Классификация и виды электронного документооборота, специфика их применения

Электронный документооборот (ЭДО) — крайне емкая область правоотношений, в которой могут участвовать физические, юридические лица, государственные органы. Рассмотрим основные виды электронного документооборота и их специфику подробнее.

Какие есть виды электронного документооборота

Электронный документооборот можно классифицировать по разным основаниям. Например:

1. По сфере правоотношений с участием субъекта ЭДО (предприятия):

• на внутрикорпоративный (затрагивающий, прежде всего, трудовые правоотношения между руководством и работниками);
• на межкорпоративный (отражающий правоотношения предприятия с другими хозяйствующими субъектами — заказчиками, поставщиками);
• на документооборот в рамках электронной отчетности предприятия и выполнения им иных обязательств по закону (отражающий правоотношения предприятия с государственными органами).

Можно отметить, что указанные виды электронного документооборота достаточно четко разграничиваются между собой, и это наблюдается, к примеру, на уровне нормативного регулирования тех сфер правоотношений, в рамках которых осуществляется информационный обмен. ЭДО по отчетным документам осуществляется в соответствии с одними правилами, а по тем документам, что задействуются в рамках межкорпоративных соглашений — в соответствии с совершенно другими.

При этом, указанные категории ЭДО  — привязанные к сфере правоотношений субъекта документооборота, можно классифицировать по различным дополнительным основаниям. Например, межкорпоративный электронный документооборот может быть подразделен на:

• осуществляемый при взаимодействии двух и более предприятий в рамках одного холдинга (или дочерними);
• осуществляемый между двумя и более независимыми российскими предприятиями;
• осуществляемый между российским предприятием и иностранной организацией (ее российским филиалом).

Документооборот отчетных документов на практике и вовсе представлен большим количеством разнотипных правоотношений. Налоговая отчетность подчиняется одним правилам и принципам (закрепленным в НК РФ и связанных с ним нормативных актах), статистическая — другим (как и другим законам).

Таким образом, несмотря на общность категории ЭДО — классифицированного исходя из сферы правоотношений предприятия, есть много подвидов ЭДО в рамках одной и той же категории, которые будут несхожи между собой. Однако — соответствующие категории, безусловно, следует принципиально разграничивать друг от друга.

2. По назначению используемых документов (типу объектов ЭДО).

Есть, таким образом, электронный документооборот:

• бухгалтерский (примеры объектов ЭДО — различные виды первичной документации, счета учета, справки, выписки);
• управленческий (объекты ЭДО — распорядительные документы, локальные нормативы, регламенты);
• кадровый (объекты ЭДО — личные дела работников, приказы об отпусках);
• складской (объекты ЭДО — накладные, акты);
• производственный (объекты ЭДО — наряды, отчеты, инструкции);
• архивный (объекты ЭДО — каталоги и иные классификаторы документов в рамках архивного делопроизводства).

В свою очередь, совершенно очевидно, что четкой границы между указанными категориями ЭДО, обособляемыми друг от друга по назначению документации, во многих случаях проведено быть не может. Многие складские документы имеют статус бухгалтерских (поскольку являются первичными). Между кадровыми и управленческими документами во многих случаях в принципе невозможно провести границу.

Указанные два критерия классификации ЭДО, безусловно, могут различным образом сочетаться между собой. Так, например, бухгалтерский документооборот может отражать как внутрикорпоративные правоотношения, так и быть частью правоотношений, связанных с обязательствами фирмы по предоставлению отчетности. Складской — осуществляться одновременно и в рамках внутренних правоотношений на предприятии, и как важнейшая часть правоотношений с контрагентами.

Так или иначе, при всей условности указанных категорий ЭДО каждая из них имеет ряд особенностей — которые предприятию полезно учесть при организации электронного документооборота. Ознакомимся с ними подробнее — условившись придерживаться классификации первого типа (при которой документация делится на внутреннюю, межкорпоративную и отчетную либо иную обязательственную), которая все же предполагает обособление различных категорий ЭДО по правовым признакам (и во многих случаях — по признакам типологии документов).

В чем заключается специфика внутрикорпоративного ЭДО

Электронный документооборот, осуществляемый внутри предприятия, характеризуется тем, что призван решать следующие задачи:

1. Ускорение обмена документацией между работниками.

В большинстве случаев ЭДО позволяет работникам осуществлять обмен документами без отрыва от рабочего места (как и при нахождении вне его — это тоже важный нюанс). Кроме того, электронный документ при необходимости можно быстро доработать, и тут же отправить адресату обновленную копию. С бумажной документацией — все иначе, все медленнее (и привязано к рабочему месту).

2. Ускорение исполнения положений распорядительных документов.

В данном случае речь идет о возможности одновременного распределения документации с принятыми руководством нормативами (приказов и иной распорядительной документации) на большое количество работников (если нужно — то и на всех сразу) одновременно. Для секретаря директора нет необходимости, условно говоря, поочередно обходить всех работников, собирая подписи в подтверждение ознакомления с тем или иным приказом — как если бы он был бумажным.

3. Улучшение эффективности контроля руководства над работой подчиненных.

Электронный документ легко отслеживается по различным статусам — «отправлен», «принят», «обработан», «исполнен» и иным, которые позволяют прямо или косвенно определить то, насколько эффективно работает человек — получивший документ на исполнение. Отследить бумажную документацию подобным образом гораздо сложнее.

Особенность внутрикорпоративного электронного документооборота — в том, что он достаточно поверхностно регламентируется законодательством. Предприятие может на свое усмотрение устанавливать любые правила и методы ЭДО и обязывать применять их работников в соответствии с должностными обязанностями.

Поэтому, руководству предприятия для того, чтобы иметь при необходимости неоспоримую доказательную базу при взаимодействии с подчиненными (обмене документами с ними), имеет смысл внедрить инфраструктуру внутрикорпоративного ЭДО с использованием квалифицированных ЭЦП. Такая необходимость может возникнуть, если, например:

• работники предприятия регулярно работают с информацией, составляющей государственную или коммерческую тайну;
• для бизнес-процессов, выстроенных на предприятии, характерно строгое распределение по зонам ответственности — привязке к конкретным отделам или специалистам (то есть, не надо, чтобы одни сотрудники знали, с какими документами работают их коллеги).

В обоих случаях работодатель в случае чего сможет доказать в суде (или на досудебном рассмотрении какого-либо инцидента с документами), что с таким-то документом работал такой-то человек — и этот человек «не отвертится», поскольку будет считаться, что он проставил свою собственную подпись — при том, что задействовалась электронная.

Довольно близким к квалифицированной ЭЦП технологическим решением считается неквалифицированная подпись. Отличаются они по сути одним: вторая должна соответствовать стандартам шифрования, утвержденным государством. Первая — любым стандартам шифрования (соответствие государственным может быть реализовано — но это частный случай). Но только в случае, если ЭЦП соответствует государственным стандартам — она признается равнозначной подписи на бумаге.

Законом предусмотрен механизм, при котором неквалифицированная ЭЦП может рассматриваться в качестве юридически равнозначной квалифицированной. Это механизм, при котором стороны документооборота договариваются (в письменном виде — заключив обычный бумажный договор) между собой, что по своей инициативе признают документы, заверенные неквалифицированной ЭЦП, юридически значимыми (и не будут иметь претензий на оспаривание проставления своих подписей на документах в случае возникновения инцидентов). Отметим, что договоренность между сторонами может быть осуществлена и при посредничестве специальных организаций (на практике это могут быть операторы ЭДО — поставляющие программы для документооборота, в том числе внутрикорпоративного).

Тот же самый «договорной» механизм, к слову, применим и при ЭДО с использованием простой электронной подписи. То есть — когда прием-отправка документации осуществляется с помощью электронных ящиков, мессенджеров (как вариант, корпоративных) и иных средств, где пользователь идентифицирует себя связкой «логин-пароль» (иногда — подтверждая вход в аккаунт с помощью SMS, если такая опция поддерживается средством обмена сообщениями). Но на практике российские предприятия склонны относиться к этому механизму достаточно осторожно: уж больно велика вероятность, что связка логина и пароля попадет не в те руки. А в случае с неквалифицированной или квалифицированной ЭЦП логин и пароль не используются — поскольку задействуются специальные средства шифрования (включая закрытый ключ, привязанный к физическому носителю — «токену», который всегда находится рядом с владельцем, и никому другому не передается). «Перехватывать» нечего — и рисков меньше.

Таким образом, в целях обеспечения внутрикорпоративного ЭДО юридическая сила документообороту придается за счет заверения пользователями своих действий с помощью неквалифицированных или квалифицированных подписей. Для оформления вторых нужно обращаться в аккредитованный удостоверяющий центр. Для получения первых — можно туда же (как правило, такие услуги УЦ оказывают), либо организовать на предприятии выпуск своих неквалифицированных ЭЦП (как вариант, приобретя и настроив необходимую инфраструктуру при посредничестве тех же УЦ). Как правило, обращаться прямо в УЦ намного проще и дешевле — но если предприятие очень большое, то уместен и альтернативный способ оснащения неквалифицированными ЭЦП — «внутреннего» производства. Тем более, что многие УЦ (или операторы ЭДО) охотно предоставляют предназначенную для этих целей готовую инфраструктуру.

Работник, имеющий на руках квалифицированную ЭЦП для внутреннего документооборота, при ее использовании бесспорно, автоматически считается подписавшим документ своей подписью. Неважно, какой он документ подписал — бухгалтерский, кадровый или складской. Для того, чтобы получить в распоряжение квалифицированную или неквалифицированную ЭЦП, что оформляются специализированным УЦ, работник должен заключить договор с УЦ от своего имени — предоставив туда паспорт. Либо — в установленном порядке доверив проведение регистрационных действий своему работодателю (подписав с ним специальный договор на представительство во взаимодействии с УЦ).

Действительно, «локализация» соглашения с работником по оформлению подписей становится в среде работодателей все более распространенным явлением. Руководству предприятия всегда импонирует сценарий, когда необязательно командировать каждого работника в УЦ для получения ЭЦП. Работодатель может заключить с работниками, использующими средства ЭДО, частные соглашения (как правило, это дополнения к трудовому договору) на использование ЭЦП — которые могут быть оформлены в УЦ при участии только лишь одного работодателя. Не исключено, что УЦ делегирует работодателю (в соответствии с отдельным договором) часть полномочий по оформлению неквалифицированных ЭЦП для работников: в этом случае для получения очередной подписи фирме и ехать никуда не нужно будет. Но, как правило, такое делегирование требует соответствия имеющейся у работодателей инфраструктуры ряду особых требований — с ними лучше знакомиться заблаговременно, еще до внедрения ЭДО.

Вполне рабочий вариант заверения документов в рамках внутрикорпоративного документооборота — применение простой ЭЦП, которая может быть представлена аккаунтом от корпоративного мессенджера или e-mail. Для ее использования в качестве инструмента ЭДО работодатель и работники также должны заключить соглашение. Но доказательная база в случае применения простой подписи — очень слабая.

Данное обстоятельство — как и особенности применения неквалифицированной и квалифицированной ЭЦП, предприятию необходимо учитывать и при осуществлении межкорпоративного ЭДО.

В чем особенности ЭДО с контрагентами

Межкорпоративный электронный документооборот характеризуется тем, что:

1. Основная часть документации, передаваемой между предприятиями — как правило, стандартизована, а пути ее следования — типичны.

Благодаря данной особенности, маршрутизация документов может быть в высокой степени автоматизирована. Современные инструменты для межкорпоративного ЭДО позволяют на уровне основных интерфейсов прописывать маршруты движения (фильтрации, распределения) документов — в привязке к конкретным специалистам или отделам. Как следствие — перевод документооборота в электронную форму может быть в исключительно высокой степени эффективным.

2. Значительная часть документации составляет коммерческую тайну.

Это означает, что использование наименее защищенной ЭЦП — простой, в корпоративном документообороте будет практически исключено. Хозяйствующим субъектам придется заключать соглашение об использовании неквалифицированных, а скорее — квалифицированных ЭЦП (с учетом потребности в доказательной базе).

3. Стороны могут применять разные системы ЭДО — и в этом случае необходимо будет использовать функционал для роуминга.

Либо — договариваться об использовании одной общей системы. В принципе, ничто не мешает предприятию вести сразу несколько систем — чтобы всем контрагентам было удобно работать (и притом, ни один из них не был бы вынужден отказываться от привычной для себя платформы).

4. По причине юридической независимости предприятия и его контрагентов, среди документации, которая принимается и отправляется в рамках межкорпоративного ЭДО, понятное дело, не будет распорядительных, а по остальным контроль исполнения (или хотя бы обработки) будет затруднен.

Действительно, ни одна из сторон по умолчанию не может (не вправе) применить функционал ЭДО, предусматривающий контроль над статусом исполнения тех или иных документов, применяемых при исполнении договором (либо самих договоров). Вместе с тем, партнеры вправе договориться о различных вариантах внедрения подобного функционала на уровне межкорпоративного документооборота. При этом, он будет в большей степени эффективным, если предприятия используют одну и ту же систему ЭДО. Если системы — разные, то, фактически, единственными «контролируемыми» событиями будут прием и отправка документов. То, каким будет их статус обработки на каждой стороне, даже самые совершенные роуминговые решения в части ЭДО выявить не могут.

Отметим, что многие современные программные решения для ЭДО характеризуются тем, что позволяют предприятию осуществлять и внутрикорпоративный и межкорпоративный документооборот одновременно — с применением одних и тех же интерфейсов. Типичный пример такого ПО — облачный продукт СБИС (см. статью-обзор). Там в режиме «одного окна» браузера решается широчайший круг задач, в числе которых — ведение всех типов документооборота. Пользование подобными универсальными продуктами позволяет значительно повышать эффективность работы сотрудников участвующих в ЭДО, облегчает замену одних специалистов (занятых преимущественно внешним ЭДО) другими (те, что в общем случае отвечают за внутренний ЭДО) — если в этом есть необходимость.

Таким образом, идеальная схема межкорпоративного документооборота будет характеризоваться:

• наличием у каждого из предприятий квалифицированных или неквалифицированных ЭЦП (во втором случае — между предприятиями заключается договор на использование подписей), которые, благодаря шифрованию данных, обеспечивают конфиденциальность передаваемой информации;
• использованием общей системы ЭДО (с помощью которой можно, как вариант, осуществлять взаимный контроль статусов исполнения или обработки документов);
• использованием системы ЭДО, в которой можно настроить автоматическую маршрутизацию движения документов.

Теперь — об ЭДО по отчетной и иной обязательственной — в соответствии с законом, документации предприятия.

Оборот отчетных и прочих обязательственных документов с государственными органами

Главная особенность ЭДО с участием хозяйствующих субъектов и государственных органов заключается в том, что в общем случае любые документы, отправляемые в органы, считаются имеющими юридическую силу только при условии подписания квалифицированной электронной подписью КЭП. Из этого правила есть исключения. Например — когда в целях приема налоговой отчетности контролирующий орган — ФНС, выписывает специальную неквалифицированную ЭЦП для доступа налогоплательщика в Личный Кабинет на сайте ведомства. Или когда в процессе информационного обмена между предприятием и контролирующим органом используются неофициальные источники данных — ценные, вместе с тем, с точки зрения разъяснений тех сведений, что отражены уже в официальных документах (например, налоговых декларациях) — в то время как отправка таких источников может быть осуществлена и при использовании простой ЭЦП. То есть — с личного e-mail налогоплательщика.

Но в самом общем случае предприятию следует ориентироваться на необходимость оформления именно квалифицированной ЭЦП в удостоверяющем центре. Следует иметь в виду, при этом, что законом не предусмотрено общей для всех правоотношений квалифицированной электронной подписи. В этом ее отличие от собственноручной подписи человека — которая будет иметь одинаковую юридическую силу вне зависимости от того, на каком документе будет проставлена. Возможно, такая же универсальная ЭЦП когда-то появится, но пока нет — вероятно, связано это, пусть и с минимальными, но все же сохраняющими актуальность рисками, которые характеризуют применение аппаратных средств в рамках использования квалифицированных ЭЦП. Носитель, связанный с закрытым ключом ЭЦП — «токен», теоретически, все же можно потерять — или упустить момент его передачи не в те руки. И лучше, если к нему будет прикреплена одна или несколько подписей для небольшого перечня правоотношений — так, чтобы держатель ключа не смог совершить с ЭЦП все, что ему вздумается.

Как следствие — для осуществления документооборота с государственными органами в необходимой полноте, предприятие должно оформить необходимое количество электронных подписей — приспособленных к документообороту с определенными ведомствами.

Технически возможно (и, как правило, регулярно осуществляется на практике) их привязка к одному «токену» (и это значительно усиливает универсальность ЭЦП — делая возможным ее применение в разных правоотношениях). Большинство УЦ поставляют подписи в составе именно таких «пакетных» продуктов. Таким образом, проблем с «комплектованием» ЭЦП у современного российского предприятия в принципе быть не должно.

Есть еще один нюанс — характеризующий «стыковку», опять же, двух разных категорий ЭДО. Отчетные и иные обязательственные документы (например, заявления, разъяснения, корректировки, счета, выписки — и прочие, что могут составляться при взаимодействии с проверяющими органами), очевидно, составляются на предприятии ответственными работниками. Соответственно, их оборот в рамках взаимодействия предприятия с государственными органами тесно пересекается с внутрикорпоративным — в части подготовки и учета таких документов. Таким образом, самым эффективным программным средством, которое может быть использовано при подобном взаимодействии, будет то, которое интегрировано с интерфейсами внутрикорпоративной системы ЭДО (вполне возможно, совместимых также с задачами, что характеризуют ведение межкорпоративного документооборота). Либо — является его функциональной частью. Это позволит предприятию не тратить время и ресурсы на согласование двух направлений документооборота — а если интерфейсы системы ЭДО совместимы и с межкорпоративным информационным обменом, то и всех трех рассматриваемых направлений.

Резюме

Распространен подход, в соответствии с которым электронный документооборот условно делится на три категории — внутрикорпоративный, межкорпоративный и тот, что характеризует обмен документами между хозяйствующим субъектом и государственными органами (по вопросам отчетности и выполнения иных обязательств предприятия, которые предусмотрены законом).

Внутрикорпоративный ЭДО может базироваться на применении простых и неквалифицированных ЭЦП — при заключениии договоренности на их применение между предприятием как работодателем и наемными сотрудниками. Межкорпоративный — на базе неквалифицированных (при сопутствующей договоренности партнеров) или квалифицированных подписей. Обязательственный — в большинстве случаев только при наличии квалифицированной ЭЦП (в необходимом перечне — поскольку для каждого ведомства нужна отдельная подпись).

Все указанные виды электронного документооборота связаны между собой. Документы для контрагентов и государственных органов готовят сотрудники корпорации — тем или иным образом взаимодействующие друг с другом. Поэтому, унификация программных решений для ЭДО — в части обеспечения их приспособленности к одновременной работе с разными видами документооборота — будет важнейшим критерием эффективности информационного обмена сотрудников предприятия между собой, с коллегами из других организаций и с государственными органами.

Видео — преимущества электронного документооборота на примере его внедрения в компании «Газпром нефть»: