Книга учета доходов и расходов (КУДиР) для ИП и организаций

На различных режимах налогообложения применяется Книга учета доходов и расходов (КУДиР). Ее заполнение имеет много нюансов, которые следует знать предпринимателю.

Что такое КУДиР для ИП и организаций, кто ее должен вести

Вести Книгу учета доходов и расходов (КУДиР) обязаны:

• юридические лица на УСН (ст. 346.24 НК РФ);
• индивидуальные предприниматели — на любом режиме налогообложения, кроме НПД.

Для различных налоговых режимов утверждены специальные формы Книги. Так, для организаций и ИП на УСН, а также для ИП на патенте формы КУДиР введены приказом Минфина России от 22.10.2012 № 135н – ССЫЛКА. Для ИП на общей системе налогообложения — приказом Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002 – ССЫЛКА. Для ИП на ЕСХН — приказом Минфина России от 11.12.2006 № 169н – ССЫЛКА. ИП на НПД — то есть, зарегистрированные как самозанятые, могут не вести КУДиР, специальная форма Книги для них не утверждена.

Вести Книгу учета доходов и расходов нужно, даже если фактически хозяйственная деятельность не ведется. В этом случае в КУДиР прописываются в установленном порядке нулевые значения по доходам (и, если это обусловлено спецификой режима налогообложения, расходам).

Таким образом, ведение — это, прежде всего, прописанная в законе обязанность хозяйствующего субъекта, вне зависимости от того, находит ли предприятие полезным использование данной книги или нет. Вместе с тем, и польза от такого ведения может быть, поскольку с помощью КУДиР довольно удобно систематизируются доходы и расходы за определенный период времени.

Скачать КУДиР бесплатно в электронном виде

Скачать официальные формы Книг учета доходов и расходов в формате Excel можно по ссылкам:

• для ИП на патенте – ССЫЛКА;
• для организаций и ИП на УСН – ССЫЛКА;
• для ИП на ОСН – ССЫЛКА;
• для ИП на ЕСХН – ССЫЛКА.

Рассмотрим подробнее особенности внесения данных в Книгу на общераспространенных налоговых режимах — УСН и патенте.

Заполнение КУДиР при УСН

К числу ключевых разделов Книги учета доходов и расходов, которую заполняет упрощенец, можно отнести:

1. Титульный лист.

Там фиксируются сведения об ИП или об организации как о хозяйствующем субъекте, все довольно просто.

2. Раздел 1 — основной для отражения сведений о доходах и расходах.

Здесь приводятся записи в хронологическом порядке на основании первичных документов. В столбце «Содержание операции» отражаются сведения об операции по существу (например, «Оплата от ООО «Сюрприз» за услуги в августе 2021 года по договору №123 от 24.07.2021»). Если первичный документ отражает поступление доходов, то платеж относят к столбцу 4, если расход — к столбцу 5. В случае возврата денежных средств покупателю в Книге фиксируется «сторнировочная» запись — на сумму возврата со знаком «минус».

Хозяйствующие субъекты на УСН 6% по общему правилу не заполняют столбец 5 (но из него есть исключения). Плательщики УСН 6% заполняют также справочную часть в Разделе 1 КУДиР. Необходимые сведения показываются в строке 010 документа.

3. Разделы 2 и 3 — специальные для плательщиков УСН 15%.

В Разделе 2 фиксируются затраты на приобретение денежных объектов основных средств и материальных активов. В Разделе 3 — убытки прошлого учетного периода, переносимые на текущий отчетный период. По закону убытки, полученные в учетном периоде, могут переноситься на 10 лет на будущие периоды.

Важно заполнить сведения об убытках правильно. В общем случае последовательность их отражения в КУДиР состоит из следующих этапов:

• отражения неучтенной суммы убытков за предыдущие периоды в строке 010;
• приведение сумм убытков по годам в строках 020-110;
• отражения налоговой базы (строка 040 справки по Разделу 1) в строке 120;
• указания убытка, уменьшающего налог в текущем периоде в строке 130;
• указания убытка текущего периода (зафиксированного в строке 041 по справке к Разделу 1) в строке 140;
• указания суммы убытка, который допустимо списать в последующих периодах в строке 150;
• приведение сумм убытков, которые еще предстоит перенести, по годам в строках 160-250.

Специфика признания расходов на приобретение основных средств при УСН заключается в том, что они должны быть учтены равномерно в рамках учетного периода. Если, например, расходы на закупку ОС были произведены в январе на 1 млн. рублей, то в КУДиР нельзя отобразить их списание по состоянию на 31 марта в полной сумме — даже если ОС уже полноценно введено в эксплуатацию. Необходимо зафиксировать по 250 тыс. рублей, соответственно, по состоянию на 31 марта, 30 июня, 30 сентября и 31 декабря. Однако, если ОС куплено в 4 квартале, то вне зависимости от суммы, расходы на него полностью будут показаны по состоянию на 31 декабря.

В отношении учета расходов на основные средства применяется специфическое правило: сумма расходов на ОС, которая списывается по итогам квартала и фиксируется в графе 12 Раздела 2, дублируется в графе 5 Раздела 1 Книги. Есть при этом ряд специальных граф — 7, 8, 14 и 15 Раздела 2 Книги. Они используются, если объект ОС был закуплен хозяйствующим субъектом до перехода на УСН.

Таким образом, конкретно по расходам отражение сведений в КУДиР имеет специфику, определяемую, прежде всего, системой налогообложения. Так, например, при УСН 15% в Книге:

• материальные затраты фиксируются при соблюдении двух условий — когда материалы и приняты от поставщика и оплачены предприятием (то есть, сам по себе факт оплаты значения не имеет, если ТМЦ не приняты);
• затраты на покупку объектов основных средств и нематериальные активы фиксируются по состоянию на последний день квартала (на базе расчетов, приведенных в Разделе 1 КУДиР);
• затраты на товары, которые впоследствии должны быть перепроданы, фиксируются в КУДиР только по факту реализации соответствующих товаров (то есть, нельзя фиксировать закупочную цену товара, если он еще не реализован).

Если расходы представлены зарплатой работников, то они фиксируются в КУДиР только после того, как зарплата фактически получена работником (на руки или на банковскую карту).

4. Раздел 4 — в свою очередь, специальный для УСН 6%.

Там показываются суммы страховых взносов, на которые хозяйствующий субъект уменьшает суммы налога в бюджет. Например — фиксированные взносы ИП за себя, которые он в полной объеме может использовать для уменьшения налога.

Суммы взносов фиксируются в КУДиР по мере их перечисления в бюджет. В графе 10 по завершении квартала фиксируется предварительный итог расходования денежных средств в части взносов.

5. Раздел 5 — для плательщиков торгового сбора.

На суммы торгового сбора плательщики УСН 6% также могут уменьшить налог. Пока что торговый сбор действует только в Москве.

ИП и ООО (на УСН 6%) заполняют Книгу по одним и тем же принципам. Вместе с тем, указанным приказом № 135н также утверждена форма КУДиР для ИП на ПСН, и заполнение ими соответствующего регистра также имеет нюансы.

Как заполнять Книгу доходов ИП на патенте

В случае, если у ИП несколько патентов, то доходы и расходы по всем одновременно можно вести в одной Книге доходов, но только если речь идет об одном и том же учетном периоде (периоде действия патента). Так, например, если ИП приобрел патент на 3 месяца, а потом — следующий, то придется вести 2 Книги по каждому патенту. Но для удобства в любом случае можно вести по Книге для каждого патента.

ИП на патенте:

1. Не вносит в Книгу учета доходов никакие расходы.

Считается, таким образом, выручка в чистом виде. И если, например, получена оплата с банковской карты, то в выручку включается в том числе комиссия за эквайринг, несмотря на то, что фактически ИП получит меньше из-за того, что комиссию удержит банк.

2. В случае возврата денежных средств покупателю, ранее принятых от него — так же, как и в случае с УСН, в Книге фиксируется «сторнировочная» запись.

3. Фиксирует доходы в день получения дохода (зачисления денежных средств на счет в банке).

Доход в виде предоплаты также фиксируется в Книге (письмо Минфина России от 03.02.2017 № 03-11-12/5800 – ССЫЛКА).

Как вести и хранить книгу учета доходов и расходов

Можно выделить две сложившейся схемы ведения КУДиР — классическую и инновационную. В рамках классической схемы Книга учета доходов и расходов заполняется вручную. Ведение КУДиР в данном случае сводится к ключевой процедуре: внесению записей о поступлении доходов и расходов.

По общему правилу, признание доходных и расходных операций осуществляется кассовым методом (то есть, после того, как были, соответственно, получена оплата от контрагента или клиента, или осуществлена оплата в пользу кого-либо через банк или кассу) в хронологическом порядке. Суммы фиксируются в рублях без копеек, хотя общераспространено указание выручки и расходов с копейками — нарушений законодательства здесь нет.

Также в Книге учета доходов и расходов не фиксируются денежные потоки, соответствующие критериям по ст. 251 НК РФ, как и доходы, не относящиеся к системе налогообложения, по которой ведется КУДиР. Так, в Книге для ИП на УСН не нужно показывать выручку, попадающую под НДФЛ. Но нужно сверять, если есть сомнения, перечни доходов и расходов с теми, которые влияют на налогообложение и закреплены, соответственно, в ст. 346.15 и 346.16 НК РФ. Также упрощенцу полезно знать — в том числе и в целях корректного заполнения КУДиР, порядок признания доходов и расходов, отраженный в ст. 346.17 НК РФ.

Теоретически в расходную базу могут попадать доходы, представленные в натуральном виде. В этом случае они показываются в Книге учета доходов и расходов по рыночной стоимости.

Вместе с тем, в ряде случаев все же возможен учет расходных операций и на УСН 6%. Например — если это затраты в рамках реализации хозяйствующим субъектом правомочий при участии в государственных программах. На практике возможно указание расходов, которые были оплачены предприятием за счет денежных средств, представленных государственной субсидией. В этих целях заполняется графа 5 Раздела 1 Книги.

В случае, если получена субсидия, то она отражается в том числе и в доходах — однако, не в момент поступления данной выплаты на расчетный счет предприятия. Важно отображать ее «синхронно» с расходной частью: как только субсидия потрачена, в КУДиР одновременно вносятся записи — одинаковые по сумме, и в «доходный» столбец 4, и в «расходный» столбец 5. И так синхронные записи вносятся, пока субсидия не будет израсходована (в течение учетного периода).

По каждой операции, отражающей доход или расход и фиксируемой в Книге, показываются реквизиты первичного документа, на основании которого соответствующая операция произведена. Первичка это может быть разная — например, представленная договором, счетом, платежным поручением, накладной.

Вести КУДиР в рамках классической схемы можно как в бумажном, так и электронном виде. Вместе с тем, по окончании каждого учетного периода — то есть, года, необходимо распечатывать электронный файл Книги учета доходов и расходов, пронумеровывать (если на его электронных страницах не стоят номера), прошнуровывать и заверять подписью (у юрлица КУДиР подписывает директор, у ИП — сам ИП). Если есть печать — то и печатью.

Для каждого учетного периода заводится, таким образом, новый экземпляр Книги учета доходов и расходов.

Видео – как вести КУДиР на УСН и патенте:

Если книга бумажная, то ошибочные записи в ней следует исправлять в установленном порядке. В таких случаях:

• неверная запись зачеркивается;
• рядом пишется правильная;
• указывается дата исправления, фиксируется должность и ФИО вносящего корректировку в Книгу;
• вносящий корректировку ставит свою подпись.

На многих предприятиях распространена практика, по которой при внесении исправлений в бумажную книгу составляется бухгалтерская справка с пояснениями об обстоятельствах такого внесения. Например, это может быть опечатка или невнимательное прочтение содержания первичных документов (условно говоря, выручки в 2 500 рублей вместо 25 000 рублей).

Если Книга учета доходов и расходов ведется в электронном виде, то неверная запись попросту удаляется, и на ее место вписывается верная.

Храниться КУДиР должна в бухгалтерии хозяйствующего субъекта не менее 4 лет, как и любой другой вид налоговой первички.

Но вне зависимости от способа ведения Книги учета доходов и расходов — классического или инновационного, применяется общее в данном случае правило по распечатке КУДиР, если она ведется в электронном виде, в бумажном виде — с заверением в установленном порядке.

При осуществлении такого заверения важно не совершить ошибок — рассмотрим, какие особенности следует учесть при проведении данной процедуры.

Заверение Книги в бумажном виде: на что обратить внимание

Важно, чтобы в бумажном виде была распечатана вся книга, все ее странице — по форме, утвержденной регуляторами. Лучше всего, таким образом, чтобы в полном виде она велась изначально, чтобы не пришлось добавлять в ее файл или бумажный экземпляр недостающие страницы и тратить на это время. Нумероваться должны даже пустые страницы Книги. В том числе — если это страницы «нулевой» Книги учета доходов и расходов.

Важнейшая процедура в рамках ведения КУДиР — корректное ее сшивание и заверение после распечатки. Чтобы осуществить ее, необходимо:

1. Проколоть в двух местах распечатанную книгу, пропустить нитку через ее страницы — так, чтобы через каждое отверстие выводилась нить.

2. Приклеить небольшой листок бумаги на последней странице книги на месте, куда выводятся два конца нити.

3. Написать на листке «Прошнуровано и пронумеровано» и указать количество страниц в книге.

4. Проставить дату заверения книги.

5. Лицу, ответственному за ведение книги — проставить свою подпись так, чтобы одна ее часть была на листе книги, другая — на приклеенном листке с указанной выше надписью.

При наличии печати в фирме нужно поставить ее — чуть ниже подписи ответственного лица.

Видео – как прошивать документы:

Надо ли сдавать КУДиР

По общему правилу, КУДиР — документ внутреннего пользования, хотя и обязательный к составлению в указанных выше случаях. Вместе с налоговой декларацией Книгу учета доходов и расходов сдавать не нужно. Вместе с тем, ФНС при налоговой проверке вправе запросить Книгу. В соответствии с п. 3 ст. 93 НК РФ, документ необходимо предъявить налоговикам в течение 10 дней. Как правило, содержание Книги учета доходов и расходов сверяется с имеющимися у ФНС данными по налоговой декларации. И если будут расхождения, то налоговики могут запросить у предприятия дополнительные разъяснения.

Но если ФНС Книгу не запросит, то по своей инициативе предприятие не обязано данный регистр куда-либо сдавать.

Ответственность за ее отсутствие

В случае непредоставления КУДиР по запросу ФНС, а также в ряде иных случаев на хозяйствующий субъект могут быть наложены финансовые санкции. Так, если у предприятия в принципе не окажется Книги учета доходов и расходов, или же если она есть, но заполнена с ошибками, то ФНС может оштрафовать его на основании ст. 120 НК РФ (ССЫЛКА) и ст. 15.11 КоАП (ССЫЛКА) на сумму от 10 тыс. рублей. Если обнаружено, что Книга не ведется в течение нескольких лет, то штраф может составить 30 тыс. рублей. Если вследствие отсутствия или некорректного заполнения КУДиР неправомерно занижена налоговая база, то предприятие оштрафуют на сумму в 20% от налоговой недоимки, но не менее, чем на 40 тыс. рублей.

Как взаимосвязаны КУДиР и онлайн-касса

Записи в КУДиР могут вноситься на основании фискальных документов, формируемых онлайн-кассой и подтверждающих, таким образом, доходы предприятия, а в некоторых случаях и расходы — например, при скупке у граждан того или иного сырья или материалов. При этом, необязательно прописывать в Книге выручку или расходы в привязке к каждому отдельному чеку. Можно обойтись указанием общей выручки или расходов по Z-отчету с онлайн-кассы.

Заключение

Несмотря на то, что ИП не обязаны вести бухгалтерию, на различных налоговых режимах — и на общем, и на специальных, им необходимо вести Книгу учета доходов и расходов. Организациям на УСН — вести и бухучет, и Книгу. На основании записей в КУДиР налоговая оценит корректность заполнения налоговой декларации, а также правомерность применения того или иного режима налогообложения.

Видео – заполнение Книги учета доходов и расходов при УСН доходы минус расходы: