Правила и порядок инкассации денежных средств

Магазину или любому другому предприятию, которое регулярно обращается с наличностью в большом объеме, не обойтись без услуг по инкассации денежных средств.

Пользование ими имеет много нюансов — в части выбора инкассатора, определения перечня обязанностей и порядка действий заказчика при взаимодействии с поставщиком таких услуг, а также в части их тарификации.

Что такое инкассация денежных средств и зачем она нужна?

Инкассация в широком смысле — это процедура, которая заключается в перемещении с одного объекта на другой (например, из торгового предприятия в банк) тех или иных товарных или материальных ценностей (ТМЦ). В узком смысле (который можно считать общепринятым) — перемещение ТМЦ, представленных наличными денежными средствами, из кассы торгового предприятия в кассу банка (в котором у этого предприятия открыт расчетный счет).

При этом, понятие «перемещение» в рассматриваемом контексте также может раскрываться по-разному. Соответствующее «перемещение» может быть осуществлено:

1. При посредничестве специально подготовленных людей — инкассаторов, которые:

• забирают денежные средства в кассе, попутно осуществив необходимое документальное сопровождение их изъятия;
• передают денежные средства банку в установленном порядке (иногда — зачисляют их на счета предприятия, открытые там).

2. Силами самой организации.

То есть — когда ответственные ее работники изымают из кассы денежные средства, а затем сами отвозят их в банк. Опционально могут привлекаться охранные структуры — для сопровождения ответственного за перевозку денежных средств.

Поэтому, «самоинкассация» — в любом случае неофициальна. Как и та, что оказывается фирмами без лицензии — ведущие игроки рынка называют их «самоносами». Профессиональные услуги инкассации оказывает только лицензированный хозяйствующий субъект.

3. При использовании автоматических технических средств для аккумуляции наличных денег.

Предполагается, что такие спецсредства будут предоставлены профессиональной, лицензированной инкассаторской организацией — поэтому рассматриваемую схему следует считать, фактически, подвидом первой.

К числу самых распространенных решений, о которых идет речь, относятся автоматические ящики и банкоматы (терминалы) для приема наличных средств от хозяйствующих субъектов. Впоследствии эти «ящики» забирает тот, кто их предоставил (то есть, та же инкассаторская организация), а затем распределяет помещенные туда денежные средства предприятия (их эквивалент к тому моменту должен быть зачислен на расчетный счет предприятия) в установленном порядке — не контактируя при этом (или минимально контактируя) с хозяйствующим субъектом.

Так или иначе, классическим сценарием инкассации правомерно рассматривать именно тот, что предполагает использование первого механизма «перемещения» денежных средств. Второй и третий, скорее, можно считать альтернативными ему (хотя по существу схемы применения каждого из трех будут представлять собой подвиды инкассации — как общей категории процедур, с поправкой на то, что официальной инкассация будет считаться только при наличии лицензии).

Главное преимущество (и основной признак) инкассации (в классическом понимании) — в обеспечении безопасности перемещения денежных средств. Те самые специально подготовленные люди — на законных основаниях будут хорошо вооружены, технически подготовлены для отражения возможной атаки со стороны преступников. Собственно, наличие такого преимущества — и есть главная причина обращения к инкассаторам. Но есть и иные — в их числе:

1) Экономия времени — в сравнении с процедурой, когда предприятие передает денежные средства в кассу банка своими силами.

После того, как продавец передал выручку инкассаторам, то ему, как правило, более ничего не нужно делать в части взаимодействия с банком. Выручка будет передана тому, кому надо и зачислена туда, куда надо (если, разумеется, все это было в установленном порядке оплачено). В случае самостоятельного обращения в банк предприятию придется потратить время на то, чтобы туда наличность отвезти и оформить на зачисление (попутно решая различные организационные вопросы).

Оперативность «перемещения» особенно важна, если у предприятия превышен лимит выручки, которую разрешено держать в кассе. В этом случае ее нужно срочно перемещать в банк — и без обращения к инкассаторам, которые могут это сделать быстро, не обойтись.

2) Отсутствие (если иного не предусмотрено законом или договором) ограничений на сумму перемещаемой наличности.

Маловероятно, что даже самый оптимистичный владелец бизнеса повезет многомиллионную выручку в банк лично. А «ящики» далеко не во всех случаях способны ее вместить. Тогда обращение к инкассаторам — единственный разумный сценарий.

Несмотря на кажущуюся простоту операции инкассации (деньги принял — деньги сдал), деятельность организаций, оказывающих услуги, о которых идет речь, очень строго регулируется на уровне законодательства. Ознакомимся подробнее с ключевыми нормативными актами, которые изданы в этих целях.

Обзор нормативных актов, регламентирующих инкассацию денежной наличности

Главный нормативный акт, по которому производится инкассация — положение Банка России от 29.01.2018 № 630-П (ССЫЛКА). Как мы уже отметили выше, профессиональный инкассатор — это всегда кредитная (банковская или небанковская) организация, подчиняющаяся регулятору в лице ЦБ РФ.

Положение № 630-П, в частности, устанавливает:

1. Классификацию операций, характеризующих процедуру оказания банком услуг по инкассации.

2. Обязанности банков в рамках проведения таких операций (и общий порядок действий при их проведении).

3. Порядок привлечения исполнителем инкассаторских услуг различных внешних игроков (подрядчиков).

4. Обязанности должностных лиц, отвечающих за сохранность «перемещаемых» денежных средств, руководителей банков, которые проводят инкассацию.

5. Ответственность банка, который проводит инкассацию, за недостачу «перемещаемых» денежных средств.

6. Приоритет договорной основы во взаимодействии между банками, оказывающими услуги по инкассации, и их клиентами.

Таким образом, предполагается, что многое в таком взаимодействии будет решаться больше в соответствии с договором, чем с законом (и это может быть вполне оправдано исходя из того обстоятельства, что отдельного федерального закона об инкассации еще не издано). Но, разумеется, поставщик услуг по инкассации — как лицо с лицензией, будет обязано действовать, прежде всего, опираясь на банковское законодательство.

7. Порядок приема-передачи наличных денежных средств между заказчиком и исполнителем услуг по инкассации.

8. Порядок перевозки денежных средств, взятых инкассаторами от заказчика (в частности, регламентируются различные технические требования к автомобилям, оружию, которые используют инкассаторы).

9. Порядок учета банками «перемещаемых» денежных средств клиентов, а также осуществления их оборота внутри банка — после приема от инкассаторов.

10. Порядок осуществления хранения и проведения ревизии клиентских денежных средств банками.

Положение также устанавливает бланки основных документов — используемых при взаимодействии инкассаторов и их клиентов, а также банками при проведении внутренних процедур обращения с денежными средствами от клиентов.

Отметим также, что положение регламентирует инкассацию по схеме с применением автоматических устройств — которую мы отнесли к числу альтернативных классической инкассации — с привлечением специальных людей.

Другой важный источник, изданный регулятором — Методические рекомендации Банка России по инкассации наличных денег от 10.11.2015 года № 33-МР (ССЫЛКА). Издавались они в целях обеспечения исполнения нормативных актов Банка России, предшествующих положению № 630-П, но формально данный документ действует (хотя и  не носит нормативного характера).

Содержащиеся в Методических рекомендациях положения призваны решать задачи, во многом схожие с теми, что характеризуют направленность нормативного акта, рассмотренного нами выше. Как следствие, при качественном выполнении инкассатором тех предписаний, что содержатся в положении № 630-П, нет необходимости «перепроверять» компетенции на предмет их соответствия методическим рекомендациям. Вместе с тем, особое внимание обращают на себя следующие отдельные рекомендации ЦБ РФ:

1. Рекомендацию, в соответствии с которой инкассаторам следует оценивать вероятные риски, что могут появляться в ходе перевозки денежных средств.

При этом, Банк указывает на возможность взаимодействия инкассаторов и ответственных служб МВД России, органами местного самоуправления — на предмет устранения или сведения к минимуму выявленных рисков.

ЦБ в целом, отмечает полезность регулярных контактов между инкассаторами и властями — причем, в самых разных форматах. Например — в формате проведения совместных учений, направленных на выработку действенных мер реагирования на различные внештатные ситуации в ходе решения профессиональных задач.

2. Рекомендации по определению состава инкассаторских бригад.

Так, ЦБ РФ советует включать в состав таких бригад:

• человека, управляющего автомобилем, на котором перевозятся денежные средства;
• человека, осуществляющего прием наличных средств от заказчика;
• человека, осуществляющего непосредственно сопровождение перевозимых денежных средств и охраняющего их от попыток хищения.

Также Банк рекомендует сделать кого-либо из них старшим бригады — который будет руководить основными действиями коллег.

ЦБ РФ советует — в целях пресечения попыток сговора и коррупции на рабочем месте среди сотрудников инкассаторских бригад — время от времени изменять их составы.

Отметим, что в положении № 630-П (как, к слову, и в более ранних нормативах Банка России по инкассации) закреплено использование инновационного устройства для «перемещения» наличности — в виде ящика, который при попытке несанкционированного вскрытия окрашивает купюры несмываемой краской. Нужно отметить, что практический порядок применения «ящика» регулируется законодателем достаточно поверхностно. Но в положении сказано, что в случае его применения состав инкассаторской бригады может быть минимальным — то есть, он может быть представлен одним человеком, причем, он вправе передвигаться без спецмашины.

3. Рекомендации по поведению для инкассаторов.

Так, Банк советует им:

• не разговаривать в ходе работы с посторонним людьми;
• не перевозить в служебной машине грузы, не имеющие отношения к ценностям, полученным от заказчика (в том числе личные вещи);
• не отклоняться от заданного маршрута перемещения между заказчиком и банком;
• не пренебрегать средствами индивидуальной защиты при выполнении работы;
• не использовать служебный автомобиль и технические средства в личных целях;
• отказаться от ведения переговоров, не имеющих отношения к работе, во время выполнения задания;
• не использовать в ходе работы личные средства связи;
• не отвлекаться от выполнения прямых служебных обязанностей в ходе выполнения задания.

4. Рекомендации по выбору маршрута для перевозки денежных средств от заказчика до банка.

В этих целях инкассаторам, как считает Центробанк, учитывать дорожную обстановку, время суток, особенности местности и характеристики зданий, между которыми будет осуществляться «перемещение» денежных средств.

5. Рекомендации по оптимизации тех процедур, что характеризуют непосредственно взаимодействие с заказчиком.

Например — в части выбора оптимального месторасположения машины при прибытии к заказчику (и к банку). Также ЦБ РФ довольно подробно регламентирует порядок действий инкассаторов в ходе приема-передачи денежных средств заказчика.

Отдельно прописывается желательный порядок действий инкассаторов при перевозке перевозимых ценностей по воздуху, при взаимодействии с инспекторами ГИБДД и иных сценариях, что могут быть характерны для выполняемой инкассаторами работы.

Выше мы отметили, что ЦБ РФ — главный регулятор деятельности инкассаторов, обозначает приоритет договорных отношений во взаимодействии инкассаторов и их заказчиков. Таким образом, именно на основе договора стороны устанавливают непосредственный порядок действий каждой из них — который, вместе с тем, будет определяться с учетом предписаний регулятора.

Полезно будет рассмотреть примеры типичных формулировок из таких договоров и правил — отражающих непосредственно содержание процедуры инкассации, подробнее.

Порядок инкассации денежных средств (типичные правила от банка)

За основу можно взять договор и правила, разработанные одним из лидеров российского рынка инкассации — компанией ИНКАХРАН.

Предполагается, таким образом, заключение соглашений между:

• заказчиком услуг по инкассации;
• исполнителем — организацией ИНКАХРАН;
• банком, в который будут отвозиться (зачисляться) денежные средства, принятые исполнителем от заказчика.

При этом, рассматриваемые правила касаются только договора между инкассатором и банком. Заказчик со своей стороны заключает договор с банком — в котором в установленном порядке прописываются формулировки, которые полностью или в части обеспечивают исполнение банком своих обязательств по договору с ИНКАХРАН. Как следствие, данные формулировки могут буквально воспроизводить те, что отражены в соглашении между банком и инкассатором — поэтому, заказчику, принимающему решение о том, как организовать инкассацию, имеет смысл изучить в том числе и типовые условия такого соглашения. Правила, о которых идет речь — неотъемлемая часть данного соглашения.

В соответствии с договором банка с ИНКАХРАН инкассация будет включать следующие основные процедуры:

1. Сбор наличных денег клиента банка — в который они будут отвозиться.

2. Доставку наличных денег:

• сначала — в инкассаторскую организацию;
• затем — в кассу банка.

3. При необходимости — временное хранение инкассаторской организацией наличных денежных средств от заказчиков.

4. Обеспечение пересчета (при условии оплаты за эту услугу) и зачисления денежных средств на счета банка (открытый непосредственно в инкассаторской организации — которая, как мы уже знаем, имеет статус кредитной, либо на корреспондентский счет самого банка) — если зачисление не осуществляет сам банк в соответствии с собственной тарификацией.

5. Подготовку и доставку разменных денежных средств заказчикам — в соответствии со специальными Заявками по установленной форме.

Отметим, что такая доставка может быть осуществлена как в рамках непосредственно инкассации, так и как отдельная услуга в соответствии с Заявкой.

6. Оплату инкассаторских услуг.

В рамках схемы, реализуемой с участием ИНКАХРАН, расчеты производятся так:

• инкассаторы выставляют счет банку — в сроки, установленные договором;
• банк выставляет счет клиенту — аналогично, в соответствии с договором на РКО.

При этом, как мы уже знаем, у банка будет два договора: один — с инкассатором, второй — с клиентом.

Непосредственно в соответствии с правилами, прилагаемыми к договору, осуществляются:

1. Оформление на каждого заказчика (клиенту банка) персонального идентификационного номера ИНКАХРАН — по которому осуществляется последующее обслуживание заказчика.

При этом, на одного заказчика может быть выписано несколько ПИН — соотносительно с количеством реквизитов на зачисление инкассируемых денежных средств. Также составляется специальный Реестр инкассируемых объектов — который составляется банком, согласуется с клиентом и направляется инкассаторской организации (также на утверждение). Оформляется карточка с ПИН заказчика — которая передается ему до момента начала первой инкассации.

Заказчику выделяется:

• необходимое количество защищенных инкассаторских сумок — которые закрепляются за ним (либо одноразовых сейф-пакетов);
• необходимое количество пломб — обеспечивающих защиту сумок (есть две их разновидности — одноразовые и свинцовые).

2. Подготовка к визиту инкассатора на территорию заказчика.

В этих целях инкассаторская организация осуществляет предварительное обследование дорожных путей к объекту, а также помещений заказчика. При необходимости — предъявляет к заказчику дополнительные требования в целях повышения безопасности приема денежных средств. Например — может попросить обеспечить сопровождение инкассаторов охранниками предприятия на пути следования между машиной инкассатором и зданием, откуда нужно забрать денежные средства.

Кроме того, подготовка предполагает участие и самого банка. В его обязанности входят:

• обеспечение парковки спецмашины инкассаторов во время визита к заказчику — причем, при условии максимального ее расположения к двери здания заказчика, через которую будет осуществляться перемещение денежных средств;
• поиск изолированного помещения, в котором будет осуществляться прием-передача денежных средств заказчика;
• поиск оптимальных путей движения инкассаторов внутри здания заказчика;
• обеспечение отсутствия третьих лиц в момент приема-передачи денежных средств;
• обеспечение эффективного документооборота с участием заказчика и инкассатора.

Не позднее, чем за 5 (в некоторых случаях — 12) дней до начала первого обслуживания заказчика банк должен передать инкассатору реестры инкассируемых объектов. Реестр, оформленный на заказчика, должен быть подписан банком, инкассатором и самим заказчиком. Если эта процедура не осуществлена, то инкассатор не может обслуживать заказчика.

Не позднее, чем по истечении двух рабочих дней после заключения договора — и не ранее начала обслуживания заказчика, банк предоставляет инкассаторам образец пломбы, используемой заказчиком для опломбировки инкассаторских сумок. Данный образец используется для последующего сличения с пломбами, которые заказчик проставляет на сумках фактически.

3. Непосредственно прием денежных средств от заказчика — в инкассаторских сумках (на которые в необходимых случаях размещаются пломбы) или сейф-пакетах.

При приеме денежных средств проверяются:

• целостность сумки;
• корректность сопроводительной документации;
• записей, содержащихся в явочной карточке (документе, который составляется в целях удостоверения своевременности визита инкассаторов и отражает основные сведения о его содержании).

При приеме-передаче сумки составляется препроводительная ведомость — основной документ, удостоверяющий содержимое сумки и подтверждающий ее комплектование. Включает «привязанные» к сумке:

• ведомость;
• квитанцию;
• накладную.

Если инкассатор обнаруживает поврежденный сейф-пакет или инкассаторскую сумку, то прием денежных средств прекращается. То же самое — если:

• сумма, отраженная в явочной карточке, не соответствует тем, что показаны в накладных и квитанции, что прикреплены к сумке;
• суммы, отраженные в каких-либо документах цифрами, не соответствуют суммам, что отражены в данных документах прописью;
• наличия критичных ошибок при заполнении накладной и квитанции.

Банк обеспечивает подготовку инкассаторской сумки или сейф-пакета (предполагается, что его представитель будет, таким образом, находиться на территории заказчика) за 15 минут до приезда инкассаторов. При этом, купюры и монеты установленным образом сортируются по номиналам. Также банк помогает заказчику заполнить документы, входящие в состав препроводительных ведомостей, привязываемых к каждой сумке, проверить каждую ведомость на предмет отсутствия исправлений.

Отметим сразу, что на практике значительная часть действий — составляющих те, которые характеризуют выполнение банком различных обязанностей в рамках договора с инкассатором, могут перекладываться на сторону заказчика — при условии подробного его инструктирования (в том числе и с учетом положений документации от инкассатора — чуть позже мы рассмотрим данную особенность на конкретном примере).

4. Перевозка денежных средств в инкассаторскую организацию, осуществление их пересчета (при осуществлении ряда сопутствующих процедур — например, при выявлении излишек или недостач, поврежденных или сомнительных купюр), последующее зачисление сумм, соответствующих наличным, на счета заказчика.

Размещение наличности в «промежуточном» пункте в виде кассового узла ИНКАХРАН осуществляется, если:

• у инкассаторов была заказана услуга пересчета — наряду со стандартной инкассацией;
• инкассаторская организация должна сама (в соответствии с тарифом РКО) зачислить денежные средства заказчика на его счета.

В случае обнаружения тех или иных расхождений инкассаторская организация составляет специальный акт — который затем предъявляется Банку. Сомнительные банкноты направляются на экспертизу в подразделения Банка России. В случае, если они окажутся платежеспособными — то сумма, которая им соответствует, зачисляется на счета заказчика. Если нет — инкассатор обязан возвратить купюры заказчику (который затем в установленном законом порядке сможет обменять их в банке на платежеспособные). Если Банк России выявит поддельные купюры, то сообщит об этом в правоохранительные органы.

5. Если не предусмотрено предварительное помещение денежных средств на стороне инкассатора — перевозка сумок сразу в банк.

При этом, при необходимости инкассатор размещает перевозимые денежные средства на своей стороне временно — но без осуществления их пересчета (и выявления несоответствий), так как предполагается, что его произведет банк при приеме наличности.

6. В случае наличия заявки — подготовка разменных монет и банкнот инкассатором.

Заказчик, заполняя заявку, должен указать объем и состав разменных денежных средств. Банку, получившему данный документ, нужно успеть отправить его инкассатору заблаговременно. ИНКАХРАН устанавливает срок до 17 часов дня, предшествующего тому, в котором денежные средства будут приняты у заказчика.

Инкассатор и заказчик осуществляют обмен денежными средствами в рамках обмена: первый отдает разменные, второй — свои (крупные) банкноты. Если инкассатор обнаружит у таких банкнот признаки подделки, то составит об этом акт. ИНКАХРАН предусматривает возможность применения к клиенту штрафных санкций в случае, если он откажется принимать подготовленные разменные монеты или банкноты.

Правила ИНКАХРАНА также регламентируют применение спецконтейнеров — «ящиков с краской», о которых мы сказали выше. Если между банком и заказчиком есть договоренность об использовании таких устройств, то оно осуществляется в следующем порядке:

1. Инкассатор передает один из ключей от спецконтейнера представителю заказчика — в соответствии с отдельным актом, во временное пользование.

2. Заказчик обеспечивает сохранность и конфиденциальность ключа.

3. В случае утери или повреждения ключа заказчик уплачивает инкассаторам штраф, а также компенсирует расходы инкассатора на восстановление ключа.

Использование спецконтейнеров осуществляется с учетом положений специальных инструкций, которые разрабатываются инкассаторской организацией.

Если спецконтейнер срабатывает, то залитые краской денежные средства направляются на экспертизу в подразделение Банка России. При положительном результате экспертизы на предмет платежеспособности банкнот соответствующая им сумма зачисляется на счета заказчика. Если нет —  банкноты возвращаются заказчику, и он затем обменивает их в установленном порядке в банке. Если обнаруживается, что они поддельные — информируются правоохранительные органы.

Обмен документами и иной информацией осуществляется между заказчиком, инкассатором и банком с помощью специальных фирменных мессенджеров, разработанных ИНКАХРАН. При необходимости задействуются иные согласованные каналы связи — обеспечивающие юридическую значимость документооборота. Если заказчик пользуется не согласованным средством документооборота — инкассатор не несет ответственности за возможный ущерб, понесенный заказчиком вследствие пользования такими средствами.

В правилах ИНКАХРАН отдельным блоком выделены обязанности заказчика услуг по инкассации (выше мы отметили, что сам банк при реализации собственных обязанностей перекладывает выполнение различных мероприятий в рамках инкассации на клиента). Полезно будет ознакомиться с данным блоком подробнее — поскольку содержащиеся в нем положения правомерно рассматривать в качестве типовых для рынка.

Каковы типичные обязанности клиента инкассаторской организации?

Заказчик услуг инкассатора — одновременно являющийся клиентом банка, в который в соответствии с договором с ИНКАХРАН зачисляются денежные средства, обязуется (по договору с банком — в котором, таким образом, положения, что закреплены в Правилах, полностью или в части воспроизводятся):

1. В установленные сроки подписать Реестр инкассируемых объектов, подготовленный банком.

Как мы уже отметили выше, без подписанного реестра инкассатор не сможет начать оказывать свои услуги. Документ составляется в трех экземплярах.

2. Обеспечить хранение карточки с ПИН, а в случае ее утраты — направить инкассатору с использованием согласованных каналов заявление о выдаче дубликата.

3. Обеспечить (здесь по сути речь идет о почти полном дублировании, даже фактическом делегировании обязанностей банка в части взаимодействия с клиентом):

• возможность стоянки автомобиля инкассатора в период осуществления приема-передачи денежных средств — при обеспечении размещения ТС как можно ближе к двери здания, через которую будет осуществляться перемещение денежных средств;
• наличие свободных дорожных путей для подъезда автомобиля к зданию;
• наличие свободного пути перемещения инкассаторов внутри здания;
• наличие изолированного помещения для операций с наличными средствами (при условии его расположения на первом этаже здания);
• при наличии необходимости — сопровождение инкассаторов собственной охраной;
• личное сопровождение (опционально — с использование камер видеонаблюдения) перемещения инкассаторов с наличными средствами;
• отсутствие в помещениях, где производятся операции с наличными средствами, третьих лиц;
• участие представителей заказчика в промежуточных операциях по приему-передаче наличных средств на территории инкассаторов.

4. Проинформировать банк и инкассаторов об изменениях в графике работы тех объектов, на которых проводится инкассация.

5. Контролировать наличие необходимого количества пломб (и если их предположительно не хватит для прикрепления к сумкам — запрашивать новые).

При расторжении договора на инкассацию заказчик должен отдать инкассатору имеющиеся пломбы.

6. Если пломба — свинцовая, то:

• предоставить инкассаторам образец пломбы в целях сличения с теми, что будут применены для опломбирования сумок (в двух экземплярах);
• применять заверенную свинцовую пломбу для опломбирования сумок (в соответствии с установленными требованиями).

7. Своевременно направлять инкассатору Заявку на разменные денежные средства — как мы уже знаем, не позднее 12 часов дня, предшествующего тому, в котором будет производиться инкассация.

Отдельные сроки отправки заявки устанавливаются для срочной инкассации.

8. Не позднее, чем за 15 минут до приезда инкассаторов подготовить сумки с наличностью.

Желательное время подготовки сумки при этом указывается в Реестре инкассируемого объекта. Обязательна сортировка купюр и монет по номиналу.

Для каждой сумки должна быть составлена препроводительная ведомость, в которой отражаются суммы, подлежащие зачислению на счет заказчика (либо на несколько счетов, если это предусмотрено договором).

В лучшем случае инкассатор может разрешить исправить не критичные ошибки — те, что не сопровождаются значительными тратами времени на их исправление. Либо — если времени нужно много, инкассатор вправе пойти навстречу клиенту и заехать за правильно оформленными сумками позже — при наличии свободного времени в графике. В этом случае в явочной карточке показывается, что инкассатор приезжал дважды.

9. Передать инкассатору денежные средства, предварительно осуществив:

• проверку документов, что удостоверяют личность инкассатора и его правомочия на перевозку денежных средств;
• сличение подписи, проставленной инкассатором на документах, прилагающихся к сумкам, и его подписи, которая присутствует на доверенности;
• заполнение нужных данных в явочной карточке (например, дату сдачи и номер сумки с наличностью).

Предусмотрено также одновременное получение заказчиком пустой сумки от инкассаторов — для последующих сеансов приема-передачи наличных средств.

Таков типичный механизм взаимодействия трех основных субъектов правоотношений, в рамках которых осуществляется инкассация денежных средств — заказчика, его банка и инкассаторской организации. Чтобы приступить к этим правоотношениям на практике, заказчику, очевидно, необходимо выбрать контрагента — в лице инкассаторской организации.

Ознакомимся с общими критериями этого выбора подробнее.

Как выбрать перевозчика денег: критерии конкурентоспособности

Выше мы отметили, что лицензирование инкассаторских услуг по уровню сложности мало чем уступает оформление банковской лицензии — поскольку инкассатор, как и банк, имеет статус кредитной организации. Как следствие — и сама работа инкассаторских фирм в достаточной мере стандартизована. Соответственно, при выборе любой из них заказчик получит услуги, в целом, одинаковые по форме и по качеству.

Вместе с тем, на рынке инкассаторов — несмотря на сложность порога входа на него, имеет место жесткая конкуренция, и чтобы ей соответствовать, крупнейшие игроки стараются различными способами улучшать оказываемые услуги — в пределах тех направлений деятельности, которые не попадают под строгий законодательный контроль (либо с учетом рамок такого контроля).

К числу таких улучшений можно отнести:

1. Введение в практику использование тех самых специальных «ящиков с краской».

За рубежом такие устройства называются Интеллектуальной системой нейтрализации банкнот (Intelligent Banknote Neutralisation System). В положении № 630-П они именуются «спецконтейнерами» (им соответствует определение «специального устройства для упаковки наличности, в случае несанкционированного вскрытия которых происходит окрашивание банкнот».

Технологичный «ящик к краской» стоит недешево — порядка 200-300 тыс. рублей за одно устройство. Вместе с тем, его применение позволит инкассаторам отказаться или свести к минимуму вооруженность и использование различных спецсредств для силового сопротивления нападающим. В тех странах, где использование устройств IBNS распространено, инкассаторские услуги вообще может оказывать один человек: в случае атаки он просто отдает «бесполезный» контейнер правонарушителям. У них же, в свою очередь, нет причин применять свое оружие — в отличие от сценария, когда им противостоят хорошо вооруженные инкассаторы, использующие традиционные сумки.

Примечательно, что положении № 630-П прямо сказано о том, что в случае применения «ящиков» с краской состав инкассаторской бригады можно сократить. Кроме того, в этом сценарии необязательно применение положений довольно объемного пункта 7.2 положения — регламентирующего требования к спецмашинам и оружию инкассаторов.

Тот факт, что при комплектовании инкассаторских бригад — у которых есть девайсы IBNS, можно сократить расходы на персонал и спецтехнику, позволяет говорить о том, что «ящики с краской», несмотря на дороговизну, не увеличат сильно (а может и удешевят вовсе) цены на инкассаторские услуги.

Вместе с тем, практическое использование устройств IBNS на российском рынке еще нельзя назвать общераспространенным. Как правило, они более всего востребованы крупнейшими бизнесами — которые испытывают потребность в транспортировке больших объемов наличности. Но, безусловно, доказавшая свою эффективность за рубежом технология со временем станет популярной и у нас — и готовность ее использовать будет важнейшим конкурентным преимуществом российского инкассатора.

2. Использование мобильных систем видеонаблюдения на различных участках работы.

На самых разных участках взаимодействия инкассатора и клиента могут возникать спорные ситуации — например, связанные с пересчетом банкнот, проверкой документов, согласованием и практическим выполнением графика. Применение инкассаторами мобильных систем видеонаблюдения (например, камер, встроенных в униформу и позволяющих вести запись всех тех действий инкассатора, которые он производит лично, работая с различными предметами, что расположены перед ним) позволит оперативно решать разногласия. Заказчику — избежать неправомерных штрафов, инкассатору — избежать необходимости выполнения лишней работы вследствие грубых ошибок заказчика.

3. Готовность к оперативной корректировке графика инкассации — в том числе благодаря внедрению систем мониторинга работы бригад с помощью средств GPS и ГЛОНАСС.

Бывает, что у заказчика возникает потребность в срочной перевозке определенной суммы денежных средств — в то время как текущим графиком визита инкассаторов он не предусмотрен (или не предусмотрен в каком-либо графике вообще). На такой случай инкассаторские организации, как правило, предусматривают опцию заказа услуг в срочном порядке — но в договоре прописывают, что это возможно только при наличии свободного времени у инкассаторов в текущем графике.

Для повышения собственной конкурентоспособности инкассаторская организация, вместе с тем, может включить в договор более лояльное к клиенту условие — об обязательном назначении бригады в течение установленного времени, и обеспечить соблюдение данного условия за счет повышения эффективности планирования перемещения инкассаторов по городу. Как вариант — с помощью средств спутникового слежения за их работой (и координацией их движения с учетом дорожной обстановки — которая также может отслеживаться с помощью публичных средств мониторинга).

С учетом указанных выше обстоятельств главный критерий выбора инкассатора — все же цена на его услуги. Ознакомимся с примерами рыночных предложений от ведущих игроков подробнее.

Цены на услуги инкассаторов

На российском рынке инкассации присутствует 4 крупнейших игрока (вместе они занимают, по некоторым данным, более 90% рынка):

1. РОСИНКАС.

Принадлежит Банку России — главному регулятору рынка. Какие-либо конкретные тарифные ставки компания не публикует — указывая, что стоимость обслуживания «рассчитывается индивидуально» для каждого заказчика в зависимости от объема перевозимых денежных средств, времени инкассации, расположения инкассируемого объекта и регулярности операций.

Можно предположить, что тарифы РОСИНКАСА сопоставимы с теми, что предлагают его нижеследующие конкуренты.

2. Сбербанк.

Правда, на примере Сбербанка мы можем сделать вывод, что политика «индивидуализации» тарифов в рассматриваемом сегменте — довольно популярный метод. На странице описания услуг по инкассации (ССЫЛКА) Сбербанк также ссылается на то, что фактическая цена на такие услуги будет рассчитана после получения заявки (в частности, с учетом «месторасположения» инкассируемых объектов).

3. ИНКАХРАН.

Уже знакомая нам небанковская кредитная организация принадлежит одному из крупнейших игроков российского финансового рынка — МКБ. Свои тарифы (по крайней мере, в привязке к определенным городам) никак не скрывает и на них можно, в целом, ориентироваться как на типовые. Если посмотреть актуальные тарифные планы ИНКАХРАН для Москвы, то можно сделать вывод, что стоимость услуг данного инкассатора (ожидаемо — и конкурентов) складывается из следующих ключевых компонентов:

1. Комиссии, начисляемой на инкассируемую сумму.

Базовая расценка ИНКАХРАН, установленная для столичного рынка — 0,05%, но не менее 139 рублей. По мере отдаленности инкассируемого объекта от центра Москвы и самого города тарифы растут. Если объект располагается в Московской области (за пределами магистрали А-108), то минимальная цена за инкассацию составит 229 рублей.

В случае, если наряду с инкассацией заказана услуга по пересчету, то тарификация будет заметно дороже: 0,20% или 559 рублей (Москва в пределах МКАД). Может показаться, что самостоятельный пересчет — заметно выгоднее, но если речь идет о крупных суммах, то, возможно, лучше довериться инкассатору — поскольку последствия ошибок в пересчете могут вылиться в еще более значительные финансовые издержки в сравнении с переплатой по тарифу. Скорее всего, банк — принимающий наличность, в случае обнаружения расхождений между денежными суммами по документам и по факту обяжет заказчика оплатить дополнительный пересчет (который может выйти дороже «инкассаторского»).

Если инкассатор при пересчете обнаружит сомнительные банкноты (или иные, которые необходимо пересчитать повторно), то придется доплатить еще 0,23% за повторно пересчитанную сумму.

2) Комиссии за разменную наличность.

Базовый тариф ИНКАХРАН — 110 рублей за мешочек с монетой, 1,1 рубля за одну банкноту, если разменные средства готовятся в упаковке от Банка России. Если упаковка фирменная — от Инкахрана, то расценки иные. Например, в части банкнот базовая цена — 60 копеек за одну купюру, но не менее 60 рублей (получается, за 100 банкнот).

3) Платы за доставку наличности в банк (предварительно — после получения у заказчика, она может быть размещена в кассовом узле ИНКАХРАН).

Если эта доставка осуществляется на территории Москвы в пределах МКАД, то ее стоимость составит 750 рублей (1 заезд).

4) Платы за зачисление инкассированных денежных средств на расчетный счет — если зачисление не производится по тарифам банка.

Плата взимается в соответствии с отдельными тарифами ИНКАХРАН на РКО. Они также публичны. Само зачисление при открытом счете в ИНКАХРАН — бесплатное. Однако, за его пользование нужно вносить ежемесячную плату — 3000 рублей.

Заказчик может воспользоваться различными дополнительными услугами ИНКАХРАН. Например — услуга по видеозаписи упаковки наличности в одну сумку обойдется — при ее оказании в пределах столичного МКАД, в 700 рублей.

Отметим, что если заказчик имеет расчетный счет непосредственно в МКБ, то ему может оказаться выгоднее обращаться не в ИНКАХРАН как специализированную службу, а заказать инкассацию в самом банке. Выгода может быть тем, что (ССЫЛКА):

• в общем случае нет комиссии за пересчет;
• тариф на инкассацию рассчитывается  только по базовой ставке — 0,05%, если инкассация заказывается не менее 5 раз в неделю;
• установлена фиксированная комиссия за зачисление инкассированных денежных средства на расчетный счет — по ставке 0,20% (или 450 рублей) вне зависимости от тарифа на РКО.

Тарифы на инкассацию, устанавливаемые различными банками, которые имеют соглашения с ИНКАХРАН, могут, в принципе, иметь разную конфигурацию. Как результат, может быть в большей или меньшей степени выгодным обращение в собственную службу инкассации банка или, наоборот, в ИНКАХРАН как специализированную организацию. Так, например, СДМ-Банк предлагает своим клиентам тарифы (ССЫЛКА):

• на инкассацию при обращении в собственную службу инкассации — 0,1% или 1000 рублей за одну операцию по приему наличности;
• на зачисление суммы на расчетный счет при обращении в свою службу — 0,4%, а при обращении к ИНКХРАН — 0,20%.

Таким образом, торговому предприятию нужно заранее узнавать — есть ли у банка какие-либо договоренности с ИНКАХРАН. Либо — другими поставщиками. После чего — сопоставить тарифы от профессионального сервиса и самого банка.

4. ФГУП ГЦСС.

Несмотря на то, что данная организация, принадлежащая Федеральному агентству связи, имеет статус одного из лидеров рынка инкассации, оказание рассматриваемых услуг с трудом можно назвать ее основным профилем. В основном Главный центр спецсвязи занимается перевозкой ценных, опасных и секретных грузов, таможенным оформлением. Поэтому, если предприятию интересны его тарифы на инкассацию — их следует запрашивать в ФГУП ГЦСС в частном порядке.

Вполне вероятно, что эти тарифы будут соответствовать среднерыночным (как вариант, сопоставимыми с теми, что публикует ИНКАХРАН как один из ведущих игроков).

Отдельно во всех случаях тарифицируются альтернативы классической инкассации — в частности, схемы, при которых инкассатор и клиент применяют средства, заменяющие специальных людей и технику при «перемещении наличности» — а именно, автоматические терминалы. Отметим, что применение таких устройств имеет и плюсы и минусы — и говорить о том, что они становятся общераспространенными в России, пока что нельзя. Особенно — на фоне вероятной популяризации «ящиков с красками» — применение которых сводит к минимуму текущие риски, которые характеризуют процедуру инкассации.

Выбрав инкассатора, предприятие, очевидно, вскоре приступит к практическому взаимодействию с ним. У этой процедуры есть ряд нюансов — полезно будет ознакомиться с ними подробнее.

На что заказчику следует обращать особое внимание

Не исключая появление прочих особенностей, отметим следующее — на что заказчику услуг по инкассации денежных средств следует обращать внимание:

1. Как правило (и из описания тарифов ИНКАХРАН это видно) заказчик услуг по инкассации денежных средств имеет обязательство по заполнению основного сопроводительного документа по наличности — препроводительной ведомости.

Имеет смысл запросить у инкассатора (либо у банка, где открыт расчетный счет) дополнительные консультации (или документацию) по заполнению данного документа. Ошибки в нем недопустимы — поскольку приводят к прекращению процедуры инкассации (либо откладывают ее на потом — при вероятном увеличении издержек заказчика на ее проведение).

В крайнем случае можно воспользоваться руководством по заполнению ведомости (она имеет статус унифицированного документа), которые содержатся в Указаниях ЦБ РФ от 30.07.2014 № 3352-У — ССЫЛКА.

2. Одна из типичных обязанностей заказчика — опломбировка инкассаторской сумки после помещения в ее наличных денежных средств.

Аналогично, у инкассатора необходимо запросить порядок осуществления данной процедуры. Причем, ключевое здесь — соблюдение технического порядка. Опломбировка сумки предполагает пользование специальными плоскогубцами, с помощью которых на определенном участке сумки наносится пломба. Нужно уметь выбирать такой участок правильно — иначе есть риск, что инкассаторы не примут сумку.

3. В случае любых расхождений по документам — работа инкассатора сворачивается.

При этом, все те услуги, которые оказаны к моменту, оплачиваются в соответствии с установленными «штрафными» тарифами. Поэтому, проверять нужно каждый документ (и обеспечивать правильность проведения каждого действия с документами и предметами), используемый при инкассации.

Резюме

Инкассация в общераспространенном смысле — процедура безопасного перемещения денежных средств от одного объекта к другому. Осуществляется она в рамках лицензируемой услуги — буквально несколькими крупными игроками рынка. Альтернативой обращения к ним может быть заключение договора на инкассацию денежных средств с банком, в котором у предприятия открыт расчетный счет.

Главное преимущество инкассации — гарантия безопасного перемещения денежных средств. Практическая их передача от предприятия к инкассатору предполагает осуществление довольно большого объема бюрократических процедур — и, как следствие, активного участия самого заказчика. С его стороны важно не допустить ошибок в заполнении документов, пересчете наличности (если есть сомнения в собственной квалификации для ее осуществления — лучше заказать услугу по пересчету у самих инкассаторов), подготовке сумок.

Выбирая инкассатора, следует брать в расчет — кроме тарифов (которые, в целом, сопоставимы по рынку), его технологичность (в части возможности применения «ящиков с краской» и иных инновационных спецсредств), гибкость в части установления графика визитов к заказчику. И, разумеется, отслеживать время от времени изменения в текущих тарифных предложениях от ведущих игроков рынка — как и от самих банков. В зависимости от дальнейшего технологического развития сегмента услуг инкассации, структура предложения от ведущих поставщиков и самих банков может меняться.