Нужен ли договор на техническое обслуживание онлайн-кассы и от чего зависит стоимость таких работ

Онлайн-касса — технически сложное электронное устройство. Как в случае с любым другим девайсом, ее компонентам свойственно изнашиваться и выходить из строя. Предупредить или свести к минимуму вероятность таких рисков поможет своевременное техническое обслуживание кассовых аппаратов. Что может представлять собой данная процедура, от чего зависит стоимость обслуживания онлайн-касс? Обязательна ли она — и если нет, то почему она может быть востребована владельцем ККТ?

Зачем нужно техническое обслуживание онлайн-касс

Ранее (до 01.07.2017) в соответствии с постановлением Правительства России от 23.07.2007 № 470, пользователи кассовых аппаратов должны были в обязательном порядке осуществлять их техническое обслуживание, обращаясь к услугам специализированных сервисных центров.

Вместе с тем, те Центры технического обслуживания (или ЦТО), которые ранее занимались обязательным техническим обслуживанием кассовых аппаратов, продолжили свою деятельность — и во многих случаях не менее интенсивно, чем в тот период, когда постановление № 470 было в силе.

Таким образом, техническое обслуживание онлайн-касс необязательно де-юре, но распространено де-факто.

Сохраняющийся спрос на услуги ЦТО обусловлен многими факторами — прежде всего:

1. Наличием в законодательстве штрафов:

• за неиспользование ККТ — в том числе, если ее использование невозможно вследствие поломки (штраф — до 100% от выручки, принятой «мимо кассы» в соответствии с п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ);
• за использование ККМ, не соответствующей требованиям законодательства — в том числе, если она настроена неправильно (штраф — до 10 тыс. рублей в соответствии с п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ).

Издержки на техобслуживание ККТ, как правило, несоизмеримо меньше указанных штрафов.

2. Интеграцией кассовой и товароучетной инфраструктуры на многих торговых предприятиях.

Такие хозяйствующие субъекты научились использовать данные о платежах, проведенных на онлайн-кассе, в качестве инструментов для аналитики продаж. Если онлайн-касса работать перестанет, то за тот или иной период времени сведения о платежах не будут получены в товароучетную систему.

Собственно, эти данные могут собираться не только в целях аналитики — но и для формирования различных типов официальных отчетов. За их непредоставление или некорректное составление законом могут быть предусмотрены отдельные санкции.

Таким образом, своевременное техническое обслуживание онлайн-кассы — один из факторов снижения рисков возникновения вышеописанных ситуаций.

Но что может представлять собой такое обслуживание? Ознакомимся с типичным перечнем услуг, что характеризуют российские ЦТО, а также примерными ценами на такие услуги.

Практика работы ЦТО: услуги и стоимость работ

В типичный перечень услуг российских ЦТО по техническому обслуживанию онлайн-касс входят:

1. Производимые, как правило, не реже одного раза в 3 месяца (но во многих случаях — еженедельно или ежемесячно):

• внешний осмотр контрольно-кассовых аппаратов (и последующее удаление загрязнений, старых наклеек и пломб);
• диагностика степени изношенности механических элементов;
• проверочное тестирование ККМ;
• проверка качества и полноты отражения реквизитов кассового аппарата на кассовом чеке;
• проверка программных настроек ККТ, от корректности которых зависит правильность ее работы.

2. Производимые, как правило, не чаще одного раза в год:

• разборка корпуса ККТ в целях осмотра и проверки всех электронных компонентов кассового аппарата;
• очистка и смазка движущихся механических узлов;
• проверка прошивки;
• плановая замена фискального накопителя — если потребуется.

Стоимость соответствующих услуг, заказываемых относительно регулярно, обычно устанавливается в «абонентском» формате. Величина абонплаты составляет порядка 1200-1800 рублей за 1 квартал (в расчете на 1 онлайн-кассу). Цена, как правило, значительно увеличивается (иногда — в полтора-два раза), если ЦТО готов направлять заказчику специалистов в выходные и праздничные дни. Самый дешевый вариант обычно соответствует соглашению между ЦТО и пользователем ККТ, по которому онлайн-кассы возятся на профилактику владельцем самостоятельно — причем, только в удобные для ЦТО сроки.

3. Производимые по запросу заказчика.

Это могут быть самые разнообразные услуги. В их числе:

• внеплановая замена фискального накопителя (например, в случае заполнения его памяти);
• постгарантийный (или гарантийный, если ЦТО имеет статус аккредитованного сервисного центра производителя онлайн-кассы) ремонт ККМ;
• переподключение онлайн-кассы в сложных случаях (например, когда производится переустановка всей корпоративной сети).

Оплата здесь, как правило, производится не по абонентскому принципу, а «позаказно». Так, например, в большинстве случаев стоимость замены фискального накопителя составляет порядка 1500 рублей. Средний ремонт — 1000 рублей, мелкий — около 500 рублей.

Это, безусловно, не исчерпывающий перечень направлений деятельности ЦТО (кроме того, разброс стоимости работ может быть совершенно иным на практике). В зависимости от специфики целевых клиентов центра (среди которых могут быть преимущественно малые бизнесы или, наоборот, крупнейшие торговые сети) набор услуг, входящих в техническое  обслуживание ККТ, может быть разным.

В указанных выше случаях цены на услуги ЦТО, как правило, не включают стоимость запчастей и расходных материалов (но здесь подход каждого ЦТО может быть оригинальным — в том числе и в части включения стоимости необходимых компонентов в расценки на техобслуживание ККТ). Не исключено, что у пользователя будут свои источники запчастей и материалов — более дешевых в сравнении с теми, что включены ЦТО в прайс на проведение ремонта. В этом случае можно договориться с Центром об использовании расходников заказчика (как вариант, предварительно согласовав их закупку по определенному перечню).

Полезно будет рассмотреть то, на каких базовых принципах может быть основана практическая работа ЦТО по обслуживанию онлайн-касс. Один из возможных источников для установления таких принципов — нормы законодательства. Они могут быть обязательными (пример такого норматива — Закона № 54-ФЗ) или, по существу, рекомендуемыми к рассмотрению.

Обязательный к применению Закон № 54-ФЗ, как и иные федеральные нормативные акты, практически не регламентируют деятельность ЦТО. Однако, государством принят ряд иных примечательных нормативов — которые могли бы рассматриваться Центрами в качестве источников для установления принципов организации работы.

Принципы техобслуживания ККТ: что смотреть в нормативных актах

Итак, как мы уже знаем, техническое обслуживание контрольно-кассовой техники ранее требовалось осуществлять в обязательном порядке. Теперь в федеральных нормативных актах отсутствуют положения, которые бы предписывали производить техническое обслуживание онлайн-касс.

Но, вместе с тем, существуют изданные различными органами власти правовые акты, подробно регламентирующие процедуру обслуживания контрольно-кассовой техники — в периоды, когда такая техника применялась в разновидностях с ЭКЛЗ (и более ранними вариантами фискальной памяти). С переходом на онлайн-кассы эти регламенты фактически утратили актуальность — но формально сохраняют юридическую силу.

Так или иначе, положениям данных актов следовать необязательно (применительно к периоду после отмены обязательного техобслуживания ККМ). Но они, тем не менее, могут рассматриваться в качестве полезных источников рекомендательного характера.

Многие ЦТО следует соответствующим нормативам по традиции — и очень хорошо, что они это делают, поскольку их содержание по существу включает в достаточной мере сбалансированные и проработанные регламенты, следование которым может быть исключительно полезной опцией для хозяйствующего субъекта, занимающегося обслуживанием онлайн-касс.

Речь может идти о таких источниках как:

1. Письмо Госналогслужбы РФ от 16.05.1995 № ЮБ-6-14/276 — ССЫЛКА (в котором содержится Положение о порядке продажи и технического обслуживания ККМ, утвержденное решением ГМЭК от 06.03.1995, протокол № 2/18-95).

К числу его наиболее примечательных формулировок можно отнести те, что регламентируют права и обязанности Центров по техническому обслуживанию касс. Соответствующие положения вполне могут быть рассмотрены в качестве тех, на основе которых могут составляться договоры между ЦТО и пользователями онлайн-касс (в отдельных случаях — между ЦТО и его контрагентами — например, представителями фирм-производителей ККМ во вопросам поставки запчастей).

Так, Центры, следуя логике пункта 11.2 Положения о порядке продаж и техобслуживания ККМ, могут, в частности:

• заключать необходимые соглашения с официальными дилерами ККМ («генеральными поставщиками»);
• разрабатывать вместе с дилерами документы, регламентирующие услуги по техническому обслуживанию кассовых аппаратов;
• образовывать фонды документации, в которых определяются технические требования на обслуживание ККТ, методы испытаний устройств, правила их эксплуатации и обслуживания;
• на регулярной основе приобретать и обновлять необходимое оборудование для обслуживания и диагностики ККМ, запчасти, модули фискальной памяти;
• формировать в требуемом количестве резерв ККМ в целях предоставления их на замену или сдачи в аренду;
• приобретать компетенции по вводу ККТ в эксплуатацию (осуществляя в том числе процедуры в рамках предпродажной подготовки кассовых аппаратов);
• приобретать компетенции по установке и замене фискальных модулей;
• составлять заключения об исправности кассовых аппаратов;
• проверять условия эксплуатации ККМ на предмет соответствия установленным критериям (и ставят в известность Налоговую службу при выявлении нарушений условий пользования кассами);
• обеспечивать оперативный гарантийный или постгарантийный ремонт кассовых аппаратов в установленный срок (в Положении приводится срок в 36 часов — при обращении владельца ККМ, который находится в городе, 72 часов — в сельской местности);
• предоставлять клиентам резервные кассовые аппараты, которые зарегистрированы в ФНС в установленном порядке;
• регистрировать выполнение ремонтных работ в отдельном журнале, который располагается на стороне владельца ККМ;
• помогать владельцам ККТ иметь в наличии необходимые эксплуатационные материалы;
• консультировать владельцев ККМ по различным вопросам пользования кассовыми аппаратами;
• программировать и перепрограммировать кассовые аппараты по запросу владельца;
• направлять владельцам ККТ предписания, содержащие перечни нарушений в пользовании ККМ, а также указания по устранению данных нарушений;
• организовывать работу так, чтобы с клиентами взаимодействовали только обученные и подготовленные специалисты;
• вести необходимый учет документов.

Это не исчерпывающий перечень направлений работы ЦТО — список позиций в указанном пункте Положения гораздо шире. Но какое значение имеет их соблюдение — с учетом того, что нормы Положения не обязательны?

Специфика ситуации в следующем. ЦТО, действительно, вправе вообще не рассматривать нормы Положения и не применять. Однако, сам факт, что Центр хотя бы декларирует соблюдение их — полностью или в части, может свидетельствовать о достаточно высоком уровне его технического оснащения. А если ЦТО заявляет о принципиальном нежелании следовать Положению — хотя бы в части, то это, в свою очередь, может говорить о том, что ему есть, что скрывать — в части дефицита компетенций.

Действительно — при детальном анализе Положения выяснится, что оно составлено достаточно профессионально, и по существу представляет собой перечень крайне полезных критериев эффективной организации работы ЦТО. Организации с таким статусом, по сути, нет необходимости значительно отклоняться от тех прав и обязанностей, что прописаны в Положении. Внутреннюю работу специалистов ЦТО, так или иначе, будет каким-то образом регламентировать. Большим плюсом в такой регламентации будет опора на критерий, по которому работа ЦТО будет оцениваться исходя из соответствия нормам Положения — их, как правило, просто нет необходимости существенно дорабатывать и улучшать.

Таким образом, владельцу ККТ при выборе ЦТО будет полезно задавать представителям Центров вопрос — в какой степени организация его работы соответствует нормам Положения. Если будет получен ответ в стиле «эти нормы устарели», «они не нужны», «их соблюдать необязательно» — при прочих равных предпочтение, возможно, будет иметь смысл отдать другому ЦТО — который, в свою очередь, не будет акцентировано отдаляться от формально не действующих, но ценных инструкций, разработанных на государственном уровне.

2. Типовые правила эксплуатации ККМ от 30.08.1993 № 104, утвержденные Минфином России — ССЫЛКА.

Здесь заслуживают внимания следующие положения:

1. Пункта 3.1 — о том, что ввод в эксплуатацию ККМ производит специалист из ЦТО, у которого есть удостоверение на техническое обслуживание.

Поскольку, как и в случае с Положением, нормы Типовых правил — необязательны, у представителя центра может и не быть никаких удостоверений. Но хорошо, если его работодатель выражает готовность документально подтвердить квалификацию человека альтернативными способами — чтобы заказчик был уверен в его компетентности.

Конечно, не следует данному человеку прямо говорить «покажи удостоверение» — это просто неприлично. Но на стадии переговоров с ЦТО о подписании договора на техническое обслуживание онлайн-касс следует осторожно затронуть вопрос квалификации кадров — хотя бы спросить, где и на кого учились специалисты, которые будут приходить к заказчику.

2. Пункта 7.1 — о том, что:

• основная задача технического обслуживания заключается в «поддержании постоянной исправности», а также в «предупреждении выхода из строя» и «продлении срока службы» контрольно-кассовой техники;
• ЦТО должны руководствоваться при выполнении своей работы ГОСТами, которые применимы при решении технических задач, что характеризуют обслуживание контрольно-кассовой техники.

Конечно, декларируемая поддержка лозунгов вида «гарантируем постоянство исправности» вовсе не означает обязательное следование им на практике — по существу это следует рассматривать как модный для сферы услуг жест вежливости по отношению к клиенту. Однако, осторожно ссылаться на, пусть и не официальные по сути, но не противоречащие принципам нормальных деловых коммуникаций принципы, прописанные в указанном выше пункте, при общении с представителями ЦТО, имеет смысл.

И если в отношении озвученного в государственных стандартах подхода будут контраргументы — это повод, опять же, пересмотреть перспективы сотрудничества с ЦТО.

Отметим также, что в соответствии с пунктом 7.1 Типовых правил техническое обслуживание ККТ может быть представлено несколькими разновидностями услуг и быть, в частности, межремонтным и текущим, а также в необходимых случаях включать капитальный ремонт. Данная классификация вполне может быть отражена в договоре — и предусмотрена тарификацией (чтобы было понятно, за какие конкретно услуги ЦТО платит заказчик, и почему они обособлены от других — как и то, почему они стоят дороже).

Таким образом, при отсутствии строгого законодательного регулирования деятельность ЦТО, обслуживающих онлайн-кассы, тем не менее, может регламентироваться с использованием принятых на государственном уровне нормативов. С учетом их содержания каждый поставщик услуг определяет собственную политику присутствия на рынке.

Такая политика будет влиять на формирование перечня и характеристик оказываемых ЦТО услуг по обслуживанию онлайн-касс, на специфику составления договоров с клиентами. Здесь универсальных правил нет — но возможно влияние рассмотренных нами норм законодательства.

Резюме

Техническое обслуживание онлайн-касс необязательно по закону — но крайне желательно, поскольку за использование неисправной ККТ (и, тем более, за вынужденное неиспользование онлайн-кассы по причине ее выхода из строя) законом предусмотрены штрафы. Кроме того, компания может быть сама заинтересована в постоянстве получения фискальных данных с онлайн-кассы.

ЦТО — специализированные организации, которые занимаются техническим обслуживанием онлайн-касс, могут оказывать свои услуги по абонентскому принципу или в «позаказном» формате. Стоимость обслуживания онлайн-касс прямо пропорциональна сложности процедур, степени территориальной приближенности и регулярности выездов — с учетом выходных и праздников, специалистов ЦТО к заказчику.

На уровне действующих федеральных нормативных актов деятельность ЦТО не  регулируется. Однако, многие центры по традиции следуют положениям нормативов, действовавших до отмены обязательного техобслуживания. Это вполне оправдано по причине отличной сбалансированности и практической полезности соответствующих нормативов.

Видео — плановое техническое обслуживание онлайн-кассы АТОЛ FPRINT-22ПТК: