Документы и порядок оформления кассовых операций при использовании ККТ

Кассовые операции должны проходить в строгом соответствии нормам закона. Одно из условий выполнения таких норм — корректное документирование таких операций. Каковы его условия? Какие формы документов должны применяться пользователем контрольно-кассовой техники?

Какие операции могут производиться на кассе

Онлайн-касса — устройство, предназначенное для фискализации (отражения в фискальных реестрах — тех, которые затем в установленном порядке передаются в ФНС или проверяются ведомством) выручки (в некоторых случаях — расходов) хозяйствующего субъекта. Как очевидно из названия инновационного устройства, оно применяется на кассе предприятия — месте, в котором осуществляется (и документируется в установленном законом порядке) прием и выдача денежных средств. При этом, документирование операций на кассе (в широком смысле) образуют 2 юридически независимые (но, вместе с тем, связанные) процедуры:

• документирование с помощью учетных документов — во всех случаях;
• документирование с помощью фискальных документов — в случае, если на кассе используется онлайн-касса.

Касса — в широком смысле (не как обустроенный для работы кассира объект, а как любое место, где осуществляется прием-выдача наличных), предполагает совершение:

1. Приходных операций.

Документируются они с помощью унифицированных учетных документов — приходных кассовых ордеров. Эти ордера могут, в частности, составляться на основании фискальных документов — чеков, отчетов. В этом заключается взаимосвязь учетных и фискальных документов — первые могут составляться на основании вторых.

2. Расходных операций.

Документируются они с помощью расходных кассовых ордеров. Первичными в их заполнении также могут быть кассовые чеки — но, опять же, это будет частный случай применения первичного документа, которым в данном сценарии является фискальный чек.

3. Операций по сводному учету прихода и расхода на кассе.

Главная из таких операций — отражение сведений по всем РКО и ПКО в Кассовой книге.

Кассовые операции регулируются следующими основными нормативными актами:

• Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У (ССЫЛКА);
• Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ССЫЛКА).

Касса в узком смысле — именно как обустроенное место работы кассира, на котором установлена ККТ (в современной модификации — онлайн-касса), предполагает совершение:

1. Операций по приему наличных денежных средств (либо оплаты с помощью банковских карт) от покупателей (клиентов) в счет оплаты товаров или услуг.

Вне зависимости от того, каким образом приняты денежные средства — наличными или по карте, факт их приема прописывается в фискальном регистраторе онлайн-кассы. Затем формируется кассовый чек — в бумажном и электронном (если покупатель попросит) виде с определенным признаком (в общем случае — «приход»).

2. Операций по выдаче наличных средств покупателям (отправке денежных средств на счета банковских карт):

• при возврате товаров (например, некачественных), компенсации за некачественные услуги;
• при приобретении каких-либо товаров у физических лиц (например, овощей у фермеров).

Все они, в свою очередь, также прописываются в фискальном регистраторе, а затем фиксируются в специальных кассовых чеках с соответствующим признаком (при возврате некачественного товара это признак «возврат прихода», при покупке товара у физического лица — «расход»).

После выполнения онлайн-кассой предусмотренных функций на ней могут быть сформированы дополнительные фискальные документы — прежде всего, различные отчеты.

Отметим, что непосредственно перед началом пользования кассой — когда кассир приступает к работе, формируется отчет об открытии смены, а по завершении рабочего дня — отчет о состоянии счетчиков и отчет о закрытии смены. Все фискальные документы в установленном порядке передаются в ФНС (через Оператора фискальных данных).

Главный нормативный акт, в соответствии с которым осуществляется формирование фискальных документов — Закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Таким образом, на рабочем месте кассира, на котором стоит онлайн-касса, совершаются следующие 2 независимые категории операций:

• как и на любой другой кассе — те, что подлежат отражению в РКО, ПКО, Кассовой книге;
• фискального характера — свойственные исключительно для онлайн-кассы (при этом, к кассовым операциям не относятся те, что осуществлены в рамках эквайринга).

При этом, РКО и ПКО могут заполняться на основе сведений из фискальных документов (как частного примера носителей платежных данных, подлежащих документированию в рамках кассового учета). Поэтому, определенная взаимосвязь между указанными видами операций все же есть. Но, очевидно, если на кассе не используется ККТ, то документирование будет происходить только с применением указанных унифицированных документов.

В обоих случаях — как при документировании, так и при фискализации, на кассе могут оформляться различные дополнительные документы — в подтверждение юридической обоснованности операции.

Рассмотрим подробнее, каким образом осуществляется документирование кассовых операций в рамках 2-х процедур — применения Кассовой книги (условно данную процедуру можно назвать «учетным документированием») и фискализации. Их сочетание типично для работы торгового предприятия.

Ознакомимся также с дополнительными документами, которые могут применяться при обеих типах операций на кассе магазина.

Документирование при работе онлайн-кассы: фискальные записи и Кассовая книга

Работу кассы в магазине можно представить как последовательность следующих ключевых этапов:

1. Начало смены.

Основные действия кассира:

• в рамках фискализации — создание отчета об открытии смены на онлайн-кассе;
• в рамках учетного документирования — внесение записи о разменных денежных средствах в ПКО.

Чтобы сформировать указанный фискальный отчет, кассиру необходимо, задействовав кассовую программу, выбрать соответствующую функцию и дождаться создания отчета. Он будет автоматически направлен в ФНС через ОФД.

Если кассир получил в распоряжение разменные денежные средства, то их сумма должна быть отражена в приходном ордере на соответствующую сумму.

2. Работа в течение смены — прием оплаты от покупателей за товары или услуги.

Основные действия кассира:

• в рамках фискализации — формирование кассового чека в подтверждение оплаты, либо в подтверждение возврата денежных средств от покупателя (при эквайринге — чека от банка-эквайера, подтверждающего транзакцию);
• в рамках учетного документирования — нет;
• прочие документы — в предусмотренных случаях (например, это могут быть документы, удостоверяющие правомерность проведения операции).

При формировании кассового чека продавцу нужно убедиться, что в чеке будут корректно проставлены реквизиты:

а) «Признак расчета».

Здесь возможны следующие основные варианты:

• «приход» — когда происходит обычная оплата за товар или услугу;
• «возврат прихода» — когда купленный товар был возвращен (как некачественный);
• «расход» — когда магазин купил что-то сам у физического лица;
• «возврат расхода» — когда купленный у физического лица товар был возвращен магазином.

В случае возврата товара покупателем продавец вправе запросить заявление о возврате. Оно будет оправдательным с точки зрения придания операции по возврату законности, опять же, при проверке ФНС. В отсутствии такого заявления ФНС может обвинить магазин в неправомерном «обнулении» выручки.

б) «Признак способа расчета».

Здесь реквизиты выбираются в соответствии с перечнем, определенным приказом ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ (ССЫЛКА), который устанавливает форматы фискальных документов.

Реквизиты указываются в настройках кассового ПО (которое до того может быть предварительно настроено специалистами — для обеспечения безошибочного применения реквизитов в чеке).

Не исключено, что в ходе работы кассиру придется применять чек коррекции — документ, предназначенный для фискализации в конце рабочего дня выручки, не проведенной по каким-либо причинам через кассу в течение дня (например, если отключалось электричество). Либо — наоборот, если в кассе обнаружилась недостача наличных средств (и это означает, скорее всего, что продавец по ошибке назвал покупателю меньшую сумму к уплате, чем та, что была отражена в кассовом чеке).

Сформировав в конце смены чек коррекции, кассир должен сопроводить данную операцию дополнительным документом — пояснительной запиской об обстоятельствах, при которых не было возможности в штатном режиме фискализировать сумму, соответствующую той, что отражена в чеке коррекции. То есть — разъяснив, к примеру, что отключалось электричество (в случае с излишком наличности в конце дня) или сославшись  на ошибочно названную при расчетах покупателем суммы (в случае с недостачей).

Пояснительную записку нужно передать на хранение в бухгалтерию. Вполне возможно, что она пролежит там невостребованной, но ФНС при проверке вполне может запросить ее.

3. Завершение смены.

Основные действия кассира:

• в рамках фискализации: формирование отчета о закрытии смены (практически всегда дополняемого отчетом о состоянии счетчиков);
• в рамках документирования: заполнение РКО, ПКО и Кассовой книги.

Закрывается смена также с помощью специального отчета на онлайн-кассе. По умолчанию в большинстве онлайн-касс настроено одновременное формирование двух отчетов:

• о закрытии смены;
• о состоянии счетчиков.

Они, как и отчет о начале смены, автоматически отправляются в ОФД.

Кассир, используя отчеты о состоянии счетчиков и закрытии смены — которые можно распечатать отдельно в формате, близком к формату кассового чека, заполняет РКО, ПКО (соответственно, по расходным и приходным операциям), после — вносит сведения по ордерам в Кассовую книгу.

Эквайринговые операции документируются:

• в рамках фискализации;
• в рамках бухгалтерского учета (по счету 51);
• в различных регистрах налогового учета (как вариант, в целях дальнейшего отражения в декларации — если используемый налоговый режим предполагает учет выручки).

Количество расходных кассовых ордеров, оформляемых по окончании смены, в общем случае не превышает одного — поскольку РКО составляется, как правило, только по чекам с общим признаком «расход». Если по чеку указан признак «возврат прихода», то РКО по такой операции не выписывается: вместо этого формируется  ПКО — нулевой или с суммой, меньшей (уменьшенной на величину возврата) в сравнении с той, что была бы отражена в ПКО по чеку (группе чеков) с признаком «приход».

Резюме

В процессе использования онлайн-кассы могут использоваться документы:

1. Фискальные — чеки, отчеты.

Они формируются строго на онлайн-кассе с помощью кассового ПО. В общем случае подлежат отправке в ФНС через ОФД. При необходимости могут быть распечатаны на чековом принтере.

2. Кассового учета — ПКО, РКО, Кассовая книга.

Они отражают все приходы и расходы на кассе предприятия — не только те, что проведены через онлайн-кассу (при этом, из числа проведенных на ККТ исключаются эквайринговые операции, поскольку они не относятся к кассовым, а проводятся с использованием расчетного счета хозяйствующего субъекта).

По тем операциям, которые связаны с движением наличных средств, при котором осуществляется их фискализация с помощью онлайн-кассы, ордера и Книга заполняются на основании сведений по фискальным документам (в общем случае — по отчету о состоянии счетчиков, который создается вместе с отчетом о закрытии смены).

3. Дополнительные — в обоснование проведения кассовых операций.

Например — объяснительные записки кассира о неприменении ККТ, заявление от покупателя на замену или сдачу товара.

Видео — открытие и закрытие смены, снятие кассовых отчетов на Смарт-Терминале Эвотор: