Особенности виртуального склада

Многие современные предприятия используют виртуальные склады. Рассмотрим, что это такое и каким образом соответствующий им функционал может быть реализован в современных программах для складского учета.

Что такое виртуальный склад

Под «виртуальным складом» может пониматься учетная единица в программном обеспечении для складского учета, с помощью которой обозначаются границы отслеживания операций с товарно-материальными ценностями, используемыми в хозяйственной деятельности предприятия. В пределах таких границ могут находиться один или несколько (скорее всего, логистически связанных друг с другом) объектов, где размещены ТМЦ. Назначение соответствующей учетной единицы — удобная аккумуляция сведений о движении (запасах) ТМЦ, которые могут быть расположены при этом на объектах разного назначения — даже необязательно складах как таковых (хотя в общем случае предполагается именно их задействование).

Условно говоря, у интернет-магазина может быть 10 различных складов, расположенных в Москве. Его ответственные менеджеры могут создать виртуальный склад с названием «Москва», по которому будут показаны запасы (отражено движение) товара (товаров) определенного типа (наименования) по всей Москве (на всех 10 складах, части из них, на каком-то конкретном складе), причем, безотносительно того, на каком именно складе товар размещен (осуществляется его движение). Местами расположения товара, действительно, могут быть необязательно склады как таковые. Виртуальный склад может аккумулировать данные по любым объектам, где размещаются ТМЦ — в том числе, к примеру, товарным витринам, несмотря на то, что их функция совершенно не характерна для той, которую выполняет склад.

Условно говоря, в состав виртуального склада даже необязательно будет включаться объект, принадлежащий предприятию: запасы (движение) товаров могут оцениваться по складам контрагентов (если есть доступ к ним через систему складского учета) или, к примеру, по перечням обязательств поставщиков в рамках цепочек дропшиппинга (если соответствующая система позволяет их учитывать).

Использование виртуального склада может быть целесообразно на предприятиях самого разного масштаба. Это и крупные компании с развитой логистикой — имеющие распределенные складские мощности по всей стране. Это могут быть и небольшие торговые предприятия, имеющие, как раз, дефицит специализированных складских мощностей и вынужденные размещать ТМЦ хоть как-нибудь, любыми доступными способами. Иногда практическое применение таких способов может выглядеть необычно — когда, например, одно и то же складское помещение используется для размещения совершенно разнотипных товаров (условно говоря, одежды и электроники). В этом случае в рамках «универсального» склада с одеждой и электроникой на соседних полках возможно формирование двух виртуальных складов — одного с одеждой, другого — с электроникой.

Таким образом, характеристики объектов, где фактически размещаются ТМЦ, могут быть совершенно разными. При этом, виртуальный склад позволяет наглядно отслеживать движение таких ТМЦ в едином потоке.

Сведения по виртуальному складу могут оказываться полезными разным категориям пользователей. Это и ответственные работники хозяйствующего субъекта, и его контрагенты и даже частные покупатели. Условно говоря, если человек делает заказ на странице интернет-магазина с возможностью забрать товар в пункте выдачи в своем городе, то продавец с помощью виртуального склада может сориентировать данного человека по общему количеству доступных единиц товара в соответствующем населенном пункте. Зная данный показатель, покупатель сможет быть уверен, что хотя бы в одной точке выдачи города он желанный товар получит. И то, на каком именно складе или ином объекте товар расположен, для него не важно.

Виртуальный склад будет очевидным образом связан со складами (или иными местами размещения ТМЦ) реальными — посредством инструментария, предусмотренного конкретной складской информационной системой. Через данную ИС виртуальный склад будет «запрашивать» у склада реального (одного или нескольких) актуальные сведения по остаткам, «сообщать» реальным складам о резервировании товара. Но все эти операции будут скрыты от глаз фактического пользователя виртуального склада — как вариант, покупателя интернет-магазина, который делает заказ с возможностью самовывоза в пункте выдачи.

Возможна, безусловно, интеграция виртуального склада с ресурсами поставщиков. Данными ресурсами, в свою очередь, также могут быть виртуальные склады поставщиков — аккумулирующие сведения по реальным объектам размещения ТМЦ. Данные по соответствующим объектам с высокой вероятностью не будут интересны хозяйствующему субъекту — в отличие, разумеется, от сведений по виртуальному складу поставщика.

Конкретные возможности виртуального склада очевидным образом зависят от функционала используемой системы складского учета. Общераспространены (в достаточной степени востребованы рынком) следующие основные функции:

• визуализация размещения ТМЦ (отображение на экране конкретного места или объекта, где размещен учитываемый на виртуальном складе товар);
• отслеживание сроков годности (эксплуатации) ТМЦ, учитываемых на виртуальном складе;
• автоматизация пополнения запасов (издания документации на пополнение) с учетом динамики их расходования в рамках виртуального склада с учетом ресурсов реальных складов или иных мест расположения товаров.

В свою очередь, потребность в тех или иных возможностях (соответственно, в функционале указанной системы) будет определяться, в первую очередь, спецификой деятельности конкретного предприятия.

Для кого может быть полезен

Виртуальный склад может быть целесообразен:

1. Для розничных торговых точек.

Как правило, у таких предприятий всегда есть реальный склад или хотя бы специальные участки, на которых выполняются те или иные складские функции (при приемке, временном размещении товаров от поставщиков). Вместе с тем, может возникнуть необходимость в объединении данных по такому складу с теми, что отражают показатели по запасам (движению) ТМЦ по иным объектам, принадлежащим предприятию (объектам контрагентов, дропшипперов), так, чтобы у заинтересованного пользователя были сведения об общем количестве товара (общей динамике движения товара), доступном для оборота при использовании внутренних или внешних ресурсов.

Для розничной точки особенно важна отмеченная выше функция визуализации размещения товара. В случае, если востребованный товар на витрине закончился, у продавцов возникает необходимость в оперативном пополнении витрины. Виртуальный склад «подскажет», откуда конкретно можно забрать (ожидать прибытия) ТМЦ для такого пополнения.

2. Для интернет-магазинов.

Их особенность в том, что у них в принципе может не иметься собственных складских помещений. Все необходимые ресурсы им будет предоставлять контрагент (как вариант, в рамках схем дропшиппинга). В этом случае виртуальный склад фактически заменит склад реальный — отражая реальные сведения о доступных ТМЦ (движении ТМЦ в рамках различных хозяйственных операций).

3. Для организаций общепита.

Их деятельность может характеризоваться одновременно:

• выраженной децентрализацией объектов, используемых для размещения ТМЦ (есть горячие, холодные, иные специализированные цеха);
• высокой интенсивностью потребления ТМЦ (с обязательным учетом срока их годности);
• необходимостью интеграции одних их те же данных о ТМЦ для разных участков производства и управления предприятием (например, данные о запасах колбасы могут интересовать одновременно и горячий цех — в котором колбаса используется для приготовления блюд, и отдел закупки — которому необходимо обеспечить требуемый уровень запасов колбасы).

Функциональный виртуальный склад позволит отслеживать данные о ТМЦ на любых участках производства на предприятии общепита. Доступ к инструментарию для такого отслеживания, предоставляемый различным подразделениям предприятия, повысит эффективность работы каждого из них.

Востребован ли такой функционал

Стоит отметить, что функционал большинства современных российских IT-решений для управления складом характеризуется наличием возможностей для запуска виртуального склада. Можно говорить о том, что такие возможности закладываются в программы по умолчанию — и задействуются при этом на регулярной основе. На практике подобный функционал может при этом никак не обособляться — по критериям «виртуальности», от основного — отражающего организацию работы реального склада. Термин «виртуальный склад», таким образом, в контексте функционирования российских решений для складского учета не слишком распространен — но просто потому, что организация работы склада в таком ПО настолько востребована, что в отношении нее совершенно не обязательно какое-либо обособление в части терминологии.

Получается, что на российских предприятиях виртуальный склад — явление в порядке вещей, само собой разумеющееся. И потому поддерживаемое по умолчанию на уровне программных решений для организации работы склада.

Рассмотрим теперь конкретные примеры IT-решений, предусматривающих формирование виртуальных складов — как штатной и регулярно востребованной, по сути, функции, таких решений в системах складского учета.

Обзор некоторых решений, позволяющих использовать виртуальный склад

Одна из российских программ, в которых применяется термин «виртуальный склад» в целях обособления функционала ПО, соответствующего такому формату складского учета — решение Shop-Script (ССЫЛКА).

Данная программа позволяет учитывать остатки товаров на одном или нескольких разных складах. При этом, под «виртуальным» в данном случае понимается условная группировка обычных складов под неким общим наименованием. Как раз тот случай, когда у предприятия есть несколько складов в одной местности, несколько — у другой, и все они объединяются в рамках виртуального склада.

В этом случае наименования реальных складов программа позволяет скрыть от целевого пользователя — например, покупателя интернет-магазина (которому, как правило, неважно, где именно располагается товар — на складе на севере Москвы или на юго-западе, главное — в Москве).

Программа позволяет настроить списание товаров, заказанных покупателями для получения в определенном городе, только с определенных складов — реальных или виртуальных. В случае, если склад виртуальный, то заказанный товар по общему правилу, которое реализовано в программе, фактически списывается с самого первого по порядку реального склада (учитываемого в составе виртуального), где соответствующий товар имеется в наличии. Возможна настройка списания товара с определенных складов исходя из конкретного способа его доставки заказчику.

Пример еще одного решения, в котором обособлен функционал для формирования виртуальных складов (и применяется соответствующая ему терминология) — программа EKAM (ССЫЛКА). Ее ключевая особенность — в приспособленности к созданию виртуальных складов внутри физических в целях эффективного сегментирования товаров по определенным категориям.

Для работника склада при этом доступен функционал, с помощью которого он, осуществив физическую раскладку товара по полкам либо стеллажам, делает необходимые отметки в описании виртуального склада. С их помощью он сможет быстрее осуществлять комплектацию заказов. На практике в системе управления складом EKAM могут быть сформированы, к примеру, виртуальные склады в привязке к зонам длительного хранения товаров либо в зоне ожидания отгрузки. Благодаря такой сегментации складских участков, предприятие всегда будет в курсе того, каким образом перемещается товар внутри физического склада. В EKAM возможна исключительно детальная сегментация товарных позиций в привязке к реальным и виртуальным складам — вплоть до учета в системе отдельно взятого места на полке.

В ряде случаев в интерфейсах ПО для складского учета и пользовательских описаниях к нему может не быть прямого указания на использование виртуального склада, но предполагается, что такое использование при необходимости будет осуществляться фактически в рамках производственного процесса. В программе Мое Дело Торговля (ССЫЛКА), к примеру, учет товаров производится в строгом соответствии с первичной документацией, оформленной на них. Движение товара от поставщика до конечного потребителя прослеживается при задействовании такой первички — и в этом случае в принципе не имеет значения, в каком месте товары располагаются физически. Программа позволяет отследить перемещение товаров по складам, оптимизировать — за счет эффективного их отслеживания, оформление сборки по заказам.

В рамках похожей схемы организовано отслеживание движения товара в другом востребованном решении — Контур.Бухгалтерия Актив (ССЫЛКА).

В его номенклатуре не предполагается использования термина «виртуальный склад», однако, фактическое расположение товара при применении данного решения также не имеет определяющего значения благодаря эффективному отслеживанию его перемещения на основании сопровождающей документации. Программа учитывает:

• приход ТМЦ на склад;
• внутреннее перемещение ТМЦ по различным подразделениям;
• списание ТМЦ по текущим остаткам.

Вне зависимости от места расположения товаров, платформа позволяет осуществлять мониторинг их сроков годности, обеспечивать поддержание нормального и минимального запаса по конкретным видам товаров. Формируются специальные отчеты о потребностях предприятия в тех или иных ТМЦ.

Весьма наглядно представлено формирование виртуальных складов де-факто — опять же, без явного применения соответствующей терминологии, в программе МойСклад. Для учета остатков товара данное ПО позволяет создать один и более различных складов — с возможностью ведения учета остатков по каждому складу раздельно. Склад может быть вложенным (быть подскладом в рамках другого), или же объединять несколько физических складов.

В рамках склада возможна реализация специфической учетной функции программы — адресного хранения. Оно предусматривает деление склада на различные ячейки. При осуществлении приемки или отгрузки товаров указываются определенные условные координаты ячейки, относительно которой производится операция с товаром. Соответствующая ячейка в МоемСкладе — тоже, по существу, разновидность виртуального склада.

Таким образом, эффективное структурирование склада в современных решениях для складского учета может осуществляться с помощью формирования виртуальных складов как фактически, так и с использованием соответствующего наименования рассматриваемой схемы складского учета.

Что следует учесть при внедрении виртуального склада

При внедрении виртуального склада предприятию следует иметь в виду, что:

1. Использование программного обеспечения для виртуального склада с точки зрения задействования доступного инструментария может осуществляться иначе, чем в случае с применением ПО для реального склада предприятия.

Поэтому, в целях повышения эффективности такого использования следует организовывать своевременное обучение специалистов предприятия нужным навыкам. Данный процесс может сопровождаться дополнительными затратами компании.

2. Нагрузка на производительность аппаратных ресурсов, используемых товароучетной и складской системами, может существенно вырасти при переводе таких систем в режим обеспечения функционирования виртуального склада.

Аналогично, будут выше требования по устойчивости ее работы (например, недопустимы сбои в обмене данных между предприятием и контрагентом, который предоставляет доступ к сведениям о собственных складских ресурсах). Вполне возможно, придется расширять, совершенствовать (как вариант, дублировать) имеющиеся каналы доступа серверов фирмы к интернету.

Адаптация аппаратных ресурсов к внедрению виртуальных складов может потребовать, таким образом, существенных финансовых вложений.

3. Необходим постоянный мониторинг эффективности применения виртуальных складов (как следствие, производится совершенствование структуры виртуального склада, регламентов по организации работы с ним в различных случаях).

Виртуальный склад не должен формироваться просто потому, что менеджерам так захотелось (конкуренты так делают). Его использование должно сопровождаться выявлением показателей эффективности учета ТМЦ. И если такая эффективность окажется невысокой, необходимо будет провести работу над дополнительным структурированием модулей виртуального склада.

Резюме

Виртуальный склад — схема складского учета, позволяющая отслеживать наличие (движение) товарно-материальных ценностей в рамках установленных границ, соответствующих одному или нескольким реальным складам или части соответствующего склада. Как и, в принципе, определяемых с учетом возможности размещения товара на любом объекте, используемом организацией — в том числе, если она не является юридическим собственником такого объекта (как, например, при дропшиппинге).

При наличии виртуального склада у предприятия может не быть физического склада вообще — но при этом полноценный учет товарных единиц оно вести будет. Важно, чтобы в используемом ПО для складского учета соответствующие возможности были в полной мере реализованы. На практике они есть в большинстве современных российских решений — причем, во многих случаях без применения термина «виртуальный склад»: рассматриваемые возможности закладываются в данное ПО фактически, поскольку могут быть востребованы на регулярной основе. И в этом случае их применение не потребует специальной регламентации, как и отсылки к специальной терминологии.