Применение онлайн-кассы при получении оплаты за услуги ЖКХ

Услуги ЖКХ — одна из самых капиталоемких сфер, в рамках которой регулярно и в больших объемах совершаются денежные транзакции, которые нужно фискализировать с помощью онлайн-касс. Поставщик таких услуг заинтересован в том, чтобы за обеспечение такой фискализации не переплачивать и при этом производить ее по закону. Рассмотрим, в чем заключается специфика применения ККТ в сфере жилищно-коммунального хозяйства и какие решения в целях оптимизации такого применения поставщик может задействовать.

Как применяются онлайн-кассы в сфере ЖКХ

По общим правилам онлайн-касса применяется хозяйствующим субъектом — ИП или юридическим лицом, непосредственно в момент расчета с клиентом (покупателем) при обязательном формировании:

• бумажного кассового чека — и его выдаче заплатившему;
• электронного чека — и его направлении заплатившему по его просьбе.

Если взаимодействие покупателя и продавца товаров или услуг производится «бесконтактно» (например, если продажа осуществляется через сайт интернет-магазина), то в самом общем случае оформляется только электронный кассовый чек, который направляется на e-mail или телефон, указанный плательщиком.

Из этих общих правил есть много «отраслевых» исключений — делающих порядок применения онлайн-кассы очень разным в различных ситуациях. Расчеты с участием жилищно-коммунальных организаций как раз имеют особенности.

Управляющая компания или ресурсоснабжающая организация — фактический поставщик услуг ЖКХ (которым граждане платят за свет, воду, вывоз мусора и прочее) могут:

1. Получать оплату за свои услуги по квитанции — направленной квартиросъемщику по почте либо предъявленном ему тем или иным способом в электронном виде (например, через Личный кабинет в системе онлайн-банкинга).

Сама квитанция при этом может оплачиваться через тот же онлайн-банк или же через офис банка (либо терминал). Есть различные технологичные альтернативные схемы оплаты — например, по QR-коду через Систему быстрых платежей.

Управляющая компания в рассматриваемом случае должна, обнаружив поступление денежных средств на баланс клиента по выписанной ему квитанции (п. 5.10 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ — ССЫЛКА):

• в течение 5 рабочих дней после зачисления средств на расчетный счет — сформировать бумажный или электронный чек на онлайн-кассе (одновременно данные по чеку передаются через ОФД в электронном виде в ФНС);
• по письменному запросу потребителя услуг ЖКХ — в течение 5 рабочих дней после получения такого запроса выдать ему соответствующий бумажный или электронный чек.

На практике все более распространена схема с применением только электронных чеков — через специальную облачную кассу и при использовании различных сопутствующих онлайн-сервисов (их особенности мы рассмотрим чуть позже). Бумажный оборот чеков производить с организационной точки зрения может быть сложнее — как и с точки зрения трудозатрат. Одному бухгалтеру УК физически тяжело «раздать» чеки тысячам потребителей, а нанимать в этих целях сто человек для поставщика — финансово неподъемная задача.

Таким образом, законодатель дает возможность поставщикам облегчить решение задачи по фискализации за счет применения электронных форм фискальных документов. Но это еще не все. Другая примечательная закрепленная законом возможность для сферы ЖКХ заключается в разрешении применения одной онлайн-кассы для всех расчетных операций.

Касса может быть размещена, к примеру, в офисе или в дата-центре и задействоваться удаленно (п. 5.6 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ). Бухгалтер УК, увидев оплату, «фискализирует» платеж посредством направления на удаленную ККТ команды на формирование чека. Теоретически эта работа может быть «ручной» — но, опять, же, в этом случае на практике она выйдет слишком трудоемкой. Благодаря современным технологиям бухгалтер поступает по-другому: он «доверяет» фискализацию различным автоматическим алгоритмам в рамках пользования специализированными программными решениями — их специфику мы рассмотрим позже.

2. Получать оплату непосредственно в своем офисе — когда клиент рассчитывается карточкой или наличными.

В этом случае онлайн-касса используется «обычным» способом: клиенту выдается бумажный чек и, если он того пожелает, направляется электронный на e-mail или на телефон. Но есть еще одна опция: можно вместо чека направить клиенту ссылку на электронный чек, который можно скачать в интернете (п. 2,3 ст. 1.2, п. 1 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ).

Безусловно, одну и ту же онлайн-кассу — пусть и предназначенную по умолчанию для «ручных» операций, в том числе по рассматриваемому пункту, можно задействовать и для схемы по пункту 1. Закон разрешает, технологии для этого — есть. При этом, могут быть соблюдены все принципы автоматизации расчетов, если фискализация производится при формировании только электронных чеков — при «удаленных» расчетах, производимых наряду с теми, что осуществляются при личном визите клиента в офис поставщика.

Бывает, что от потребителя услуг ЖКХ поставщик получает предоплату. В общем случае любая сумма в счет предоплаты продавцу товаров или услуг должна пробиваться в отдельном кассовом чеке (п. 4 ст. 4 Закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ). Не исключение и предоплата за услуги ЖКХ: получив ее, поставщик должен сформировать кассовый чек (по правилам, рассмотренным выше — в частности, с соблюдением 5-дневного срока по фискализации и выдаче чека потребителю по запросу), и указав там верный реквизит «признак способа расчета» (тег 1214 по Форматам фискальных документов). Например, это может быть признак «ПРЕДОПЛАТА 100%» или «АВАНС» в зависимости от назначения платежа по существу (предоплата — за конкретные услуги, аванс — за неопределенные, которые должны быть оказаны в будущем).

В свою очередь, чек на предоплату для поставщиков услуг ЖКХ — не единственный. После фактического зачета предоплаченной суммы на погашение выставленного счета за расчетный период нужно сформировать еще один чек, «удостоверяющий» такой зачет. При этом, поставщики услуг ЖКХ могут «собирать» все полученные предоплаты за определенный расчетный период (месяц) и объединять их в одном кассовом чеке — который нужно затем сформировать на онлайн-кассе не позднее, чем через 10 дней после окончания соответствующего расчетного периода. Отметим, что «обобщенный» чек на зачет предоплаты потребителю направлять не нужно (п. 2.1 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ). Но надо, конечно, не забыть об обязанности выдать первый чек на предоплаченную сумму, что внесена на расчетный счет поставщика услуг ЖКХ.

Отдельными особенностями характеризуется применение онлайн-касс различными товариществами. Прежде всего — товариществами собственников жилья, которые также могут вести расчеты с различными лицами.

Нюансы применения ККТ в ТСЖ

Главная особенность ТСЖ — в том, что данная структура считается не столько хозяйствующим субъектом, сколько неким общественным объединением граждан, созданным с определенной целью — для повышения эффективности управления домом. Вместе с тем, ТСЖ ведет расчеты с как таковыми хозяйствующими субъектами — фактическими поставщиками услуг ЖКХ (теми же УК и ресурсоснабжающими организациями). Либо — сторонними, не входящими в ТСЖ, физическими лицами.

Таким образом, расчеты с участием ТСЖ можно классифицировать на 2 типа:

• расчеты между ТСЖ и «не сторонними» лицами (членами товарищества);
• расчеты между ТСЖ и сторонними лицами — гражданами и организациями.

Кроме того, играет роль то, наличные осуществляются расчеты или безналичные.

В случае с безналичными расчетами ТСЖ:

1. Не использует онлайн-кассы:

• при расчетах с другими хозяйствующими субъектами — ИП и юридическими лицами (в том числе УК и ресурсоснабжающими организациями);
• при получении оплаты за услуги, оказанные членам ТСЖ при осуществлении уставной деятельности.

В том числе — за как таковые коммунальные услуги, аренду помещений, вывоз мусора и прочие.

2. Обязательно использует онлайн-кассу — при получении оплаты за услуги, оказанные физическим лицам, не входящим в ТСЖ.

При наличных расчетах ТСЖ всегда применяет кассу:

• при получении оплаты от любых физических лиц;
• при получении оплаты от представителей сторонних хозяйствующих субъектов.

В обоих случаях срабатывает общее правило по фискализации наличных платежей от обычных граждан по Закону № 54-ФЗ). Отметим, что если расчеты ведутся картой — в том числе если по ней оплатил человек, представляющий контрагента, то онлайн-касса также подлежит применению.

Так или иначе, регулярная потребность в использовании онлайн-кассы может быть и у управляющих компаний, и у ТСЖ. В этих целях участники рынка услуг ЖКХ могут использовать различные технологичные решения, позволяющие существенно сэкономить на «фискализации» расчетов. Ознакомимся с некоторыми распространенными решениями такого типа.

Обзор некоторых решений онлайн-кассы для ЖКХ и УК

К числу лидирующих и набирающих популярность продуктов, которые могут быть полезны для участников расчетов на рынке ЖКХ, можно отнести:

1. Сервис E-COM kassa (ССЫЛКА).

Его пользователь — участник расчетов, может организовать все рассмотренные выше процедуры по «фискализации» полученных денег от потребителей услуг ЖКХ с минимальными затратами.

Сервис позволяет централизованно задействовать онлайн-кассу, размещенную в офисе пользователя (и находящуюся у него в собственности) либо арендованную и размещенную в дата-центре — для формирования чеков по всем «каналам» расчетов. Это могут быть:

• типичные для сферы ЖКХ расчеты по квитанции (когда денежные средства зачисляются на расчетный счет поставщика);
• расчеты при оплате на сайте поставщика;
• расчеты при приеме платежа по QR-коду на квитанции.

Если поставщик услуг ЖКХ использует свою кассу, то он может подключить ее к системе расчетов E-COM Kassa за 500 рублей в месяц (и эта касса будет использоваться для всех типов расчетов). Но в этом случае все издержки на поддержание работоспособности ККМ заказчику придется нести самому. Есть альтернатива — аренда ККМ, которая:

• размещена в дата-центре (от 1700 рублей в месяц);
• размещена в офисе E-COM kassa (от 1500 рублей в месяц).

В указанных случаях все расходы на содержание кассы контрагент возьмет на себя.

Стоимость пользования самой системой — образующая расходы сверх тех, что соответствуют вышеперечисленным схемам интеграции онлайн-кассы с платежными каналами, обговаривается с каждым конкретным заказчиком. В этом преимущество E-COM kassa для поставщика услуг ЖКХ — в персонификации условий договора.

Для пользователя сервиса E-COM kassa также предусмотрены весьма конкурентоспособные условия по эквайрингу — ССЫЛКА (если обеспечивается прием оплаты по картам онлайн или в офисе поставщика либо через Систему быстрых платежей).

Видео — варианты использования онлайн-кассы для ЖКХ:

2. Сервис интеграции для поставщиков услуг ЖКХ от 1С-Рарус (ССЫЛКА).

Данный сервис разработан специально для рассматриваемой сферы расчетов. Его пользователь может организовать фиксализацию коммунальных платежей посредством эффективной интеграции собственной учетной системы 1С — которая популярна и среди участников рынка ЖКХ, при сведении к минимуму расходов на обслуживание инфраструктуры.

Сервис — один из самых оптимальных для фискализации расчетов по квитанции. Деньги, оплаченные по ней через банк или терминал, поступают на расчетный счет поставщика услуг ЖКХ. Оттуда — в программу 1С (например, 1С: Учет в управляющих компаниях ЖКХ), а затем — «фискализируются» через облачную кассу, работоспособность которой обеспечивает сам сервис.

Цена интеграции — 1980 рублей в месяц за 1 кассу (которая, опять же, может задействоваться по нескольким «каналам» расчетов).

3. Сервис КОМТЕТ.Касса (ССЫЛКА).

Функционирует он по схеме, очень схожей с той, что используется платформой от Рарус — но в качестве учетной платформы может задействоваться не только программа линейки 1С, но и любая другая, применимая поставщиком услуг ЖКХ. Эта программа, «обнаружив» поступление денежных средств на расчетный счет по квитанции, «фискализирует» платеж, отправив соответствующую команду в сервис КОМТЕТ.Касса, который в свою очередь, задействует собственную облачную онлайн-кассу для пробития чека.

Цена аренды облачной кассы в дата-центре — 1800 руб. в мес. Подключение к системе своей кассы — 480 руб. в мес, а пользование системой на базе технологичного терминала Эвотор будет стоить 800 руб. в мес. Обещается, что подключение к платформе бесплатное.

Важно знать, что есть еще одна потенциальная издержка поставщика услуг ЖКХ при фискализации — штрафы за нарушения в применении ККМ.

Штрафы за неиспользование ККТ в ЖКХ

С 1 июля 2020 года теряют силу положения законодательства, освобождающего поставщиков услуг ЖКХ от ответственности за неприменение ККТ, а именно — положения ст. 2 Закона от 03.07.2019 № 171-ФЗ — ССЫЛКА). Далее поставщики будут штрафоваться за нарушения в области применения онлайн-касс в общем порядке, на основании положений ст. 14.5 КоАП РФ (ССЫЛКА).

Правда, в 2020-м году действует запрет на проверки соответствующих нарушений (письмо ФНС России от 01.06.2020 № АБ-3-20/4178 — ССЫЛКА). Поэтому, на практике штрафовать за них до конца года не будут. Но поставщикам услуг ЖКХ надо быть готовыми к последующему повышенному вниманию со стороны налоговиков.

Таким образом, штрафы номинально с 1 июля применяются — но фактически ФНС до конца 2020 года налагать их не сможет. Поэтому, время на оснащение необходимой инфраструктурой фискализации у поставщиков есть, и можно без спешки — при необходимости даже экспериментируя, выбрать классное решение из числа предлагаемых современными разработчиками на рынке.

Вебинар — онлайн-касса для ЖКХ: