Обзор программы Fusion POS для автоматизации общепита

Использование быстрых в установке, удобных и стабильных решений для автоматизации бизнеса — важнейшее конкурентное преимущество. Работа современного кафе, ресторана или фаст-фуда будет улучшена в кратчайшие сроки и при минимальных затратах при внедрении программы автоматизации общепита Fusion POS.

Различные режимы (кафе и фаст-фуд) программы Fusion POS

Продажа товара или обслуживание клиента — довольно простая по сути, но часто весьма трудоемкая процедура. Предпринимателю нужно не ошибиться с подсчетом суммы по чеку, обеспечить комплектность заказа — в части требуемого количества присутствующих в нем товарных категорий, как и их содержания. Быть уверенным, что на складе есть необходимое количество товаров и ингредиентов для формирования заказа в нужный момент и в достаточных объемах. При этом, производить сборку заказа и расчеты может понадобиться быстро — не заставляя посетителя ждать.

Снизить трудоемкость процедур взаимодействия с клиентом, а также ускорить работу бизнеса в целом позволяют современные программы для автоматизации продаж и учета. С их помощью продавец или поставщик услуг может быстро и легко:

• рассчитаться с клиентом — оперативно включив товары или ингредиенты в чек, приняв оплату;
• произвести учет движения товара — на пути от приемки на склад и до продажи (или иного списания);
• осуществить учетные и иные технологические процедуры, предусмотренные законодательством (например, фискализацию продажи товара на кассе).

Функционал программы для автоматизации бизнеса может вовсе не ограничиваться выполнением указанных операций. На практике он часто дополняется огромным количеством различных полезных опций, помогающих улучшить бизнес.

С помощью облачной программы Fusion POS возможна автоматизация общепита любого типа современных точек — ресторанов, баров, пиццерий, кальянных, фудтраков, а также магазинов. Поддерживаются как одиночные заведения, так и сети любых масштабов, в том числе работающие по франчайзингу.

При решении задач по автоматизации общепита программа Фьюжн ПОС работает в двух базовых режимах:

• «фаст-фуд» — когда залы и столики не задействуются, и вся работа сконцентрирована на немедленной выдаче заказов;
• «кафе» — когда осуществляется в том числе обслуживание клиентов в залах, за столиками (в этом случае открывается широкий круг функциональных возможностей — например, перенос заказа, изменение его структуры).

Так, владельцу небольшой кофейни Fusion POS — функционирующая в режиме «фаст-фуд», поможет быстро включить в чек заказанный напиток или десерт, а также при необходимости модифицировать заказ с учетом предпочтений клиента. При определении ценовой политики небольшого заведения важно знать параметры себестоимости, которые наглядно отображаются системой. В большинстве кофеен есть постоянные клиенты: им можно устанавливать скидки и иные преференции.

В свою очередь, эффективная организация работы ресторана — во втором базовом режиме применения программы, потребует грамотного управления столами, автоматизации системы бронирования, персонификации блюд. Все эти опции доступны для использования в системе Fusion POS.

Видео – обзор программы Фьюжн ПОС (ч. 1):

Модули программы универсальны и просты в освоении сотрудником с любым уровнем опыта. Научившись управлять через Fusion POS небольшим заведением, пользователь без труда освоит навыки автоматизации более крупного бизнеса с помощью знакомых интерфейсов и привычных ему устройств — смартфона, планшета (на iOS, Android), компьютера.

Как работает

Доступ к программе Fusion POS можно организовывать одновременно с нескольких устройств — любых подходящих для управления бизнесом. Оптимально, если это связка из:

• терминала продаж (приема заказа) — для приема кассиром (официантом) заказов и ведения расчетов с посетителями;
• компьютера для настройки баз данных по товарам (меню, технологических карт), проведения товароучетных операций, настройки доступа к государственным информационным системам — таким как ЕГАИС;
• онлайн-кассы для фискализации расчетов;
• сканеров — для включения товаров в расчет по штрих-коду, считывания данных по различным идентификаторам (например, кодам маркировки).

При необходимости к Фьюжн ПОС подключаются специфические виды оборудования — например, нефискальная касса или чековый принтер. Такие устройства могут пригодиться ИП и организациям, освобожденным от обязательного применения онлайн-касс, но желающим выдавать своим клиентам документ в подтверждение покупки. Или же — плательщикам НПД («самозанятым»), которые обязаны выдавать клиентам чеки — как раз нефискальные, но содержащие при этом установленные реквизиты, в соответствии с Законом от 27.11.2018 № 422-ФЗ.

Интерфейс программы Fusion POS на терминале продаж позволяет удобно задействовать широкий круг опций (их перечень, доступный в конкретный момент времени, в свою очередь, определяется одним из двух базовых режимов работы системы). Пользователь может, к примеру:

• управлять заказами в порядке, который зависит от поведения клиента (например, если потребуется перенести или разделить заказ — это можно сделать в скорейшие сроки);
• управлять доставкой, бронированием с учетом доступных транспортных, складских ресурсов.

К Fusion POS можно подключить любое дополнительное вычислительное устройство — например, смартфон руководителя предприятия, чтобы он имел возможность наблюдать за различными показателями. А при необходимости — также вносить корректировки в бизнес-процессы через систему Фьюжн ПОС.

Разработчики программы готовы предложить пользователям готовые комплекты оборудования — сбалансированные с точки зрения стоимости и ключевых характеристик. Как и отдельные аппаратные компоненты — в том числе, недорогие онлайн-кассы для различных типов заведений.

Видео – обзор программы Фьюжн ПОС (ч. 2):

Программа может функционировать с минимальным объемом учетных операций — например, использоваться только для регистрации продаж, если заведение небольшое, и у него нет как такового склада. Практический запуск системы возможен через несколько минут после подключения используемого оборудования.

Система Fusion POS — это инструмент:

1. Простой в освоении.

Нет необходимости привлекать дорогостоящих технических специалистов для настройки программы и ее интеграции с внешними компонентами. При возникновении сложностей всегда помогут разработчики — которые уже сформировали огромную базу знаний по практическому использованию различных функций Фьюжн ПОС.

2. Быстрый в работе.

Программу можно использовать даже на оборудовании с невысокой производительностью. В модулях Fusion POS нет ничего лишнего, что обуславливало бы чрезмерную нагрузку на аппаратные компоненты.

3. Устойчивый к сбоям.

Даже отсутствие интернета не скажется на функциональности программы, поскольку ее модули могут успешно работать и в режиме офлайн.

Управление бизнес-процессами в программе Фьюжн ПОС

Автоматизация бизнеса предполагает, прежде всего, учет основных операций — отражающих движение товаров, их обработку, продажу, списание. Важную роль играет также отчетность, на основании которой принимаются решения, связанные с управлением бизнесом, расстановкой приоритетов в дальнейшем развитии заведения.

К числу основных задач в части управления бизнес-процессами, решаемых с помощью программы Fusion POS можно отнести:

1. Управление меню заведения.

То есть, его:

• формирование — за счет добавления и изменения блюд, ингредиентов, сопутствующих товарных предложений;
• оптимизация в части состава — за счет применения технологических карт, модификаторов;
• оптимизация в части показателей рентабельности — за счет использования ингредиентов с подходящей себестоимостью.

Быстрое управление меню обеспечивается за счет визуализации его компонентов — с применением фотографий товаров, ингредиентов. Произвести необходимую операцию можно одним касанием по экрану смартфона или планшета.

2. Управление складом заведения.

С помощью различных функциональных модулей Fusion POS обеспечивается контроль над статусом каждого учитываемого элемента — товара, полуфабриката. Своевременно выявляется дефицит, производится инвентаризация. Реализуется учет, основанный на приоритетном использовании товаров, поступивших на склад ранее других — чтобы исключить истечение срока годности компонентов заказа к моменту приготовления блюда или выдачи заказа из готовых продуктов. В системе фиксируются ключевые операции — приход, расход, перемещение, инвентаризация. Применяется учет по методу FIFO.

3. Интеграция программы с периферийными устройствами и учетными платформами.

Практически все заведения общепита обязаны применять онлайн-кассы. Многие — отражать продажи алкогольной продукции в ЕГАИС. В случае розничной продажи товаров, подлежащих маркировке — отражать операции с ними в системе «Честный знак» (на практике — с использованием той же онлайн-кассы, к которой подключен подходящий 2D-сканер).

Система Fusion POS обладает всем необходимым функционалом для интеграции с онлайн-кассами, иным оборудованием и государственными автоматизированными информационными системами. Что немаловажно — обладает также инструментарием для проведения быстрой и технически грамотной интеграции с внешними платформами. Как и удобными встроенными интерфейсами для осуществления учетных операций в соответствии с требованиями законодательства.

Практическая интеграция системы также осуществляется с наиболее распространенной товароучетной платформой — 1С. Можно обеспечить передачу всех данных из программы Fusion POS в 1С:Бухгалтерия предприятия. Тем самым, заведение сможет обеспечить исключительно высокую эффективность ведения учетных операций.

Видео – как настроить интеграцию Фьюжн ПОС с 1С:

4. Управление лояльностью клиентов.

В каждом ресторане и кафе есть часы наиболее активных и наименее активных продаж. Программа на основе статистических данных выявляет соответствующие периоды, и с учетом фактических показателей по продажам, отображаемых в Fusion POS, заведение может выбрать оптимальное время для установления скидок и спецпредложений. Адресованы они могут быть конкретному клиенту или группе клиентов.

Штатная система лояльности Fusion POS позволяет применить следующие основные инструменты:

• общие для всех клиентов скидки;
• адресные скидки — для конкретных клиентов;
• накопительные скидки;
• предоставление скидки в определенные часы;
• внедрение бонусных программ — например, кэшбэка.

Можно подключить также внешние бонусные системы. В том числе — для импорта базы клиентов из соответствующих решений, подключаемых к программе Fusion POS. Есть возможность интегрировать систему с популярным решением UDS Game, предназначенным для быстрого продвижения бизнеса. Как и с известным сервисом Statix Pro, который занимается разработкой электронных карт лояльности.

Видео – как настроить интеграцию Фьюжн ПОС с UDS Game:

5. Управление бизнесом.

Соответствующий модуль позволяет заведению — как раз на основании отчетных и аналитических данных, определять стратегию развития бизнеса. Система формирует наглядные графики, таблицы — во многих случаях формируемые в режиме реального времени, исходя из наблюдаемой динамики различных показателей.

Работать с Fusion POS в целях решения задач по управлению бизнесом можно через приложение для руководителя Fusion Board. Используя Fusion Board, владелец бизнеса, находясь даже на значительном отдалении от заведения, сможет оперативно получать необходимые данные о рентабельности, эффективности работы сотрудников, подразделений. Как и получать сведения о происходящем в заведении в режиме реального времени — например, о текущих заказах.

6. Управление финансами.

Модули соответствующего назначения программы Fusion POS позволяют вести учет движения денежных средств на всех участках бизнес-процесса. В том числе — в области кассовых операций, доходных и расходных транзакций, расчетов с персоналом (зарплата, обеспечение питанием).

7. Управление сотрудниками.

Рассматриваемая группа модулей включает инструментарий:

• для анализа показателей эффективности работы сотрудников заведения;
• для разграничения прав, установления ролей работников.

Практическое пользование системой Fusion POS может осуществляться по разным сценариям. Рассмотрим особенности ее работы в рамках типичного алгоритма.

Алгоритмы работы с системой

Главный элемент интерфейса программы Фьюжн ПОС в пользовательской части — Панель управления (условно можно именовать ее «бэк-офисом»). Там сосредоточен ключевой инструментарий для управления бизнесом.

При входе в Панель управления открывается вкладка «Статистика продаж». Там можно увидеть сумму продаж за смену, прибыль за смену, количество заказов и средний чек. Кроме того:

• отобразятся данные по оплате — картой, наличными, бонусами;
• откроется журнал заказов за смену;
• отобразятся кассовые транзакции (например, там может быть показана операция по открытию смены).

Можно ознакомиться со списком самых продаваемых позиций за смену — с указанием цены, количества проданных единиц. Как и, в частности, самые продаваемые ингредиенты. У пользователя есть возможность выбрать определенную дату и ознакомиться, таким образом, со статистикой за определенный день.

Следующая важнейшая вкладка в Панели управления — «Заказы». Здесь отображаются все заказы, что были в течение смены, а также их статусы. Можно «зайти» в любой заказ и детально рассмотреть его. Будут отображены:

• время открытия (закрытия);
• имя официанта;
• номер стола;
• сведения по скидке;
• сведения о клиенте (при наличии);
• тип оплаты;
• сумма оплаты;
• данные о фискализации;
• данные об оплате бонусами;
• статус заказа (оплачен или нет);
• комментарий (при наличии).

Кроме того, отобразятся составляющие заказа — то, какие позиции в него включались.

При необходимости заказ можно оперативно удалить, если в его описании обнаружена ошибка (или если он был сформирован по ошибке). В этом случае позиции будут вновь учтены как находящиеся на складе, и из можно будет включать в новые заказы. В программе Фьюжн ПОС есть примечательная подвкладка — «Предзаказы». Там приводятся сведения о заказах на доставку.

Видео – доставка в Фьюжн ПОС:

Следующая ключевая вкладка в системе — «Склад». В ней есть сразу несколько подвкладок, каждая из которых выполняет важную роль. Отображаются текущие остатки на складе — в разрезе:

• конкретных наименований продуктов;
• категории;
• фактических остатков;
• стоимости.

В случае, если показатель по остаткам отображен со знаком «минус», то это значит, что товар продавался (включался в заказы), но при этом не было его поставок на склад в соответствующем количестве. Запасы, таким образом, «ушли в минус». В специальной подвкладке «Критические остатки» отображаются позиции, требующие немедленного пополнения на складе.

Можно ознакомиться со сведениями о стоимости товарных остатков по категориям. Так и изучить данные о поступлениях — в привязке к конкретным приходным накладным от поставщиков, и о списаниях (в том числе посредством обычной продажи) — также по накладным.

Ознакомиться со сведениями о складских запасах также можно по состоянию на определенную дату.

Для работы непосредственно с накладными также применяются отдельные подвкладки в разделе «Склад». Туда вносятся данные о соответствующих документах при поступлении товара. При создании накладной выбирается поставщик (из списка), получатель, сумма поставки, указываются дата накладной поставщика и дата прихода товаров. При необходимости добавляется комментарий. Затем указываются конкретные товарные позиции — в разрезе:

• наименования;
• единиц фасовки (например, кг);
• количества фасовок;
• цены фасовки.

Также используется подкладка «Списания». По ней списания дифференцируются на 2 основные категории:

• по причине невозможности использования товара (например, из-за истечения срока годности);
• в силу того, что товар был продан (включен в состав заказа).

Во втором случае указывается конкретный номер заказа, в который был включен товар.

Видео – некоторые вопросы в начале работы с Fusion POS:

Следующая ключевая подвкладка — «Перемещение». Здесь можно создать акт, применяемый в случае, когда осуществляется перемещение товара из одного заведения в другое. При необходимости создается шаблон акта, если движение товара по одной и той же схеме происходит регулярно.

Крайне полезная подвкладка — «Инвентаризация». Формируются акты о ее проведении. В каждом отражаются фактические остатки по товарным позициям, имеющимся на складе. Фьюжн ПОС автоматически отобразит расхождения. Можно ознакомиться со сведениями о ранее проведенных инвентаризациях.

Важнейшая вкладка системы — «Отчеты». Приводятся отчетные показатели по разным критериям. Анализ данных показателей позволит владельцу бизнеса принимать корректные управленческие решения. Можно, например, загрузить отчет о продажах по часам за тот или иной период, интересующий пользователя. Значимость данного функционала трудно переоценить, поскольку с помощью отчета можно увидеть, в какие периоды заказы совершаются наиболее активно. Как и увидеть периоды просадок — на которые можно назначить акцию — в виде скидки на блюдо или определенные товарные позиции, для стимулирования потребительского спроса.

Пользователь Fusion POS может сформировать информативный X-отчет с различными ключевыми показателями по продажам. Так, востребован формат такого отчета, в котором отражены:

• дата, время создания, номер отчета;
• сведения о пользователе, который создал отчет;
• количество сформированных (за отчетный период) чеков;
• показатели выручки — наличными, безналичными, по основной кассе, по различным подразделениям (например, если это большой ресторан, то выручку можно отобразить отдельно по кухне, бару, кальянной, службе доставки на дом).

Вкладка «Настройки точки продаж» в Панели управления Фьюжн ПОС позволяет отразить в системе (и отредактировать при необходимости) ключевые сведения о месте ведения деятельности. Прописываются:

• общие сведения (наименование точки продаж, адрес, сведения о скидках);
• настройки печати (чеков на кухню, предчеков, нулевых позиций в чеках — то есть, товаров с нулевой ценой, адреса заведения в чеке, пароля на Wi-Fi и названия сети в помещении точки общепита на чеке);
• данные по фискализации (сведения об использовании фискального регистратора, запросе e-mail клиента для передачи электронного кассового чека, использовании общего e-mail для получения чеков клиентов);
• данные о клиентах и бонусах (максимальный процент оплаты бонусами, установление — руководителем или иным уполномоченным лицом, возможности добавления клиентов через приложения на точке продаж, способы поиска клиентов);
• сведения о доставке (фиксируется время приготовления, способ приведения данных на экране доставке — с помощью списка либо с использованием календаря).

Важнейшая для ресторатора опция в рассматриваемой вкладке — «Редактор столов». Там можно создать карту зала в заведении. Есть возможность добавлять, удалять, переименовывать столы. Как и добавлять залы — например, VIP или летнюю веранду.

Следующий важный пункт — «Оборудование». Там будет происходить настройка использования различных типов периферийных устройств — таких как, например, чековый принтер, фискальный регистратор, эквайринговые терминалы, весы.

К числу прочих примечательных опций, доступных в Панели управления Fusion POS, можно отнести:

• функцию импорта и экспорта данных по полуфабрикатам;
• возможность указания типа оплаты по заказам;
• возможность экспортировать результаты инвентаризации в таблицу Excel;
• инструменты для указания конкретных причин списания товаров (ингредиентов);
• средства редактирования содержания приходных накладных.

Рассмотрим теперь конкретные сценарии задействования различных модулей Fusion POS более детально.

Управление столиками

Не всегда посетители заведения ведут себя предсказуемо в плане использования столиков и осуществления расчетов. Бывает так, что, например, человек начинает обедать за одним столиком, а затем пересаживается за другой. В части расчетов нередки ситуации, когда два человека совершают заказ вместе, но просят принести им раздельные чеки.

Видео – как в программе Fusion POS перенести заказ с одного столика на другой:

Программа Фьюжн ПОС позволяет легко учесть перемещение заказа с одного столика на другой. Как и «разделить» заказ по разным чекам. Решаются подобные задачи с использованием удобных экранных элементов — которые можно задействовать с любого устройства. Размеры соответствующих элементов можно при этом настроить под персональные предпочтения кассира или официанта.

Для пользователя терминала, в целом, доступно много полезных опций в части персонификации экрана. Например, есть возможность для сортировки категорий меню, а также для их перевода в скрытый режим на той или иной точке продаж. Есть примечательная опция по отображению комментария к заказу непосредственно на экране пользователя. Удобная визуализация составляющих интерфейса значительно облегчает и ускоряет в том числе управление столиками.

Модификаторы для кофейни

В Fusion POS есть специфический функционал для кофейни — в виде модификаторов, которые позволяют создавать различные комбинации реализуемых товаров (ингредиентов, добавок к ним). Есть устоявшиеся рецептуры коктейлей, напитков — например, на основе соков и кофе. Постоянный клиент может пожелать немного модифицировать их — например, посредством добавления большего объема сахара или включения в состав напитка новых ингредиентов (как вариант, мороженого в рецепт кофе, который данный ингредиент не предусматривал изначально).

Видео – как работать с модификаторами в Фьюжн ПОС:

С помощью модификатора Fusion POS можно удобно визуализировать изменение рецептуры блюда или напитка — обеспечивая максимальную персонификацию работы заведения в части взаимодействия с гостями.

Работа в ЕГАИС и системе маркировки

Чтобы организовать работу с ЕГАИС, пользователю необходимо:

1. Установить на компьютер универсальный транспортный модуль (УТМ) — скачав его в личном кабинете ЕГАИС и следуя инструкциям на сайте данной государственной информационной системы.

2. Настроить систему Fusion POS для работы с УТМ.

В этих целях необходимо войти в Панель управления, затем — выбрать раздел «ЕГАИС», далее — «Настройки». Далее — произвести необходимые действия, следуя короткой инструкции от разработчиков программы.

Особенность работы Fusion POS с ЕГАИС — в практически полной автоматизации процедуры обработки товарно-транспортных накладных средствами программы. Нет необходимости использовать какие-либо внешние решения. Можно загружать новые ТТН, подтверждать их, отклонять.

В свою очередь, система автоматически обеспечивает передачу данных по маркируемым товарам в систему «Честный знак». Применение данного функционала и вовсе не предполагает значительных трудозатрат со стороны пользователя программы. Во многом она сама помогает кассиру выполнять работу по учету указанных товаров.

Так, при добавлении маркированного товара в заказ на терминале кассира Fusion POS появится окно, в котором будет сообщено о необходимости сканирования кода маркировки, нанесенного на продаваемый товар (с указанием типа товара, подлежащего маркировке). Когда будет считан данный код, то маркируемый товар после добавления в заказ будет обозначен специальной отметкой, которая визуально отделит его от немаркируемых.

Фьюжн ПОС сигнализирует пользователям о попытке отсканировать код маркировки, который ранее уже был отсканирован (а значит, продан и учтен в системе «Честный знак»). Поэтому, не произойдет дублирования передачи данных.

Иные полезные опции Фьюжн ПОС

К числу прочих важнейших функций программы можно отнести:

1. Ведение справочников.

В их числе — справочник «Юридические лица», в который заносится информация об организациях, тем или иным образом фигурирующих в документообороте заведения. Например — поставщиков. Но для них есть также отдельный справочник.

Также предусмотрено ведение специализированных справочников по товарам (ингредиентам), а также категориям товаров. Их использование позволяет вести складской учет в определенных количественных и суммовых показателях (отражающих размер остатков, динамику прихода, списания). Они обеспечивают в том числе визуализацию параметров себестоимости отпускаемых товаров (блюд).

Панель управления позволяет быстро восстанавливать удаленные данные из справочников — в том числе товарных (или содержащих сведения об ингредиентах). В случае, если происходит удаление элемента, который связан с каким-либо документом по базе данных программы, то Fusion POS осуществляет его архивирование — то есть, не даст удалить полностью.

2. Использование специализированных приложений.

А именно:

• Fusion Pos для оформления заказа сотрудниками заведения;
• Fusion Board для руководителя предприятия, в котором отображается статистика в режиме онлайн.

Каждое из них имеет удобный интерфейс и позволяет обеспечивать оперативный информационный обмен данными.

Стоимость (тарифы)

Доступ к облачной программе Fusion POS можно оформить в рамках следующих основных тарифных предложений:

1. Лайт.

Стоимость — 1490 руб. в месяц при оплате на год (1790 руб., если помесячно).

Режим работы программы: «фаст-фуд».

Тариф подходит для начинающих предпринимателей, открывших мини-кофейню, вейпшоп или иную небольшую точку продаж. Предусматривает запуск программы лояльности с простыми скидками.

2. One.

Стоимость — 1790 руб. в месяц при оплате за год (1990 руб., если помесячно).

Режим работы: «фаст-фуд».

Тариф оптимален для небольших заведений с высокими темпами обслуживания клиентов, кофеен, фудтраков. Позволяет запустить систему лояльности:

• как с простыми, так и с накопительными скидками;
• со счастливыми часами;
• с бонусной системой.

3. Стандарт.

Стоимость — 2190 руб. в месяц при годовой оплате (2490 руб., если помесячно).

Режим работы: «фаст-фуд», «кафе».

Самый универсальный тариф для любого типа бизнеса.

Все тарифы позволяют формировать неограниченное количество позиций по меню, вести в одинаковой степени функциональный складской учет. Как и открывать аккаунты на любое количество пользователей (сотрудников заведения).

Все инструкции по работе с Fusion POS размещены в разделе ПОМОЩЬ на официальном сайте разработчика и удобно распределены по темам.

Видео – продажа весового товара через Фьюжн ПОС: