на перерегистрацию фискального накопителя — составляемым в данном случае в бумажном виде по форме, утвержденной в приложении № 1 к приказу ФНС России от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484@ (ССЫЛКА).

Налоговики вправе обязать пользователя ККТ и изготовителя ФН произвести иные действия, необходимые для оценки обстоятельств, которые привели к невозможности использования данного экземпляра устройства по назначению.

Отметим, что отчет о закрытии фискального накопителя ни в бумажном, ни в электронном виде отправлять в ФНС не требуется, если замена обусловлена:

• утратой ФН вследствие факторов непреодолимой силы;
• хищения кассового аппарата;
• поломки кассового аппарата по причине заводского брака (при котором невозможно осуществить считывание фискальных данных, как и сформировать отчет о закрытии накопителя).

При этом, факт поломки накопителя, опять же, должен быть подтвержден экспертизой производителя — но в этом случае она бесплатна.

2. В случае, если онлайн-касса применялась в отдаленной от сетей связи местности — в режиме без передачи данных в ОФД, то ее перерегистрация (как и регистрация до того) может быть полностью осуществлена:

• в онлайне — по схеме, рассмотренной нами выше с поправкой на отсутствие необходимости указывать сведения по ОФД и осуществлять интеграцию кассы с Оператором (использовать Личный кабинет можно, как вариант, из другого города, где есть связь — но это не принципиально);
• «на бумаге» — при личной передаче документации в ФНС.

Реквизиты отчета о закрытии ФН в первом случае передаются налоговикам по знакомой нам схеме. Во втором случае в ФНС сдается сам распечатанный отчет — дополняющий заявление на перерегистрацию.

При офлайновой схеме документооборота с налоговиками замененный фискальный накопитель в любом случае потребуется отнести в ФНС для считывания с него фискальных данных с помощью специального устройства, которым пользуются специалисты ведомства.

Видео — замена фискального накопителя (сколько потратил + несколько советов):