При каких расчетах между сотрудником и работодателем применяется онлайн-касса
Приобретение трудовой книжки подлежит обязательной компенсации работником, но не во всех случаях. Например, при потере трудовых книжек из-за чрезвычайной ситуации сотрудники не должны покупать новые бланки за свой счет. Что касается компенсации работодателю оплаты услуг связи, питания в столовой и иных подобных удобств, – все зависит от содержания трудового договора и других внутренних документов, определяющих кто должен тратиться на эти статьи. Но при возмещении таких рабочих расходов в пользу предприятия у последнего возникает вопрос: нужна ли в этих случаях онлайн-касса?
Расчеты с сотрудниками: пробивать или нет кассовый чек
В законе о ККТ ясно прописано, какие виды операций признаются «расчетами» и при каких использование кассовой техники необходимо (абз.26 статьи 1.1 закона № 54-ФЗ —
- принимаются и выплачиваются деньги в наличной и безналичной форме за товары, работы, услуги. Стоит напомнить, что речь идет о товарах, работах, услугах, реализуемых самой организацией (индивидуальным предпринимателем);
- принимаются ставки и выплачиваются выигрыши в случае проведения азартных игр;
- продаются лотерейные билеты, принимаются ставки и выдаются выигрыши в рамках лотерей;
- принимаются предварительные и (или) авансовые платежи за товары (услуги, работы) и выплачиваются указанные средства;
- засчитывается предоплата и (или) авансы, полученные за товары (работы, услуги), и при их возвращении;
- выдаются займы для покупки товаров (работ, услуг) и потом погашаются;
- ломбардами кредитуются граждане под залог вещей, которые принадлежат заемщикам;
- происходит предоставление либо получение встречного предоставления при расчетах за товары, работы или услуги.
Участниками вышеперечисленных расчетов являются с одной стороны ИП и юрлица, признаваемые одновременно продавцами и пользователями ККТ, а с другой стороны – покупатели, в качестве которых могут выступить и граждане, и предприятия.
Причем, граждане – это не только сторонние покупатели и заказчики. Ими могут быть и сотрудники самой организации (предпринимателя).
Т.е. даже при расчетах со своими работниками работодатель обязан использовать ККТ. Но это нужно делать (при одновременном соблюдении условий):
- только в рамках тех расчетов, которые представлены в абзаце 26 ст.1.1 закона о ККТ. Иными словами, если вносимые работником или выплачиваемые ему средства вписываются в перечисленные в законе виды расчетных операций. Например, компания-работодатель выдает своему сотруднику заем на закуп товаров. Если товары приобретаются у работодателя, онлайн-касса применяется при выплате и погашении такого займа. Если товары покупаются у стороннего лица на выданные работодателем заемные средства, при данном расчете кассовый аппарат работодателем не применяется. Причина – нет основания для участия ККТ, поскольку не производится расчетная операция в трактовке закона 54-ФЗ;
- если работодатель не освобожден законом от работы с онлайн-кассой;
- если расчеты с работодателем превращают работника в обычного потребителя. Например, при внесении сотрудником собственными деньгами предоплаты за услуги, которые будет оказывать ему его же работодатель, онлайн-касса потребуется. В данной ситуации сотрудник выступает простым заказчиком, а работодатель – исполнителем. Сами расчеты отвечают требованиям закона о ККТ.
А если, например, персонал возмещает работодателю-столовой стоимость обедов, при подобных расчетах тоже нужна онлайн-касса?
Нужно ли применять онлайн-кассу, если работник компенсирует предприятию расходы на свое содержание
К таким издержкам можно отнести покупку бланка трудовой книжки, услуги связи, питание, плату за парковочные места для автомобилей сотрудников, и многое другое. Как правило, данные суммы компенсируются путем прямой выплаты самим работником на счет или в кассу предприятия. И в этот момент применение кассового аппарата не требуется, даже если работодатель законом № 54-ФЗ не освобожден от его применения. Причина – компенсация сотрудником расходов на свое содержание в рамках трудового договора не признается расчетом для целей закона о ККТ (основание – абзац 26 ст.1.1 закона 54-ФЗ).
Аналогичную позицию занял и МинФин РФ. В своих письмах, в частности, № 03-01-15/87763 от 04.12.2018, № 03-01-15/72537 от 09.10.2018, ведомство указывает, что возмещаемые сотрудниками своему работодателю в рамках трудовых договоров расходы не относятся к «расчетам» в значении закона № 54-ФЗ. А значит, и кассовый аппарат здесь вообще не требуется. Таким образом, если работники возмещают стоимость обедов, которые ранее заказаны в сторонней столовой и оплачены работодателем, на эти суммы чеки работодателем не пробиваются. Причина – данные обеды являются одним из условий нормальной организации труда на предприятии. И к «расчетам» в трактовке закона № 54-ФЗ не относятся.
Но если сам работодатель является столовой и кормит своих работников за плату собственными блюдами, тогда без оформления кассовых чеков здесь не обойтись (если по закону, конечно, не предусмотрено освобождение от ККТ или если об этом не сказано в коллективном или трудовом договоре). Причина – такие обеды можно без труда отнести к основной деятельности предприятия, а их оплату работниками легко признать покупкой. Исключение составят те виды блюд, какие не приготовлены данной столовой, а заказаны ею для своего персонала на стороне.
Есть соответствующие разъяснения Налоговой службы (письмо ФНС России № АС-4-20/16571@ от 21.08.2019 —
- Если вы передаете работнику товары, работы или услуги, удерживаете оплату из зарплаты и это предусмотрено коллективным или трудовым договором, онлайн-касса не нужна.
- Если в коллективном или трудовом договоре этого нет, нужно применять онлайн-кассу и формировать чеки.
- Если вы удерживаете деньги из зарплаты сотрудника как компенсацию ваших затрат в связи с его трудовой деятельностью, например, для покупки бланка трудовой книжки, за сломанные вещи или их потерю, онлайн-касса не нужна.
- Если товары или услуги предоставляет другая организация, а вы переводите ей деньги, онлайн-касса не нужна (например, питание ваших сотрудников, которое организовала сторонняя компания).
Будет полезно ознакомиться и с другими вопросами по расчетам между работодателем и сотрудником.
При работе с таблицей ниже помните правило: если коллективным или трудовым договором предусмотрено, что работодатель передает работнику товары, работы, услуги, а оплату за них удерживает из его заработной платы, онлайн-касса не нужна.
Ситуация | Нужна ли ККТ |
Продажа своих товаров, работ, услуг сотрудникам | |
Вы по трудовому или коллективному договору передаете сотрудникам товары или оказываете услуги, а деньги за них вычитаете из зарплаты | Нет Письмо ФНС России № АС-4-20/16571@ от 21.08.2019 |
Вы продаете сотрудникам товары, работы или услуги, которые принадлежат компании, но условия продажи не зафиксированы в трудовом или коллективном договоре | Да Письмо ФНС России № АС-4-20/16571@ от 21.08.2019 |
Расходы на товары, работы, услуги от третьих лиц | |
Вы удерживаете из зарплаты сотрудника деньги за услуги или товары от других ИП или юрлиц (например, оплата добровольного медицинского страхования сотрудников) | Нет Письмо ФНС № АС-4-20/16571@ от 21.08.2019 Письмо Минфина РФ № 03-01-15/87763 от 04.12.2018 |
Вы купили сотрудникам спецодежду и удерживаете деньги из зарплаты | Да Письмо Минфина РФ № 03-01-15/90372 от 12.12.2018 |
Вы продали сотруднику офисную мебель б/у | Да Письмо ФНС России № АС-4-20/16571@ от 21.08.2019 |
Вы выдали часть зарплаты товаром | Нет Письмо ФНС № АС-4-20/15707 от 14.08.2018 |
Вы оплачиваете парковку для сотрудников по договору со сторонней организацией | Нет Письмо Минфина РФ № 03-01-15/87763 от 04.12.2018 |
Выплаты | |
Учредитель предоставил займ организации | Нет Письмо Минфина РФ № 03-01-15/87766 от 04.12.2018 |
Вы подарили сотрудникам подарки | Нет (нет расчета в смысле 54-ФЗ) |
Матпомощь сотруднику | Нет Письмо Минфина России № 03-01-15/65050 от 11.09.2018 |
Вы компенсировали сотруднику расходы на служебный телефон, если он превысил лимит | Нет Письмо Минфина РФ № 03-01-15/87763 от 04.12.2018 |
Прочие расходы | |
Вы арендовали у сотрудника или другого физлица квартиру, машину | Нет Письмо ФНС РФ № АС-4-20/15566@ от 10.08.2018 |
Члены профсоюза возмещают расходы профсоюза на путевки, абонементы, билеты | Нет Письмо Минфина РФ № 03-01-15/91852 от 17.12.2018 |
Вы выдали деньги под отчет и возврат средств, которые не израсходовали | Нет Письмо Минфина России № 03-01-15/65050 от 11.11.2018 Письмо ФНС № АС-4-20/15566@ от 10.08.2018 |
Вам на счет ошибочно поступили деньги от физлица | Нет Письмо Минфина России № 03-01-15/65050 от 11.09.2018 Письмо ФНС РФ № ЕД-4-20/24113@ от 12.12.2018 |
Как оформить кассовый чек при удержаниях из зарплаты
Если вы применяете ККТ при удержаниях из зарплаты, вам нужно сформировать два чека:
Чек №1
Когда передаете товар, оказываете услугу или выполняете работу.
Признак способа расчета — «Передача предмета расчета без его оплаты в момент его передачи с последующей оплатой в кредит».
Способ оплаты — сумма по чеку (БСО) постоплатой (в кредит).
Чек №2
Когда удерживаете деньги из зарплаты сотрудника.
Признак способа расчета — «Оплата предмета расчета после его передачи с оплатой в кредит (оплата кредита)».
Способ оплаты — сумма по чеку (БСО) встречным предоставлением.
Источник —
Выводы
Работодатель оплачивает для своего сотрудника покупку трудовой книжки, мобильную связь, Интернет и несет иные расходы, необходимые для выполнения сотрудником должностных обязанностей и подлежащие на основании трудового соглашения компенсации работником. При приеме таких компенсаций от сотрудников работодателю не потребуется онлайн-касса. Причина – данные возмещения не признаются «расчетом» для целей закона 54-ФЗ. А платежи, которые не являются «расчетом», реализуются без участия ККТ всеми предприятиями и ИП без исключения.
Посмотрите как выглядит чек от самозанятого и как он передается покупателю (клиенту).
Если предприниматель освобожден от ККТ, может ли товарный чек подтвердить оплату.
Можно ли сокращать наименование товаров, работ и услуг в кассовом чеке https://onlain-kassy.ru/normativ/kom/sokrashhennoe-naimenovanie-v-cheke.html и как это правильно сделать.
Для успешного ведения бизнеса можно подобрать необходимое оборудование для