Когда и как провести через онлайн-кассу зачет предоплаты (аванса) за обучение

Как правило, стоимость детских курсов оплачивается в размере 100% вперед. Но очень часто некоторые занятия детьми пропускаются по уважительным причинам, например, из-за болезни. Договором предусматривается возврат денег за такие дни. А как провести этот возврат через онлайн-кассу?

Что говорит закон № 54-ФЗ о предоплате и авансе за обучение

Согласно статье 1.1 закона № 54-ФЗ (ССЫЛКА) к расчетам наличными деньгами или в безналичном порядке относится, в частности:

• прием (получение) и выплата денег в качестве предоплаты и (или) авансов;
• зачет и возврат предоплаты и (или) авансов.

Очень важный момент: с точки зрения закона № 54-ФЗ «предоплата» и «аванс» — разные явления. Они в статьях закона идут через разделение «и (или)». Согласно разъяснениям Минфина РФ в письме №03-01-15/26349 от 28.04.2017 (ССЫЛКА) под «авансом» понимается предварительный платеж, вносимый за неизвестный объем и список товаров, работ, услуг. И, наоборот, «предоплата» — это получение денег за конкретные товары, работы, услуги.

Различать «аванс» и «предоплату» важно. При проведении указанных платежей через онлайн-кассу нужно «подсказать» ей, какой именно вид расчета производится. Для этого при пробитии чека (БСО) следует указать «Признак способа расчета». Подробно все варианты расчета рассмотрены в приказе ФНС РФ №ММВ-7-20/229@ от 21.03.2017, в приложении №2 (ССЫЛКА).

При осуществлении вышеуказанных расчетов организации и предприниматели обязаны на всей территории РФ применять онлайн-кассу, за исключением случаев, предусмотренных самим законом № 54-ФЗ. Такое исключение прописано для образовательных организаций в п.13 статьи 2 закона № 54-ФЗ (ССЫЛКА). Они могут не применять ККТ при оказании населению образовательных услуг, если:

• расчеты за данные услуги не производятся наличными деньгами;
• расчеты проходят без предъявления электронного средства платежа и без непосредственного контакта покупателя (заказчика) и пользователя (исполнителя). Например, если родители оплачивают ребенку курсы банковской картой через сайт образовательной организации, или со своего электронного кошелька, или через онлайн-банк, онлайн-касса не применяется. Причина — ЭСП не предъявляется, во время расчета между покупателем и продавцом нет прямого контакта.

Но вышеуказанное исключение касается только образовательных организаций, которые являются некоммерческими организациями, ведут свою деятельность по лицензии, и у которых основной вид деятельности — обучение (п. 18 статьи 2 закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ — ССЫЛКА). Остальные организации, занимающиеся обучением, должны применять ККТ в общем порядке.

Но и образовательные организации, если с ними производят расчеты наличными деньгами или с предъявлением банковской карты, тоже обязаны применять онлайн-кассу. И тогда на основании п.2 статьи 1.2 закона № 54-ФЗ пользователь (исполнитель) обязан покупателю (заказчику) выдать кассовый чек (бланк строгой отчетности) на бумаге или передать его в электронной форме на адрес электронной почты или на абонентский номер покупателя (заказчика).

Поскольку обучающие курсы — услуга длительная, то предоплата (аванс) вносится за весь период ее оказания сразу. В результате в момент приема средств в качестве предоплаты (аванса) за обучение нужно пробивать чек (БСО). Признак способа расчетов ставится «Предоплата 100%» (поскольку обычно известно за какие образовательные услуги вносятся деньги). А далее — чек (БСО) предъявляется потребителю.

Как зачесть предоплату (аванс) за образовательные услуги, оказанные населению

В законе № 54-ФЗ не сказано точно, что подразумевается под «зачетом предоплаты (аванса)» для целей применения онлайн-кассы. В эту ситуацию внесло ясность письмо ФНС РФ № ЕД-4-20/2929@ от 20.02.2019 (ССЫЛКА). В письме сказано, что под зачетом предоплаты (аванса) понимается факт отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) в счет ранее полученной предоплаты (аванса).

На основании п.2.1 статьи 1.2 закона № 54-ФЗ (ССЫЛКА) разрешается зачесть внесенную ранее предоплату (аванс) по оказанным образовательным услугам формированием одного кассового чека (БСО). Указанный чек (БСО) должен содержать сведения обо всех внесенных в течение расчетного периода предоплатах (авансах). Иными словами, закон позволяет пользователю (исполнителю) не формировать на каждого клиента отдельный кассовый чек (БСО) с зачетом предоплаты (аванса), а сделать это по всем клиентам и одним документом. Стоит отметить, что п.2.1 статьи 1.2 закона № 54-ФЗ носит рекомендательный характер, допуская право пользователя (исполнителя) пробивать на каждого плательщика свой кассовый чек (БСО).

При формировании общего чека (БСО) это нужно сделать по окончании расчетного периода, не превышающего календарный месяц или иное время, установленное законодательством РФ, но не более 1 месяца. Срок пробития кассового чека (БСО) — не позже 10 календарных дней, следующих за днем окончания такого расчетного периода. Причем, сам общий чек (БСО) о зачете предоплаты (аванса) клиенту не выдается и не направляется в электронной форме.

При проведении через онлайн-кассу зачета предоплаты (аванса) в графе чека (БСО) «Признак способа расчета» всегда нужно ставить «Полный расчет». Кроме того, в чеке (БСО) должно быть указано, что оплата прошла зачетом предоплаты (аванса), а не наличными или в безналичной форме. Тогда касса «поймет», что следует списать ранее проведенную сумму предоплаты (аванса) под оказанную услугу.

А что делать, если в течение расчетного периода ребенок несколько раз не посещал спортивную секцию или художественную школу, но предоплата в полном размере уже прошла через онлайн-кассу?

Зачет предоплаты (аванса) не в полном объеме

Как уже отмечалось ранее, письмо ФНС РФ объяснило, что под зачетом предоплаты (аванса) понимается факт оказания услуги. В случае пропуска ребенком отдельных занятий или полностью курса по уважительным причинам образовательная услуга не оказана. А значит, внесенная предоплата должна быть возвращена. Что касается проведения такой операции через онлайн-кассу, нужно сформировать чек на возврат части или полной суммы предоплаты (аванса).

Выводы

Если оплата за обучение проходит, например через банк или web-кошелек, ККТ в расчетах не участвует. Но это касается только некоммерческих образовательных организаций. Если за курсы вносятся наличные в качестве предоплаты (аванса) или предъявляется банковская карта, онлайн ККТ нужна любым видам образовательных организаций.

Чтобы провести получение и зачет предоплаты (аванса), пробиваются два чека: на день получения предоплаты (аванса) и отдельно при ее зачете. Последняя операция проводится через онлайн-кассу в день оказания образовательной услуги или окончания курсов. Обычно — это день подписания акта оказанных услуг.

В случае если зачетные чеки (БСО) по предоплате (авансу) пробиваются на каждого клиента, указанные документы должны выдаваться плательщикам. Но закон дает право сформировать общий чек на зачет всех внесенных за расчетный период предоплат (авансов). В этой ситуации такой чек (БСО) остается на руках организации.