Обзор программы Мой Склад для управления складом и торговлей

Один из самых известных брендов на рынке облачного ПО для товарного и складского учета — программа Мой Склад. В чем специфика данного продукта? Какие у него есть полезные функции (и на каких условиях они предоставляются предприятию, которое думает приобрести доступ к программе)?

Что представляет собой продукт?

Мой Склад (moysklad.ru) — это облачное приложение, объединяющее в себе функционал товароучетного и кассового ПО. Разработчики сервиса Мой Склад позиционируют свой продукт как ориентированный на малые и средние предприятия с типовыми бизнес-процессами. К основным своим сегментам разработчики Моего Склада относят:

• интернет-торговлю;
• офлайновую торговлю — оптовую и розничную;
• небольшие промышленные предприятия.

Функционал продукта включает учет товаров, продаж, движения денежных средств. Главная задача, которую решает Мой Склад — это автоматизация ключевых бизнес-процессов.

Сопутствующие ей задачи связаны с аналитикой финансово-хозяйственных показателей, а также интеграция с распространенными платформами для учета и управления бизнесом. Сервис может быть использован как инструмент контроля руководителей фирмы над эффективностью выполнения производственных задач подчиненных работников.

Возможна полная выгрузка туда первички — классифицированной по различным категориям, например:

• документации по розничным сделкам (продажам, возвратам);
• кассовых ордеров — приходных и расходных;
• счетов, счетов-фактур;
• актов на списание, оприходование, перемещение товаров и материалов;
• актов приемки.

Видео — интервью с основателем сервиса Мой Склад:

Программа Мой Склад обеспечивает надежную защиту обрабатываемых данных за счет внедрения 256-битного механизма шифрования. Данные, записанные на сервера Моего Склада, могут быть в любой момент экспортированы на компьютер пользователя бесплатно.

Следуя новому технологическому тренду — повсеместному внедрению онлайн-касс, разработчики Моего Склада дополнили свой продукт функцией (и продолжают совершенствовать ее), обеспечивающей проведение платежей на кассе, а также учет операций на ККТ.

При этом, касса с использованием ПО, представленного специальным модулем Моего Склада, может быть запущена как на обычном компьютере, так и на мобильном устройстве.

Поддерживается одновременное подключение и ККТ и эквайрингового терминала для приема оплаты по картам. При необходимости задействование основных опций кассового модуля Моего Склада возможно в офлайновом режиме. Как только подключение к интернету возобновится, обработанные данные будут переданы на облачные сервера.

Видео — инструкция по работе с кассой Мой Склад:

Собственно, доступ к прочим ключевым функциям платформы также может быть осуществлен как с компьютера, так и с мобильного гаджета.

Видео — как работает касса Мой Склад на iPad:

Рассмотрим подробнее возможности программы Мой Склад, доступные торговым предприятиям — которые представляет собой крупнейшие целевые сегменты, где подобные программные продукты имеют востребованность.

Автоматизация торговли с помощью программы Мой Склад

Итак, в современной модификации программа Мой Склад — это комплексный продукт для торговли, призванный решать задачи:

• связанные с учетом, управлением продажами, аналитикой;
• с проведением платежей на кассе.

По существу, продукт привязан к рабочему месту — человека, отвечающего, соответственно, за учет, продажи и аналитику либо работающего на кассе. При этом, количество таких рабочих мест (количество торговых точек, принадлежащих пользователю программы) по некоторым тарифам неограниченно.

Для оптового или розничного предприятия Мой Склад может оказаться полезным в части приспособленности:

• к точному измерению количества товаров, что имеются на складе (или в резервах);
• к обеспечению документооборота (представленного договорами, накладными, коммерческими предложениями и прочими используемыми в бизнесе документами) внутри предприятия и с контрагентами;
• к ведению аналитики по продажам;
• к осуществлению учета товаров по используемым идентификаторам (уникальным номерам, штрих-кодам);
• к обработке поступивших заявок от контрагентов;
• к ведению клиентской базы;
• к управлению взаиморасчетами;
• к осуществлению рассылок.

В части функционала, который адаптирует сервис Мой Склад к потребностям интернет-магазина, продукт примечателен, прежде всего, исключительно высоким уровнем приспособленности к интеграции с CRM-платформами.

Такая интеграция позволяет пользователю Моего Склада практически мгновенно получать непосредственно в свой аккаунт сведения о заказах и прочих запросах покупателей, что совершены на сайте интернет-магазина.

В программе отображаются данные о статусе заказа, о том, где находится курьер (если доставкой занимается он), об оплате. Разумеется, по интернет-магазину также доступна аналитика. К одному пользовательскому аккаунту в Моем Складе можно подключить сразу несколько интернет-магазинов.

Другой крупнейший сегмент, в котором продукт Мой Склад востребован — малое и среднее производство. Ознакомимся со спецификой его применения там.

Специфика применения для производства

Одна из ключевых функций Моего Склада в части управления производством — поддержка технологических карт, которые включают сведения о затратах на выпуск продукции. Благодаря данным с этих карт, пользователь Моего Склада будет в курсе всех параметров себестоимости продукции, сможет прослеживать различные количественные параметры, влияющие на нее (например, объем затрачиваемого сырья и материалов).

Эффективный учет затрат с помощью встроенных инструментов Моего Склада позволит предприятию организовать производство, сведя к минимуму ошибки в экономических расчетах, простои на линиях, задержки в осуществлении запросов поставщикам.

Другая важнейшая функция Моего Склада для производства связана с учетом различных хозяйственных операций. Так, в базе данных программы фиксируются операции:

• прихода сырья и материалов от поставщиков;
• отправки сырья и материалов со склада на производственные линии;
• движения сырья и материалов на различных участках производства;
• отправки готовой продукции на склад, заказчикам.

Также в программе есть функционал по учету взаиморасчетов предприятия с контрагентами, инструментарий для ведения комиссионной торговли.

Мой Склад — отличный инструмент для контроля над закупками (как и поставками контрагентам). Рассмотрим его ключевые возможности в данной области.

Управление закупками и поставками

В части закупок Мой Склад приспособлен:

• к генерации заказов конкретным поставщикам;
• к осуществлению контроля над остатками по имеющимся позициям;
• к ведению учета по расчетам и возвратам.

Примечательно, что формирование данных, отражающих потребность фирмы в закупках тех или иных позиций, осуществляется с учетом динамики продаж соответствующих позиций (если речь идет о рознице). Показывается себестоимость позиции, ее прибыльность, рентабельность, количество продаж в день. В части запасов раскрывается остаток и количество дней, на который его хватит исходя из текущей динамики сбыта.

В программе Мой Склад можно настроить отображение количества товара, которое должно быть продано за определенный период. Исходя из такого количества программа может рекомендовать оптимальный объем дополнительной закупки такого товара — чтобы не возникло дефицита.

Пользователю Моего Склада, который сам является поставщиком, также доступен широкий спектр опций по контролю над выполнением своих обязательств перед покупателями.

В части организации собственных поставок пользователь Моего Склада может задействовать возможности программы при решении задач, связанных:

• с резервированием необходимого количества товаров под предстоящую отгрузку;
• с отслеживанием статусов каждого заказа;
• с оптимальным распределением товаров по разным заказчикам (комплектам на отгрузку).

В программе показываются сведения о выставленных счетах, оплате, отгрузке по каждому товару.

Структура меню программы Мой Склад

Многие эксперты отмечают простоту и легкость освоения пользователем основных инструментов, позволяющих задействовать функции Моего Склада.

Интерфейс программы можно освоить буквально за несколько минут, в нем нет ничего лишнего (но в то же время все опции — нужные). В принципе, даже неопытный пользователь может освоить основные функции продукта менее, чем за полчаса (а потом уже изучать детали, что также довольно просто благодаря наличию подробной документации к программе).

К основным пунктам меню программы можно отнести:

1. Опцию «Показатели».

Предполагается, что ей регулярно будут пользоваться руководители предприятия и отделов — для контроля работы подчиненных сотрудников. На этой вкладке отражаются сведения о результативности продаж, а также о действиях работников, направленных на  достижение тех или иных результатов работы (которые, как правило, подтверждаются составлением различных документов — сведения о которых можно посмотреть в соответствующей вкладке).

2. Опцию «Закупки».

Здесь показываются сведения о движении товаров (статусе заказов контрагентам) — от поставщика к предприятию (и наоборот, если происходит возврат), их остатках на предприятии.

3. Опцию «Продажи».

В свою очередь, здесь показываются сведения о движении товаров от предприятия к контрагентам. В наглядном виде показывается воронка продаж — последовательность фактов, что отражают взаимодействие фирмы с контрагентом, начиная от первого контакта.

На основании сведений по воронке продаж предприятие может отследить, на каком участке оно отработало не слишком эффективно (обнаружив, к примеру, что на том или ином канале продаж имеется стабильно низкая конверсия). Воронка продаж может быть развернута в привязке к заказам или контрагентам. Выставляется интересующий пользователя расчетный период — день, неделя, месяц или свободный интервал. Возможен просмотр сведений о сотрудниках, участвовавших в подготовке сделки.

4. Опцию «Товары».

Здесь в подробностях раскрываются сведения о товарах, которые реализует предприятие. Показывается количество каждого из них, движение, стоимость и прочие важные данные.

5. Опцию «Контрагенты».

Здесь детализируются сведения по заказчикам (поставщикам) предприятия.

Примечательна опция «Розница» — прежде всего, наглядностью аналитических показателей. Так, для пользователя доступны сведения о прибыльности на каждом участке торговли. Также отражаются данные о счетах, пропущенных поставках, счетах.

К числу иных примечательных опций можно отнести опцию «Задачи». В ней прописываются задания, адресованные конкретному работнику, и отображаются сведения об их выполнении.

Опция «Деньги» подробно отражает сведения о движении капитала на предприятии. Примечательно также детальное раскрытие данных о прибылях и убытках фирмы: можно выбрать расчетный период, соответствующий одному дню, неделе, месяцу, свободному интервалу — что позволяет проанализировать причины текущих финансовых результатов. Возможно отображение показателей по прибыльности в режиме реального времени.

Данные о прибылях и убытках приводятся в контексте следующих основных финансовых показателей:

• выручки;
• себестоимости;
• валовой прибыли;
• операционных расходов (с их последующей детализацией — например, на  расходы, связанные с арендой, зарплатой, выплатой различных комиссионных);
• операционной прибыли;
• чистой прибыли.

Показываются также сведения о налогах — как части расходов, величина которых влияет на чистую прибыль.

Аналитический модуль

Один из самых потенциально востребованных программных модулей Моего Склада — аналитический. По существу, это группа модулей — отражающих разные, но в то же время взаимосвязанные финансово-хозяйственные показатели.

Так, аналитика может быть отображена:

1. По прибылям (в привязке к конкретным товарам, работникам предприятия, покупателям).

2. По задолженности перед различными кредиторами.

Например, если задать в программе отображение прибыльности в привязке к товарам, то она построит список товарных позиций, и по каждой будет отражаться:

• себестоимость;
• количество проданных изделий и цена каждого из них;
• прибыльность;
• рентабельность.

При этом, статистика приводится как по продажам, так и по возвратам.

Разграничение прав доступа

Еще одна примечательная группа опций программы Мой Склад — та, что связана с реализацией программного разграничения прав доступа различных пользователей к тем или иным функциональным модулям программы.

Права устанавливаются в привязке к конкретному модулю: для модуля закупок могут быть определены одни правила, для склада — другие. При этом, в отношении каждой из операций, производимых в рамках конкретного модуля, также устанавливаются отдельные права. Основные виды прав, которые могут быть установлены в Моем Складе — права на создание, удаление и проведение документов.

Прочие полезные опции

К числу иных примечательных опций программы Мой Склад можно отнести:

1. Оперативный поиск контрагента по контактам в любом документе (в общем случае используются e-mail и телефон).

2. Быструю распечатку учетных (и прочих используемых при документировании различных финансовых и хозяйственных операций) документов.

Каждый документ при этом можно не только оперативно печатать,  но и отправлять по e-mail – буквально в один клик.

3. Отображение статистики по контрагентам.

Так, по каждому предприятию, с которым взаимодействует пользователь Моего Склада, могут быть показаны, в частности:

• дата первого контракта;
• дата последнего (на момент отображения статистики) контракта;
• общее количество контрактов;
• общая сумма контрактов;
• средняя сумма контракта;
• количество и сумма возвратов;
• величина скидок по контрактам;
• прибыль от взаимодействия с предприятием.

Разумеется, по каждому контрагенту в базе данных Моего Склада хранятся контактные данные — самого хозяйствующего субъекта и его руководителя (или иного управомоченного представителя).

4. Ведение истории общения с контрагентами.

По каждому контрагенту заводится карточка, где показываются ключевые события в ходе взаимодействия фирмы с ним. Возможен быстрый звонок прямо из программы Мой Склад по имеющимся контактам. Также в интерфейсе истории общения предусмотрены опции для постановки конкретных задач во взаимодействии с контрагентом,  назначение ответственного за решение этих задач специалиста.

В целях обеспечения технических условий для звонков с помощью программы предусматривается интеграция Моего Склада и имеющейся на предприятии инфраструктуры для IP-телефонии (чуть позже мы рассмотрим прочие возможности интеграции Моего Склада с внешними платформами).

5. Управление рассылками.

С помощью специальных инструментов Моего Склада, обеспечивающих интеграцию программы с популярными сервисами для рассылок (например, такими как UniSender) может быть осуществлено массовое обращение к клиентам (либо выборочное — только тем, которые относятся к определенной категории, которая определена самим пользователем).

Видео — обзор новых возможностей программы Мой Склад:

Программа Мой Склад поддерживает исключительно широкий спектр интеграций с различными сторонними платформами, используемыми при решении различных задач, которые связаны с управлением предприятием. Ознакомимся с примерами таких интеграций подробнее.

Интеграции

Разработчики Моего Склада заявляют о том, что в программе реализована интеграция:

1. С CMS (средствами для создания сайтов и управления ими) различного назначения.

Поддерживаются, в частности, такие крупнейшие платформы как 1С-Битрикс, Nethouse, InSales и их многочисленные конкуренты.

2. С CRM (системами для организации работы с клиентами и контрагентами).

В числе поддерживаемых платформ — Битрикс 24, amoCRM, RetailCRM.

Видео — интеграция системы Мой Склад с retailCRM:

3. С системами рассылки:

• UniSender;
• Sendsay.

4. С аналитическими платформами:

• Roistat:
• Calltouch;
• Mycroft Assistant.

5. С банками:

• Альфа-Банком;
• Сбербанком;
• Модульбанком;
• Тинькофф;
• Точка.

В рамках интеграции Моего Склада с банками обеспечивается:

• выгрузка выписки по расчетному счету в соответствующую товароучетную систему;
• отправку платежей из системы Мой Склад в банковский аккаунт.

6. Со службами доставки.

В их числе — CDEK, PickPoint, IML и иные известные бренды. Обеспечивается выгрузка заказов из Моего Склада в том или ином статусе в аккаунт, открытый для предприятия в Личном кабинете службы доставки. Также обеспечивается обратная связь в части событий, отражающих ход доставки товара.

7. С сервисами телефонии:

В их числе:

• Mango Office;
• Телфин;
• Beeline АТС.

8. С торговыми площадками.

Среди них:

• Tiu.ru;
• Пульс цен;
• Prom.ua;
• Satu.kz.

Также обеспечивается интеграция с сервисом «Товары» ВКонтакте: программа Мой Склад позволяет автоматизировать размещение (и актуализацию) объявлений там.

9. Систем электронного документооборота.

В числе поддерживаемых:

• Такском;
• Контур.Диадок;
• Астрал.Doc.

10. Прочих востребованных веб-решений:

• Google Analytics;
• MoClients (сервис увеличения конверсии сайта);
• БонусПлюс (организация программ лояльности);
• Priceva (сервис управления ценами — учитывающий специфику тех, что установлены конкурентами);
• Price Matrix (сервис пакетной обработки прайс-листов поставщиков и конкурентов).

Можно отметить, что обеспечение приема платежей по Закону № 54-ФЗ — это, фактически, еще одна самостоятельная область интеграции Моего Склада с внешними платформами (в данном случае, программными и аппаратными компонентами кассовой инфраструктуры). Программа совместима с кассами крупнейших брендов — АТОЛ, ШТРИХ-М, Дримкас, Эвотор, МодульКасса и различными облачными кассовыми платформами (такими как Cassby).

Таким образом, платформу Мой Склад можно назвать одной из самых универсальных в части интеграционных возможностей. Она поддерживает обмен данными с наиболее востребованными (прежде всего, в своих целевых сегментах) онлайн-сервисами и позволяет компании сохранить привычную инфраструктуру управления бизнес-процессами.

Сколько стоит доступ к программе Мой Склад (тарифы)

Доступ к программе Мой Склад осуществляется по подписке — в соответствии со следующими тарифами (ССЫЛКА):

1. Тариф «Бесплатный»

По нему обеспечиваются:

• вход в систему 1 сотрудника по одному хозяйствующему субъекту (например, это может быть 1 ИП, работающий самостоятельно);
• размещение файлов до 50 МБ на облачном сервере.

При этом, пользователь бесплатного тарифа должен иметь в виду, что он не сможет (есть ограничения):

а) загружать в систему более 10 000 товаров (карточек контрагентов, документов);

б) использовать собственные шаблоны документов (отчетов) — как вариант, подлежащих распечатке;

б) устанавливать дополнительные поля в документах;

в) устанавливать модификации для товаров (размер, цвет и иные), по которым применяется один и тот же артикул.

г) задействовать различные дополнительные опции, а именно (каждая стоит 500 рублей в месяц):

• подключение дополнительного сотрудника;
• подключение интернет-магазина;
• подключение отдельной точки продаж;
• использование CRM.

2. Тариф «Старт» (на год)

Стоимость — 450 рублей в месяц (при предоплате за год, то есть, если внести 5400 рублей).

Обеспечиваются:

• вход в систему одного сотрудника (по одному юрлицу и по одной точке продаж);
• размещение до 100 МБ файлов в облачном хранилище.

По тарифу «Старт» применяются все актуальные для бесплатного тарифа ограничения — кроме количества поддерживаемых товаров (контрагентов, документов). Оно может быть любым.

3. Тарифы основной линейки: «Базовый», «Профессиональный», «Корпоративный»

Отличаются они друг от друга:

• количеством сотрудников, которые могут входить в систему (2-10 в зависимости от тарифа);
• количеством поддерживаемых хозяйствующих субъектов (2 — при тарифе «Базовый», неограниченно — при тарифе «Профессиональный»);
• количеством поддерживаемых точек продаж (в «Профессиональном» поддерживается 5);
• объемом облачного хранилища (от 500 до 10 000 МБ);
• поддержкой управления правами пользователей (нет в «Базовом»);
• поддержкой CRM (нет в «Базовом»).

На всех тарифах предоставляется 14-дневный бесплатный период доступа к системе: пока он идет, можно не оплачивать доступ. А если оплатить до его завершения — остаток добавится к оплаченному периоду. Если не оплачивать — по завершении 14 дней пользователь переведется на бесплатный тариф.

Контакты

Официальный сайт — moysklad.ru.

Телефоны:

• в Москве  +7 (495) 228-04-32;
• по России 8 (800) 250-04-32.

Резюме

Итак, Мой Склад — это облачная платформа для товарного и складского учета, а также проведения платежей по Закону № 54-ФЗ с использованием онлайн-касс. Одна из сильнейших сторон продукта — интеграция с десятками популярных решений для автоматизации управления бизнесом. Крайне привлекательна опция по бесплатному пользованию функциями по любому тарифу в течение 14 дней. Как и наличие одного бесплатного тарифа.

Видео — интервью с руководителем Мой Склад: