Нужно ли вести кассовую книгу при использовании онлайн-кассы

На любой кассе ведется (в соответствии с требованиями закона или пожеланиями учредителя бизнеса) Кассовая книга либо ее аналог. Какие сведения фиксируются в ней? Как они соотносятся со сведениями, которые отражаются в фискальных документах, фиксируемых на онлайн-кассе?

Что представляет собой Кассовая книга

Кассовая книга (далее — КК) — это сводный документ, в котором фиксируются:

1. На основании данных по приходным кассовым ордерам (ПКО) — суммы, которые поступили на кассу предприятия.

2. На основании данных по расходным кассовым ордерам (РКО) — суммы, которые были израсходованы из кассы предприятия.

В свою очередь, ПКО и РКО могут формироваться на основании различных оправдательных документов. Например — фискальных, то есть, тех, которые создаются с использованием контрольно-кассовой техники (прежде всего, речь идет о приходных и расходных чеках, отчетах). Если хозяйствующий субъект не обязан применять контрольно-кассовую технику, то вместо фискальных документов могут использоваться товарные чеки и бланки строгой отчетности в качестве первичных при подготовке ордеров.

Под кассой предприятия в данном случае понимается не только специально оборудование место кассира или бухгалтера, но и, в принципе, любое место, где осуществляется прием или выдача денежных средств предприятием. Под «кассой» здесь более правомерно понимать скорее не объект, а процесс. Приходные или расходные операции могут производиться на любой точке предприятия и, в принципе, даже за его пределами, как на стационарном объекте, так и в передвижном (и даже непосредственно в движении — когда расчеты осуществляются «на ходу» в машине или «на лету» в самолете).

КК применяется как в случае с документированием операций, при которых применяется ККТ, так и в случае с кассовыми операциями, не подлежащими фискализации (например, это может быть выдача денежных средств работнику предприятия под отчет и принятие неизрасходованного остатка). Таким образом, относительно КК фискальные документы — лишь частная разновидность первичных документов.

Кому её нужно вести в обязательном порядке и кто может работать без неё

Кассовая книга — это инструмент, прежде всего, бухгалтерского учета, и потому обязательно применяется юридическими лицами. ИП не обязаны ее применять, но, вместе с тем, должны использовать альтернативные сводные документы для отражения прихода и расхода выручки. В общем случае — Книгу учета доходов и расходов (КУДИР). При этом, сведения в ней собираются также на основании различных первичных документов — в частности, фискальных.

Одна из практических сторон применения КК — это обеспечение соблюдения лимита кассы на предприятии. По итогам каждой кассовой операции — приходной или расходной, на кассе образуется остаток денежных средств. Его величина не должна превышать определенного законом максимального показателя — лимита. А если превышает, то излишек должен быть передан на размещение в банк, с которым хозяйствующий субъект заключает договор об обслуживании денежно-кредитных операций.

Индивидуальные предприниматели в части лимита также имеют преференции — они попросту не обязаны его соблюдать. Но устанавливать вполне могут: для этого на частном предприятии издается отдельный локальный норматив. К слову, аналогичные по назначению нормативы должны приниматься и теми хозяйствующими субъектами, которые обязаны устанавливать и соблюдать лимит.

Субъекты, которые обязаны вести Кассовую книгу (либо пожелали ее вести), должны делать это в соответствии с определенными правилами.

Правила ведения Кассовой книги

Форма Кассовой книги утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (ССЫЛКА). Предприятие может использовать и ту форму, которая разработана своими силами. Но предложенная Госкомстатом — довольно удобна и общераспространена. Как правило, нет смысла от нее отказываться.

Вести Кассовую книгу можно на бумаге или в электронном виде. Второй вариант предполагает применение электронной подписи. Общий порядок ведения Кассовой книги закреплен в приказе Минфина РФ от  30.03.2015 № 52н (ССЫЛКА).

Ключевые правила работы с Кассовой книгой следующие:

1. КК заполняется только в те дни, в которые осуществлялись кассовые операции — по приему или выдаче наличных денежных средств (эквайринг, как мы уже знаем, не в счет).

2. По завершении дня, в котором были зафиксированы приход или расход наличных денежных средств, работник, который ведет КК, заполняет ее, используя ПКО или РКО (которые, в свою очередь, могут заполняться на основании фискальных документов — приходных или расходных чеков, отчетов, альтернативных им документов — товарных чеков или БСО). После — отдает на заверение главному бухгалтеру.

3. В каждом ордере фиксируется общая сумма выручки (расходов) за день — вне зависимости от количества отдельных транзакций.

При этом, возможно составление нескольких типов ордеров в зависимости от разновидности конкретной операции. Например, приходные кассовые операции, проводимые на онлайн-кассах, классифицируются на несколько типов — в частности, операции, соответствующие:

• обычной (полной) оплате за товар;
• частичной оплате за товар (в то время как оставшаяся его часть оформляется в кредит);
• предоплате (которая может быть представлена покупкой подарочной карты).

По каждой группе операций, таким образом, составляется отдельный приходный кассовый ордер.

4. ИП (его работник на кассе), не использующий ПКО или РКО, «напрямую» заполняет Книгу учета доходов и расходов — с указанием даты, в которой производились расчеты, в соответствии с фискальными документами (либо заменяющими их товарными чеками либо БСО).

5. В предусмотренных законом случаях при формировании РКО и ПКО используются реквизиты различных вспомогательных документов — удостоверяющих правомерность составления ордера.

Например — документа, удостоверяющего личность физического лица, получающего денежные средства по РКО (сотрудника, который едет в командировку, покупателя, который возвращает товар).

Для того, чтобы делегировать полномочия по работе с Кассовой книгой — важнейшим документом бухгалтерского учета, руководитель фирмы должен издавать отдельные локальные нормативы. Нужно уделять достаточное внимание детализации порядка применения КК, прав и обязанностей сотрудников, ответственных за ее ведение — в должностных инструкциях таких сотрудников.

Резюме

Кассовая книга — документ, который применяется независимо от того, используются ли на предприятии онлайн-кассы или нет.

В КК фиксируются все приходные (на основании данных по приходным кассовым ордерам) и расходные (по расходным кассовым ордерам) операции с наличными денежными средствами. Эквайринговые операции — не фиксируются (несмотря на то, что проходят фискализацию на онлайн-кассе, если она применяется на предприятии), поскольку проводятся через расчетный счет, а не через кассу.

При этом, сведения по фискальным документам — чекам, отчетам, используются в качестве первичных при заполнении РКО и ПКО, на основании которых, в свою очередь, заполняется КК.

Ее и ордера обязаны вести все юридические лица. ИП применяют ПКО, РКО и Кассовую книгу по желанию.

На основании данных по Кассовой книге устанавливается факт соблюдения лимита кассы. ИП вправе его не соблюдать.

Видео — как вести Кассовую книгу: