Если руководитель, как физическое лицо, платит за организацию или ИП: нужен ли чек

Очень часто за организацию или ИП рассчитываются подотчетными деньгами их руководители (директоры, гендиректоры и прочие). Предприятие, за которое вносятся платежи, знает что делать с подобными суммами – и как отразить их в учете. А вот как себя вести поставщику товаров, работ, услуг, когда ему за организацию или ИП платит физическое лицо? Нужно ли поставщику в такой ситуации оформлять кассовый чек?

Применение онлайн-кассы, когда подотчетным физическим лицом является руководитель

Согласно п. 6.3 Указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 (ССЫЛКА) деньги под отчет вправе получить любой работник организации (индивидуального предпринимателя). Подотчетные деньги выдаются для покрытия расходов, связанных с деятельностью данного работодателя (организации или ИП). Причем стать подотчетным лицом может как рядовой сотрудник фирмы, так и ее руководитель. И здесь не имеет значения, какой договор с указанными работниками заключен. Указание №3210-У допускает заключение с сотрудником, выступающим в качестве подотчетного лица, и гражданско-правового, и трудового договора (п. 5 Указания). Это подтверждается, в том числе письмом ЦБ РФ №29-Р-Р-6/7859 от 02.10.2014 (ССЫЛКА).

Таким образом, руководитель юридического лица (или фирмы ИП) может наравне с другими сотрудниками выступать в качестве подотчетного лица и оплачивать расходы предприятия. При этом поставщик товаров, работ или услуг, в пользу которого такое подотчетное лицо вносит платеж, должен применять ККТ в общем порядке, если его к этому обязывает закон №54-ФЗ. Т.е. если поставщик не подпадает под исключения или льготы, предусмотренные законом 54-ФЗ. В частности, одним из исключений является расчет между организациями и (или) ИП, прописанный в п. 9 статьи 2 закона 54-ФЗ о ККТ (ССЫЛКА). Если расчеты между указанными участниками ведутся по безналу, но без предъявления электронного средства платежа (ЭСП), тогда онлайн-касса поставщику не потребуется.

Чтобы указанным исключением поставщик смог воспользоваться, ему необходимо отождествить подотчетное лицо с предприятием-плательщиком (с ИП или юридическим лицом). Для этого достаточно договора между предприятием-плательщиком и поставщиком, и доверенности от подотчетного лица плательщика. Указанная доверенность говорит о праве данного подотчетника действовать от имени предприятия. И, как указывает ФНС РФ в п. 2 своего письма №АС-4-20/15566@ от 10.08.2018 (ССЫЛКА), договора между плательщиком и поставщиком и доверенности представителя плательщика достаточно, чтобы безналичные расчеты признавались отвечающими положению пункта 9 статьи 2 закона 54-ФЗ. Если при таких расчетах ЭСП не предъявляется, то онлайн-касса здесь вообще не нужна.

Если за фирму платит ИП, занимающий должность ее руководителя

Прежде всего, следует разобраться в двух небольших «но»:

• на должность директора (гендиректора) берется именно физическое лицо, даже имеющее статус индивидуального предпринимателя. С указанным работником заключается обычное трудовое соглашение. Наличие гражданско-правового договора исключается, поскольку он прикрывает полноценные трудовые отношения (ч. 4 ст. 11, ч. 2 ст. 15 Трудового Кодекса РФ). В этой ситуации не имеет значения: есть ли у будущего руководителя статус ИП. С ним заключается договор о трудовой, а не о предпринимательской деятельности;
• на должность руководителя берется именно ИП. В данном случае индивидуальный предприниматель становится управляющим, а не директором. Но это возможно только, если в Уставе ООО прописана возможность передачи директорских функций стороннему юридическому лицу либо ИП.

А что делать поставщику товаров (работ, услуг) с кассой при безналичных расчетах с такими руководителями? В обоих случаях участие ККТ реализуется в общем порядке, с учетом п. 9 статьи 2 закона 54-ФЗ. Здесь оплата вносится от имени предприятия и за его счет. Ведь подотчетным лицом может быть любой сотрудник, даже имеющий статус ИП. Не стоит забывать, что работником предприятия согласно п. 5 Указания 3210-У для целей расходования подотчетных денег признается лицо, с которым заключен или трудовой, или гражданско-правовой договор. Главное, чтобы у подотчетного лица была доверенность от предприятия, позволяющая его отождествить с данным предприятием. Тогда платеж будет от фирмы, а не от простого гражданина.

Как понять, что за предприятие платит ее руководитель

Директор – единственный на предприятии, кто может действовать без доверенности. Как понять поставщику кто перед ним? Если расчеты осуществляются в безналичном порядке без участия ЭСП, можно обойтись без онлайн-кассы. Здесь действует исключение п. 9 статьи 2 закона 54-ФЗ о ККТ. При поступлении денег на счет поставщика видно за что и от кого поступают средства. При наличии договора продавцу идентифицировать плательщика, как руководителя предприятия-покупателя, просто.

Если расчеты ведутся с участием ЭСП или наличными, тогда нет особой разницы кто перед тобой. Льгота п. 9 статьи 2 закона 54-ФЗ перестает действовать в любом случае, даже если руководитель предприятия-плательщика предъявит приказ о его утверждении на должность. И поставщику придется применять ККТ.

Но если поставщик вообще не смог установить статус подотчетника при расчете, то ему придется воспользоваться онлайн-кассой в порядке, предусмотренном для расчетов с простым физическим лицом. Об этом говорит п. 2 письма ФНС РФ № АС-4-20/15566@ (ССЫЛКА).

Выводы

Если от имени предприятия и за его счет платит по безналу его руководитель, как подотчетное лицо, такие расчеты признаются расчетами между юридическими лицами и (или) ИП. Причина – подотчетное лицо является представителем предприятия. В этом случае вступает в силу исключение, прописанное в законе 54-ФЗ в пункте 9 статьи 2. И поставщику-продавцу не придется при приеме таких платежей пробивать кассовый чек.

Но если же продавец не может идентифицировать плательщика, как подотчетное лицо конкретного предприятия, онлайн-касса применяется на общих основаниях, как при расчетах с простым гражданином. Для идентификации подотчетника с предприятием, потребуется доверенность и договор с поставщиком. Если подотчеником является руководитель фирмы-плательщицы, достаточно наличия договора.