Что означает предупреждение «Ресурс ФН менее 30 дней»

Пользователь ККМ может в определенный момент заметить, что в различных фискальных документах и программных интерфейсах для управления онлайн-кассой проскакивают сообщения «Ресурс ФН менее 30 дней» или «Ресурс ФН менее 3 дней». Рассмотрим, что они означают и как на них реагировать.

Ресурс ФН менее 30 дней: что это значит

Сообщения типа «Ресурс ФН менее 30 дней» (и иногда сопутствующее ему — «Ресурс ФН менее 3 дней») означают, что до истечения срока действия ключей фискального признака (то есть, до завершения нормативного срока эксплуатации накопителя) осталось, соответственно, менее 30 или 3 дней. Выходит, что такие сообщения надо понимать буквально — и реагировать на них установленным образом.

Можно выделить 3 основных типа срока нормативной эксплуатации ФН: 13, 15 месяцев и 3 года с момента регистрации онлайн-кассы в ФНС. Накопители первого и второго типа разрешено в общем случае использовать при общей системе налогообложения, третьего — при специальном налоговом режиме (УСН, ПСН, ЕНВД, ЕСХН). Точные сроки эксплуатации конкретной модели накопителя можно найти в документации к нему.

Срок действия ключа фискального признака, указанный в паспорте накопителя, в установленном порядке считывает сама онлайн-касса, в которую вставлен накопитель. По истечении срока действия ключа фискального признака ККМ блокируется — и на ней становится нельзя формировать кассовые чеки.

Указанные выше типы сроков эксплуатации ФН — «жесткие» и не зависят, к примеру, от интенсивности пользования устройством. Хотя она определяет многие другие технические условия, при которых эксплуатация накопителя ККМ может быть завершена — например, уровень заполнения памяти ФН. Ее емкость рассчитана на размещение данных примерно о 150 — 200 тыс. фискальных документов (опять же, конкретная емкость прописывается в документации к накопителю). Как и в случае с рассматриваемыми статусами по ресурсу ФН в 30 дней или 3 дня, пользователь ККМ может быть в установленном порядке информироваться о ходе заполнения памяти накопителя.

В случае с нормативным сроком эксплуатации ФН сообщения, адресованные пользователю, могут формулироваться по-разному, но их смысл останется неизменным. Иногда то, что срок эксплуатации накопителя заканчивается в течение 30 дней, обозначается довольно нейтральным сообщением типа «Исчерпание ресурса ФН», а если в течение 3 дней — более резкой формулировкой наподобие «Срочная замена ФН».

Отметим, что на некоторых моделях ККМ может быть предусмотрено применение сообщений о срочной замене ФН с обозначением периода в 3 дня в особой трактовке — не связанной сроками эксплуатации накопителя, а отражающей те или иные технические проблемы с накопителем. Как правило — мешающих правильной эксплуатации онлайн-кассы и по существу приравнивающих проблему к ситуации, когда накопитель не функционирует из-за истечения срока его эксплуатации.

В случае «выскакивания» сообщений о срочной замене фискального накопителя, когда он, предположительно, должен работать еще долго — надо запустить тестирование ФН в соответствии с прилагаемой к кассе инструкции, и выявить, в чем же конкретно заключается проблема. Скорее всего, она будет в той мере серьезной, что правомерен будет вывод об отсутствии возможности дальнейшей эксплуатации накопителя — точно так, как если бы истекал нормативный срок пользования ФН.

После того, как срок эксплуатации ФН истекает — касса, как мы уже отметили выше, блокируется. По истечении месяца после прекращения работы ФН касса автоматически снимается с учета в ФНС. При этом, владелец ККМ предупреждается о снятии письменно (письмо ФНС от 10.04.2019 № ЕД-4-20/6682@ — ССЫЛКА). Таким образом, в Налоговую службу в установленном порядке передается «сигнал» о том, что у ФН истек срок действия и ККТ становится «нелегитимной».

По сути, рассматриваемое двухэтапное — сначала по ресурсу ФН на 30 дней, потом — на 3 дня, информирование пользователя ККТ по сроку эксплуатации фискального накопителя предусмотрено именно для его удобства. В обоих случаях — когда и то и другое сообщение выскакивают, сама онлайн-касса считается исправной и полноценно функционирующей (можно печатать чеки, отчеты), но ее пользователю надо обеспечить скорую замену накопителя. Если он увидит сообщение «Ресурс ФН менее 30 дней», то может быть уверен, что, как минимум, 4 дня у него точно на замену накопителя есть. А если — «Ресурс ФН менее 3 дней», то приложить усилия к замене накопителя нужно уже срочно.

Где можно увидеть такое предупреждение

Рассматриваемые сообщения — о скором завершении ресурса ФН, обычно появляются сразу при включении онлайн-кассы на ее экране. Скорее всего, пользователь ККМ быстро их заметит.

Еще один вариант отображения статуса ФН — в отчете об открытии или закрытии смены. Эти отчеты формируются обязательно — в соответствии с требованиями законодательства, регулирующего применение онлайн-касс. Предполагается, что пользователь ККМ будет читать их — и увидит, таким образом, что фискальный накопитель надо скоро менять.

Если по каким-то причинам указанные сценарии «автоматического информирования» не работают и, вместе с тем, есть подозрения, что накопитель скоро перестанет работать, то есть способы проверить статус ФН «вручную».

Общераспространенный способ проверки риска прекращения функционирования накопителя в ближайший месяц или даже более короткий срок — запуск системного теста фискального накопителя. Он может, в зависимости от конкретной модели ККМ, называться по-разному. Но, как правило, не очень сложно — например, может звучать как «Тест ФН».

Запускается тест в соответствии с инструкцией по эксплуатации кассы. По его завершении печатается специальный чек, в котором отображается, выявлено ли скорое истечение срока эксплуатации ФН. Во многих случаях в одном и том же отчете о тестировании одновременно печатается статус и по ресурсу ФН на 30 дней, и по ресурсу на 3 дня.

Отметим также, что в настройках некоторых моделей ККМ можно включить опцию по информированию об истекающем сроке завершения эксплуатации ККМ задолго до того, как пользователю будут представляться «официальные» сообщения о ресурсе ФН на 30 дней или на 3 дня. Как вариант, касса может быть приспособлена к настройке такого информирования за 2 месяца или даже за большее количество времени до прекращения работы ФН вследствие истечения нормативного срока его эксплуатации.

Проверить статус фискального накопителя можно в личном кабинете ОФД и ФНС

Примечательно, что оба рассматриваемых статуса фискального накопителя — когда его ресурс исчерпывается через 30 или 3 дня, могут быть определенным образом отображены на стороне Оператора фискальных данных, с которым у пользователя онлайн-кассы должен быть заключен договор. Практически всегда у клиента ОФД есть Личный кабинет на сайте Оператора, через который можно получать много полезной информации по онлайн-кассам.

В частности — сведения о текущих статусах фискальных накопителей по кассам. Так, например, у 1-ОФД это вкладка «Статусы ФН». Там фиксируются разные типы данных по ККМ, и сроки эксплуатации накопителя — по сути, лишь небольшая часть информации. Если говорить конкретно об инфраструктуре 1-ОФД, то там реализована возможность получения исключительно подробных технических параметров по работе накопителей — вплоть до заполнения памяти устройства в процентах.

Чтобы выявить ФН, у которых ресурс заканчивается через 30 или 3 дней, пользователю личного кабинета 1-ОФД надо выбрать соответствующую кнопку во вкладке, о которой идет речь. Если ее нажать, то на экране отобразятся — по принципу фильтрования, те кассы, у которых заканчиваются сроки эксплуатации ОФД в течение выбранного количества дней.

Как правило, те или иные критичные статусы — например, о фактическом заполнении памяти ФН либо истечении срока эксплуатации накопителя, достаточно четко визуализируются в ЛК ОФД. В случае с 1-ОФД — красным цветом.

И еще один ресурс, с помощью которого пользователь может оценить то, как скоро прекратит работать ФН на его кассе — Личный кабинет на сайте ФНС. В разделе «Регистрация ККТ» в таблице, где приведен перечень зарегистрированных касс, есть столбец «срок окончания действия ФН». Можно узнать его в любой момент.

Что делать в случае, когда ресурс фискального накопителя менее 30 дней

Самое очевидное — менять фискальный накопитель на новый. К моменту соответствующей замены должен быть, таким образом, куплен другой подходящий ФН. Причем, подходящим он должен быть сразу по нескольким критериям — актуальным на момент замены предыдущего.

Прежде всего — в части соответствия нормативного срока эксплуатации налоговому режиму. Кроме того, желательно, чтобы фискальный накопитель по техническим параметрам соответствовал актуальным требованиям Закона № 54-ФЗ в части процедуры обработки фискальных данных — которым свойственно меняться, поддерживал нужную версию Форматов фискальных документов и отвечал другим дополнительным требованиям, которые могут выдвигаться — например, при продаже маркированных товаров. В этом смысле «затоваривание» партиями ФН на отдаленное будущее не имеет особого смысла: требования законодательства и к накопителям и к кассам могут стать другими к тому моменту.

Таким образом, покупать новый фискальный накопитель имеет смысл как раз примерно тогда, когда пользователю будут различными способами представляться сообщения о скором истечении ресурса ФН. Условно говоря, вышло уведомление о том, что ФН прекращает работать через 30 дней — уже можно начинать искать выгодного поставщика накопителей.  Но если через 3 дня — закупать накопитель на замену нужно срочно.

Фактическая замена накопителя — когда новый ФН уже есть «на руках», происходит в рамках следующей общей процедуры:

1. Формируется отчет о закрытии рабочей смены — из которого должно следовать, что в памяти заменяемого ФН не осталось не переданных в ФНС документов.

2. Формируется отчет о закрытии ФН (функция может называться «Закрыть архив накопителя»), получается подтверждение о его доставке в ФНС.

3. Осуществляется физическое извлечение старого ФН из онлайн-кассы, вместо него ставится новый.

4. В настройки онлайн-кассы вносятся записи о ее перерегистрации в связи с заменой ФН.

В общем случае данная процедура осуществляется через интерфейс настройки кассы. Надо  выбрать опцию «Перерегистрировать кассу с заменой ФН» или ту, что звучит аналогично (конкретный вариант прописывается в инструкции по эксплуатации ККМ), затем — действовать по инструкции.

5. Формируется отчет о перерегистрации онлайн-кассы — на ней же.

Как правило, он называется отчетом «об изменении параметров регистрации».

6. Осуществляется уведомление ФНС о перерегистрации кассы.

Это делается, опять же, через Личный кабинет налогоплательщика. Надо войти туда, выбрать раздел «Учет ККТ», потом — ту модель ККМ, у которой заменен накопитель. Далее — нажать на кнопку «Перерегистрировать» и далее действовать по инструкции.

7. Получается новая карточка о регистрации ККМ.

Ее ФНС должна оформить (в общем случае — опять же, с использованием Личного кабинета) в течение 5 дней после направления туда уведомления о перерегистрации. Фактические сроки данной процедуры могут быть разными — в зависимости от нагрузки на серверы ФНС.

Поэтому, с учетом данного нюанса, перерегистрацию ККМ лучше осуществлять не менее, чем за 5 дней до истечения нормативного срока эксплуатации ФН. То есть, идеально, если дело не доходит до получения сообщений об истечении ресурса ФН в течение 3 дней. Если они появляются, то есть риск, хоть и небольшой, не «вписаться» в схему — по причине того, что ФНС не успеет обработать заявление на перерегистрацию ФН.

Важно также, чтобы на момент перерегистрации ККМ у пользователя была действующая электронная подпись для пользования ЛК налогоплательщика. Без нее никакие регистрационные процедуры осуществить не получится.

Резюме

У каждого фискального накопителя есть срок нормативной эксплуатации — 13, 15 месяцев или 3 года. За 30 дней до его истечения пользователь различными способами информируется о том, что скоро ФН перестанет работать. А за 3 дня до истечения срока эксплуатации — информируется дополнительно о том, что ФН надо срочно менять. К тому моменту у пользователя ККМ должен быть готовый ФН на замену — которая производится в несколько этапов.

Видео — замена ФН на ККТ Атол: