Автоматизация работы ресторана, кафе, бара, кофейни и других точек общепита

Автоматизация деятельности ресторана, кафе, бара, кофейни и других точек общепита, как и любого бизнеса предполагает решение широкого круга задач — технологических, юридических, управленческих. Предприятие общественного питания — объект, на котором решать подобные задачи зачастую особенно сложно. Дело в том, что в современном ресторане, кафе или даже обычной столовой производственные процессы распределены по нескольким уровням — каждый из которых имеет свои особенности. Ознакомимся подробнее с содержанием таких процессов и условиями их автоматизации.

Цели и задачи автоматизации ресторанов и кафе, других точек общепита

При автоматизации работы ресторана и кафе (как и большинства других типов точек общепита) главная задача — интеграция бизнес-процессов, которые осуществляются на разных производственных участках, в единую систему, которая управляется компетентными — имеющими необходимый опыт и квалификацию, людьми с помощью эффективных программно-технических решений.

Предполагается, что каждый «компетентный» человек сможет получать доступ к тем или иными функциям системы автоматизации со своего рабочего места. При необходимости — взаимодействуя (опять же, с использованием средств данной системы) с коллегами по различным вопросам. В рамках такого взаимодействия движение информации может быть организовано в соответствии с системой подчинения, сформированной на предприятии: то есть, от рядовых сотрудников к руководству. По существу, автоматизация в этом случае может быть частью или даже основным инструментом ведения управленческого учета.

Тогда сама по себе автоматизация будет решать еще одну задачу — предоставлять руководству ресторана достоверные сведения (подкрепленные статистикой по хозяйственным показателям) о ходе различных бизнес-процессов. На основании этих сведений владельцы бизнеса и менеджеры будут принимать решения по развитию своего предприятия общепита.

К прочим задачам автоматизации заведений HoReCa можно отнести:

• улучшение качества взаимодействия ресторана и посетителей (с акцентом на получение вторыми позитивных эмоций от такого взаимодействия);
• повышение эффективности работы ресторана с посетителями (выражаемое, к примеру, в сокращении времени обслуживания клиента без потери качества такого обслуживания);
• повышение качества документооборота (выражаемое, к примеру, в минимизации использования бумажных документов — вместо которых применяются электронные регистры);
• общее повышение производительности труда работников общепита (когда за определенный интервал времени человек успевает сделать больше без потери качества результатов труда).

Отметим, что последний пункт — совсем не второстепенный по значимости. Более того, в контексте деятельности современного ресторана его правомерно отнести к ключевым. Дело в том, что главные работники ресторана — официанты, не считая основных направлений деятельности (то есть, практического обслуживания посетителей), занимаются решением многих других задач — например, по ведению учетных книг или составлению отчетности. Автоматизация позволит работнику ресторана уделять решению таких задач минимум времени — и сконцентрироваться на профильных задачах (в том числе связанных с повышением компетенций, обучением — которые направлены на повышение качества основных направлений деятельности работника).

Кроме официантов, в ресторане работают бухгалтеры и другие люди, отвечающие за обработку различных типов хозяйственной документации. В современной точке общепита решение этих задач вручную — прямой способ «затормозить» бизнес, и автоматизация здесь просто необходима.

Если говорить о чисто экономических задачах — например, связанных с обеспечением роста выручки и прибыльности ресторанного бизнеса, то автоматизация также значительно способствует эффективности их решения. Объектом экономического анализа в ресторане может быть в буквальном смысле любая процедура, связанная с приготовлением блюда (или любая сопутствующая процедура — например, закупка ингредиентов для соответствующего блюда). Ход и результат данной процедуры могут быть учтены в системе автоматизации ресторана, а затем — могут быть использованы при анализе хозяйственной эффективности предприятия.

Автоматизация позволяет наладить управление рестораном с применением различных сетевых технологий. Прежде всего — тех, что связаны с удаленным контролем над хозяйственными процессами. При отлаженной системе автоматизации владельцу бизнеса совсем необязательно находиться в помещении ресторана: все сведения, собранные в рамках автоматизированного учета, могут быть переданы ему через интернет (в том числе в виде, удобном для зрительного восприятия — после обработки с помощью статистических инструментов).

Что включает в себя автоматизация предприятий общественного питания

Итак, автоматизация точки общепита может включать учетные процедуры на самых разных участках производственного процесса. К числу ключевых участков в данном случае можно отнести те, на которых производятся:

1. Процедуры, относящиеся к процессу обслуживания клиентов.

Прежде всего — в части получения и обработки заказов, фактической подачи блюд, расчетов с клиентами, получения обратной связи от них.

2. Процедуры, относящиеся к процессу приготовления блюд.

Они могут отражать ход взаимодействия как работников внутри кухни, так и самой кухни с другими структурными подразделениями предприятия общепита — тем же залом обслуживания посетителей или, к примеру, складом.

3. Процедуры, относящиеся к бухгалтерским процессам, отчетности.

Эти процедуры очевидным образом связаны с расчетами с посетителями. Предполагается, что данные по соответствующим расчетам в установленном порядке — и непременно автоматически, будут передаваться из зала в бухгалтерию.

4. Процедуры, связанные со складским учетом.

Никакой склад не работает «сам по себе»: как минимум, он взаимодействует с кухней. Как и, разумеется, с подразделениями ресторана, отвечающими за поставки (и приемку товаров от поставщиков).

5. Процедуры, связанные со взаимодействием ресторана со сторонними лицами (контрагентами, Налоговой службой, проверяющими органами).

Как правило, эти процедуры не связаны с основной деятельностью предприятия — но их осуществление может потребовать сбора информации, которая, в свою очередь, собирается с помощью различных средств автоматизации. Самое очевидное — когда данные о выручке, сформированные в том числе в фискальных регистрах кассовых аппаратов, используются для составления налоговой отчетности.

По существу, пространство для автоматизации работы ресторана практически не ограничено. В некоторых случаях она выходит на уровень непосредственного взаимодействия ресторана с клиентом — например, когда официантов заменяют самые настоящие роботы. Но пока такой опыт — скорее исключение даже в самых технологически развитых странах. Хотя и, безусловно, он способен задать мощные тренды в области автоматизации общепита в ближайшем будущем.

Пока что типичные направления автоматизации все-таки предполагают сохранение ключевой роли человека — который, так или иначе, правомочен принимать различные решения, связанные с управлением бизнес-процессами в ресторане. В большинстве случаев — с учетом специфики своей должности.

В целях внедрения системы автоматизации в ресторане могут быть применены различные виды оборудования и программного обеспечения.

Оборудование для автоматизации ресторана

В аппаратной части автоматизация предприятия общепита предполагает использование:

1. Оборудования, которое официант использует для взаимодействия с клиентами:

• терминалов для приема и обработки заказов;
• контрольно-кассовой техники;
• эквайринговых терминалов;
• денежных ящиков;
• считывателей карт лояльности.

2. Оборудования для склада:

• сканеров для штрих-кодов;
• складских электронных весов;
• терминала сбора данных (ТСД).

3. Оборудования для кухни:

• принтеров заказов, используемых на кухне и альтернативных решений (дисплеев);
• кухонных электронных весов.

4. Коммуникационных модулей (например, для связи кухни с залом и складом — и вообще для организации информационного обмена между любыми подразделениями предприятия общепита):

• вычислительных устройств — серверов, ПК, мобильных гаджетов;
• сетевых устройств (Wi-Fi-модулей, коммуникаторов).

Оборудование для автоматизации может быть дополнено различными сопутствующими техническими средствами. Например — теми, с помощью которых осуществляется необходимая интеграция инструментария в рамках локальной вычислительной сети — к которой подключены (при установленном уровне полномочий) различные рабочие места (официантов, барменов, бухгалтеров, сотрудников склада, менеджеров).

В самом общем случае предполагается выстраивание нижеследующей цепочки операций, в рамках которой применяются приведенные выше аппаратные решения:

1. При формировании заказа в зале обслуживания:

• официант — задействует вычислительный модуль (чаще всего — мобильный гаджет) для фиксации параметров заказа и его отправки на кухню (через Wi-Fi или мобильный интернет);
• кухня — принимает заказ, отразив его структуру на специальном чеке или на дисплее.

2. При выдаче заказа:

• официант — получает на свой мобильный гаджет сигнал с кухни о том, что заказ с такими-то параметрами готов;
• официант — приносит заказ, через некоторое время предъявляет клиенту чек на оплату заказа, считывает карту лояльности (при ее наличии);
• официант — используя кассовый аппарат (если оплата по карте — также эквайринговый терминал), производит расчет с клиентом, выдает ему фискальный чек.

3. При изготовлении блюд:

• кухня — используя вычислительные и коммуникационные устройства, запрашивает на складе остатки по товарам;
• склад — у которого все товары учтены (с применением считывающих устройств — сканеров, и сопутствующих вычислительных модулей) и взвешены, сообщает на кухню через сетевые интерфейсы (тот же Wi-Fi) о наличии тех или иных позиций, отражает факт их передачи по запросу.

Сведения о различных операциях, производимых в рамках приведенных выше процедур, могут собираться в аналитику (в том числе на серверах программ для автоматизации) и передаваться управляющим. Далее они — уже на своих вычислительных устройствах, просматривают и анализируют данные, формируют предусмотренную различными нормативами отчетность.

Участие в деятельности ресторана — не менее значимое (в сравнении с работой официантов, кухни и складов) с точки зрения обеспечения эффективного развития предприятия, выполняют бухгалтеры, маркетологи, специалисты PR-отдела, документоведы: в их компетенции могут находиться самые разные задачи, требующие автоматизации.

При этом, соответствующее обслуживание — это не только непосредственное общение официанта с клиентом, но еще и различные подготовительные и сопутствующие процедуры. Прежде чем угощать посетителя — угощение нужно «придумать», необходимым образом его оформить — отразив в меню. И это, конечно, только часть масштабного процесса «обслуживания» клиента в точке общепита.

Рассмотрим далее типичный алгоритм, в рамках которого производится обслуживание клиентов ресторана: он же будет основой схемы автоматизации хозяйствующего субъекта.

Типовая схема автоматизации точки общепита

Есть в принципе много схем, в рамках которых осуществляется практическая автоматизация ресторанов. Распространена схема, при которой выделяются следующие основные участки управления бизнес-процессами (по существу, это участки принятия решений по процедурам, составляющим данные бизнес-процессы):

• административный;
• производственный;
• клиентский.

Административный участок — это тот, где работает, собственно, администрация предприятия общепита, управляющие ресторана. На данном участке ответственные люди генерируют — используя различные инструменты автоматизации, информацию о товарах и услугах, что реализуются рестораном, а также о ценах на них. Эта информация передается, в свою очередь, на клиентские участки — то есть, в торговые залы, места, где ресторанные услуги оказываются непосредственно потребителям.

На основании сведений о ценах на товары и услуги — реализуемые рестораном, те люди, кто работает на клиентских участках, формируют меню и принимают в соответствии с отраженными там позициями заказы от посетителей. В результате формируется еще один тип информации — о составе заказа. Он, в свою очередь, передается на производственный участок — а именно, на кухню.

На практике здесь могут быть применены следующие инструменты автоматизации:

• портативный мобильный гаджет — на котором официант формирует заказ;
• кухонный принтер — на который гаджет присылает файл с заказом (либо кухонный дисплей — на который выводятся параметры заказа).

Кухонный принтер, в свою очередь, формирует чеки, на которых фиксируются данные по заказу (номер стола, ФИО официанта и характеристики блюд). На основании данных чеков заказы передаются официантам из кухни. Аналогичный информационный обмен между клиентским и производственным блоками может быть осуществлен с применением средств визуализации на кухонном дисплее.

Из кухни же на клиентский участок также передается информация о степени готовности заказа. Который затем доставляется клиенту и оплачивается — после чего клиентский участок направляет на уровень административного еще один тип информации — о совершенной продаже. Которая в установленном порядке обрабатывается (как правило, в целях анализа хозяйственных показателей или составления отчетности).

При приеме оплаты обязательно применяется кассовый аппарат — интегрированный, как правило, с сервером Оператора фискальных данных. На этом сервере (в Личном кабинете пользователя — то есть, ресторана как хозяйствующего субъекта) могут собираться различные полезные статистические данные о продажах. По существу, их сбор также представляет собой часть автоматизации работы ресторана — поскольку ответственные за анализ хозяйственной части подразделения (финансисты, бухгалтеры) могут быть обязаны в установленном порядке использовать подобные сведения в своей работе. В случае с ОФД требуемые данные уже будут собраны — и останется лишь решить вопрос с их получением из места их хранения (но это, как правило, совсем не проблема).

Эффективная автоматизация ресторана зависит в том числе и от того, насколько качественно и детально проработаны отдельные бизнес-процессы на предприятии общепита — в соотнесении с типами данных, которые обрабатываются в рамках таких процессов. Так, в современном ресторане выделяют бизнес-процессы:

1. В рамках которых производится обработка входящих данных.

Это данные:

• о блюдах (и продуктах, с помощью которых они изготавливаются);
• о меню;
• о заказах;
• о клиентах.

2. В рамках которых осуществляется формирование исходящих данных.

А именно — данных:

• об ассортименте и меню в привязке к определенному периоду (например, это может быть меню на день);
• о продуктах, которые ресторану необходимо закупить;
• о расчетах (например — реквизиты счетов на оплату для клиента);
• о заказах.

Управление бизнес-процессами может быть осуществлено в соответствии:

• с локальными нормативами хозяйствующего субъекта (например, уставом точки общепита);
• с муниципальным, региональным и федеральным законодательством (как и различными отраслевыми нормативными актами — имеющими отношение к определенной сфере).

Участниками управления бизнес-процессами будут как раз работники на приведенных выше уровнях принятия решений по хозяйственным операциям. То есть:

• управляющий ресторана — на административном уровне;
• шеф-повар и его подчиненные на кухне — на производственном уровне;
• официанты — на клиентском уровне.

Собственно, бизнес-процессы могут быть представлены процедурами:

• формирования ресторанного меню и сопутствующих источников данных (например, плана по закупкам);
• учета поступающих заказов (и их исполнения);
• формирования различных типов отчетности.

Так, в рамках процедур, относящихся к первому бизнес-процессу, могут производиться:

1. Обработка:

• данных о блюдах и продуктах;
• данных о составе меню.

2. Формирование:

• ассортимента, меню;
• перечней продуктов для закупки.

Главный участник процедур здесь — работник производственного блока. То есть, сам шеф-повар или его подчиненные.

В рамках второго бизнес-процесса будут производиться:

1. Обработка:

• данных о заказах;
• данных о клиентах.

2. Формирование:

• счетов на оплату;
• перечней заказов;
• сведений, на основании которых будет затем формироваться отчетность.

Здесь главный участник — уже работник клиентского блока, официант.

В свою очередь, в рамках третьего бизнес-процесса уже будет формироваться отчетность — при главной роли администрации ресторана.

Приведенные выше процедуры можно детализировать (на практике так и происходит). Например, при формировании меню работник производственного блока на практике:

1. Используя сведения о блюдах:

• формирует перечень блюд, а затем определяет их состав;
• формирует ассортимент по блюдам.

2. Определив состав блюда, формирует список продуктов, которые нужны для блюда (и которые требуется закупить).

3. В целях определения списка закупаемых продуктов — также использует имеющиеся «входящие» данные о продуктах.

4. Используя «входящие» данные по составу меню и с учетом ассортимента блюд — формирует меню на определенный период.

Содержание той или иной процедуры может быть регламентировано в тех или иных нормативах. Но это не всегда так, и, более того, в случае с рестораном здесь работает много исключений. Например, если говорить о формировании меню, то оно может быть полностью основано на личных предпочтений шеф-повара или его доверенных лиц.

Разные бизнес-процессы и процедуры, как правило, напрямую связаны друг с другом. Например, в рамках процедуры учета заказов — за которую отвечает работник клиентского блока, учитываются данные по меню, которое сформировано на производственном уровне.

Все указанные процедуры — соотносимые с отдельными бизнес-процессами, и будут объектами автоматизации ресторана. Чем она глубже — тем меньше «ручной» работы выполняет человек при решении тех задач, что характеризуют его трудовые функции и полномочия.

То, каким образом та или иная схема автоматизации реализуется на практике, определяется в том числе спецификой программного решения, с помощью которого осуществляется автоматизация работы точки общепита. Алгоритмы его работы могут быть разными — несмотря на общность типичных функций, которые выполняют современные программные решения для автоматизации ресторана или кафе.

Каким должно быть программное обеспечение для ресторанов и кафе

Невозможно определить универсальные, подходящие для любого бизнеса, критерии, на которые следует ориентироваться при выборе той или иной программы для автоматизации ресторана. Вместе с тем, можно выделить ряд общераспространенных требований к такому ПО.

Так, оно должно во всех случаях:

• обеспечивать заметное сокращение времени на сбор и обработку «входящей» информации — в сравнении с «ручной» ее обработкой;
• обеспечивать подготовку более качественной и точной информации (в сравнении с процедурами ее подготовки «вручную»);
• обеспечивать понятную для любого пользователя логику обработки и анализа информации (это важно, прежде всего, с точки зрения обучения программе, передачи опыта ее использования от одного человека к другому).

Основа логики автоматизации ресторана общая для всех программ — и она включает следующие ключевые принципы:

1. Принцип постоянства обратной связи между разными участками управления предприятием.

Когда производится передача данных с кассового терминала официанта на кухню — оттуда ожидается сигнал о готовности заказа в соответствии со сформированным чеком (или данными на дисплее). Обратная связь поддерживается в «автоматическом» режиме: практически исключается ситуация, когда о заказе забыли, или когда его состав не соответствует заявленному.

2. Принцип контролируемости процедур.

Предполагается, что любая процедура, составляющая бизнес-процесс (и, как следствие, автоматизируемая с помощью ПО) будет объектом контроля — реализуемого средствами ПО для автоматизации. Права доступа к таким средствам, в свою очередь, соотносятся с уровнями юридических правомочий конкретных пользователей: как правило, чем выше человек по должности, тем больший объем средств контроля будет находиться у него в распоряжении.

3. Принцип технической доступности функционала ПО.

Предполагается, что воспользоваться той или иной функцией ПО для автоматизации сможет любой работник с любого устройства — если у него на то есть юридические полномочия. Для этого в программе не должно быть предусмотрено существенных технологических препятствий. Можно отметить, что практически полное их отсутствие наблюдается в случае применения облачных технологий.

В целом, большинство программных продуктов для автоматизации ресторанов, доступных на российском рынке, следуют соответствующей логике — которая базируется на принципах, приведенных выше. Поэтому, различия между ними стоит искать в иных аспектах. Например — отражающих состав требований конкретных пользователей к продукту.

Если говорить о ключевых требованиях к функционалу ПО для автоматизации, то их перечни будут зависеть, очевидно, от того, кем именно используется программа, на каком уровне она применяется. На производственных участках требования будут одни, на клиентских — совсем другие.

Важно при этом, чтобы используемое ПО выполняло ряд обязательных — напрямую влияющих на эффективность автоматизации, функций. Рассмотрим их подробнее.

Ключевые функции программных решений для автоматизации

В число функций, о которых идет речь, входят:

1. Организация управления:

• залом;
• баром;
• кухней;
• складом;
• иными подразделениями — теми же бухгалтерскими отделами, PR.

2. Учет продуктов (ингредиентов), блюд, составов меню.

3. Обеспечение применения контрольно-кассовой техники (в соответствии с законодательством — то есть, Законом № 54-ФЗ и связанными с ним нормативными актами).

4. Формирование отчетов (как внутренних, так и в целях выполнения требований законодательства).

5. Ввод в различные информационные системы:

• данных о продуктах, блюдах (в том числе справочно), товарах и услугах, работниках ресторана;
• данных об издержках на изготовление блюд;
• данных о заказах и их структуре;
• данных о посетителях ресторана.

6. Формирование:

• источников данных по продажам (в том числе в контексте отдельных блюд);
• источников данных по результатам работы каждого сотрудника.

7. Обеспечение взаимодействия ресторана с клиентом.

В самом общем случае клиент ресторана не входит в число пользователей того или иного программного решения, которое используется в целях автоматизации точки общепита. Он пользуется ей при посредничестве официанта — и фактически получает от нее:

• данные по составу меню;
• сведения по заказам;
• данные на оплату (сумму, структуру чека).

В свою очередь, можно также выделить общие типы операций, выполняемых программными продуктами, которые применяются в целях автоматизации работы ресторана. Это операции:

• по сбору и обработке «входящей» информации;
• по учету различных показателей эффективности работы лиц, которые принимают решения на различных участках управления хозяйственными операциями;
• по формированию отчетности.

Если говорить о классификации программ для автоматизации ресторана, то очень условно можно выделить решения двух типов:

• серверные — предполагающие использование рестораном собственных вычислительных ресурсов (в частности, компьютеров, на которые инсталлируется программный продукт для автоматизации точки общепита);
• облачные — предполагающие использование ресурсов, арендуемых у поставщика программного продукта для автоматизации.

Рассмотрим специфику применения этих продуктов подробнее.

R-Keeper как серверный вариант ПО для ресторанов

В самой распространенной версии — R-Keeper 7 (ССЫЛКА), программа представлена следующими компонентами:

1. Кассовым сервером, к которому подключены:

• вычислительный модуль (компьютер, мобильный гаджет) бармена;
• вычислительный модуль официанта;
• кассовый аппарат;
• веб-интерфейс для управления различными модулями.

2. Сервером справочников — который используется, главным образом, на административном уровне управления бизнес-процессами.

Очень условно первый сервер можно назвать компонентом «фронт-офиса», а второй — «бэк-офиса», но технологически они не обособлены друг от друга. Они входят в одну систему, внутри которой присутствуют две соответствующие ключевые логические области управления бизнес-процессами на предприятии общепита.

В состав программы также входит несколько подсистем. В их числе — подсистемы:

• справочников;
• обеспечения применения ККТ;
• управления рабочим местом управляющего;
• управления базой данных;
• слежения за работой пользователей;
• интеграции программы с внешними продуктами.

Каждый вычислительный модуль, используемый пользователем R-Keeper, принято называть «станцией». Все они объединяются во внутрикорпоративную сеть. В ряде случаев функционал одной станции предусматривает управление настройками на другой. Так, например, настройка ККТ производится с помощью станции менеджера — то есть, с его личного компьютера.

Программа также предусматривает дифференцирование пользователей по ролям (соответственно, по уровням компетенций). Выделяются роли:

• официанта;
• бармена;
• работника кассы;
• менеджера;
• управляющего рестораном.

Каждый из них имеет определенный перечень прав на пользование теми или иными функциями программы. Так, официант может:

• формировать счета;
• формировать заказы;
• открывать столы.

Бармен может делать то же самое, а также производить расчеты с помощью контрольно-кассовой техники. Если расчеты наличные — имеет доступ к денежному ящику. При этом, у бармена нет доступа ко всем счетам. Но он есть у кассира.

Программа R-Keeper по умолчанию включает достаточно удобную схему классификации блюд по меню ресторана. Выделены следующие группы блюд:

• холодные закуски;
• горячие закуски;
• напитки.

И это, конечно, далеко не полная схема классификации: она может быть дополнена иными категориями на усмотрение ответственных лиц.

Видео — модификаторы и комбо-блюда в программе R-Keeper:

В отношении каждой категории блюда формируется отдельный справочник. Который включает в себя исключительно детализированные описания блюд. Каждое из них можно «привязать» к той или иной категории, используя определенное основание. Такая возможность позволяет осуществлять детальный анализ работы точки общепита — например, в целях формирования отчетности по реализации отдельных блюд.

Можно привязать блюдо к той или иной категории потребителей. Например — определить блюда для детей, взрослых, пенсионеров — чтобы затем предлагать их в соответствии с возрастной категорией посетителя, который делает заказ.

За номенклатуру блюд отвечают, как правило, управляющий рестораном и шеф-повар. И у того и другого в программе R-Keeper есть удобный инструментарий.

Управляющий рестораном — человек, который в общем случае отвечает за установление цен на услуги ресторана, определяет стоимость блюд. Программа R-Keeper позволяет настроить определение цены блюда в удобной валюте и с учетом наценок — в том числе привязанных ко времени и к иным условиям выполнения заказов. Также могут учитываться различные скидки и прочие преференции для посетителей.

Еще одна компетенция управляющего — формирование отчетности. Программа R-Keeper позволяет смотреть финансовые отчеты различных типов, привязанные к любым периодам.

Видео — как программа R-Keeper помогает бороться с воровством в ресторане:

Таким образом, можно говорить о том, что общие принципы автоматизации ресторана, в целом, соответствуют тем принципам, по которым обеспечивается функционирование программ, подобных R-Keeper. С помощью таких программ люди на различных участках управления бизнесом (как мы уже знаем, это зал, кухня, администрация) решают возложенные на них задачи — при обеспечении высокой эффективности организации своего труда.

Облачный продукт Poster POS

Теперь ознакомимся с возможностями облачного решения — Poster POS (важно: в настоящий момент не работает в РФ). Его особенность — в том, что оно приспособлено к автоматизации бизнес-процессов на различных уровнях работы предприятия общепита с применением унифицированных облачных интерфейсов. Система Poster POS решает задачи, связанные:

• с обеспечением использования ККТ в ресторане;
• с управлением складом;
• с аналитикой;
• с управлением клиентами.

К числу отличительных особенностей продукта можно отнести:

• возможность применения кухонных экранов — вместо принтеров (на этих экранах отображаются все необходимые данные по заказам от официантов);
• возможность применения онлайн-витрины — для получения заказов от клиентов через сайт ресторана (сведения по этим заказам оперативно передаются на вычислительные модули к официанту).

Программа Poster POS – как и многие другие облачные решения, универсальна. Функционирует она на базе Windows, iOS, Android – в любом сочетании устройств. Все данные, обрабатываемые в системе, хранятся на облачных серверах — ресторану в принципе можно не задействовать свой. Все модули программы обновляются в автоматическом режиме.

Ключевой технологический модуль инфраструктуры Poster POS – терминал. Он может быть представлен любым вычислительным устройством, используемым работником ресторана (официантом, барменом, кассиром) — компьютером или мобильным гаджетом. Терминал в «режиме одного окна» позволяет решать задачи, связанные:

• с расстановкой столиков;
• с приемом оплаты различными методами;
• с получением онлайн-заказов;
• с формированием отчетности по чекам и различными финансовым показателям;
• с обменом данными между клиентским и производственным блоками ресторана.

Видео — как работать с терминалом продаж в системе автоматизации ресторанов и кафе Poster POS:

Таким образом, пользователь — вне зависимости от того, какую должность занимает, использует терминал в целях выполнения конкретных задач (одной или нескольких). Порядок распределения этих задач может определяться многими обстоятельствами, и прежде всего — масштабами бизнеса. Если это небольшой фудтрак, то задачи, характерные для должности и кассира и бармена, будет выполнять один и тот же человек (он же, скорее всего, будет и «управляющим» своим бизнесом). Если это крупное кафе — то задачи, очевидно, распределяются между разными должностями.

Вместе с тем, для удобства управляющего рестораном в программе Poster POS предусмотрено несколько типовых должностей — которым соответствуют определенные полномочия по пользованию функционалом рассматриваемой программы. Речь идет о должностях:

• владельца бизнеса;
• администратора;
• администратора зала;
• кладовщика;
• маркетолога;
• официанта.

Полным доступом к возможностям платформы, таким образом, обладают владелец ресторана и администратор. Наименьшими полномочиями по умолчанию — официант (который в общем случае может пользоваться только терминалом). При этом, возможно редактирование правомочий по любым должностям, а также создание новых должностей — с установленными для каждой из них правомочиями.

Модуль терминала в инфраструктуре Poster POS дополняется многими другими функциональными компонентами программы. В их числе:

1. Модуль для сбора статистики и формирования аналитики.

Там отражаются (в удобном для зрительного восприятия виде) сведения по продажам — за те или иные периоды, а также в привязке к разным критериям. Возможен просмотр статистики по отдельным официантам, торговым объектам и даже способы оплаты счетов клиентами.

2. Модуль управления меню.

Здесь предусмотрены подготовка технологических карт, классифицирование блюд по различным категориям, расчет наценок и определение цены блюд (с учетом их себестоимости). Обеспечивается отдельный учет полуфабрикатов — то есть, заготовок для технологических карт, на основании которых может быть оформлен заказ на конкретное блюдо. Отдельно классифицируются готовые товары (не проходящие обработку на производственных участках ресторана) и ингредиенты (используемые, в свою очередь, при такой обработке).

Возможна настройка отпуска товара или блюда на развес — например, если это орехи.

3. Модуль управления складом.

С его помощью ответственное лицо отслеживает остатки по товарам на складе в режиме реального времени и производит предусмотренные локальными нормативами и законодательством процедуры — например, инвентаризацию. Предусмотрено информирование пользователей о заканчивающихся позициях на складе.

Также в программе Poster POS предусмотрено использование модулей управления финансовыми обязательствами и маркетингом. Но это уже второстепенные направления автоматизации ресторана — хотя тоже, безусловно, важные.

Видео — раздел Финансы в системе Poster POS:

Таким образом, основной логический принцип автоматизации ресторана (в части ключевых процедур, составляющих бизнес-процессы) с помощью решения Poster POS – управление бизнес-процессами с помощью единого интерфейса. Доступ к тем или иным функциям программы открывается в зависимости от прав конкретного пользователя.

Реализация отмеченного логического принципа возможна, в первую очередь, благодаря тому, что функционал программы воспроизводится на базе облачных технологий. Ключевые программные модули располагаются на серверах разработчика, в то время как на стороне пользователя находятся, главным образом, только интерфейсы для получения доступа к тем или иным функциям продукта.

Тот факт, что программа Poster POS — облачная, также значительно облегчает ее внедрение и настройку. При необходимости — обеспечивает быструю взаимозаменяемость работников. Человек, который привык к определенному интерфейсу, сможет оперативно освоить дополнительный функционал, если доступ к нему осуществляется через тот же самый интерфейс.

Комплексное решение для ресторанов и кафе СБИС Presto

Познакомимся с возможностями комплексного решения — СБИС Presto (ССЫЛКА).

Presto – это уникальный сервис, сопровождает всю работу заведения: от приема заказа до списания продуктов и расчета зарплаты. Оно подходит для автоматизации любого типа заведений – кафе, столовых, ресторанов, сетей, доставки еды.

Для работы вам понадобится только браузер и интернет. На случай проблем с сетью, есть офлайн-приложение, которое автоматически синхронизируется с облаком при появлении интернета.

Основной принцип программы – все в одном окне

Видео — о работе в программе Presto:

Presto включает:

• фронт-офис – программа, с которой будут работать официанты, кассиры и бармены.
• мощный бэк-офис – полноценная учетная система с аналитикой для владельца.
• мобильные приложения для официанта и повара – для оперативной работы.

Быстрая кассовая программа

Presto позволяет быстро пробивать чеки даже при большом меню – самые ходовые позиции на главном экране + меню разделено на подразделы.

В Presto легко настроить скидочную программу любой сложности: от обычной акции «-15%» до многоуровневой накопительной системы. При соблюдении заданных условий Presto автоматически пересчитает сумму заказа.

Учет

Presto позволяет вести полноценный складской учет без каких-либо сторонних программ. В сервисе вы легко оформите приход, перемещения, инвентаризацию, списание продуктов по истечению срока годности, возврат поставщику, пересортицу.

В базе Prestо более 3 000 технологических карт. Можно использовать их или заполнить свои в наглядном редакторе. На основании рецептуры и закупочных цен Presto рассчитает плановую себестоимость, а при изменении цен – автоматически пересчитает.

Presto автоматически рассчитывает запас продуктов и формирует заказ поставщикам на те позиции, запас которых подходит к концу. Presto постоянно актуализирует прайсы сотен поставщиков, сравнивает цены и показывает, где выгоднее закупиться.

Аналитика для владельца заведения

Руководителю Presto предоставит отчет по работе заведения – выручка, средний чек, остатки денег на счетах, какие блюда продаются лучше, какие хуже.

Приложение для официанта и повара обеспечивают мгновенную связь зала и кухни

Официант принимает заказ на смартфон на Android. Состав блюда, особенности, фото – все в приложении, а значит, гости точно получат ответы на свои вопросы.

Как только заказ отправлен, повар сразу видит его на экране на кухне. Тут же смотрит время приготовления, очередность, комментарии, рецепт.

Заказ готов – повар мгновенно сообщает об этом официанту касанием экрана (для планшета) или сканируя штрихкод (для телевизора).

В сервисе СБИС Presto есть все для организации доставки

• Готовый виджет для заказа за несколько минут ставится на страницу в соцсетях или на сайт. Система сама «подтянет» меню с ценами.
• Интеграция с DeliveryClub. Меню и цены автоматически отобразятся на сайте агрегатора, а заказы — в Presto. Вам не нужно постоянно мониторить свой личный кабинет в Delivery.
• Приложение СБИС Курьер показывает курьерам полный список заказов на день, позволяет принять оплату на выезде и пробить чек прямо с телефона, подключив фискальный регистратор по Bluetooth.

Полезные фишки Presto порадуют даже искушенного пользователя. Например, вместо топорной схемы зала прорисована детальная, используются наглядные аватарки для гостей, чтобы точно не перепутать, кто и что заказал. Экран повара умеет проговаривать заказ, чтобы не отвлекать от процесса готовки. Есть возможность загрузить каталог продуктов и готовых техкарт одной кнопкой, привязать видеофиксацию к каждому чеку и т.д.

Видео — отзыв клиента об автоматизации работы кофейни с помощью программы Presto:

Отменный бонус – если у других для работы с ЕГАИС и Меркурием нужны отдельные сервисы, то в Presto обмен с госсистемами прямо из коробки. Гасите ВСД и оформляйте вскрытие алкоголя, ни куда не переключаясь, по итогам смены сервис автоматически отчитается.

Разработчик – компания Тензор, известна, главным образом, своими решениями для электронной отчетности в госорганы и документооборота. В Presto этот функционал тоже реализован. Можно не покупать дополнительное ПО, а прямо в системе отчитаться в госорганы, подписывать бухгалтерские и кадровые документы.

На какие ещё системы автоматизации ресторанного бизнеса следует обратить внимание

Отметим, что, не считая отмеченных выше решений — R-Keeper, Poster POS и СБИС Presto, безусловного внимания также заслуживают продукты:

1. «Штрих-М: Ресторан Back Office» (ССЫЛКА).

Это один из самых универсальных продуктов в своей категории. Его можно внедрить на практически любом предприятии общепита.

Главная особенность программы — в приспособленности к учету движения товаров и денежных средств как объектов управленческого учета. Приоритет решения задач в рамках такого учета — это основа логики автоматизации, что применена в рассматриваемом продукте.

То есть, решение — это инструмент собственника или управляющего рестораном, с помощью которого заинтересованное лицо получает нужную информацию для принятия управленческих решений.

2. Iiko (ССЫЛКА).

Основа логики автоматизации: повышение эффективности работы персонала за счет контроля над его действиями. Мониторинг всех составляющих управления бизнесом в программе осуществляется в режиме реального времени.

Программа выпускается как в облачной, так и в серверной версиях. Возможна интеграция программы с сайтом ресторана и мобильным приложением, если оно у него есть (а если нет — разработчики ПО предложат варианты обращения к разработчикам).

3. «1С:Предприятие 8. Ресторан» (ССЫЛКА).

Основа логики автоматизации: адаптация учетных модулей к бизнес-процессам на предприятии общепита любого масштаба при сохранении централизованного управления формированием ключевых источников данных (меню, цен на блюда).

Все они в полной мере соответствуют описанным выше ключевым критериям качественного продукта для автоматизации ресторанного бизнеса.

Важнейший практический нюанс автоматизации любого бизнеса — стоимость данной процедуры. Ознакомимся с ключевыми ее составляющими.

Стоимость автоматизации ресторана

Расходы на автоматизацию предприятия общепита очевидным образом будут складываться из издержек:

1. На приобретение оборудования для системы автоматизации.

В среднем «комплект» из ключевых аппаратных компонентов — для кассы, торгового зала и кухни, обойдется примерно в 70-80 тыс. рублей. Безусловно, по техническим характеристикам устройства могут различаться, но разброс цен здесь, как правило, не слишком большой.

К числу самых «волатильных» по цене аппаратных компонентов можно отнести контрольно-кассовую технику. Стоимость одной онлайн-кассы может варьироваться (без учета цены фискального накопителя — который, однако, во всех случаях устанавливать обязательно) от 5000 до 70 000 рублей и даже больше.

Выбор кассы зависит:

• от количества посетителей (чем их больше, тем производительнее и дороже будет касса);
• от требований по автономности работы ККТ (соответственно, по характеристикам аккумулятора);
• от требований по поддержке коммуникаций (может потребоваться совместимость кассы с определенными проводными или беспроводными интерфейсами);
• от требований по механизмам интеграции ККТ с различными информационными системами предприятия общепита (как правило, потребность в такой интеграции тем выше, чем крупнее предприятие);
• от величины издержек ресторана на настройку и обслуживание ККТ — характеризующих ту или иную модель онлайн-кассы.

В зависимости от масштабов и структуры точки общепита выбирается оптимальное количество онлайн-касс. В случае, если ресторан принимает заказы, которые оплачиваются онлайн, возможны дополнительные издержки на интеграцию CRM-системы на сайте предприятия и фискальных устройств в офисе (или арендованных на стороне).

Фискальные накопители, обязательно устанавливаемые в онлайн-кассе, бывают двух основных типов:

• со сроком службы до 13 или 15 месяцев (применяются на общем режиме налогообложения);
• со сроком службы до 36 месяцев (применяются на спецрежимах — УСН, ЕНВД, ПСН).

Накопители с менее длительным сроком службы стоят порядка 7000 рублей, а те, что призваны работать дольше — порядка 10 000 рублей. При этом, не всегда экономнее покупать один «долгосрочный» накопитель: он может переполниться, выйти из строя гораздо раньше положенного срока — и тогда придется покупать по полной цене новый.

Почти одинаковы (порядка 3000 рублей в год) расценки на подключение касс к Операторам фискальных данных. По сути, их ценовая политика однотипна (но иногда отдельные бренды запускают привлекательные программы лояльности, поэтому перед заключением контракта с ОФД следует осмотреть текущие предложения на рынке).

2. На установку программного обеспечения — или получение доступа к ней по подписке, если программа облачная.

Ценовой разброс в части ПО — огромный. К числу самых дорогих продуктов правомерно отнести решения под брендом iiko. Его особенность — в необходимости совершения регулярных ежемесячных отчислений в счет получения доступа к функциям. В среднем цена такого доступа составляет порядка 6000 рублей для точки общепита с 1 кассой. Каждая дополнительная обходится дешевле (около 2000 рублей). Также предусмотрена доплата за пользование дополнительными сервисами клиентской поддержки.

В случае с R-Keeper расходы складываются:

• из единовременного платежа за лицензию (в зависимости от типа оборудования, используемого на кухне — 50-60 тыс. рублей);
• из оплаты услуг на внедрение системы и обучение работников (11-15 тыс. рублей);
• из последующих ежемесячных отчислений на клиентскую поддержку (от 3500 рублей).

Доступ к облачной платформе Poster POS оплачивается только по подписке в соответствии с установленными тарифами (ССЫЛКА). Оплата в расчете на месяц зависит от периода предоплаты: если купить доступ на 1 год, то в расчете на 1 месяц он выйдет дешевле. В среднем, цена доступа составляет порядка 3000 рублей на одну точку общепита. Но практическая цена пользования программой определяется очень многими критериями — которые заслуживают отдельного внимательного изучения. А за дополнительными разъяснениями по поводу этих критериев всегда можно обратиться к консультантам от фирмы-разработчика ПО.

Резюме

Автоматизация работы ресторана и кафе — это внедрение различных технических и программных средств, позволяющих свести к минимуму «ручные» действия сотрудников точки общепита, выполняющих различные трудовые функции соотносительно со своей должностью и правомочиями. Это могут быть действия в рамках:

• обслуживания клиентов;
• формирования меню, блюд;
• взаимодействия официантов с кухней;
• взаимодействия кухни и склада;
• ведения статистики и формирования отчетов.

Алгоритмы автоматизации определяются содержанием бизнес-процессов на различных участках управления предприятием общепита. Как правило — в привязке конкретных процедур, составляющих бизнес-процесс, к роли, выполняемой тем или иным работником ресторана.

Основа логики автоматизации современных программ, которые для нее предназначены — разграничение доступа к функциям ПО для автоматизации соотносительно с содержанием работы конкретного человека. При этом изучение новых функций сотрудником может быть значительно облегчено за счет внедрения ПО с единым для всех пользователей интерфейсом. Лучше всего такие интерфейсы работают в облачных решениях — таких как Poster POS.