Программное обеспечение для автоматизации аптеки, особенности выбора такого ПО

Аптечный бизнес относится к числу крупнейших в сегменте розничной торговли. Конкуренция здесь велика, а один из критериев конкурентоспособности — эффективная автоматизация аптек и аптечных сетей (ключевых бизнес-процессов на торговом предприятии). Рассмотрим, каким образом она может быть осуществлена в фармацевтической индустрии.

В чем особенности автоматизации аптек и аптечных сетей?

Специфика аптечного сегмента — в том, что он относится к числу наиболее регулируемых сфер розницы. Законодатель прописывает большое количество регламентов и ограничений, которым фармацевты обязаны следовать. Данная особенность повлияла на то, каким образом выстраиваются механизмы автоматизации деятельности аптек.

Как показывает практика, под эти механизмы не слишком хорошо подходят универсальные, общеотраслевые решения для автоматизации: их фармацевты применяют, главным образом, в целях ведения бухгалтерского учета, но не товарного либо складского. Для эффективного учета номенклатуры в аптеках наиболее оправдано применение как раз узкоспециализированных, адаптированных к фармацевтической отрасли решений (которые, вместе с тем, могут использоваться в связке с теми или иными бухгалерскими программами — если не поддерживают аналогичный функционал по умолчанию).

Одна из главных задач аптеки как хозяйствующего субъекта — корректно определить потребность в заказе того или иного объема конкретной продукции. С ней-то универсальные общеотраслевые решения как раз во многих случаях и не справляются. В свою очередь, то, насколько справляется тот или иной узкоспециализированный продукт — будет его ключевым конкурентным преимуществом на рынке и повлияет на степень его востребованности среди аптек.

Программные алгоритмы, реализованные в товароучетных продуктах в целях обеспечения выполнения им поставленной задачи, могут быть очень сложными. Как правило, здесь используются математические формулы, что предусматривают исчисление потребности в товаре исходя из многих факторов: периодичности заказов, уровня спроса на товар, размера запасов и прочих данных.

Таким образом, первое ключевое направление автоматизации аптеки — автоматическое определение потребности объекта, на котором реализуется фармацевтическая продукция, в тех или иных закупках (по объему и составу).

После того, как закупка осуществлена, то принятый товар может потребоваться:

• разместить на складе;
• обеспечить передачу со склада на витрину;
• при необходимости — вернуть поставщику (если будет выявлен брак и прочие несоответствия).

Все эти операции осуществляются в рамках отдельного масштабного направления деятельности аптечной организации — складского учета. Следует отметить, что основные его процедуры — в целом, унифицированы по большинству отраслей розницы, и организация работы аптечного склада, таким образом, не будет чем-то особенным в сравнении с организацией работы продуктового магазина или торгового предприятия, что реализует одежду, косметику, бытовую технику. Движение и документирование движения товаров — безотносительно его классификации, в целом, осуществляется в рамках различных подразделений хозяйствующего субъекта по одним и тем же принципам.

Однако, то программное обеспечение, что используется в рамках аптечного складского учета, должно уметь работать с товарами тех категорий, которые реализуются в фармацевтике. Либо — поддерживать интеграцию с товароучетной платформой, которая данные категории поддерживает.

Аптека инициирует закупку, очевидно, с единственной целью — последующей продажи товара. В современной фармацевтической рознице продажа осуществляется по двум базовым каналам:

• традиционному — при визите человека в аптеку;
• дистанционному — при заказе человеком позиции через интернет или по телефону.

При этом, в рамках дистанционного канала вручение товара может происходить как при последующем визите человека в аптеку, так и при осуществлении доставки товара в указанное заказчиком место.

На каждом из указанных направлений, связанных с продажей товара, возможна (а в условиях современного рынка — попросту необходима) автоматизация. В части применения традиционного канала она может заключаться:

• в автоматизированном подборе товарного ассортимента для выкладки;
• в выборе конкретных мест для выкладки товаров на основе алгоритмов, предложенных компьютером;
• в автоматизированном формировании ценников, прайс-листов;
• в слежении за сроками годности товаров, выставляемых на прилавок.

Отдельное направление автоматизации в рамках применения традиционных каналов продаж — совокупность процедур, характеризующих применение различных технических средств в ходе отпуска товара. Основное такое техническое средство — контрольно-кассовый аппарат (в большинстве случаев сопряженный с эквайринговым терминалом, позволяющим принять оплату с карты). Его применению сопутствуют использование сканера, весов — облегчающих труд фармацевта на этапе формирования кассового чека к оплате.

В части дистанционного канала могут быть инициированы:

• автоматизация процедуры приема заказов (и выхода на связь с покупателем — прежде всего, в целях информирования о статусе заказа) — с применением интерфейсов на сайте, мобильного приложения, ресурсов колл-центра;
• автоматизация процедуры подготовки (упаковки) заказов к выдаче в самой аптеке или в рамках механизмов доставки (здесь может быть задействовано много технических инструментов и средств учета — от простейших сканеров, используемых, для сверки заказанных и упакованных товаров по штрих-кодам, до роботизированных линий для сборки заказов).

Закупку фармпрепаратов аптека осуществляет за ту или иную цену — которую устанавливает поставщик, продажу — по своей цене. Как и любой другой коммерческий хозяйствующий субъект, аптека заинтересована в том, чтобы первая цена была ниже, а вторая — выше с безусловной поправкой на динамику закупок и продаж. То есть, аптека должна иметь:

• устраивающие ее закупочные расходы;
• устраивающую ее выручку.

Цены — что первые, что вторые, напрямую влияют на указанные параметры. И ими — ценами, в необходимых случаях можно (и нужно) грамотно манипулировать. Когда нужно — добиваться снижения цен, закупая (увеличивать цены — продавая) товар. Когда можно — соответственно, допускать увеличение (идти на снижение) цен.

То, когда соответствующие «можно» или «нужно», наступают — может, опять же, подсказать компьютер. И, скорее всего, подскажет, и притом аргументировано — с отображением предусмотренных расчетов. В части работы с ценами недопустимо действовать наугад. Следует довериться обоснованным (прежде всего, учитывающим историю продаж того или иного фармпрепарата) математическим выкладкам, которые, понятное дело, лучше всего произведет программный алгоритм.

Следующее важнейшее направление в автоматизации аптек можно условно назвать «компьютеризированным консалтингом». Продавец в аптеке — в отличие от продавца в большинстве других сфер розницы, как правило, дает клиенту очень подробное (и притом подтвержденное собственной квалификацией) консультирование на предмет действия того или иного лекарства. Фармацевт — это всегда человек с профессиональным медицинским образованием.

Несмотря на то, что его стандарты в России в достаточной степени унифицированы, уровень подготовки отдельных специалистов в контексте навыков, связанных с практическими продажами, может значительно различаться. Отчасти это обусловлено тем, что рынок фармпрепаратов активно развивается: если человек учился на фармацевта много лет назад — как вариант, еще при советской системе, то его знания — без их систематического подкрепления новыми, могут устареть, и опытный специалист в части своей компетенции на прилавке уступит более молодому — но, вместе с тем, более информированному коллеге.

Но существуют механизмы «выравнивания» компетенций за счет «компьютеризации» фармацевтического консультирования. Фармацевт — вне зависимости от его уровня подготовки, может иметь доступ к программе, в которой заложены свежайшие данные о том или ином препарате. Как только поступит обращение клиента о покупке данного препарата — фармацевт попросту «зачитает» актуальные сведения, которые увидит в окне программы. При необходимости — озвучив также собственные рекомендации (уже исходя из имеющегося опыта).

Сопутствующий механизм «компьютеризированного консультирования» — эффективная классификация препаратов по различным критериям. Например:

• по симптомам и болезням;
• по содержанию курсового лечения.

Благодаря данной опции, фармацевт получит возможность не только предоставить качественный консалтинг, но и предложить клиенту более комплексное лечение — как вариант, с прицелом на будущую профилактику. Причем — основываясь на актуальных знаниях (которые программа будет автоматически обновлять в установленном порядке) о продаваемых фармпрепаратах, которые классифицированы тем или иным образом.

Еще одно важное направление автоматизации аптек — автоматизация, собственно, механизма продаж. Современные аптеки — это не только поставщики исключительно необходимых товаров для граждан, но еще и хозяйствующие субъекты, которые должны быть экономически эффективны.

То есть — аптека должна уметь свои товары «правильно продавать». Фармацевт — не «продажник» (человека не учат им быть в медицинском ВУЗе), и потому в самом общем случае он в принципе не в курсе, как решается подобная задача. В свою очередь, и это направление его работы можно автоматизировать.

С помощью специального программного алгоритма для фармацевта могут быть созданы различные сценарии продаж — которые необходимо, опять же, элементарно «зачитывать» (иногда в буквальном смысле — озвучивая инструктаж, который выводится на экран). Поскольку исходные уровни «продажных» компетенций фармацевтов более или менее одинаково низки, то от совершенства соответствующего алгоритма зависит конкурентоспособность конкретной аптечной точки (или сети в целом).

Дополнять «продажные» механизмы, где предусмотрен контакт между продавцом и покупателем, могут различные каналы информационного взаимодействия аптеки и клиента (рассылки спецпредложений, рекламы, проведение опросов и исследований). Здесь автоматизация в большинстве случаев неизбежна.

Фармацевт, работающий в аптеке, с одной стороны, во многом «автоматизирует» свои действия — подчас воспроизводя программные алгоритмы чисто механически (и не несет, таким образом, больших трудозатрат). С другой — отвечает непосредственно за качество обслуживания, за эффективность предлагаемого курса (чтобы человек, успешно вылечившийся на основе рекомендаций аптекаря, пришел на точку вновь) — те направления работы, которые автоматизировать по существу нельзя. Как следствие, работодателю предстоит определить справедливые — учитывающие взаимосвязь «автоматики» и человеческого фактора, критерии оплаты труда фармацевта. Нужно будет грамотно соотнести оклад и премию, выделить ключевые KPI и прочие параметры для оценки качества труда специалиста.

Порядок учета (во многом — и определения) таких критериев также может быть автоматизирован. Здесь автоматизация поможет, во-первых, обеспечить справедливое начисление зарплаты для работников (как вариант, при сопоставлении оплаты труда на одинаковых должностях), а во-вторых, стимулирует фармацевта работать лучше — чтобы добиться более высоких ключевых показателей.

Таким образом, автоматизация аптеки может быть осуществлена:

• в части бухгалтерского учета;
• в части товарного учета;
• в части складского учета;
• в части процедур закупок и отпуска товаров;
• в части работы с ценами (закупочными, отпускными);
• в части актуализации знаний для консалтинга;
• в части применения алгоритмов продаж (как тех, что отражают взаимодействие продавца и покупателя, так и сопутствующих им в области информационного обмена между сторонами);
• в части алгоритмов оценки качества труда (напрямую вливающих на величину зарплаты фармацевта).

Специфика аптечной индустрии — в том, что ни один поставщик программных решений для нее еще не придумал продукта, который мог быть решить указанные задачи по автоматизации одновременно (в рамках «одного окна»). Аптеке, так или иначе, придется закупать разные типы программного обеспечения для каждого случая (иногда — позволяющего решать, безусловно, сразу несколько задач).

Рассмотрим, какие лидирующие программные продукты правомерно считать самыми универсальными — с точки зрения решения указанных задач, и в то же время самыми приспособленными к специфике аптечного бизнеса.

Обзор некоторых популярных программ для автоматизации аптек

К числу лидирующих решений для автоматизации аптек мы — очевидно, совершенно ожидаемо, вправе отнести программы на базе 1С:Предприятие. Несмотря на общераспространенный тезис о дороговизне данного продукта, общий эффект его применения может быть таким, что программа окупит себя.

Следует отметить, что возможности отдельных конфигураций 1С:Предприятие могут значительно различаться с точки зрения приспособленности к специфике работы аптек — в том числе с учетом стоимости решения. Так, например, продукт 1С: Медицина. Больничная аптека может смотреться менее выигрышно в сравнении с решением 1С: Розница 8. Аптека, поскольку имеет довольно высокую стоимость (в общем случае — более 40 тыс. рублей на 1 рабочее место фармацевта, в то время как решение на базе платформы 1С: Розница стоит порядка 26 тыс. рублей). При этом, функционал программ, в целом, сопоставим.

1С: Розница 8. Аптека

Так, решение 1С: Розница 8. Аптека характеризуется тем, что:

1. Приспособлено для автоматизации как одиночных аптек и аптечных пунктов, так и объединенных в сети.

2. Приспособлено к учету фармпрепаратов:

• по форме выпуска;
• по дозировке;
• по производителю;
• по реквизитам сертификата;
• по фармакотерапевтической группе;
• по соотнесению с аналогами.

Препараты также могут быть классифицированы программой исходя из:

• международных наименований;
• наличия или отсутствия факта включенности в перечень жизненно важных лекарственных средств;
• наличия или отсутствия необходимости предъявления рецепта при отпуске.

3. Приспособлено к автоматизированному контролю:

• сроков годности;
• остатков на складе;
• розничных цен — относительно допустимых величин;
• подлинности (отсутствия контрафакта);
• поддержания обязательного ассортимента.

4. Может быть интегрировано с Регистром лекарственных средств, с сайтом Росздравнадзора (в целях получения данных о фальсификатах).

5. Позволяет учитывать движение фармпрепаратов в контексте:

• взаимодействия аптеки с поставщиком — которое осуществляется с учетом данных по анализу продаж;
• работы с электронными накладными;
• осуществления контроля над выбытием или поступлением фармпрепаратов на складах, которые используются аптекой;
• инвентаризации товарно-материальных ценностей, их списания.

6. Позволяет производить контроль над ценообразованием — который может включать:

• управление ценами в привязке к каждой отдельной аптеке сети;
• управление номенклатурой, ценами, скидками, ассортиментом во всех аптеках одновременно;
• автоматическую установку цен в соответствии с регламентами, регулирующими ценообразование на жизненно важные фармпрепараты, а также с учетом положений Закона «Об обращении лекарственных средств № 61-ФЗ.

С помощью программы аптека может выстраивать гибкую политику по скидкам и наценкам — устанавливая в тех или иных сочетаниях либо по отдельности определенные условия покупки товаров:

• наличными или картой (на общих основаниях);
• с помощью дисконтной карты;
• в определенный день (праздник, день рождения покупателя), время;
• с учетом суммы по чеку.

При необходимости возможно устанавливать «ручную» скидку — исчисляемую вне зависимости от каких-либо автоматизированных алгоритмов.

7. Позволяет работать со штрих-кодами, а именно:

• осуществлять распечатку этикеток и ценников на фармпрепараты (с использованием обычных принтеров или специализированных термопринтеров);
• печатать карточки для идентификации работников или клиентов.

8. Обеспечивает эффективную организацию рабочего места фармацевта — приспособленное:

• к розничной продаже в соответствии со всеми требованиями законодательства (в том числе нормативных актов, регулирующих применение онлайн-касс, банковских карт, защиту прав потребителей);
• к учету операций, влияющих на оценку качества работы фармацевта (и на его оплату труда);
• к задействованию сканеров, весов и иных типов торгового оборудования.

9. Позволяет формировать аналитические отчеты по итогам торговой деятельности за различные периоды.

Возможно формирование отчетов в привязке к конкретным сериям фармпрепаратов.

10. Позволяет решать задачи, связанные с управлением персоналом.

Например — те, что связаны с планированием и учетом рабочих часов и формированием рабочего графика сотрудников.

Видео — автоматизация аптек на базе программы «1С:Розница 8. Аптека»:

Также безусловного внимания заслуживают и другое программное обеспечение для автоматизации аптек.

БЭСТ-5.Аптека

Как и решение от 1С, продукт приспособлен для учета как в отдельно взятой аптеке, так и в сети. Имеет готовый функционал, что отражает потребности рядового специалиста, начальника, директора аптеки — с возможностью адаптации под конкретные задачи.

Одна из уникальных характеристик продукта — оперативность внедрения. Его возможно осуществить за 1 день, и при этом не прекращать продажи в целях регистрации товарных остатков.

Программа позволяет автоматизировать процедуры формирования аналитических отчетов, а также обязательной отраслевой отчетности.

ИнфоАптека

По своим основным возможностям программа довольно близка продукту от 1С и может рассматриваться как альтернатива ему (как по цене, так и по функционалу). Особое внимание разработчики уделили реализации в программе различных механизмов обеспечения поддержания лояльности клиентов (с помощью «карточных» проектов, бонусов, дисконтных программ). Если аптека регулярно такие механизмы задействует — не исключено, что данный продукт окажется наиболее конкурентоспособным среди решений для автоматизации.

Юнико-Аптека

Аналогично, по ключевым функциям программа сопоставима с решением от 1С (и при этом может быть с ним, как и с другими продуктами данной линейки, интегрирована). Разработчик решения ведет собственный справочник фармпрепаратов, в котором присутствует более 100 тыс. записей.

Но, так или иначе, к числу ключевых преимуществ продукта можно отнести приспособленность к адаптации под любые бизнес-модели на рынке фармацевтики. Модули программы очень гибко настраиваются и позволяют обеспечить эффективность применения продукта вне зависимости от специфики организации деятельности аптеки.

М-АПТЕКА плюс

Как и многие другие товароучетные продукты, предлагает пользователю несколько конфигураций на выбор — адаптированных для нужд розничной точки, оптового склада и иных подразделений хозяйствующего субъекта. Есть базовая конфигурация, а есть расширения — которые по модульному принципу позволяют увеличивать функционал программы (причем, совершенно предсказуемо с точки зрения затрат). При необходимости можно доработать функционал под потребности конкретной бизнес-модели.

Продукт приспособлен к интеграции с различными бухгалтерскими платформами — такими как 1С и ТурбоБухгалтер.

На какие нюансы следует обращать внимание при выборе программного обеспечения

Вне зависимости от выбранного программного обеспечения, владельцу или руководителю аптеки (аптечной сети) полезно обратить внимание на следующие нюансы, характеризующие автоматизацию фармацевтической розницы:

1. Для эффективного применения механизма автоматизированного ценообразования необходимо, чтобы в учетной системе аптеки был номенклатурный справочник со всеми товарными позициями.

Если его не будет, то перечень доступных инструментов для автоматизации ценообразования будет минимальным (как вариант, ограничиваться фиксированной наценкой на закупочную стоимость фармпрепарата). В свою очередь, самые конкурентоспособные современные аптеки учитывают при автоматизации ценообразования большое количество факторов — отнесение товара к той или иной категории, различные маркерные позиции, классы товаров по динамике потребления.

В свою очередь, есть ряд общепринятых критериев качества ведения номенклатурного справочника. Он должен:

• отражать данные в необходимой полноте (учитывая, к примеру, отнесение препарата к той или иной специальной категории);
• быть защищенным от дублирования данных (как вариант, по одному и тому же фармпрепарату с разными наименованиями);
• быть приспособленным к автоматизации включения в реестры позиций по новым фармпрепаратам.

2. Желательна унификация наименований фармпрепаратов при взаимодействии с поставщиками.

Часто бывает, что у одного хозяйствующего субъекта наименование лекарства одно, а у его контрагента — совсем другое. Данное обстоятельство мешает автоматизации (например, препятствуя полноценному применению электронных накладных) работы и первого и второго предприятия.

Отметим, что на практике такая унификация осложнена по причине отсутствия общеотраслевых реестров с единой номенклатурой по товарам. Но вполне реализуема при использовании одинакового товароучетного ПО контрагентами. Таким образом, одним из факторов выбора программного обеспечения для автоматизации аптеки могут быть характеристики продукта, используемого поставщиком.

3. Не следует пренебрегать своевременным обращением к открытым источникам, где отражены данные о забракованных поставках фармпрепаратов.

Задача владельца или директора аптеки — обеспечить устойчивый механизм обновления товароучетных реестров, где отражены забракованные серии лекарств — за счет получения данных из соответствующих открытых источников. Уже на стадии покупки товароучетного ПО следует узнавать, в какой степени, и с помощью каких программных инструментов функционал по получению доступа к источникам сведений о забракованных фармпрепаратах реализован в конкретном решении у его поставщика.

Резюме

Организация деятельности аптеки — как и любого современного розничного предприятия, требует — исходя из законов рынка сегодня, как можно более эффективной автоматизации различных участков управления бизнесом. Производиться она может на разных уровнях, но в общем случае представлена 3 основными направлениями учета — бухгалтерским, товарным и складским. Программное обеспечение, используемое при автоматизации аптеки, как правило, включает функционал, отражающий приспособленность ПО к реализации всех указанных типов учета — с разной, однако, степенью детализации (которая зависит от сложности ПО и компетенций разработчика). И, соответственно — с разной ценой.

Аптека характеризуется весьма специфичным ассортиментом (как и весьма специфичными механизмами продаж) — которые могут значительно отличаться от тех, что свойственны прочим крупнейшим отраслям розницы. Как следствие, фармацевты испытывают потребность, в первую очередь, в узкоспециализированных решениях — особенно в части товарного и складского учета. Универсальные, общеотраслевые продукты могут быть востребованы аптеками, главным образом, в части бухгалтерского учета.