Что делать, если онлайн-касса сломалась, а работать нужно

Кассовая техника – обязательна при наличных и безналичных расчетах. Она применяется любыми ИП и юридическими лицами, работающими в России. Но бывают случаи, когда онлайн-касса ломается – и ее использование становится технически нереальным. Можно ли в такой ситуации выдать клиенту при расчете иной документ взамен кассового чека? И можно ли обойтись без ККТ, пока ее ремонтируют?

Когда касса вышла из строя…

Согласно статье 1.2 (п. 1) закона 54-ФЗ (ССЫЛКА) применение онлайн-кассы обязательно для всех организаций и ИП при реализации ими расчетов в России. Причем касса в большинстве случаев требуется именно в момент осуществления расчетной операции, кроме исключений, какие предусмотрены самим законом. В частности, есть отсрочка в использовании кассы при безналичных платежах, при которых покупатель и продавец (или его уполномоченное лицо) не вступают в прямое взаимодействие. В данном случае чек может быть сформирован даже на следующий рабочий день после расчета, но не позднее даты передачи товара (п. 5.3-5.4 статьи 1.2 закона 54-ФЗ).

Кроме того, обязанность применения ККТ распространяется не на всех пользователей. Есть исключения, прописанные в законе 54-ФЗ. Например, индивидуальные предприниматели, работающие на патентной системе и занимающиеся определенными видами деятельности, вправе обойтись без ККТ. Но это возможно только, если такие ИП выдают своим клиентам документы в подтверждение совершенного расчета. Причем и сам этот документ должен иметь реквизиты, перечисленные в п. 2.1 статьи 2 закона 54-ФЗ. Или, например, ИП – самозанятые. Их закон 54-ФЗ вообще освобождает от ККТ, но только для тех видов деятельности, которые облагаются новым налогом на профессиональный доход (п. 2.2, ст. 2). Правда, вместо кассы самозанятым лицам необходимо пользоваться мобильным приложением «Мой налог» (п. 1 ст. 14 закона 422-ФЗ – ССЫЛКА).

Таким образом, законом 54-ФЗ предусмотрен исчерпывающий перечень случаев, когда продавец вправе не работать с ККТ:

• в силу своего местонахождения;
• в зависимости от вида деятельности;
• в зависимости от режима налогообложения;
• из-за специфики производимых расчетов;
• при наличии посредников в расчетах.

Для всех этих случаев неприменения ККТ закон 54-ФЗ предусмотрел замену чека: для самозанятых – это приложение «Мой налог», для патентной системы – иной документ с реквизитами чека, для муниципальных и государственных заведений – унифицированные бланки строгой отчетности, и т.д.

Но в законе 54-ФЗ не прописано право неприменения ККТ в случае ее поломки. Такие же разъяснения дает и Минфин России в своем письме № 03-01-15/97205 от 09.11.2020 – ССЫЛКА. Более того, в законе 54-ФЗ среди главных условий применения ККТ (статья 4.3, статья 5) обозначена ее обязательная исправность. Т.е. она должна формировать чеки и прочие фискальные документы, передавать сведения о расчетах в налоговый орган, и выполнять иные задачи. А значит, пользователь обязан применять только исправную онлайн-кассу – и должен поддерживать это состояние у техники. В противном случае за эксплуатацию неисправной ККМ предприятие будет наказано.

Таким образом, в законе 54-ФЗ нет права при расчетах обходиться без кассы из-за ее неисправности и нет обязанности применять сломанную ККТ, и нет возможности в данных ситуациях для замены кассового чека иным документом.

Что делать, если онлайн-касса сломалась?

Есть фирмы и ИП, которые позаботились о регистрации резервной кассы – на случай поломок и других форс-мажоров. Тогда им достаточно будет просто перейти с неисправной ККТ на рабочую, не прибегая к дополнительным расходам и действиям.

Если «запасной» кассы нет, на время ремонта можно воспользоваться арендованной техникой. Тем более, закон 54-ФЗ этого не запрещает. Но придется такую кассу перерегистрировать на себя и прибрести свой фискальный накопитель. Важно понимать, что брать онлайн-кассу в аренду на короткий срок (допустим на 1 месяц) не всегда оптимальное решение, так как при этом придется дополнительно «раскошелиться» на полную стоимость фискального накопителя, который становится вашим и возврату не подлежит.

Если заключен договор с сервисным центром на техобслуживание с возможностью экстренной замены ККТ, тогда на время ремонта нерабочей кассы будет выдана другая ККМ. Правда, и здесь потребуется регистрация подменного кассового аппарата. Но зато не будет штрафа.

Можно воспользоваться помощью платежных агентов, которые и будут принимать платежи от ваших потребителей. Тогда именно платежные агенты на своих кассах будут пробивать чеки для ваших клиентов (письмо ФНС России от 09.08.2018 №АС-4-20/15481@ — ССЫЛКА). Но нужно, чтобы агент заключал все сделки с клиентами от своего имени – только в этом случае он становится обязанным применять ККТ по таким сделкам.

Самое главное, применять в расчетах любую кассу, но исправную и зарегистрированную в Налоговой службе РФ.

Нужно ли оповещать налоговую о поломке ККМ?

Вести наличные и безналичные, и иные виды расчетов без участия ККТ, – это риск. Даже выписка вручную документов в подтверждение совершенного расчета не защитит от штрафа. Причина – неприменение ККТ в тех случаях, когда такая обязанность есть. И при первой же проверке, которые обычно всегда внезапны, налоговый орган установит отсутствие кассы. Не спасет даже уверение: что все суммы после будут проведены через онлайн-кассу. Не стоит забывать: закон 54-ФЗ обязывает в момент расчетов применять кассы всех, на кого данное обязательство распространяется. Если касса в этом процессе не участвует, пользователю грозит штраф по статье 14.5 КоАП РФ (п.2 – ССЫЛКА).

Чтобы избежать проблем, потребуется:

• при обнаружении сбоя в работе ККТ сразу вызвать мастера из сервисной службы, который поможет извлечь из фискального накопителя сведения об операциях, которые не прошли через ОФД в налоговый орган;
• направить в налоговый орган разъяснения с указанием не отправленных операций и причин остановки работы ККТ.

И сделать всё это нужно раньше, чем проблемы с ККТ обнаружит налоговая.

Вывод

Прежде всего, когда касса сломалась, не следует оформлять от руки «чеки» для клиентов. Причина – это нарушение по статье 14.5 КоАП, т.е. неприменение кассы. Тем более в законе 54-ФЗ не дается разрешение на работу без кассы в случае ее поломки. И не дается разрешение на замену чеков в такой ситуации иными документами.

Более того, о поломке следует сразу оповестить налоговый орган. И попытаться найти скорее замену самой кассе. Ведь закон 54-ФЗ не запрещает использовать даже арендованный кассовый аппарат. Главное, чтобы при расчетах, когда это требуется, должна использоваться контрольно-кассовая техника.