Принцип работы онлайн-кассы

Большинство магазинов и поставщиков услуг поэтапно обязаны применять инновационные устройства — онлайн-кассы. Что они собой представляют и чем отличаются от ККТ старого образца? Каковы основные принципы работы онлайн-касс? Об этом далее.

Какую контрольно-кассовую технику называют онлайн-кассой

«Онлайн-касса» — неофициальный термин. В главном нормативном акте, регулирующем применение устройств, которые принято так называть — Законе № 54-ФЗ, понятие «онлайн-касса» отсутствует (хотя оно широко распространено в документах, публикуемых органами власти — в целях разъяснения норм законодательства).

В Законе № 54-ФЗ речь идет о «контрольно-кассовой технике», которая должна соответствовать установленным законом требованиям. Ключевое здесь — требования. Именно их сущность позволяет именовать кассы «онлайн». Дело в том, что в соответствии с требованиями к ККТ (их перечень приведен в ст. 4 Закона № 54-ФЗ) устройство должно уметь, в частности:

1. Формировать фискальные документы (то есть, чеки и дополняющие их отчеты) в электронном виде.
2. Передавать фискальные документы Оператору фискальных данных через интернет — в целях:

• последующей обработки этих данных и перенаправления в ФНС;
• обработки данных, соответствующих формату кассового чека, и последующей передачи кассового чека покупателю в электронном виде (на e-mail, в виде SMS) либо в виде ссылки на копию чека на сервере ОФД.

Отдельные требования установлены положениями ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ для ключевого технологического компонента онлайн-кассы — фискального накопителя. Главным образом, эти требования касаются обеспечения безопасности передачи данных с кассы в ОФД (и наоборот) за счет применения различных алгоритмов шифрования данных. Такое требование совершенно логично: платежные данные — по сути, выручка фирмы, представляют собой строжайшую коммерческую тайну и должны быть защищены от нецелевого использования (при перехвате трафика, при получении физического доступа к онлайн-кассе).

За онлайн-кассой остается функционал и по распечатке обычных бумажных чеков — с реквизитами по перечню, который установлен ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ (и дополняющими его нормативными актами, которые регулируют применение форматов фискальных данных). Эти реквизиты содержат сразу несколько идентификаторов платежной операции, которые можно использовать для проверки кассового чека на подлинность — через сервера ФНС или ОФД, то есть, опять же в режиме онлайн.

Таким образом, «онлайн-касса» — это контрольно-кассовая техника, которая приспособлена:

• к передаче фискальных данных (сведений о платежах за товары и услуги, реализуемые физическим лицам) в ФНС (при посредничестве ОФД) через интернет;
• к передаче покупателям электронных кассовых чеков через интернет.

Фискальные данные в установленном порядке шифруются в целях избежания получения к ним несанкционированного доступа.

Указанные функции онлайн-кассы позволяют:

• ФНС — не приходить в магазин в целях извлечения данных о фискализации из касс (как это было, когда использовалась ККТ с ЭКЛЗ);
• магазину — не формировать различные типы бумажной отчетности по кассовым операциям (она входит в перечень фискальных документов, которые отправляются в ФНС);
• покупателю — не беспокоиться о том, что потеряется кассовый чек (поскольку электронный хранится на серверах ОФД и ФНС).

В остальном же — с точки зрения управления, во многом — с точки зрения внешнего вида, онлайн-кассы очень похожи на аппараты старого поколения, с ЭКЛЗ. Более того, во многих случаях возможна модернизация ККТ с ЭКЛЗ — до уровня онлайн-кассы. В этих целях:

• из кассы извлекается ЭКЛЗ, а вместо — ставится фискальный накопитель;
• на кассу устанавливаются необходимые вычислительные и коммуникационные модули.

Отметим, что положениями п. 7 ст. 2 Закона № 54-ФЗ определено условие, при котором онлайн-касса используется в режиме «офлайн» — то есть, без передачи данных в ОФД (и наоборот). А именно — при использовании устройства в отдаленных местностях (к которым относятся территории населенных пунктов с населением не более 10 тыс. человек).

В этом случае касса принципиально не отличается от устройств предыдущего поколения — касс с ЭКЛЗ. Функционал устройства ограничивается лишь шифрованием платежных данных с помощью фискального накопителя (однако, оно было реализовано и в ККТ с ЭКЛЗ, и здесь нет принципиально ничего нового). Но использовать нужно именно онлайн-кассу — соответствующую требованиям по ст. 4 и 4.1 (в части фискального накопителя) закона № 54-ФЗ. Устройство с ЭКЛЗ не подойдет (они не подлежат применению с 1 июля 2017 года).

Важный нюанс: онлайн-касса может полноценно функционировать без постоянного подключения к интернету. Существует правило: фискальные данные должны передаваться в ОФД не реже, чем 1 раз в 30 дней. Если его не нарушать, то это не вызовет правовых последствий. В периоды, когда передача данных не осуществляется, они хранятся в зашифрованном виде в фискальном накопителе.

Требования к скорости интернета для онлайн-кассы — минимальны, поскольку кассовые чеки и иные фискальные документы, представленные в электронном виде в соответствии с форматами, «весят» совсем немного. Достаточно скорости буквально в несколько десятков килобит. Многие сотовые операторы предлагают специальные дешевые тарифы для онлайн-касс — на случай, если торговля ведется в мобильном формате (например, когда осуществляется доставка товара на дом, какая-либо разъездная услуга — например, такси или кейтеринг).

Рассмотрим подробнее основные принципы работы онлайн-кассы и то, как она функционирует в зависимости от отнесения к конкретному типу ККТ (которые могут классифицироваться на разные категории).

Основные принципы работы онлайн-кассы

Самым простым языком работу онлайн-кассы можно описать, условившись, что платежные данные оборачиваются в рамках определенного цикла, который состоит из нескольких этапов. Данные этапы можно условно назвать так:

1. Этап ввода исходных данных в онлайн-кассу.

Используются следующие технологические компоненты онлайн-кассы:

• на кассах автономного типа — встроенная клавиатура;
• на кассах, классифицируемых как POS-терминал (на базе фискального регистратора) — внешняя (специальная или компьютерная) клавиатура;
• сканер штрих-кодов — для ускоренного ввода данных;
• дисплей (на некоторых автономных кассах представлен однострочной индикаторной панелью — для отражения элементарных цифр и кодов).

Кассир, используя клавиатуру онлайн-кассы, сканер штрих-кодов или иные технические решения, вводит в интерфейс кассового ПО сведения о товарах (услугах), которые выбраны покупателем.

Кассовое ПО может быть:

а) с точки зрения отнесения к производителю:

• фирменным;
• сторонним;
• разработанным конечным пользователем.

б) с точки зрения назначения:

• только кассовым;
• сочетающим в себе кассовые и товароучетные (и иные) функции.

в) с точки зрения размещения программных модулей:

• стационарным (устанавливается на саму кассу либо на компьютер, на базе которого она функционирует — если это POS-система);
• облачным.

г) с точки зрения цены:

• бесплатным;
• платным (возможны плата за дистрибутив, абонентская плата за пользование облачным ПО, иные схемы).

Формируется предварительный чек, озвучивается сумма к оплате, а затем принимается оплата от покупателя — наличными или по карте через эквайринговый терминал. Непосредственно перед оплатой покупатель вправе сообщить кассиру свои контактные данные — e-mail или телефон, для получения электронного кассового чека.

2. Этап фискализации суммы, принятой от покупателя.

Используются следующие компоненты:

• фискальный накопитель (размещается внутри автономной кассы или внутри фискального регистратора POS-терминала);
• вычислительный модуль (процессор, память, сопутствующие микросхемы) — расположенные внутри автономной кассы, системного блока (либо заменяющего его компонента — ноутбука, планшета, смартфона) POS-системы.

После оплаты кассир, используя интерфейсы кассового ПО, отдает на кассу команду — фискализировать сумму оплаты (и сопутствующие ей сведения — о купленных товарах, дате и времени платежа и прочих по перечням, установленным законом). Сведения о платеже обрабатываются фискальным накопителем и прописываются в его памяти в зашифрованном виде. Образуются фискальные данные.

3. Этап формирования кассового чека.

Используются компоненты:

• фискальный накопитель;
• чековый принтер;
• вычислительный модуль.

Сразу после фискализации онлайн-касса в автоматическом режиме обеспечивает распечатку бумажного чека, который подлежит выдаче покупателю. До того еще в рамках фискализации формируется электронный кассовый чек и записывается в память фискального накопителя.

Распечатка чека осуществляется с помощью чекового принтера, который входит в состав онлайн-кассы (в некоторых случаях — внешний). Управляется данное устройство с помощью специальных подсистем вычислительного модуля, считывающих данные с фискального накопителя, подготавливающих их к передаче на печатающее устройство и осуществляющих такую передачу непосредственно.

4. Этап передачи данных онлайн.

Используются компоненты:

• фискальный накопитель;
• вычислительный модуль;
• коммуникационные модули — проводные (USB, Ethernet), беспроводные (GSM, Wi-Fi, Bluetooth).

После фискализации и распечатки бумажного чека для покупателя осуществляется:

• передача данных по фискализации в ОФД (там они обрабатываются и передаются в ФНС);
• передача покупателю электронного кассового чека — если он до расчета дал продавцу свои контакты (на практике — также через ОФД).

Данные также считываются в установленном порядке с фискального накопителя и передаются на коммуникационные модули.

5. Этап подтверждения получения данных адресатом.

Используются компоненты:

• коммуникационные модули;
• вычислительный модуль;
• фискальный накопитель.

По сути, это тоже операция передачи данных онлайн — но не от кассы в ОФД, а наоборот. Сервера Оператора, приняв сведения с кассы, подтверждают, что фискальные данные получены, распознаны и подлежат дальнейшей обработке в целях передачи в ФНС.

В отдельный этап (не имеющий прямого отношения к процедуре расчетов с клиентами) можно выделить передачу в ФНС различных отчетов с онлайн-кассы — например, отчетов об открытии и закрытии смены (и получение подтверждения от ОФД о получении таких отчетов).

Видео — как работает онлайн-касса Эвотор 7.2: