Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации

Процесс использования кассы на предприятии строго регламентируется сразу несколькими категориями нормативных актов. Что является главным объектом регулирования в рамках кассовых операций? Как соотносятся учет данных операций и применение онлайн-касс?

Что понимать под кассовыми операциями?

Кассовая операция — это процедура, в рамках которой осуществляется то или иное перемещение денежных средств относительно кассы предприятия. В самом упрощенном виде — приход или расход (которые как с технической, так и с юридической точки зрения могут быть классифицированы по большому количеству дополнительных критериев).

Кассовые операции могут быть связаны:

1. С правоотношениями, при которых осуществляется продажа товаров и услуг физическим лицам.

2. С трудовыми правоотношениями — когда перемещение денежных средств относительно кассы предприятия осуществляется в связи с выполнением теми или иными работниками своих трудовых обязанностей.

Здесь на кассе может наблюдаться выдача денежных средств под отчет (например, для командировки), последующий прием не потраченных работником средств.

Правоотношения первого типа находятся в юрисдикции законодательства, регулирующего применение контрольно-кассовой техники (в то время как перемещение денежных средств в рамках трудовых отношений не регулируется такими нормами права).

Главный нормативный акт, который регулирует применение ККТ — Федеральный закон № 54-ФЗ от 22.05.2003 года (ССЫЛКА). Он устанавливает:

• правила проведения приходных, расходных (и классифицированных по прочим основаниям) операций на кассе — наличных, безналичных (по карте, с помощью электронных средств платежа);
• порядок применения непосредственно контрольно-кассовой техники, ее отдельных аппаратных компонентов.

Закон № 54-ФЗ дополняет, в частности, Указание Банка России от  07.10.2013 № 3073-У — ССЫЛКА (основное его назначение — регулирование перемещения наличных денежных средств, и его юрисдикция, в свою очередь, распространяется и на трудовые отношения).

Регламенты, необходимые для обеспечения работы контрольно-кассовой техники, могут прописываться в различных ведомственных нормативных актах. Например — в приказе ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ (ССЫЛКА) разъясняется порядок применения форматов фискальных документов — стандартизованных алгоритмов, по которым формируются кассовые чеки (бумажные, электронные) и дополняющие их носители фискальных данных (прежде всего, различные отчеты — например, о закрытии и открытии смены на кассе).

К числу прочих важнейших нормативных актов, которые, в свою очередь, определяют порядок перемещения денежных средств в рамках самых разных правоотношений (как трудовых, так и тех, что имеют отношение к торговле и находятся в юрисдикции Закона № 54-ФЗ) можно отнести Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ССЫЛКА), которое устанавливает, в частности:

• классификацию процедур, соответствующих кассовым операциями;
• правила применения лимитов по кассам (если предприятию по закону необходимо их соблюдать);
• правила применения кассовых документов;
• требования по обеспечению сохранности наличных денежных средств.

Любая кассовая операция в организации (в случае с ИП ситуация несколько иная и чуть позже мы рассмотрим данный нюанс) — это объект бухгалтерского учета. Рассмотрим, каким образом он осуществляется в контексте правоотношений, связанных с применением контрольно-кассовой техники.

Бухгалтерский учет операций на онлайн-кассе

Действительно, бухгалтерский учет обязаны вести только юридические лица. Речь пойдет о них. Безусловно, индивидуальные предприниматели вправе вести бухучет — особенно если во владении ИП большое предприятие. В этом случае сказанное ниже будет справедливо и в отношении таких ИП.

Основные объекты учета кассовых операций соответствуют содержанию таких операций — которые могут быть, как мы уже знаем, приходными или расходными. Как следствие, в качестве первичных документов при бухучете кассовых операций используются:

1. Расходные и приходные кассовые ордера, в которых фиксируются результаты перемещения денежных средств относительно кассы.

2. Кассовая книга, в которой собираются сведения по РКО и ПКО.

Применять РКО, ПКО и Книгу обязаны только юридические лица. ИП могут задействовать альтернативные регистры — прежде всего, Книгу учета доходов и расходов (КУДИР).

3. Расчетно-платежные ведомости и иные документы, на основании которых осуществляется перемещение денежных средств относительно кассы.

Формы ключевых учетных кассовых документов — ПКО, РКО и Кассовой книги, введены в оборот постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88 (ССЫЛКА). Если законом прямо не установлено иного, предприятие может использовать формы, разработанные самостоятельно — но, как правило, в этом нет особого смысла, поскольку предложенные Госкомстатом вполне удобны.

Важнейший нюанс бухгалтерского учета — применение проводок с применением специальных счетов (по плану, утвержденному приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н (ССЫЛКА). Главный здесь — счет 50 «Касса».

Если на кассе осуществляется приходная операция, то по счету 50 прописывается «дебетовая проводка». Одновременно подбирается корреспондирующий счет по «кредиту» — отражающий то, в связи с чем осуществлен приход на кассе. Например, проводка ДТ 50 КТ 62 означает, что приход — это прием денежных средств от покупателя за товары (счет 62 — это специализированный счет для транзакций в рамках расчетов фирмы с покупателями).

Если имеет место расход, то на счете 50 прописывается «кредитовая» проводка — опять же, в корреспонденции с каким-либо продебетованным «обосновывающим счетом». В случае, если осуществляется возврат денежных средств покупателю — например, за некачественный товар, то указанные выше счета попросту меняются местами: ДТ 62 КТ 50.

Фискальные и кассовые документы: в чем разница?

Понятие «кассового документа» следует принципиально разграничивать с понятием документа фискального. Главный фискальный документ — это кассовый чек. Он также бывает приходным или расходным (либо классифицируется на иные разновидности по прочим основаниям).

Именно на основании фискальных документов — формируемых в рамках правоотношений, связанных с куплей-продажей товаров или оказанием услуг физическим лицам, заполняются ПКО, РКО, а на основании сведений, которые в них содержатся — Кассовая книга. ИП вправе заполнять Книгу учета доходов и расходов также на основании фискальных документов.

В случае, если предприятие освобождено от формирования фискальных документов (то есть, если оно не обязано использовать онлайн-кассы), то эти документы — как первичные, могут быть заменены:

• товарными чеками (применяются для документирования приема денежных средств при продаже товаров физическим лицам);
• бланками строгой отчетности (имеют аналогичное назначение, но применяются при оплате за оказанные физическому лицу услуги).

От применения ККТ (и, соответственно, от формирования кассовых документов), освобождены:

1. Бессрочно — до тех пор, пока законом не будет установлено иного, хозяйствующие субъекты, которые осуществляют виды деятельности, поименованные в пункте 2 статьи 2 Закона № 54-ФЗ.

Например — это продажа газет и журналов, мелкая розница, оказание услуг по ремонту обуви.

2. До 1 июля 2019 года — хозяйствующие субъекты, поименованные в подпункте 7.1. статьи 7 Закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ.

Основные «бенефициары» здесь — ИП на ПСН и ЕНВД, работающие самостоятельно.

В некоторых случаях кассовые чеки (товарные чеки, БСО) как оправдательные документы для заполнения РКО или ПКО должны быть дополнены прочими документами, удостоверяющими правомерность проведения той или иной кассовой операции.

Например, если составляется чек коррекции (фискальный документ для «отложенного» внесения выручки в кассу — когда в момент фактического расчета с покупателем у продавца не было возможности задействовать кассовый аппарат), то данный чек нужно сопроводить пояснительной запиской продавца, в которой раскрываются причины невозможности применения онлайн-кассы в обычном режиме.

Порядок составления самих ордеров может зависеть от особенностей классификации кассовых операций по дополнительным признакам. Например, приходные операции могут быть представлены:

• обычной (полной) оплатой товара на кассе;
• частичной оплатой (в то время как неоплаченная часть стоимости товара оформляется в кредит);
• предоплатой (покупкой подарочной карты).

К числу фискальных документов, как мы уже отметили выше, относятся различные отчеты. В их числе — отчеты о закрытии и открытии смены. Участие в их формировании пользователя онлайн-кассы — довольно ограниченное. Он лишь отдает на онлайн-кассу «команду» на создание того или иного отчета. Впоследствии они отправляются, как и кассовые чеки, в ФНС. В этом одно из отличий инновационных онлайн-касс от ККМ старого поколения: раньше пользователям контрольно-кассовой техники было нужно формировать большое количество отчетов (не считая тех, что документируют открытие или закрытие смены) самостоятельно. Теперь этого не требуется.

Важнейшее условие применения кассы на предприятии — соблюдение лимита нахождения в ней наличных денежных средств. Ознакомимся подробнее с правилами его установления.

Лимит остатка наличных денег в кассе предприятия: как его соблюсти?

Лимит кассы — это максимальная сумма наличных денежных средств, которую разрешено держать в кассе (технически — в сейфе, денежном ящике) предприятия. Сумма наличных денежных средств, превышающая лимит, подлежит передаче в банк (если только нет необходимости выплатить за счет нее заработную плату либо выполнить иные обязательства перед работниками). «Сальдо» считается по Кассовой книге (либо заменяющему ее документу — например, КУДИР).

Расчет лимита кассы регламентируется Указанием Банка России № 3210-У. Подсчет лимита может быть основан на величине сумм, соответствующих приходным или расходным операциям. Конкретный способ расчета должен быть закреплен в приказе руководителя организации.

Но если он все же установлен, несмотря на то, что это не требовалось, то его нужно обязательно соблюдать. Иначе при проверке ФНС будет штраф — до 50 000 рублей по статье 15.1 КоАП РФ (для ИП меньше — до 5000 рублей). Отметим, что по статье 15.1 КоАП РФ применяется ряд иных видов санкций за нарушение правил учета кассовых операций — мы ознакомимся с такими санкциями чуть позже.

Как мы уже отметили выше, ИП документируют кассовые операции по схемам, отличающимся о тех, что характеризуют обязанности юридических лиц. Ознакомимся подробнее с особенностями такого документирования подробнее.

Нюансы документирования кассовых операций для ИП

Главная особенность ведения учета кассовых операций ИП в том, что предпринимателям разрешено не использовать ПКО, РКО и Кассовую книгу. Дело в том, что ИП вправе документировать кассовые операции в упрощенном порядке — в соответствии с Указаниями № 3210-У.

При этом, данный порядок не подразумевает, что ИП в принципе не будет вести учет рассматриваемых операций. Предприниматель, так или иначе, должен использовать документацию, которая позволяет учитывать выручку — в том числе и ту, которая образуется в рамках правоотношений, при которых нужно вести кассу.

Основной документ, в котором ИП отражает выручку — это, как мы уже определили выше, Книга учета доходов и расходов (либо только учета доходов — если ИП работает на ПСН), либо иной документ, утвержденный на отраслевом уровне. Как правило, его бывает достаточно — необходимость в применении прочих документов может возникнуть лишь исходя из специфики бизнес-процессов на конкретном объекте.

Отметим, что при ЕНВД величина доходов и расходов значения не имеет — но важно вести корректный учет показателей, влияющих на исчисление налога (прежде всего, это физические показатели — например, площадь торгового зала, количество работающих у ИП продавцов). Такой учет ИП на ЕНВД может вести любым удобным способом.

Вместе с тем, закон не запрещает любому ИП вести учет с помощью РКО, ПКО и Кассовой книги. Многим предпринимателям такая схема довольно близка, так как позволяет обеспечить необходимую детализацию хозяйственных операций. Особенно — если касса функционирует в рамках трудовых правоотношений, при которых работникам ИП могут выдаваться денежные средства под отчет. Опять же, играют роль масштабы бизнеса, который ведет индивидуальный предприниматель.

Как мы уже знаем, кассовые документы (в данном случае их аналог — Книга учета доходов или расходов ИП) применяются обособленно от фискальных документов (хотя и могут заполняться на их основе — поскольку именно фискальные документы будут первичными относительно учетных по кассе). В случае с ИП все то же самое: установленные законом правила фискализации никак не пересекаются с теми, что регулируют применение кассовых документов.

В отношении ИП законодательство о применении контрольно-кассовой техники каких-либо особых условий не устанавливает (за исключением положений об отсрочке в применении онлайн-касс для некоторых категорий ИП). На кассе, которую использует предприниматель, формируются точно такие же фискальные документы — чеки, отчеты. Тот факт, что ИП не использует ПКО, РКО и Кассовую книгу, роли не играет. Однако, заполнение альтернативных им учетных документов — прежде всего, Книги учета доходов и расходов, осуществляется, как и в случае с ордерами, на основании фискальных документов. Либо — заменяющих их в случае, если ККТ использовать необязательно (то есть, если это товарные чеки либо БСО).

Резюме

Кассовые операции следует классифицировать на 2 основные категории:

1. Те, что подлежат документированию с помощью унифицированных документов бухгалтерского учета (либо заменяющих их в случае, если учет ведет ИП) — РКО, ПКО, Кассовой книги.

Эти документы применяются на кассах всех типов — как тех, на которых используется ККТ, так и тех, на которых онлайн-кассы не применяются или не должны применяться по закону.

2. Те, что подлежат фискализации с помощью составления фискальных документов — тех, что формируются с применением контрольно-кассовой техники.

При этом, к кассовым операциям в данном случае не относятся операции по фискализации выручки, полученной в рамках эквайринга.

В правоотношениях, связанных с куплей-продажей товаров или оказанием услуг физическим лицам, фискальные документы используются в качестве оправдательных относительно документов бухгалтерского учета. Во внутрикорпоративных правоотношениях прием-выдача наличных денежных средств на кассе не находится в юрисдикции законодательства о применении ККТ, поэтому там используются только унифицированные кассовые документы.

Если хозяйствующий субъект, ведущий торговлю, освобожден от применения ККТ, то он использует только ПКО, РКО и Кассовую книгу. При этом, оправдательными документами при составлении ордеров будут товарные чеки и бланки строгой отчетности.

ИП, освобожденный от применения ПКО, РКО и Кассовой книги, должен применять, как минимум, Книгу учета доходов и расходов. В случае, если ИП обязан использовать ККТ, то заполнение Книги учета будет осуществляться на основании фискальных документов — чеков и отчетов. Либо — заменяющих их товарных чеков и БСО, если ИП пользуется возможностью  не применять ККТ по основаниям, установленным законом.

Неосуществление учета кассовых операций может привести к серьезным штрафам. Ознакомимся с особенностями применения таких санкций.

Размер штрафа за нарушение

Штрафы за нарушение кассовых операций, как мы уже отметили выше, прописаны в статье 15.1 КоАП РФ (ССЫЛКА). Одно из возможных нарушений мы рассмотрели — это несоблюдение лимита кассы.

К прочим возможным нарушениям, попадающим под указанную статью КоАП РФ, можно отнести:

• неприменение ПКО, РКО и Кассовой книги;
• неоприходование либо неполное оприходование наличных денежных средств;
• несоблюдение правил хранения денежных средств.

Возможные санкции за указанные нарушения:

• штраф в 40-50 тыс. рублей — выписываемый на юридическое лицо;
• штраф в 4000-5000 рублей — выписываемый на должностное лицо организации (например, директора) либо ИП.

Отметим, что указанные санкции применяются независимо от тех, что определены законом в отношении нарушений, связанных с применением контрольно-кассовой техники (штрафы за такие нарушения отражены в ст. 14.5 КоАП РФ — ССЫЛКА). Это вполне логично, поскольку, как мы уже знаем, кассовые операции представлены 2-мя обособленными (хотя и взаимосвязанными) разновидностями транзакций — теми, при которых применяются кассовые документы — РКО, ПКО и Книга, и теми, при которых формируются фискальные документы.

Однако, нарушения в одной области применения кассы могут быть причинами невыполнения предписаний законодательства в иных сферах. Например, отсутствие онлайн-кассы на предприятии может привести к сложностям в заполнении ПКО или РКО. Как следствие, по итогам проверки магазин может быть оштрафован как по статье 15.1 КоАП РФ — поскольку нарушит правила кассового учета, так и по статье 14.5 КоАП РФ — так как не будет использовать онлайн-кассу.

Видео — о лимите остатка наличных денег в кассе предприятия: