Как оформить возврат товара поставщику: законы и документы

В ситуации с возвратом товара интересы покупателя в статусе физического лица, как известно, защищает отдельный федеральный закон «О защите прав потребителей». Какими же нормативными актами обеспечиваются интересы покупателя как хозяйствующего субъекта? Как правильно оформить возврат товара поставщику в правоотношениях между предприятиями (юридическими лицами и ИП), какие документы нужны для этого?

Какие есть основания для возврата товара поставщику в соответствии с законом

Во взаимоотношениях между покупателем товара и его поставщиком — как хозяйствующими субъектами, возврат товара чаще всего осуществляется — в соответствии с положениями Гражданского Кодекса, а также типичными условиями договоров на поставку, в следующих основных случаях:

1. Покупателю привезен несоответствующий заказанному товар.

Общераспространенная разновидность «несоответствия» — несовпадение ассортимента (фактического и предусмотренного договором). Положениями пункта 1 статьи 468 ГК РФ установлено, что покупатель в таких случаях может без каких-либо дополнительных условий отказаться от приема товаров. А если он их уже оплатил — потребовать возврата уплаченных сумм. Примечательно, что если в поставке есть как те товары, что соответствуют ассортименту, так и те, что не соответствуют, то покупатель вправе отказаться от всей поставки (пункт 2 статьи 468 ГК РФ).

При этом, в условиях договора может быть прописано, что в случае, если несоответствующий товар эквивалентен тому, который был заказан (то есть, если они взаимозаменяемы), то вместо возврата покупатель вправе выбрать различные дополнительные преференции — своего рода компенсацию «дискомфорта». Но возврат, так или иначе, гарантируется законом — и если договор содержит прямой его запрет (даже при наличии преференций), то в части такого запрета будет недействительным.

2. Привезенный товар соответствует заказанному, но имеет тот или иной неустранимый (силами покупателя) дефект, вследствие которого использовать товар по назначению нельзя.

Безусловно, во всех случаях речь идет о дефектах, что возникли по вине поставщика, которая подлежит документальному подтверждению. На практике — фиксации в акте приемки. При этом, в условиях договора может быть прописано, что по факту подписания акта или иного документа, подтверждающего приемку без претензий, рассматриваемое основание для возврата товара не применяется — и тут же прописываются исключения. К ним, как правило, относится обнаружение существенных дефектов, что объективно не могут быть выявлены при приемке.

Что касается акта приемки, то в случае, если у товара обнаружены дефекты, данный акт должен отражать данные:

• о количестве некачественных товаров;
• о дефектах;
• о способе оценки качества товара.

В отсутствие указанных сведений акт в общем случае не считается документом, доказывающим некачественную поставку.

Так или иначе, при получении товара ненадлежащего качества стороны руководствуются, прежде всего, положениями статьи 475 ГК РФ — и их договоренности не должны данным положениям противоречить. Статья предусматривает разные варианты для реализации покупателем различных требований в отношении продавца, который допустил поставку некачественного товара. Это может быть не только возврат, но и, к примеру, соразмерное уменьшение стоимости поставки. Но здесь важно соблюсти очередность требований. В первую очередь покупатель имеет право потребовать от поставщика:

• соразмерно снизить цену товара;
• устранить недостатки товара в разумный срок;
• возместить собственные расходы, что были совершены в целях устранения недостатков товара.

И только если по факту выбора одного из вышеуказанных механизмов поставщик ничего не сделал (либо не смог сделать по причине серьезного недостатка у товара), то покупатель вправе вернуть товар.

При этом, нужно иметь в виду, что если поставщик, которого покупатель уведомил о наличии у товара недостатков, незамедлительно заменит эти товары на те, что имеют должный уровень качества, то покупатель не сможет воспользоваться всеми опциями по статье 475 ГК РФ (по логике пункта 1 статьи 518 ГК РФ).

3. Привезенный товар был оприходован и введен в эксплуатацию — но впоследствии возник гарантийный случай, при котором товар подлежит возврату поставщику.

В зависимости от конкретного типа товара, договором определяются разные необходимые условия признания того или иного случая гарантийным. Например, если это сложная механизированная техника, то такими условиями могут быть:

• эксплуатация техники в надлежащих условиях (в соответствии с прилагаемой документацией);
• отсутствие в конструкции техники ненадлежащим образом установленных деталей;
• отсутствие факта обнаружения не предусмотренного условиями поставки и эксплуатации вмешательства пользователя в механизмы — прямо или косвенно ставшего причиной возникновения гарантийного случая.

4. Если товар — некомплектный.

Следует различать товар ненадлежащего качества и товар некомплектный. В случае получения второго его покупатель вправе заявить о требованиях, что предусмотрены, в свою очередь, положениями статьи 480 ГК РФ (если иных — не противоречащих ей, не оговорено сторонами). Вариантов здесь также несколько и возврат — в их числе. Он инициируется в случае, если продавец в разумный срок:

• не доукомплектовал товар;
• не уменьшил цену текущей поставки соотносительно с заявленной.

Правила доведения поставки до нужной «комплектности» при розничных продажах — те же, что работают в случае с некачественными товарами.

5. Поставщик не дополнил привезенный товар необходимыми документами.

В соответствии с положениями статьи 464 ГК РФ покупатель товара вправе в рассматриваемом случае его вернуть — если иное, опять же, не предусмотрено договором поставки.

Отдельные правила возврата могут устанавливаться для определенных сфер экономической деятельности. Например, если товар подлежит перепродаже в розницу, то процедура его возврата по инициативе конечного потребителя (который, таким образом, будет реализовывать свои права в рамках Закона о защите прав потребителей) в общем случае будет сопровождаться возвратом производителю — если иное не предусмотрено договором между ним и розничным магазином (п. 2 ст. 518 ГК РФ). При этом, с поставщика не подлежат взысканию (в рамках регрессных требований) убытки конечного потребителя — при их наличии. За их возмещение отвечает сам магазин.

Еще один распространенный сценарий возврата — когда товар возвращается планово в соответствии с договором его приема под реализацию. С юридической точки зрения данный механизм довольно близок рассмотренной выше обратной реализации — при обнаружении некачественного товара. При этом, основания для применения такого механизма прописываются в самом договоре поставки. Как правило, в него включается пункт о возврате в случае неосуществления перепродажи товара до определенной даты.

Обратная реализация в рамках планового возврата товара также предполагает оформление накладной ТОРГ-12, а также счета-фактуры — однако, в рассматриваемом случае его выписывает покупатель для поставщика. Форма ТОРГ-2 или ее аналог не применяются, поскольку возвращаться может и качественный товар.

В некоторых случаях поставщик и магазин договариваются о том, что на подлежащие розничной продаже товары с незначительными повреждениями (не влияющими на общие потребительские свойства товара) устанавливается согласованная скидка. То же самое — при поставке товара, требующего доведения до функционального назначения силами магазина или конечного потребителя.

Иногда отдельными правовыми документами устанавливаются различные выгодные для покупателя альтернативы возврату. Например — последующие закупки аналогичных или иных товаров с большими скидками или продление гарантии по уже имевшим место или запланированным поставкам. Иногда стороны договариваются о преференциях, которые, в свою очередь, дополняют возврат: например, о выплате компенсации покупателю.

В свою очередь, полезно также рассмотреть следующие общераспространенные ситуации, при которых возврат товара не осуществляется (на примере типичных промышленных поставок):

1. Когда произошел его естественный износ в процессе эксплуатации.

2. Когда потребитель нарушил условия эксплуатации.

3. Когда покупатель нарушил положения договора поставки — в части тех положений, что дают ему права, более широкие в сравнении с теми, которые закреплены в ГК РФ, при том, что не имеет оснований для возврата по ГК РФ.

4. Когда покупатель повредил товар на своей стороне.

5. Когда товар представлен расходным материалом и находился в эксплуатации в течение длительного времени.

Безусловно, перечни оснований для возврата (и невозврата товара) могут значительно разниться в зависимости от конкретной его разновидности. Но, так или иначе, при определении таких оснований применяется правило, по которому:

• смотрятся положения ГК РФ, регулирующие возврат (и близкие к нему операции — замену, доукомплектование) — и при отсутствии иных норм применяются они;
• смотрятся положения договора — и если среди них будут расширяющие права покупателя в сравнении с теми, что гарантированы ГК РФ, то применяться должны именно они.

В отдельных случаях стороны договариваются о процедурах, предусматривающих возврат товара вполне надлежащего качества. Подобные договоренности могут устанавливать, в частности:

1. Сроки возврата товара надлежащего качества.

Общераспространено установление срока в 14 дней после приема по накладной — если характеристики товара не дают повода установить иной срок.

2. Условия, при которых возможен возврат товара.

Как правило, в перечень таких условий входят:

• неосуществление пользования товаром;
• сохранение полного товарного вида и потребительских качества товара покупателем;
• сохранение целостности и обеспечение чистоты упаковки.

3. Порядок доставки возвращаемого товара.

Прописываются правила выбора стороны, которая перевозит товар (и, соответственно, несет расходы). Обычно это поставщик — поскольку покупатель в подобных случаях, как правило, не готов идти на риски, связанные с повреждением груза при перевозке (и, более того, может не иметь необходимых технических средств на такую перевозку).

4. Порядок документального оформления возврата.

Может быть определено, что покупатель документирует свое желание вернуть товар посредством специального заявления (которое прилагается к соглашению, регламентирующему процедуру возврата), направляемого поставщику в бумажном или электронном виде. При этом, поставщик вправе принять как положительное, так и отрицательное решение по заявлению.

Видео — новый порядок возврата товаров и корректировочные счета-фактуры:

Далее возврат товара надлежащего качества документируется примерно так, как если бы происходила его обратная реализация — типичная процедура в рамках возврата некачественного товара. Ознакомимся с ее особенностями (и с прочими процедурами, которые могут иметь место при возврате) в контексте документального оформления возврата товара.

Как оформить возврат товара поставщику: какие документы оформлять

То, каким будет порядок оформления возврата товара в части документации, зависит от момента принятия решения о возврате относительно момента принятия соответствующего товара на учет. Варианта два:

• когда товар решено возвратить до постановки на учет (например, если брак выявлен в процессе приемки на склад);
• когда товар решено возвратить по тем или иным основаниям после его постановки на учет.

В первом случае оформляются:

• претензия в адрес поставщика;
• акт, устанавливающий причины возврата (например, недокомплект или брак);
• товарная накладная по форме ТОРГ-12.

Претензия пишется в свободной форме (однако, порядок ее составления и форма должны быть предусмотрены договором поставки), акт в общем случае составляется по форме ТОРГ-2. Акт должен быть составлен комиссией — до того учрежденной отдельным распоряжением директора. В ее состав входят материально ответственные лица, которые работают с товарами. Желательно получение подписи от представителя поставщика.

Претензия должна содержать отсылку на акт. В ней также приводятся:

• ссылка на договор поставки;
• сведения о возвращаемом товаре (наименование, номер партии или иной идентификатор);
• требования покупателя по существу (основанные на ГК РФ или положениях договора) — о докомплектации, замене, возврате;
• причина возврата (с описанием брака, недокомплекта);
• сведения о количестве возвращаемого товара.

Накладная, в целом, оформляется обычным способом — но на ней имеет смысл проставить надпись «Возврат товара».

Если говорить конкретно о торговых организациях, то там на практике процедура возврата во многих случаях выглядит значительно проще с точки зрения документального оформления. В самом общем случае достаточно — при составлении обязательной (для торговых организаций) накладной ТОРГ-12 исключить из соответствующего документа некачественные товары. Их поставщик впоследствии заберет (обеспечит изъятие). Правда, применение данного упрощенного механизма возможно, только если представитель поставщика согласится поставить на накладной свою подпись — удостоверяющую принятие факта исключения некачественных товаров из поставки.

Второй сценарий — когда некачественный (некомплектный) товар выявляется уже после постановки товара на учет. Как правило, он предполагает подписание между сторонами договора поставки соглашения, при котором поставщик признает факт некачественной поставки и готов принять товар обратно (либо заменить его). Данный механизм предполагает обратную реализацию — поскольку на момент его инициирования право на товар будет принадлежать контрагенту поставщика. Соответственно, акцент при оформлении возврата нужно будет сделать не только на соблюдении положений гражданского законодательства, но и налогового.

На практике это означает, что к рассмотренным выше документам — акту, претензионному письму, накладной и письму-согласию, добавится также специальный счет-фактура от поставщика — корректировочный, который удостоверит факт обратной реализации товара. Он должен прислать его контрагенту в течение 5 дней. По корректировочному счету-фактуре должно быть понятно, какие именно товары возвращены.

Факт обратной реализации удостоверяется отдельной формой ТОРГ-12 — просто в рассматриваемом случае стороны меняются местами. Однако, в графе «Основание» документа необходимо прописать, что он составляется в связи с возвратом некачественного товара. В форме должны быть приведены необходимые сведения по договору и приходной накладной — что была составлена ранее на некачественную поставку.

При необходимости оформляется доверенность на осуществление процедуры возврата товара. В этих целях можно задействовать форму М-2.

Видео — порядок возврата товаров поставщику, какие документы при этом составляются:

Сама процедура возврата товара характеризуется довольно большим количеством нюансов. Рассмотрим их и то, каким может быть типичный сценарий такой процедуры.

Особенности процедуры возврата

То, каким образом возвращаются товары от покупателя к поставщику, обе стороны могут регламентировать отдельным соглашением. Оно может устанавливать, что:

1. Стороны договариваются о возврате посредством определенных средств коммуникации.

Например — только через корпоративный e-mail представителя поставщика (или покупателя). Переписка через сторонние электронные ящики или мессенджеры может не признаваться юридически значимой.

2. Обязательным условием несения поставщиком расходов на возврат является своевременное уведомление его покупателем о желании произвести такой возврат.

Как правило, также прописывается необходимость получения от поставщика уведомления о согласии на возврат — и последующей готовности произвести данную процедуру собственными силами поставщика.

При нарушении условий об уведомлении покупатель вынудит себя самостоятельно нести расходы на подготовку товара к вывозу и последующую его транспортировку (как и нести ответственность за перевозимый товар).

Также регламенты могут предусматривать (это типичные условия):

1. Передачу товара в комплекте с прилагающимися платежными документами.

2. Передачу товара в исходном виде — без повреждений, нанесенных на стороне покупателя, без поврежденных штрих-кодов.

3. Передачу товара с документами, удостоверяющими основания для его возврата.

Стороны могут в принципе как угодно подробно договариваться о регламентации процедуры возврата. Главное — чтобы установленные правила не влияли отрицательно на возможность реализации покупателем прав, гарантированных ГК РФ.

Нюансы возврата товара

Не считая рассмотренных выше особенностей оформления и практического осуществления возврата товара поставщику, можно выделить ряд следующих нюансов, что заслуживают внимания при участии хозяйствующего субъекта в обоих процедурах:

1. В случае, если поставщик поставил меньшее, чем по договору, количество товаров, поставил некачественные или некомплектные товары — и при этом не осуществил, соответственно, их замену или доукомплектование, то покупатель вправе:

• купить аналогичные товары у других лиц;
• отнести расходы, связанные с покупкой данных товаров, на поставщика, который до того не осуществил требуемой поставки.

Расчет таких расходов производится в соответствии с положениями пункта 1 статьи 524 ГК РФ.

2. Поскольку заполнение формы ТОРГ-2 — процедура довольно трудоемкая, хозяйствующий субъект (если поставщик не против) вправе применить альтернативный подход — заполнив акт в свободной форме.

При этом, в акте должны обязательно присутствовать ссылки:

• на договор поставки;
• на накладную.

Унифицированные формы во взаимоотношениях между частными предприятиями, как правило, применять в принципе необязательно: они используются скорее традиционно. Но на практике альтернативу им искать нет смысла — поскольку данные документы имеют довольно удобную структуру и логичный порядок заполнения (в том числе с помощью различных бухгалтерских и учетных программ — из которых удалить соответствующие формы с последующей заменой на иные сложно, а то и просто невозможно).

3. Поставщик и покупатель вправе устанавливать отдельные сроки для рассмотрения претензий по качеству и комплектности товаров.

В этом случае именно эти сроки будут признаны «разумными». Срок может быть привязан к определенному типу претензий. Так, общераспространено правило, по которому претензии по качеству, появившиеся в момент приемки, рассматриваются до 3 дней, а претензии при гарантийных случаях — до 1 года.

4. Если в ходе приемки некачественный (недокомплектный или не соответствующий ассортименту) товар был выявлен, то покупателю необходимо:

• остановить приемку;
• разместить некачественный товар отдельно от качественного (оформив его под ответственное хранение);
• немедленно оповестить поставщика об обнаружении некачественного товара и о его размещении под ответственное хранение.

При этом должна быть обеспечена защита обоих типов товаров от внешних воздействий. В этом случае у поставщика будет меньше вопросов касательно вероятности повреждения товаров на стороне контрагента. А если повреждение все же было допущено, то поставщик вправе взыскать с контрагента убытки — вплоть до величины, соответствующей стоимости товара. Ответственное хранение товара покупатель осуществляет по общим правилам, что установлены положениями главы 47 ГК РФ.

5. В случае, если покупатель, оформивший некачественный товар на ответственное хранение, не оповестит об этом поставщика, то такой товар считается поставленным на учет и подлежащим оплате. Доказывать необходимость его замены (обоснованность возврата) придется в общем порядке — при последующем согласовании действий с поставщиком.

В свою очередь, поставщик обязан самостоятельно вывезти товар либо распорядиться им иным способом. Сделать это нужно, опять же, в разумный срок. Если поставщик проявит бездействие в отношении необходимых операций с некачественными товарами, то покупатель получит возможность реализовать данные товары (пункт 2 статьи 514 ГК РФ). Либо — доставить их поставщику самостоятельно при последующем предъявлении ему денежных сумм в счет компенсации издержек на доставку. Отметим, что в случае самостоятельной реализации товара покупателем определенная сумма достается и поставщику (пункт 3 статьи 514 ГК РФ).

6. Товар нельзя безосновательно не принять. Если это будет сделано, то поставщик будет иметь право в любом случае потребовать оплаты за поставку (пункт 4 статьи 514 ГК РФ).

7. Как показывает судебная практика, требования о возврате товара не удовлетворяются, если заявлены позднее, чем через год после совершения поставки (и выявления недостатков у принятых товаров покупателем). Таким образом, годовой срок в рассматриваемых правоотношениях считается разумным.

Как правило, вместе с товаром поставляется некая тара или упаковка. С учетом данного обстоятельства могут иметь место следующие примечательные сценарии во взаимоотношении поставщика товара и покупателя.

Операции с тарой: сценарии

Речь может идти о сценариях:

1. Когда товар, что по своим характеристикам подлежит затариванию (либо упаковке), привозится покупателю без тары — пусть и в полностью надлежащем виде (то есть, и в случае, если в отсутствие тары он оказался не поврежден).

В соответствии со статьей 482 ГК РФ покупатель в таких случаях вправе:

• потребовать у поставщика должны образом упаковать товар (либо затарить);
• вернуть товар поставщику — как если бы он привез некачественный товар.

2. Когда покупатель (если иное не определено договором поставки) обязуется вернуть поставщику тару либо средства пакетирования.

Сроки и порядок такого возврата определяются законом или договором. В самом общем случае обязателен возврат многооборотной тары. Но стороны могут договориться о передаче покупателем продавцу в принципе любых типов упаковочных материалов.

Если между сторонами нет отдельных договоренностей о возврате тары, то им следует руководствоваться нормами, которые установлены Правилами обращения тары и Правилами применения многооборотных средств упаковки, что утверждены постановлением Госснаба СССР от 21.01.1991 № 1. А если срок возврата тары не определен законом в принципе, то покупателю следует ориентироваться на возврат в разумный срок.

Резюме

Есть три основных причины для возврата товаров поставщику во взаимоотношении между хозяйствующими субъектами: нарушение ассортимента, несоответствие товаров по качеству, недокомплект.

Для покупателя главное — корректно задокументировать причины возврата, составив акт.

Основной нормативный акт, гарантирующий права покупателя как предприятия — Гражданский Кодекс РФ. Отдельным соглашением между ним и поставщиком могут устанавливаться иные права — не противоречащие нормам федерального законодательства.

Видео — как оформить возврат товара поставщику в 1С Розница: