Программное обеспечение для магазина

Компьютеризация торгового предприятия — даже не тренд, а устоявшаяся норма в современном бизнесе. Но что она включает? Какое программное обеспечение для розничного магазина повышает эффективность его работы? Какой тип ПО можно считать обязательным, а какой — рекомендательным? Об этом — далее.

Для чего может потребоваться программное обеспечение для магазина

Компьютеризация розницы — процесс достаточно новый (и пока что затронувший далеко не все сегменты торговой деятельности). По историческим меркам не так давно магазины даже в крупнейших городах вполне себе обходились без специализированного программного обеспечения, а то и без компьютеров вообще. В связи с чем у ритейла возникла потребность в таком? Что дает рознице соответствующее специализированное ПО на практике?

Организация работы современного торгового предприятия — достаточно сложный процесс. Он включает в себя следующие ключевые процедуры:

1. Прием оплаты за товары от покупателей (в предусмотренных случаях — выдача им денежных средств, например, при возврате некачественного товара) на кассе.

Осуществляя рассматриваемую процедуру, магазин:

• задействует определенным образом саму кассу для пробития чеков (либо разрешенный законом к применению аналог ККМ — например, чековый принтер);
• фиксирует в установленном порядке приходные и расходные операции в приходных и расходных кассовых ордерах, а затем в Кассовой книге;
• отражает сведения о кассовых операциях в регистрах налогового и бухгалтерского учета (за тем, чтобы впоследствии составить на основании этих сведений налоговую или бухгалтерскую отчетность).

Для каких операций может быть использовано программное обеспечение в магазине:

• для автоматизации заполнения РКО, ПКО и Кассовой книги — на основании сведений о выручке, которые «собираются» с кассы;
• для автоматизации учета по кассовым операциям и отчетности, формируемой на основании сведений о кассовой выручке;
• на уровне пользования кассой — для облегчения процедуры расчетов с покупателями (и сокращения времени на разрешение сложных случаев — например, когда необходимо откорректировать предварительный чек или применить скидку по определенным товарным позициям).

Можно ли обойтись без ПО: да (исключение — касса), но соответствующие автоматизированные операции придется производить вручную, что займет много времени и потребует значительных трудовых усилий.

Что касается пользования кассой — можно обойтись тем ПО, которое установлено на ККМ по умолчанию, если это автономная касса (собственно, альтернативы ему в большинстве случаев нет — поскольку его замена другим программным обеспечением, как правило, осуществляется самим производителем автономного кассового аппарата). Как правило, стандартная кассовая прошивка приспособлена к последующей интеграции с внешним учетным программным обеспечением — однако, в модули данного ПО обычно передается минимальное количество данных для обработки — по сути это лишь базовые фискальные данные, по своему составу соответствующие минимальным требованиям по законодательству.

Если онлайн-касса представлена связкой из фискального регистратора и вычислительного модуля — например, компьютера на кассе, то в части использования кассового ПО появляется альтернатива. С одной стороны, на кассе может быть применен стандартный программный модуль от производителя ККТ. С другой, фирменное программное обеспечение от поставщика ККМ во многих случаях может быть заменено на стороннюю кассовую программу — как вариант, ту, которая входит в состав ПО для учета. Использование альтернативного кассового ПО, которое интегрировано с учетным, еще более «автоматизирует» процесс расчетов — поскольку в этом случае, наряду с «обычными» фискальными данными, с кассы будет собираться иная полезная для учета информация.

2. Учет перемещения товара:

• от поставщика к магазину (и обратно — например, если товар оказался некачественным и его пришлось возвращать);
• между разными частями магазина (витриной, складом);
• от магазина к покупателю (и обратно).

Для чего нужно ПО:

• для систематизации сведений о перемещении товара;
• опять же, для автоматизации рассматриваемого направления учета.

Можно ли обойтись без ПО: да, но в этом случае систематизацию и автоматизацию придется осуществлять вручную. Это будет несопоставимо более трудоемкая и затратная по времени процедура.

3. Учет товарной документации.

Представлена она может быть самыми разными носителями данных. Например:

• счетами, счетами-фактурами;
• накладными;
• актами приемки и передачи товаров;
• лимитно-заборными картами;
• актами инвентаризации, списания.

4. Собственно, налоговый учет — выручки (прибыли) и иных налогооблагаемых объектов, а также бухгалтерский учет — всех хозяйственных операций.

Отметим, что бухучет ведется как раз на основании данных, отраженных в товарной документации, о которой сказано выше — это две неразрывные процедуры.

Для чего нужно ПО:

• автоматизация подсчета выручки (прибыли), исчисления налога на основании выручки и иных хозяйственных показателей, которые могут влиять на него;
• автоматизация подготовки деклараций и иных отчетных документов.

Можно ли обойтись без ПО: да, и все операции в этом случае придется производить вручную, что займет несопоставимо больше времени.

5. Кадровый учет, который включает:

• расчет заработной платы, учет выплат;
• учет рабочего времени, соблюдения рабочего графика работниками;
• учет производственных показателей, влияющих на зарплату.

Для чего нужно ПО:

• для систематизации сведений по кадрам;
• для автоматизации расчетных и учетных процедур.

Можно ли обойтись без ПО: да, и в части кадров отказ от него может быть наименее чувствительным для предприятия (особенно, для небольшой торговой точки, где могут работать буквально несколько человек, и общий объем учитываемых данных — сравнительно небольшой).

Однако, кадровый учет, как правило, тесно связан с налоговым и бухгалтерским: например, выплата зарплаты влияет на налогооблагаемую базу предприятия и является подлежащей внесению в регистры бухгалтерского учета хозяйственной операцией. И если учет выплат ведется вручную, то его будет довольно сложно интегрировать с реестрами налогового и бухгалтерского учета.

6. Учет деловых документов, ведение архива.

Даже небольшое торговое предприятие в виде обычного розничного магазина имеет дело с широком спектром документации — не только бухгалтерской, налоговой и кадровой, но также формируемой в рамках участия фирмы в различных гражданско-правовых отношениях. Такая документация может быть представлена письмами контрагентам и от них, коммерческими предложениями, презентациями, предварительными соглашениями, стенограммами).

В предусмотренных законом (и определенных локальными нормативами предприятия) случаях документация может передаваться другим лицам, помещаться в архив, извлекаться, уничтожаться. Все эти процедуры требуют учета.

Для чего нужно ПО: для тех же самых систематизации и автоматизации — производимых в данном случае в отношение документов и архивных записей.

Можно ли обойтись без ПО: да, но соответствующая систематизация и автоматизация, производимые вручную, отнимут гораздо больше времени.

7. Учет персонифицированных данных.

Это могут быть данные:

• о работниках;
• о контрагентах;
• о покупателях (например, как сведения, используемые для идентификации человека как держателя карты скидок).

Для чего нужно ПО:

• систематизация и автоматизация оборота разрешительной документации на обработку персонифицированных данных (основной документ здесь — согласие на обработку данных, которое выдается их носителем);
• обеспечение защиты персонифицированных данных (в том числе и в целях выполнения требований законодательства).

Можно ли обойтись без ПО: во многих случаях да, но только если объем разрешительной документации по обработке персонифицированных данных невелик с точки зрения трудозатрат владельца магазина на осуществление учета такой документации вручную. При этом, ручные регистры, скорее всего, будут существенно уступать автоматическим в части оперативности получения доступа того или иного заинтересованного лица к нужным разрешениям.

Если предполагается обработка персональных данных работников, то процедура контроля над разрешительной документацией очевидным образом будет связана с кадровым учетом. При выборе и настройке ПО данный нюанс необходимо учесть.

Очевидной будет нежелательность отказа от использования программного обеспечения для защиты персонифицированных данных. Последствия их утечки могут быть для предприятия в финансовом выражении намного серьезнее издержек на установку такого ПО.

Аналогичные по существу типы ПО могут применяться предприятием и в ситуации, когда требуется соблюсти коммерческую тайну. Фирма может задействовать программы для систематизации «секретных» документов, а также для их защиты от несанкционированного доступа.

8. Аналитические процедуры.

Их сущность может быть разнообразной. Объектами для аналитики чаще всего становятся:

• показатели по выручке, прибыли, расходам;
• показатели по работе сотрудников;
• показатели по оборачиваемости товаров.

Для чего нужно ПО: анализ показателей производится на основе программных алгоритмов, реализованных в специализированных аналитических решений.

Можно ли обойтись без ПО: с точки зрения достижения результатов анализа, проведенного в соответствии со специальными алгоритмами — нет.

Дело в том, что эти алгоритмы, как правило, практически невозможно воспроизвести вручную ввиду сложности расчетов. Кроме того, визуализацию результатов аналитики — в виде графиков, схем и текстовых пояснений, также проблематично произвести подручными методами.

9. Интеграционные процедуры.

Так, магазин может интегрироваться:

• со своим сайтом — как витриной или каталогом товаров;
• с расчетным счетом в банке;
• с другими магазинами сети;
• с инфраструктурой для подсчета посещений торгового зала;
• с инфраструктурой для удаленного управления продажами.

Возможно объединение указанных направлений для интеграции и различных учетных процедур. Например — когда оплата за товар осуществляется на сайте, то сведения об этом должны попадать в налоговые и бухгалтерские регистры, а выручка, представленная такой оплатой, должна быть фискализирована на кассе.

Роль ПО: незаменима. Указанные интеграционные процедуры и большинство им подобных осуществляются практически всегда при задействовании специализированного программного обеспечения.

Так нужны или нет программы для розничной торговли?

Таким образом, с одной стороны, при выполнении большинства из рассмотренных нами выше процедур, что характеризуют организацию работы магазина, можно обойтись без использования программного обеспечения. С другой — это практически контрпродуктивно в современном бизнесе. Ручной учет торговых и кассовых операций, ручной бухгалтерский и налоговый учет потребуют от владельца торгового предприятия огромного количества временных и трудовых затрат — по сути, ему только и останется, что заниматься такой волокитой, вместо того, чтобы уделять внимание, собственно, бизнесу.

Есть альтернатива — нанять человека или нескольких людей для «ручного» учета. И именно такой вариант практиковался в те времена, когда тренд компьютеризации еще не затронул розницу: рассмотренные нами процедуры были актуальны для организации работы магазина уже тогда, и их приходилось осуществлять. Однако, даже самый квалифицированный и опытный работник, во-первых, будет обрабатывать документы медленнее машины, а во-вторых — может допускать непреднамеренные ошибки в работе. При современной скорости бизнес-процессов подобные сценарии значительно снижают конкурентоспособность торгового предприятия на рынке.

Выходит, что в современных условиях пользование программным обеспечением для розничного магазина — непременное условие соответствия уровню технологического развития сегмента. Он становится все более динамичным, требующим все более эффективной «систематизации и автоматизации» различных процедур, осуществляемых в ходе обеспечения деятельности торгового предприятия.

Рассмотрим, какие конкретно типы ПО может применять современное торговое предприятие — условившись, что речь пойдет о небольшом или среднем по величине розничном магазине. Крупный сетевой ритейл, как правило, может себе позволить в принципе самые дорогие и эффективные решения — в том числе разработанные под индивидуальные потребности компании (и потому не размещенные в открытой продаже). Мы же изучим основные категории программных продуктов для розницы и ознакомимся с популярными решениями, которые доступны любому желающему предпринимателю.

Какие типы программ для розницы могут быть использованы

Программное обеспечение, с помощью которого розничное предприятие может производить процедуры, рассмотренные нами выше, может быть внедрено в рамках самых разных конфигураций.

Очень условно их можно разделить на следующие разновидности:

1. «Минимальная» конфигурация — та, что позволяет соблюсти самые базовые критерии конкурентоспособности на рынке (то есть, когда меньший объем и функционал ПО практически никто из магазинов более или менее крупного населенного пункта не использует).

2. Сбалансированная конфигурация — та, что распространена на большинстве современных торговых точек и может считаться типичной для сегмента.

3. Перспективная конфигурация — та, что призвана подготовить магазин к последующему расширению торговых площадей, ассортимента, возможно — к расширению бренда в масштабах сети.

В рамках каждой конфигурации подбираются подходящие под ее свойства решения. Назначение их может быть разным, но в любом случае торговое предприятие должно обладать:

• кассовым ПО;
• товароучетным ПО;
• программами для бухгалтерского и налогового учета.

В свою очередь, все типы решений можно разделить:

• на комплексные — в одинаковой степени хорошо приспособленные к любым сегментам деятельности (либо направлениям деятельности в рамках одного сегмента);
• на специализированные — те, которые адаптированы к определенному сегменту (виду деятельности в рамках сегмента.

Рассмотрим, какие именно программные решения могут быть применены небольшим торговым предприятием — соотносительно с перечисленными выше типами конфигураций ПО для магазина.

Выбираем программное обеспечение для магазина: обзор бесплатных и платных вариантов

«Минимальная» конфигурация

В рамках «минимальной» конфигурации предприятие может ограничиться использованием:

1. Программного обеспечения для бухгалтерского и налогового учета, которое представлено бесплатными решениями начального уровня.

К числу таких решений можно отнести программы:

• MinFin (ССЫЛКА);
• «Бизнес Пак» (ССЫЛКА);
• «Инфо-Бухгалтер» в бесплатной версии (ССЫЛКА).

Отметим, что последняя в списке программа также обладает функционалом:

• для товарного учета;
• для автоматизации рабочего места сотрудника на кассе.

Таким образом, при использовании «Инфо-Бухгалтера» у магазина нет острой необходимости беспокоиться поиском альтернативных товароучетных и кассовых программ. Соответственно, два последующих пункта для предприятия, использующего данную программу, будут иметь второстепенное значение.

2. Бесплатным товароучетным программным обеспечением.

Примеры таких решений:

• бесплатная версия сервиса Мой Склад (ССЫЛКА);
• бесплатная версия облачной платформы Cloudshop (ССЫЛКА);
• условно-бесплатная программа Subtotal (ССЫЛКА);
• бесплатная версия программы «Лайт-Учет» (ССЫЛКА);
• модуль «Торговый склад» программы «Инфо-Предприятие» в бесплатной версии (ССЫЛКА).

В свою очередь, отметим, что в состав ПО «Инфо-Предприятие» также входят полноценные модули для бухгалтерии. Если задействовать их, то у фирмы, в свою очередь, не возникнет потребность в использовании сторонних.

3. Кассовым ПО:

• предложенным поставщиком онлайн-кассы по умолчанию;
• реализованным на уровне используемого ПО для бухгалтерского, налогового и складского учета (важно при этом, чтобы соответствующее кассовое ПО было совместимо с конкретными моделями ККМ, что используются в торговой организации — нужно детально смотреть описание программ и консультироваться с разработчиками).

Если используемое бухгалтерское, налоговое или складское программное обеспечение, в свою очередь, не имеет модулей для учета фискальных операций, то необходимо убедиться, что данное ПО приспособлено к интеграции с заводскими кассовыми программами (и наоборот). Иначе — придется вводить сведения о фискальных операциях в учетные модули вручную — что неоправданно замедлит работу.

Сбалансированная конфигурация

В рамках сбалансированной конфигурации магазин может установить специализированное программное обеспечение для бухгалтерского и налогового учета, которое представлено бесплатными решениями с расширенным набором функций либо платными — с функционалом, соответствующим потребностям малого или среднего торгового предприятия.

Как правило, в этот функционал входит и касса и товарный учет. Нет необходимости, как и особого смысла — в установке обособленных модулей для учета и кассы. Наоборот, чем более они интегрированы, тем быстрее и эффективнее будет идти процесс применения каждого из них.

Таким образом, основным критерием выбора сбалансированной конфигурации мы будем считать комплексность — когда на общей платформе реализован и учетный и кассовый функционал, соответствующий потребностям бизнеса. Как правило, малому и даже среднему магазину нет смысла выходить далеко за его рамки и искать альтернативные узкоспециализированные решения.

К числу примеров бесплатного программного обеспечения для бухгалтерского и налогового учета с расширенным функционалом правомерно отнести как раз те бесплатные версии продуктов под брендами «Инфо-Бухгалтер» и «Инфо-Предприятие». Фактически, они позволяют торговому предприятию «протестировать» работу в режиме автоматизации ключевых участков производственного процесса — и подготовить магазин к внедрению профессиональных учетных решений на коммерческой основе. Внедрение таких решений в рамках одной  линейки с бесплатными продуктами позволяет существенно сократить временные затраты предприятия и сопутствующие финансовые издержки. На пользовательском уровне и вовсе не предполагается существенных изменений: человек, ответственный за учет, попросту начнет пользоваться расширенным набором функций знакомого ПО.

Итак, первый вариант внедрения сбалансированной конфигурации программного обеспечения для розничного магазина — приобретение продуктов линейки «Инфо-Бухгалтер» или «Инфо-Предприятие», которые включают в себя учетный и кассовый функционал, вполне удовлетворяющий потребностям малого или среднего торгового предприятия. Как вариант — данному приобретению может предшествовать пользование бесплатными версиями для таких программ.

Альтернативой может быть та или иная облачная схема применения программного обеспечения со схожим функционалом.

Ключевые преимущества платформы МоеДело — в возможности использовать специализированные решения для розницы, склада, интернет-магазинов, а также в возможности получать квалифицированную помощь экспертов при пользовании облачным программным решением.

Перспективная конфигурация

В рамках выбора перспективной конфигурации комплексность, как и в случае со сбалансированной схемой — также может быть в приоритете. Но это не всегда так — поскольку при растущем бизнесе на первые роли выходят частные потребности хозяйствующего субъекта в определенном функционале ПО на отдельных участках его применения. Безусловно, многие комплексные технологичные платформы готовы значительную часть таких потребностей удовлетворять по умолчанию. Но не исключено, что, к примеру, бухгалтерский и налоговый учет предприятию комфортнее будет вести в одной программе, а товарный и кассовый — с использованием сторонних решений.

Есть риск ошибиться с правильной расстановкой приоритетов, если на момент принятия решения о внедрении программного обеспечения в «перспективной» конфигурации (которая, как правило, предполагает значительный объем инвестирования в программные продукты) магазину еще не известно, что для него лучше — «комплексность» или «распределенность» функций. Но чтобы свести риск к минимуму, магазин может обзавестись неким программным ядром — вокруг которого могут выстраиваться необходимые компоненты учетной и кассовой инфраструктуры — как входящие с таким ядром в общий комплекс, так и независимые, но приспособленные к интеграции с данным ядром в установленном порядке.

Соответствующих программных ядер на российском рынке не так много, и все они — в целом, общеизвестны. В их числе:

1. Решения от бренда 1С.

Неоспоримо лидирующая платформа комплексного назначения — 1С. На нее многие бизнесы ориентируются в первую очередь — как на одну из наиболее функциональных и универсальных, и потому наилучшим образом подходящих для внедрения программного обеспечения в магазине в рамках перспективной конфигурации.

В рамках линейки продуктов под брендом 1С одним из самых универсальных решений можно назвать платформу 1С:Предприятие. Главная ее особенность — возможность тонкой доработки функционала посредством его программирования с помощью специальных встроенных языковых средств. Таким образом, программа может быть приспособлена к удовлетворению потребностей торгового предприятия практически любого масштаба — в части решения задач, связанных с учетными и кассовыми процедурами и не только.

Есть также известная программа 1С:Бухгалтерия — более узкоспециализированное решение, предназначенное для автоматизации, собственно, бухгалтерского и  налогового учета. Также относится к числу программ без фиксированной конфигурации — то есть, может быть запрограммирована под потребности конкретного предприятия.

На платформе 1С:Предприятие могут быть реализованы различные конфигурации — приспосабливающие ее к специфике определенного сегмента хозяйственной деятельности. Что касается розничного магазина, то для него лучше всего подходит конфигурация «Торговля и Склад». К числу ее наиболее примечательных особенностей можно отнести:

• возможность ведения учета сразу по нескольким хозяйствующим субъектам;
• возможность ведения учета по нескольким складам (и внутри каждого склада);
• возможность выстраивать гибкую ценовую политику по товарам.

Функции и преимущества конфигурации «Торговля и склад» для 1С можно перечислять долго.

Можно отметить, что продукты под брендом 1С поставляются в 3 основных модификациях:

• однопользовательской;
• многопользовательской;
• сетевой (версии ПРОФ).

Чем более масштабен хозяйствующий субъект, тем более высока у него потребность в более дорогих модификациях продуктов от 1С. Для небольшого розничного магазина подойдет однопользовательская версия, крупному сетевому супермаркету следует ориентироваться на версию ПРОФ.

Все продукты 1С, как мы уже знаем, можно конфигурировать под потребности конечного пользователя с помощью специального языка программирования. При этом, следует иметь в виду, что этот язык по сложности сопоставим с языками разработки ПО на профессиональном уровне, и потому рядовой пользователь без специальной подготовки в рамках прохождения довольно длительного курса в полной мере не сможет задействовать предусмотренные программой опции для конфигурирования продукта. Поэтому, для доработки платформы 1С до требуемых характеристик придется обращаться к разработчикам с нужными компетенциями. Но если язык разработки 1С пользователю удалось выучить, то впоследствии он сможет без особых сложностей конфигурировать любые продукты, относящейся к линейке 1С.

2. Решения от бренда «БухСофт».

В свою очередь, они поставляются как готовые продукты — без возможности конфигурирования. Но эти решения характеризует исключительная степень функциональности и универсальности: в большинстве случаев у пользователя попросту не возникает потребности их дорабатывать.

Торговому предприятию можно обратить внимание на следующие продукты:

• БухСофт: Предприятие;
• БухСофт: Торговля.

Первый продукт можно отнести к числу комплексных. Подходит он для всех типов хозяйствующих субъектов — включая торговые организации. Разработчик заявляет, что продукт обеспечивает автоматизацию «всех участков учета и отчетности» (включая кадровый учет — за который отвечает специальный блок программы — «Зарплата и Кадры»). Программа БухСофт: Предприятие выпускается в виде дистрибутива и в виде облачной версии — пользование которой осуществляется через браузер.

Решение позиционируется как одно из самых «автоматических»: предполагается, что без участия пользователя (или с минимальным участием) на предприятии будут осуществляться процедуры:

• формирования бухгалтерских проводок;
• ведения налогового учета (включая исчисление налогов);
• составления отчетности (по сути, действия пользователя будут сводиться к их утверждению — поскольку формируется документация автоматически).

Пользователь также получает:

• возможность интеграции учетных модулей с системой Клиент-Банк (и получения данных с расчетного счета);
• бесплатные и регулярные обновления программы;
• возможность записывать учетные данные в архив (как вариант — для последующей транспортировки на USB-носителе или для отправки по почте);
• бесплатное обслуживание и техническую поддержку.

Купив дистрибутив программы (или оплатив к ней доступ через облачный сервер), пользователь сможет обеспечить доступ к ней с с любых компьютеров локальной сети.

Вторая программа — БухСофт: Торговля, по основным признакам — специализированная. Она оптимальна для использования именно торговыми предприятиями. Также выпускается в виде дистрибутива и в виде облачного продукта. Имеет функционал:

• для интеграции с онлайн-кассами;
• для быстрого заполнения первичных документов на основании данных, считанных по штрих-коду товара;
• для загрузки базы данных по товарам в Excel;
• для обмена данными в системе ЕГАИС;
• для ценообразования в соответствии с установленными критериями;
• для учета заказов;
• для контроля над остатками на складе.

Можно отметить, что в части интеграции с онлайн-кассами программа может обеспечивать применение одного фискального регистратора на нескольких кассах одновременно. При этом, обеспечивается отражение сведений по операциям на каждой кассе в регистрах бухгалтерского учета.

3. Решения под знакомым нам брендом «Инфо-Бухгалтер» — в коммерческой версии.

Данный разработчик предлагает разные типы продуктов: среди них, фактически, можно найти и те, что имеют фиксированную конфигурацию и те, которые могут быть значительно изменены пользователем под собственные потребности.

Так, решение Инфо-Бухгалтер 10: Бухгалтерия можно отнести к числу программ с фиксированной конфигурацией, а продукт Инфо-Бухгалтер 10: Торговый и складской учет к ПО с частично фиксированной конфигурацией. Второе решение дает возможность пользователю, в частности, настроить внешний вид программы, удобным образом расположить на ней используемые инструменты, установить необходимые параметры отчетов и журналов.

4. Программы, относящиеся к линейкам «Турбо-Бухгалтер» и Турбо 9 (изданы ДИЦ — Долгопрудненским исследовательским центром).

Отметим, что линейка Турбо 9 — более инновационная. Фактически, она пришла на смену традиционной платформе «Турбо Бухгалтер» (при этом, сохраняется возможность купить дистрибутивы традиционной платформы при обращении непосредственно в ДИЦ).

Программы линейки «Турбо-Бухгалтер» классифицируются на 3 основные модификации:

• «Базовая»;
• «Проф»;
• «Сетевая».

Рассчитаны они на удовлетворение нужд, соответственно, начинающих предприятий, развитых малых и средних бизнесов, а также крупных сетевых торговых брендов. Функционал программы позволяет решать задачи, которые связаны преимущественно с автоматизацией бухгалтерского и налогового учета. Для складского учета имеет смысл приобретать более узкоспециализированные продукты от ДИЦ — относятся они уже к другой линейке, Турбо 9.

Примечательно, что продукты, относящиеся к данной линейке, производитель позиционирует как разработанные без какого-либо иностранного участия — и потому подходящие государственным и иным предприятиям, которым нельзя использовать ПО зарубежного происхождения (такой запрет может быть обусловлен, к примеру, политикой импортозамещения в той или иной отрасли).

Торговому предприятию могут оказаться полезными следующие решения под брендом Турбо 9:

• универсальная программа Турбо 9 Бухгалтерия — для комплексной автоматизации учета на предприятии в любом сегменте;
• программа Турбо 9 Торговля — предназначенная для автоматизации, прежде всего, складского учета.

На базе платформы Турбо 9 также могут разрабатываться решения от сторонних поставщиков ПО — но пока среди них не появилось тех, что можно безошибочно назвать специализированными в отношении сегмента розницы.

5. Решения под брендом БЭСТ.

Самый главный продукт, выпускаемый данным брендом — программа БЭСТ-5. Относится она к числу комплексных программных решений для учета — поскольку затрагивает практически все его разновидности, актуальные для современного предприятия (в том числе и в сегменте розницы).

К числу основных преимуществ решения БЭСТ-5 можно отнести:

а) приспособленность к учету хозяйственных операций на основании взаимосвязанных документов (ни одна из операций не регистрируется просто так — без наличия очевидной связи с прочими процедурами на производстве);

б) приспособленность к конфигурированию в рамках двух режимов:

• пользовательского — при котором настройка программы осуществляется в рамках стандартизованных алгоритмов, не требующих профессиональной квалификации в области программирования;
• задействования среды разработки — при котором, в свою очередь, осуществляется конфигурирование программы под нужды предприятия за счет использования внутренних языковых инструментов.

Собственная среда разработки, доступная покупателю ПО БЭСТ-5, позволяет написать необходимые функциональные блоки программы, фактически с нуля — разумеется, при наличии необходимой квалификации в части знания языков, что применяются в рамках данной среды.

Итак, мы изучили, каким может быть программное обеспечение для розничного магазина, необходимое для осуществления ключевых учетных и кассовых процедур. Вместе с тем, как мы уже знаем, торговому предприятию необходима компьютеризация также в части:

• управления кадрами;
• обработки персональных данных;
• организации документооборота;
• интеграции с внешними платформами;
• аналитической работы.

Рассмотрим, на какие программные продукты, имеющие отношение к указанным направлениям деятельности в рамках организации работы магазина, можно обратить внимание — опять же, малому или среднему предприятию.

Управление кадрами

Программные решения для кадрового учета мы, подобно рассмотренной выше классификации ПО для бухгалтерского, налогового, складского и кассового учета, можем классифицировать:

1. На бесплатные — оптимальные для начинающего предпринимателя.

К числу самых популярных программ такого типа можно отнести:

• бесплатную версию программы Отдел Кадров Плюс (ССЫЛКА);
• бесплатную версию ПО «Сотрудники Предприятия» (ССЫЛКА);
• демо-версию облачного решения Crocotime (ССЫЛКА).

2. На платные — оптимальные для развивающегося малого или среднего торгового предприятия.

Здесь можно не придумывать ничего оригинального — просто обзавестись более функциональными платными версиями перечисленных выше программ. Владелец магазина, уже имеющий опыт в пользовании основными функциями ПО для кадрового учета в бесплатной версии, без проблем сможет продолжить пользование полноценной редакцией программы.

3. На платные — оптимальные для торгового предприятия, стремящегося вырасти в крупный бизнес.

Здесь можно обратить внимание на следующие известные продукты:

• 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ССЫЛКА);
• Контур-Персонал (ССЫЛКА);
• Управление персоналом: Учет кадров — от фирмы «Компас» (ССЫЛКА).

Работа с кадрами тесно связана с оборотом персональных данных. Соответствующее направление деятельности торгового предприятия — не только как работодателя, но и как субъекта, который на регулярной основе обрабатывает персональные данные (вероятно, наиболее часто — при взаимодействии с покупателями) — также может быть улучшено с помощью программных средств.

Обработка персональных данных

Персональные данные, собираемые магазином (например, при оформлении процедуры возврата товара такими данными будут ФИО и номер паспорта покупателя, которые он указывает в заявлении), подлежат:

• неразглашению;
• защите от несанкционированного доступа.

Первое условие обеспечивается, главным образом, за счет организационных и правовых механизмов. Так, с сотрудниками розничного магазина, обрабатывающими персональные данные покупателей, может быть заключен договор о неразглашении таких данных. Порядок оборота персональных данных на торговом предприятии может быть регламентирован отдельными локальными нормативными актами.

Обеспечение второго условия уже потребует задействования различных средств автоматизации. Данные о покупателях, так или иначе, вводятся в компьютер и затем сохраняются для последующего использования. То же можно сказать и о реестрах для ведения разрешительных документов на обработку персональных данных.

Другое дело — обеспечение защиты Журнала, а также, собственно, персональных данных, которые используются  розничным магазином в различных целях. То, какое средство защиты персональных данных следует использовать торговому предприятию, зависит от разных факторов. Один из основных — это потенциальный источник угрозы безопасности персональных данных, который характерен для среды, в котором осуществляется оборот таких данных. Примеры таких сред:

• корпоративная сеть — и для ее защиты можно использовать программы, подобные Traffic Inspector (ССЫЛКА);
• офлайновые носители — флешки, диски;
• интернет (веб, электронная почта, мессенджеры).

Для защиты данных от угроз, которые характерны для офлайновых носителей и интернета, безальтернативно использование антивирусных программ — Kaspersky, NOD32, DrWEB, Avast и их аналогов. При этом, конкретно для защиты персональных данных следует использовать антивирус, сертифицированный ФСТЭК.

Документооборот

Прежде всего, нужно отметить, что документооборот как процедура может быть частью различных учетных процедур. В частности, значительная часть юридически значимых источников данных (например, это могут быть договоры предприятия с контрагентами) образует первичную документацию — которая используется в бухгалтерском учете.

Но в некоторых направлениях работы по организации деятельности магазина документооборот производится обособленно от типичных процедур учета. Можно выделить следующие популярные решения для управления документами на предприятии:

1. Бесплатные (представленные в бесплатной версии):

• FossDoc (ССЫЛКА);
• PayDox (ССЫЛКА);
• Documentov (ССЫЛКА).

2. Платные (не считая платных версий ПО из числа решений, указанных выше):

• ELMA (ССЫЛКА);
• ТЕЗИС (ССЫЛКА);
• ДЕЛО (ССЫЛКА).

Оптимальное решение подбирается исходя из масштабов и реальных потребностей бизнеса. При этом, такую потребность крайне сложно смоделировать — она выявляется на практике с учетом интенсивности и содержания документов, применяемых на предприятии.

Опять же, имеет смысл учитывать тот факт, что переход с бесплатной на платную версию одной и той же программы — наименее проблемная процедура «трансформации» системы документооборота на более сложный уровень. Поэтому, если торговое предприятие планирует расширяться, то имеет смысл начать пользование ПО с потенциалом для оперативного развертывания до функционала коммерческой версии. Это позволит улучшить инфраструктуру документооборота без существенных изменений в существующем порядке ее применения.

Интеграция

Интеграция магазина с внешними платформами может осуществляться по самым разным сценариям — которые очевидным образом зависят от назначения и специфики данных платформ. И здесь смоделировать какие-либо закономерности еще сложнее, чем в случае с документооборотом: если при особом желании можно выделить хотя бы типичные для предприятия перечни документации, то в части интеграции перечень возможных внешних платформ в принципе не может иметь жестких ограничений.

Поэтому, в части интеграции ограничимся некоторыми общими формулировками — в целом, актуальными для большинства ее направлений. Так, можно отметить, что интеграция магазина с различными внешними платформами:

1. Должна оцениваться, прежде всего, с точки зрения совместимости функционала данных платформ с инфраструктурой магазина — а не наоборот.

Не следует приобретать решения для интеграции, не убедившись, что они действительно подходят под аппаратные и программные объекты текущей торговой инфраструктуры.

2. Должна учитывать не только приоритеты пользователя — в лице владельца магазина, но и требования законодательства.

Так, например, в части интеграции кассовой инфраструктуры, размещенной офлайн, и сайта магазина, на котором осуществляется продажа, необходимо учитывать требования Закона № 54-ФЗ в части обеспечения установленной длительности применения фискального накопителя. В офлайновых продажах и онлайновых могут задействоваться разные системы налогообложения. При ОСН можно использовать накопитель на 13 месяцев, при спецрежиме — на 36. Важно, чтобы накопитель, купленный для ОСН, не был ошибочно задействован на спецрежиме.

Кроме того, по-разному могут осуществляться процедуры обеспечения соответствия работы магазина требованиям законодательства о персональных данных — в офлайне и онлайне. Поэтому, при интгерации двух каналов продаж необходимо прорабатывать их оба на предмет выполнения процедур, предусмотренных Законом № 152.

Аналитика

Практически то же — в части тезисов об отсутствии базовых сценариев, при которых мог бы быть смоделирован спектр решаемых на торговом предприятии задач, можно сказать и о программном обеспечении для аналитики. Можно, безусловно, говорить преимущественно об аналитике продаж — так как она, скорее всего, будет самой востребованной с точки зрения оценки эффективности работы розничного магазина. И в этом случае его владельцу имеет смысл обратить внимание на такие продукты как, например:

• Focus (ССЫЛКА);
• Roistat (ССЫЛКА);
• MyBI (ССЫЛКА).

Есть решения иной специализации — например, платформа CoMagic, анализирующая эффективность рекламы (ССЫЛКА). Есть программы для анализа эффективности расходов на предприятии — такие как SmallData (ССЫЛКА).

Спектр потенциально полезных решений в части аналитики для торгового предприятия может быть крайне широким. И при выборе конкретного из них имеет смысл ориентироваться на следующие критерии:

1. Степень охвата целевых показателей инструментарием, который реализован в программе аналитики.

Если целевой показатель — количество повторных покупок или, к примеру, конверсия холодных звонков — то он должен быть предусмотрен в аналитическом модуле.

2. Наличие интерпретации результатов аналитики.

Программа не должна ограничиваться выдачей красивых графиков и схем — необходимы также разъяснения по ним. Очень хорошо — если они будут выдаваться не «машинным текстом», а человеком — как вариант, консультантом-партнером разработчика программы для аналитики.

3. Технологическая совместимость системы аналитики и текущей учетной инфраструктуры торгового предприятия.

Так, многие программы для аналитики требуют непременной идентификации клиента — например, для включения его профиля в алгоритм анализа потребительского поведения. Но на стороне магазина может попросту не оказаться нужных инструментов для такой идентификации: придется ими обзавестись (роль таких инструментов могут играть карты скидок, персонифицированные промо-коды).

Также некоторые платформы предполагают анализ показателей в бизнесе с использованием только «разрешенных» каналов обмена данными. Например — при которых переписка с покупателем производится только в корпоративном чате, а звонок — только через специальный сервер колл-центра. Здесь магазину также предстоит обеспечить необходимую технологическую совместимость с программой аналитики.

Резюме

Итак, программное обеспечение для современного магазина может быть представлено в исключительно широком спектре разновидностей. Главный аргумент в пользу его применения — поддержание конкурентоспособности на рынке. Использование различных средств автоматизации учета, аналитики продаж, интеграции торговой инфраструктуры с внешними платформами — становится нормой для современного бизнеса. Аналогичные процедуры, производимые вручную, будут производиться медленнее и с регулярными ошибками.

При выборе ПО для розницы имеет значение, прежде всего, масштаб бизнеса. Для небольших предприятий ведущие поставщики такого ПО предлагают бесплатные решения, по функционалу максимально приближенные к коммерческим. Такие решения могут быть «стартовой точкой» во внедрении товароучетной инфраструктуры на базовых принципах, но при этом с хорошим потенциалом для ее последующего улучшения за счет покупки коммерческой версии учетного ПО.

При выборе любого типа программного обеспечения — учетного, аналитического или предназначенного для интеграции товароучетной инфраструктуры с различными внешними платформами, необходимо брать в рассмотрение их совместимость с текущей бизнес-моделью торгового предприятия — как в организационной, так и в технологической части. Не должно получиться так, что дорогостоящее ПО не будет задействовано в полной мере только лишь в силу того, что в магазине не производятся необходимые для применения такого ПО учетные процедуры (или не собираются требуемые данные — если, к примеру, речь идет об аналитике).

Владельцу магазина нужно быть готовым к тому, что реальную эффективность от внедрения программного обеспечения он сможет оценить только лишь по факту приобретения достаточного опыта в применении соответствующих продуктов. И на практике может выясниться, что определенное решение не слишком оптимально для конкретного предприятия. В свою очередь — альтернативное ему из числа конкурирующих продуктов может оказаться на практике самым эффективным и полезным.

Видео — программное обеспечение для розничного магазина на базе 1С: