Нужно ли применять онлайн-кассы при расчетах с подотчетными лицами, по договорам ГПХ и выплате заработной платы: изучаем разъяснения от Налоговой службы

Органы власти, контролирующие процесс применения контрольно-кассовой техники российскими предприятиями — прежде всего, это ФНС, периодически публикуют разъяснения по различным проблемным вопросам, касающихся правоприменительной практики законодательства о ККТ. Ознакомимся с несколькими свежими рекомендациями от налоговиков, отраженными в письмах, которые были опубликованы ведомством и касаются применения онлайн-касс при оформлении выплат по договорам гражданско-правовового характера (ГПХ), зарплаты работникам и покупок через подотчетных лиц.

Применение ККТ при выплате по договорам ГПХ

В письме от 10.08.2018 года № АС-4-20/15566@ (ССЫЛКА) налоговики разъяснили вопрос о необходимости задействования онлайн-касс в расчетах между ИП или юрлицом, выступающим в качестве заказчика по гражданско-правовому договору, и физлицом-подрядчиком (не зарегистрированным как ИП).

Действительно, такие правоотношения очень распространены: человек выполняет для фирмы какую-то работу, а с ним быстро рассчитываются наличными (либо переводят денежные средства на карту) — без заключения трудового договора (но с подписанием соглашения по ГК РФ — по которому на выданную сумму нужно начислить НДФЛ и социальные взносы).

В силу повсеместного роста интереса к онлайн-кассам (подстегнутого не менее повсеместным распространением обязанности применять их по закону) многие бизнесы задаются вопросом: стоит ли «подкреплять» документально факт оплаты работ по гражданско-правовому договору кассовым чеком — поскольку сделка, так или иначе, осуществляется с физлицом?

Еще одна причина появления подобного вопроса — в том, что законодательством об онлайн-кассах в принципе предусмотрены выплаты денежных средств от ИП или юрлица, владеющего онлайн-кассой, гражданам — при возврате товаров или при приобретении в установленном законом порядке товаров от граждан (например, овощей от фермеров для дальнейшей перепродажи, или металлолома — от любого человека, который его принесет). Уместно ли говорить об аналогии между подобным оборотом товаров и работой, выполненной по гражданско-правовому договору?

ФНС разъясняет, что под юрисдикцию законодательства о применении ККТ — прежде всего, Закона № 54-ФЗ, попадают денежные выплаты от субъекта, выполнившего какие-либо платные работы или услуги (продавшего товары), и получившего за них денежные средства, а не наоборот (когда кто-то платит за товары или услуги). В данном случае такой субъект — физлицо, не зарегистрированное как ИП — оно выполнило услугу по договору и получает оплату. ФНС указывает, что физлицо, не зарегистрированное как ИП, не может быть владельцем онлайн-кассы — устройства, применяемого в соответствии с Законом № 54-ФЗ. Соответственно, с точки зрения налоговиков, работник в принципе не может оформить «прием» (или «возврат») выручки по законодательству о применении ККТ.

Таким образом, как считает ФНС, при расчетах по договору ГПХ между заказчиком и подрядчиком в статусе физлица, не зарегистрированного как ИП, ККТ применять не нужно.

При этом, текущая точка зрения ФНС по «гражданско-правовому» вопросу все же не бесспорна. Дело в том, что Законом № 54-ФЗ (и Форматами фискальных документов, которые дополняют его) в составе кассового чека устанавливается особый реквизит — «Признак расчета». Он может принимать несколько значений, среди которых — признаки «Расход» и «Возврат расхода».

На уровне федеральных нормативных актов (в частности, в Законе № 54-ФЗ и самих ФФД) не регламентированы конкретные случаи применения указанных признаков. Но в различных публикациях и интервью специалисты ФНС неоднократно высказывались об особенностях применения указанных признаков в кассовом чеке. Так, одним из поводов для формирования чека с признаком «Расход», по мнению ФНС, озвученному в ряде публикаций, может быть закупка ИП или юрлицом, которое владеет онлайн-кассой, тех или иных товаров у физического лица (либо оплата оказанных им услуг). Как раз говорим об обозначенной выше ситуации, когда магазин что-то покупает у фермера для дальнейшей перепродажи (или металлолом).

Из разъяснений ФНС не понятно до конца, чем такая закупка принципиально отличается от оплаты услуг по гражданско-правовому договору (тем более, что и та и другая сделка проходят в юрисдикции Гражданского Кодекса). ККТ при такой закупке в соответствии с прямым предписанием закона использует не физлицо (которое не может быть владельцем онлайн-кассы), а ИП или юрлицо, осуществившее закупку — онлайн-кассу применить как раз может. Почему же кассу не рекомендуется применять при оплате услуг по договору подряда — когда, в теории, даже состав участников правоотношений может быть тем же самым (например, если ИП, купив у фермера овощи и задокументировав эту покупку на онлайн-кассе, одновременно рассчитывается с ним за услугу по договору подряда — в виде доставки овощей на собственном транспортном средстве)?

Можно предположить, что ФНС, комментируя применение ККТ в рамках гражданско-правовых договоров, обозначает невозможность проведения в рамках таких договоров кассовой операции, обратной расходу. И это вполне логично: «вернуть» оплаченную работу — если уж за нее согласились заплатить, по определению невозможно (можно лишь аннулировать оплату — если к работе в конечном итоге будут претензии, но сама работа останется неизменно выполненной). В то время как вернуть физлицу некачественные овощи магазин сможет без проблем (и отразить эту операцию в составе фискальных данных по реквизиту «Возврат расхода» — обратному реквизиту «Расход»).

Примечательна следующая формулировка в рассматриваемом письме от ФНС — о том, что «в случае приема металлолома» применение ККТ необходимо, так как «услугу оказывает сама организация» (подразумевается, очевидно, услуга по приему металлолома). И, выдавая продавцу металлолома чек, фирма удостоверяет факт оказания соответствующей услуги. Вероятно, с фермерскими продуктами то же самое — фиксируется «услуга» по приему овощей.

Кроме того, в письме от 14.08.2018 № АС-4-20/15707 (ССЫЛКА) налоговики прямо указывают, что если деятельность хозяйствующего субъекта направлена на покупку товаров у физлиц в целях их дальнейшей перепродажи, то ККТ применять необходимо.

Таким образом, правомерно полагать, что оплату труда по гражданско-правовому договору ФНС не относит к «услуге организации» (которая подлежала бы отражению на уровне фискальных документов) либо к сделкам, при которых происходит перепродажа чего-либо (очевидно, что «перепродажа» работы  невозможна). И этот критерий следует считать первоочередным, поскольку он закреплен сразу в нескольких письмах от ведомства.

Вопрос: нужно ли выдавать работнику по гражданско-правовому договору кассовый чек при осуществлении оплаты за сделанную им работу?

Ответ ФНС: нет, поскольку такое правоотношение не образует «услуги» со стороны работодателя (которая подлежала бы фискализации в чеке) либо правоотношения «перепродажи» (при которых ККТ могла бы применяться заказчиком или покупателем — с применением признака расчета «Расход» в составе реквизитов кассового чека).

Онлайн-кассы при расчетах с подотчетными лицами

ФНС в рассматриваемом письме дало разъяснения по другому актуальному вопросу — о применении ККТ в расчетах, при которых покупателем выступает не рядовой гражданин, а подотчетное лицо работодателя — ИП или организации. Такие расчеты могут производиться, если работодатель поручил сотруднику рассчитаться с контрагентом наличными — с использованием денежных средств, которые выданы под отчет (наличными либо посредством зачисления на карту).

Как считают налоговики, подобные расчеты могут попадать под юрисдикцию Закона № 54-ФЗ. Дело в том, что законе сказано, что ККТ применяется в случае, если между двумя хозяйствующими субъектами производятся расчеты с помощью электронных средств с предъявлением. При этом, как отмечает ФНС, физлицо, производящее оплату, должно быть точно идентифицировано как представитель хозяйствующего субъекта — по предъявленной доверенности или с учетом содержания договора (по которому должно следовать, что оплата производится именно за поставку).

Нужно отметить, что результаты такой идентификации, если человек расплатился по карте, не влияют на необходимость применения ККТ. Она будет применена в любом случае: если идентификация пройдет успешно, что кассовый чек будет напечатан исходя из требований Закона № 54-ФЗ, установленных в отношении расчетов между хозяйствующими субъектами, а если нет — чек будет в любом случае напечатан в обычном порядке, как для рядового покупателя.

Если покупатель не применяет электронное средство платежа — то есть, карту, и рассчитывается наличными, то при успешной его идентификации как представителя юрлица ККТ применять становится необязательно (оплата в этом случае подтверждается выдачей приходно-кассового ордера продавцом). При неуспешной — автоматически применяется только вторая схема формирования чека — «общая».

Другое дело, что статус покупателя, как указывает ФНС, может повлиять на содержание кассового чека. Правда — только с 1 января 2019 года. Дело в том, что тогда вступят в силу поправки к Закону № 54-ФЗ, по которым в кассовом чеке появится ряд новых реквизитов, а именно:

• наименование покупателя как хозяйствующего субъекта;
• ИНН покупателя (фактического — если говорить о том, что человек, который расплатился в магазине, представляет интересы покупателя).

Эти реквизиты предполагается заполнять только в предусмотренных законом случаях, и только если они есть в распоряжении продавца. Рассматриваемый сценарий вполне подходит под такое условие: при идентификации покупателя как представителя ИП или организации продавец почти  наверняка узнает наименование и ИНН фактического покупателя. И их нужно будет отразить в кассовом чеке, выданном представителю.

Но до 1 января 2019 года, как указывает ФНС, никаких новых реквизитов в кассовом чеке не появится. Таким образом, на практике чек для представителя юрлица (или ИП) и чек для обычного физлица отличаться не будут.

Вопрос: нужно ли применять ККТ, если покупатель рассчитывается за товар, представляя своего работодателя — ИП или организацию?

Ответ: зависит от разных факторов. ККТ применяется:

1. Если покупатель рассчитывается по карте, и, вместе с тем:

• его удалось идентифицировать как представителя своего работодателя на основании доверенности;
• он пришел к продавцу, чтобы рассчитаться по договору с помощью денежных средств, выданных работодателем под отчет.

С 1 января 2019 года в чеке, выдаваемом такому покупателю, должны быть отражены наименование или ИНН работодателя.

2. Если покупателя не удалось идентифицировать как представителя какого-либо хозяйствующего субъекта (способ оплаты — наличными или по карте, значения не имеет).

Но в этом случае кассовый чек выдается физлицу в общем порядке.

ККТ не применяется, если покупатель рассчитывается наличными и, вместе с тем, его удалось идентифицировать как представителя работодателя. Но в этом случае прием денежных средств подтверждается с помощью ПКО.

Нужно ли использовать ККТ при выплате зарплаты

Рассматриваемый вопрос, по которому ФНС также дало разъяснения, имеет очевидную взаимосвязь с предыдущим. Выше мы изучили ситуацию, при которой подотчетное лицо рассчитывается с контрагентом компании, придя туда по поручению работодателя, за счет денежных средств, которые получены под отчет. И в рамках такого правоотношения работнику, очевидно, нужно предварительно как-то получить используемые денежные средства.

Вопрос — в том, следует ли работодателю, выдавшему работнику денежные средства под отчет, документировать данную операцию с помощью чека онлайн-кассы. Аналогичное с точки зрения оборота денежных средств относительно кассы правоотношение — выдача заработной платы. Соответственно, многие бизнесы также задаются вопросом — нужно ли выдавать чек при выплате зарплаты?

ФНС считает, что ни в первом, ни во втором случае ККТ применять не требуется. По мнению налоговиков, выдача денежных средств работодателем под отчет работнику либо выплата заработной платы не подходят под определение «расчетов» по Закону № 54-ФЗ, в то время как исключительно расчеты попадают под юрисдикцию данного нормативного акта. «Расчеты», напоминает ФНС — это транзакции, связанные с оборотом товаров, оказанием работ, услуг, приемом ставок, выплатой выигрышей. Правоотношения с участием работодателя и работника, очевидно, не подходят под такие критерии.

Но, совершенно очевидно, что приведенная позиция ФНС требует дополнительных разъяснений. Неясно, что понимать под «приобретенными товарами» (для чего они куплены — для нужд фирмы или в иных целях) и как образуется «задолженность» (вследствие чего — противоправных действий работника или чего-то иного). Нужно ждать дополнительных сведений из ФНС по этому вопросу.

Вопрос: нужно ли применять ККТ при выдаче денежных средств работнику (под отчет или в виде зарплаты)?

Ответ: нет, поскольку такая выдача не попадает под определение «расчетов» по Закону № 54-ФЗ, и действие данного закона на подобные выплаты не распространяется.

В будущем возможны более детальные разъяснения от ФНС по применению ККТ в случаях, когда у работника образуется задолженность перед работодателем, и он рассчитывается по ней за счет удержаний с заработной платы.