За счет чего и как происходит автоматизация торговли в магазине

Многие современные торговые предприятия стремятся к автоматизации торговли в магазине и всех бизнес-процессов. Но для чего она нужна? Какие для этого могут быть использованы программное обеспечение и оборудование?

Что понимать под автоматизацией торговой точки

Понятие «автоматизация» в любом контексте соответствует работе некоторого механизма или выполнению процедуры без участия человека. На практике функции человека заменяет компьютер с тем или иным специализированным программным обеспечением.

В контексте розничной торговли «автоматизация» — как процедура замены труда человека работой машины, прежде всего, касается ведения различных видов учета — бухгалтерского, налогового, товарного, а также формирования отчетности.

Но это, безусловно, не единственные области автоматизации в рассматриваемом сегменте. Ее в рознице также можно пронаблюдать на примере:

• автоматизации ввода данных в кассовый компьютер при формировании чека (в этих целях используется сканер — для считывания штрих-кода);
• автоматизации процедуры фискализации платежей — когда онлайн-касса пробивает чеки без участия человека в установленных случаях (как правило, такая процедура осуществляется при продаже товара онлайн или через вендинговый аппарат);
• автоматизации расчета зарплаты персонала, длительности их отпусков и иных показателей, используемых в кадровом учете;
• автоматизации расчета обязательств перед контрагентами (и наоборот);
• автоматизации подготовки различных документов, используемых в деловых правоотношениях (например, договоров, писем).

Так или иначе, автоматизация в области учета — ключевая. Хотя бы потому, что ее замена трудом человека в современных условиях — попросту бесперспективна. Даже в самой небольшой торговой точке, как правило, проводится довольно много процедур, подлежащих учету и отражению в различных бухгалтерских и налоговых регистрах. Такой учет должен происходить оперативно и без ошибок — оба критерия в рамках «ручного труда» соблюсти очень сложно.

Рассмотрим подробнее, какие задачи по автоматизации учета — ключевого направления автоматизации на современном торговом предприятии, могут стоять перед владельцем бизнеса.

Задачи автоматизации учета в магазине

К числу ключевых задач автоматизации учета в торговле (отметим, что эти задачи могут быть характерны как для оптовой торговли, так и для розничной) относятся:

• учет перемещения товаров (от поставщика и обратно к нему — при возвратах в предусмотренных случаях, от склада на витрины, между складами);
• мониторинг количества товаров в установленной номенклатуре;
• ведение документации по операциям с товарами;
• учет ценообразования;
• учет продаж;
• учет использования и перемещения тары;
• учет расчетов с контрагентами;
• своевременное формирование отчетов — в соответствии с законодательством и локальными нормативами на торговом предприятии.

В случае, если торговое предприятие в силу закона или по своей инициативе ведет бухгалтерский учет, то соответствие процедуры его осуществления положениям законодательства — отдельная масштабная задача в рамках автоматизации торговли. Главный критерий такого соответствия — правильность применения бухгалтерских счетов, с помощью которых составляются проводки, каждая из которых отражает в бухгалтерских регистрах факт совершения какой-либо хозяйственной операции с товаром (и не только). Таких счетов — десятки, их возможных сочетаний — совершенно немыслимое количество. Поэтому, автоматизация здесь — просто необходима. Наличие хотя бы одной ошибки в регистрах учета приведет к тому, что «дебит с кредитом» попросту не сойдутся, и бухгалтерская отчетность не будет составлена правильно.

Отметим, что и в части налогового учета в торговле — все не так просто. Да, здесь нет сотен и даже тысяч проводок, в которых можно запутаться. Однако, в деятельности предприятия могут наблюдаться далеко не самые простые сценарии налогообложения — в рамках которых владельцу бизнеса предстоит корректно исчислить, уплатить налог, а затем отчитаться по нему. Особо сложной будет процедура исчисления налога для предприятия, которое вынуждено время от времени балансировать между разными налоговыми режимами. В определенные моменты оно может становиться налогоплательщиком НДС, а спустя некоторое время — освобождаться от уплаты данного налога (как следствие, возникает необходимость в корректном исчислении НДС в «переходный» период). Есть много нюансов в части налогообложения доходов работников — представленных зарплатой, в части процедур, характеризующих импорт товара — если магазин занимается им.

Таким образом, и в направлении налогового учета автоматизация — крайне нужная процедура на торговом предприятии. Неверное исчисление платежей в бюджет способно в буквальном смысле привести к банкротству предприятия — которое может столкнуться с необходимостью уплаты крупных штрафов, предусмотренных за налоговые правонарушения.

Любая хозяйственная операция становится учетной, только если факт ее совершения тем или иным образом задокументирован. В бухгалтерии те документы, что показывают совершение хозяйственной операции, именуются первичными. Они должны быть:

• составлены по форме, предусмотренной законом или локальным нормативом;
• заполнены в установленном порядке.

Даже на небольшом торговом предприятии спектр учетной документации может быть весьма широким. В него, как правило, входят:

1. Базовые первичные документы — те, что отражают факт отпуска товара.

Например, это может быть кассовый чек — если товар отпущен физлицу, накладная, счет-фактура — если товар отгружен контрагенту.

2. Сличительные и сверяющие документы — те, что удостоверяют определенные характеристики товара, их количество и комплектность.

Типичные сверяющие документы — акт приемки товара, акт о расхождении по количеству и качеству ТМЦ.

3. Документы, удостоверяющие движение товара внутри предприятия.

Примеры таких документов — журнал учета товаров на складе, накладная на внутреннее перемещение, товарный ярлык.

4. Документы, удостоверяющие состояние товара (на основании которых с ним могут быть произведены те или иные действия).

Так, например, на основании акта об осмотре товара — по итогам которого выявлена его поломка и отсутствие перспектив ремонта, бухгалтерия может осуществить списание товара.

5. Сопутствующие документы (как правило, дополняющие те, что относятся к первичным).

К их числу можно отнести различные ведомости, сопроводительные реестры, товарные отчеты. Все они применяются в целях детализации сведений, показанных в первичных документах.

Обе процедуры, отмеченные выше — выбор нужной формы и ее заполнение, может осуществить человек (и на практике регулярно осуществляет это на многих современных предприятиях). Однако, быстрее (и с меньшей вероятностью возникновения ошибок) это сделает компьютер с программой, приспособленной к выполнению данных процедур.

Автоматизация здесь тем более уместна, чем большее количество форм утверждено к использованию на торговом предприятии. Разумеется, играет роль и сложность их заполнения. Если человеку может понадобиться несколько минут или даже часов на то, чтобы вникнуть в особенности структуры той или иной учетной формы для ее последующего заполнения, то машина сделает требуемую работу за секунды.

Рассмотрим теперь, с помощью каких программных инструментов автоматизации торговое предприятие может решить задачи, о которых идет речь.

Решение задач по автоматизации торговли в части выбора программного обеспечения

Программы для автоматизации торговли можно классифицировать по разным критериям. В их числе:

• масштабы предприятия;
• сегмент его деятельности;
• функционал.

При этом, само программное решение может относиться к линейке, в рамках которой выпускается несколько модификаций ПО, каждая из которых наилучшим образом приспособлена к решению задач в определенном направлении.

Распространена классификация программных продуктов для учета на комплексные и специализированные решения. Комплексные отличает универсальность: они призваны обеспечить в рамках учета охват большинства хозяйственных операций. Специализированные — как правило, какой-то один процесс (например, только складской учет).

Оба типа программного обеспечения при этом классифицируются:

• на программы с фиксированной конфигурацией на пользовательском уровне (в их структуру пользователь не может вносить сколько-нибудь существенные изменения);
• на программы с частично фиксированной конфигурацией (в которых пользователь управомочен вносить некоторые изменения в структуру ПО);
• на программы без фиксированной конфигурации (в них пользователь, в свою очередь, наделен широким кругом полномочий по изменению структуры ПО).

По критерию коммерциализации учетные программы делятся (как и большинство других типов программного обеспечения) на:

• бесплатные;
• условно-бесплатные;
• платные.

При этом, в рамках одной и той же линейки программных продуктов могут присутствовать решения всех трех типов. Понятно, что они будут значительно различаться по функциональности, и эти различия могут прослеживаться:

• в функционале ПО (в бесплатных и условно-бесплатных версиях программ он, как правило, значительно уступает тому, который характеризует платные версии);
• в длительности разрешенного пользования ПО (в том числе и в полнофункциональной версии);
• в количестве операций, которые можно произвести (учесть — если говорить о профильном применении ПО для торговли) с помощью программы — до момента ее блокировки (либо перевода в режим минимизации функционала).

Предприятие, начавшее пользование бесплатным или условно-бесплатным решением в рамках линейки, где есть и коммерческий продукт, впоследствии сможет при минимальных затратах по времени перейти на полнофункциональную платную версию ПО — и в этом преимущество пользования соответствующими «линейными» решениями. А если фирма начала задействовать бесплатное ПО от одного поставщика, а затем решила радикально перейти на платный продукт от другого бренда — данная процедура может получиться несопоставимо более сложной (хотя это не всегда так).

При выборе ПО следует в любом случае учитывать его отраслевую специализацию, функционал, ресурсы технической поддержки и иные факторы, обнаруживаемые в ходе сопоставления характеристик ПО и бизнес-модели конкретного предприятия. Реальную эффективность от внедрения тех или иных программ во многих случаях сложно спрогнозировать до начала его практического применения. Владельцу бизнеса нужно быть готовым к тому, что, возможно, в ходе эксплуатации ПО придется рассмотреть возможность его замены на программный продукт, более совместимый с товароучетными процедурами на конкретном предприятии.

Как выбрать оборудование для автоматизации магазина розничной торговли

В свою очередь, на аппаратном уровне магазин будет задействовать следующий инструментарий для автоматизации:

1. Контрольно-кассовую технику

Используется она в большинстве случаев безальтернативно — в силу предписаний законодательства (и если законом прямо не установлены исключения, при которых применение ККТ становится опциональным).

Контрольно-кассовая техника в розничном магазине может быть представлена:

1.1. ККМ в форм-факторе «автономная касса».

Это устройства «все в одном» — позволяющие фискализировать выручку (или расходы) магазина на кассе без подключения к онлайн-кассе каких-либо дополнительных девайсов.

При этом, автономные устройства можно дополнительно классифицировать:

• на традиционные командно-управляемые ККМ;
• на инновационные кассы-гаджеты.

Автономные ККМ, как правило, оснащены аккумулятором, который может обеспечить полноценную работу кассового аппарата без подзарядки в течение длительного периода — обычно не меньше рабочей смены кассира. В этом основное их преимущество — делающее возможным использовать кассовый аппарат как инструмент автоматизации расчетов при мобильной торговле.

Один из ключевых потребителей автономных ККМ — не считая мобильных бизнесов — небольшое торговое предприятие в формате «У дома», для которого не характерен интенсивный поток покупателей. Дело в том, что автономные ККМ — как традиционные, так и инновационные, имеют не слишком скоростное чекопечатающее устройство. Оно формирует чеки со скоростью, как правило, не превышающей 75 мм/сек (встречаются и модели со скоростью в разы меньшей — порядка 15 мм/сек).

Традиционные командно-управляемые кассы — как правило, кнопочные, с очень простым дисплеем, но при этом самые дешевые. Кассы-гаджеты обычно оснащены сенсорным экраном, и на них, как и на смартфоны и планшеты, можно ставить различные приложения — в том числе те, что могут использоваться для бухгалтерского, налогового и товарного учета.

В свою очередь, традиционные автономные ККМ в силу простоты программного обеспечения не приспособлены к инсталляции специализированных приложений. И если магазину требуется использовать учетное ПО, то оно должно быть представлено теми или иными внешними платформами (к которым, при этом, командно-управляемые кассы, как правило, могут подключаться без существенных технических сложностей — при условии совместимости с программными интерфейсами соответствующего ПО).

1.2. ККМ в форм-факторе «модульная касса».

Это устройство, состоящее из связки двух модулей:

• фискального — который представлен фискальным регистратором;
• вычислительного — который может быть представлен компьютером или мобильным гаджетом (большинство современных фискальных регистраторов могут подключаться, в принципе, и к тому и другому устройству).

Главное преимущество модульной кассы — в приспособленности к более оперативной обработке кассовых операций. Это достигается, во-первых, за счет большей мощности процессора, который стоит в вычислительном модуле — в сравнении с процессором на автономной кассе (исключения, однако, могут наблюдаться в части касс-гаджетов — на которых обычно стоят неплохие по производительности процессоры). Во-вторых — за счет наличия в составе фискального регистратора, как правило, в разы более скоростного чекопечатающего устройства — которое может формировать чеки со скоростью, в некоторых случаях превышающей 300 мм/сек.

Таким образом, основной потребитель модульных касс — средние и крупные магазины с большим потоком покупателей. Но, безусловно, применимы такие ККМ и в мобильном бизнесе: в составе кассы в таком случае могут присутствовать миниатюрный вычислительный модуль в виде смартфона и подключенный к нему через Wi-Fi или Bluetooth фискальный накопитель с небольшими габаритами — который может быть размещен, к примеру, в сумке курьера.

В части интеграции с внешними платформами для налогового, бухгалтерского и товарного учета модульные кассы не уступают, а в потенциале — могут и превосходить автономные решения. Дело в том, что во вторых в силу ограниченности функций системного ПО (пусть и представленного полноценной мобильной операционной системой — Linux или Android, если говорить о кассах-гаджетах) поддержка внешних программных интерфейсов также может быть ограниченной в силу отсутствия возможности редактирования системных приложений.

В свою очередь, на вычислительном модуле, к которому подключается фискальный регистратор модульной ККТ, можно установить, в принципе, любые совместимые с используемой аппаратной платформой решения для учета — и они по умолчанию будут «интегрированы» с кассой, так как будут проинсталлированы очевидным образом на ее собственный вычислительный модуль.

Сведения о платежах, проведенных на онлайн-кассе — фискальные данные, подлежат дальнейшей передаче в ФНС через интернет (при посредничестве Оператора фискальных данных). Кроме того, данные о выручке (и расходах) магазина, совершенных в рамках кассовых операций, должны быть внесены в регистры бухгалтерского и налогового учета. В этих целях должна быть произведена в установленном порядке интеграция кассового ПО и учетных программ. Данная особенность образует дополнительный критерий выбора обоих инструментов автоматизации: модель онлайн-кассы должна быть совместима с используемой учетной программой, и наоборот. Выяснять, есть ли такая совместимость, нужно, очевидно, до момента приобретения каждого из этих инструментов.

2. Весовое оборудование и устройства для работы со штрих-кодами

Отметим, что нижеследующие типы оборудования могут быть как самостоятельными приборами, так и аксессуарами для онлайн-кассы — в зависимости от того, на каком участке производственного процесса применяются.

К числу самых востребованных типов устройств, что принадлежат к рассматриваемой категории, можно отнести:

2.1. Сканеры для штрих-кодов.

Они нужны для ускорения ввода данных о пробиваемом на кассе товаре в программу, которая формирует чек для последующей фискализации на ККТ. Отметим, что во многих случаях кассы-гаджеты имеют встроенные сканеры для штрих-кодов (либо камеры высокого разрешения, которые можно использовать в качестве таких сканеров).

Сканеры чаще всего бывают:

• светодиодными (лучше всего подходят для небольших, но при этом четких штрих-кодов, располагаемых при сканировании на небольшом — до 10 см, расстоянии от считывающего устройства);
• лазерными (универсальны);
• оптическими (также универсальны — но работают по принципу распознавания изображения, частный вариант оптического сканера — встроенная камера кассы-гаджета).

Светодиодные устройства — самые доступные по цене (и потому потенциально востребованные начинающими и небольшими торговыми предприятиями), но работающие, как правило, не слишком быстро. Лазерные — те, что позволяют обрабатывать потоки сканируемых штрих-кодов значительно быстрее, и потому для магазина со значительным потоком покупателей могут быть приоритетными. Оптические найдут применение там, где производится активное перемещение товара со штрих-кодом между различными подразделениями — вследствие чего изображение кода может истереться (а также там, где условия хранения не способствуют поддержанию считываемости штрих-кодов).

2.2. Электронные весы.

Имеют большое количество характеристик. К числу основных можно назвать:

• наличие или отсутствие модуля автоматического вычисления стоимости товара — одновременно с определением его веса;
• отделение веса товара в чистом виде от веса тары, в которой он размещен;
• приспособленность к печати штрих-кодов — для последующей наклейки на товар.

Чем больше торговая фирма — тем более высока вероятность возникновения у нее потребности в указанных функциях электронных весов.

2.3. Принтеры для штрих-кодов (принтеры этикеток).

Различаться они могут:

• по технологии печати (традиционная термическая или инновационная термотрансферная);
• по производительности (она может варьироваться между показателем от 5 до 30 тыс. распечатанных этикеток в день);
• по поддерживаемому диаметру чековой ленты (как правило, от 120 до 200 мм).

Чем больше торговое предприятие, тем более технологичным и производительным будет принтер для этикеток.

3. Терминалы для приема оплаты по банковским картам

Эти устройства могут быть:

• автономными — по аналогии с автономными ККТ, представляющими собой устройства, готовые к немедленному использованию по назначению без подключения дополнительных девайсов (в том числе и в режиме работы от аккумулятора);
• модульными — представленными связкой пин-пада (устройства с функцией считывания карты и клавиатурой для ввода пин-кода) и вычислительного устройства (компьютера, гаджета);
• с фискальным исполнением — то есть, одновременно являющиеся и автономной онлайн-кассой (иногда такие устройства именуются онлайн-кассами с эквайринговым исполнением — и большой вопрос, какое из двух наименований более точно отражает сущность таких девайсов).

Автономные устройства функциональнее, но, как правило, дороже пин-падов: если устройства второго типа есть, к чему подключать, и нет потребности в автономной работе от аккумулятора — то в целях экономии выбор можно остановить на них. К одному ПК обычно можно подключить несколько считывателей. Терминалы с фискальным исполнением оптимальны для бизнесов, для которых подходят автономные онлайн-кассы — с аналогичными потребностями в скорости обработки чеков.

Есть особая разновидность терминалов — мини-ридеры, подключаемые к смартфонам или планшетам. То есть, эти терминалы лишь считывают данные с карт — в то время как функционал по вводу пин-кода и вычислениям отдается на подключаемое устройство. Мини-терминалы наилучшим образом подходят для мобильных бизнесов.

4. Компьютеры, на которых работают сотрудники, отвечающие за бухгалтерский, налоговый учет и иные его разновидности

Особых требований к таким устройствам нет — в рассматриваемых целях могут использоваться, в принципе, любые современные ПК даже с самыми бюджетными характеристиками. При этом, требования к производительности кассового компьютера могут быть повышены, если он также используется в качестве вычислительного модуля онлайн-кассы или пин-пада (или же когда оба устройства подключены к нему одновременно). Такая схема вполне может применяться на небольшой торговой точке — где владелец бизнеса сам может и отпускать товар и вести бухгалтерию, и в целях экономии использовать для указанных операций один компьютер.

Указанные аппаратные решения образуют, в целом, ту конфигурацию средств автоматизации, которую можно считать минимальной для современного магазина. Таким образом, в торговой точке подлежат установке, как минимум:

• онлайн-касса (причем, ее применение в большинстве случаев обязательно в силу закона);
• сканер для товарных штрих-кодов, подключенный к ней (без сканера процедура обслуживания покупателей может значительно затянуться);
• принтер для таких штрих-кодов;
• электронные весы — хотя бы на кассе (если есть торговый зал — можно и в нем);
• эквайринговый терминал;
• кассовый компьютер (и, возможно, еще один для бухгалтерии).

К числу сопутствующих инструментов автоматизации можно отнести:

• коммуникационное оборудование — Wi-Fi-роутеры, сетевые карты;
• средства управления компьютерами — клавиатуры, мыши;
• средства безопасности — сканеры на входе-выходе, видеокамеры.

В магазине со значительным потоком покупателей также могут быть установлены счетчики посетителей — крайне полезное устройство для бизнес-аналитики. Даже небольшие торговые предприятия иногда ставят их для оценки эффективности своей бизнес-модели и методов продаж.

Резюме

Итак, автоматизация — это все то, что заменяет действия человека. На торговом предприятии она может быть представлена:

1. Программными средствами — предназначенными, прежде всего, для автоматизации бухгалтерского, налогового, складского, кадрового учета.

2. Аппаратными средствами — предназначенными для автоматизации в магазине тех процедур, которые характерны для взаимодействия покупателя и продавца на различных участках — в торговом зале или на кассе.

Программные и аппаратные средства автоматизации торговли в магазине имеют довольно много точек соприкосновения. Яркий пример — передача данных с онлайн-кассы в учетные модули. Перед покупкой программных и аппаратных решений для автоматизации следует заблаговременно изучать их совместимость между собой.

Видео — автоматизация розничной торговли в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0):