При каких расчетах между сотрудником и работодателем применяется онлайн-касса

При каких расчетах между сотрудником и работодателем применяется онлайн-касса

Приобретение трудовой книжки подлежит обязательной компенсации работником, но не во всех случаях. Например, при потере трудовых книжек из-за чрезвычайной ситуации сотрудники не должны покупать новые бланки за свой счет. Что касается компенсации работодателю оплаты услуг связи, питания в столовой и иных подобных удобств, – все зависит от содержания трудового договора и других внутренних документов, определяющих кто должен тратиться на эти статьи. Но при возмещении таких рабочих расходов в пользу предприятия у последнего возникает вопрос: нужна ли в этих случаях онлайн-касса?

Расчеты с сотрудниками: пробивать или нет кассовый чек

В законе о ККТ ясно прописано, какие виды операций признаются «расчетами» и при каких использование кассовой техники необходимо (абз.26 статьи 1.1 закона № 54-ФЗ — ССЫЛКА) (кроме исключений, утвержденных самим же законом). Итак, ККТ всегда нужна, когда:

  • принимаются и выплачиваются деньги в наличной и безналичной форме за товары, работы, услуги. Стоит напомнить, что речь идет о товарах, работах, услугах, реализуемых самой организацией (индивидуальным предпринимателем);
  • принимаются ставки и выплачиваются выигрыши в случае проведения азартных игр;
  • продаются лотерейные билеты, принимаются ставки и выдаются выигрыши в рамках лотерей;
  • принимаются предварительные и (или) авансовые платежи за товары (услуги, работы) и выплачиваются указанные средства;
  • засчитывается предоплата и (или) авансы, полученные за товары (работы, услуги), и при их возвращении;
  • выдаются займы для покупки товаров (работ, услуг) и потом погашаются;
  • ломбардами кредитуются граждане под залог вещей, которые принадлежат заемщикам;
  • происходит предоставление либо получение встречного предоставления при расчетах за товары, работы или услуги.

Участниками вышеперечисленных расчетов являются с одной стороны ИП и юрлица, признаваемые одновременно продавцами и пользователями ККТ, а с другой стороны – покупатели, в качестве которых могут выступить и граждане, и предприятия.

Причем, граждане – это не только сторонние покупатели и заказчики. Ими могут быть и сотрудники самой организации (предпринимателя).

Т.е. даже при расчетах со своими работниками работодатель обязан использовать ККТ. Но это нужно делать (при одновременном соблюдении условий):

  • только в рамках тех расчетов, которые представлены в абзаце 26 ст.1.1 закона о ККТ. Иными словами, если вносимые работником или выплачиваемые ему средства вписываются в перечисленные в законе виды расчетных операций. Например, компания-работодатель выдает своему сотруднику заем на закуп товаров. Если товары приобретаются у работодателя, онлайн-касса применяется при выплате и погашении такого займа. Если товары покупаются у стороннего лица на выданные работодателем заемные средства, при данном расчете кассовый аппарат работодателем не применяется. Причина – нет основания для участия ККТ, поскольку не производится расчетная операция в трактовке закона 54-ФЗ;
  • если работодатель не освобожден законом от работы с онлайн-кассой;
  • если расчеты с работодателем превращают работника в обычного потребителя. Например, при внесении сотрудником собственными деньгами предоплаты за услуги, которые будет оказывать ему его же работодатель, онлайн-касса потребуется. В данной ситуации сотрудник выступает простым заказчиком, а работодатель – исполнителем. Сами расчеты отвечают требованиям закона о ККТ.

А если, например, персонал возмещает работодателю-столовой стоимость обедов, при подобных расчетах тоже нужна онлайн-касса?

Нужно ли применять онлайн-кассу, если работник компенсирует предприятию расходы на свое содержание

К таким издержкам можно отнести покупку бланка трудовой книжки, услуги связи, питание, плату за парковочные места для автомобилей сотрудников, и многое другое. Как правило, данные суммы компенсируются путем прямой выплаты самим работником на счет или в кассу предприятия. И в этот момент применение кассового аппарата не требуется, даже если работодатель законом № 54-ФЗ не освобожден от его применения. Причина – компенсация сотрудником расходов на свое содержание в рамках трудового договора не признается расчетом для целей закона о ККТ (основание – абзац 26 ст.1.1 закона 54-ФЗ).

Аналогичную позицию занял и МинФин РФ. В своих письмах, в частности, № 03-01-15/87763 от 04.12.2018, № 03-01-15/72537 от 09.10.2018, ведомство указывает, что возмещаемые сотрудниками своему работодателю в рамках трудовых договоров расходы не относятся к «расчетам» в значении закона № 54-ФЗ. А значит, и кассовый аппарат здесь вообще не требуется. Таким образом, если работники возмещают стоимость обедов, которые ранее заказаны в сторонней столовой и оплачены работодателем, на эти суммы чеки работодателем не пробиваются. Причина – данные обеды являются одним из условий нормальной организации труда на предприятии. И к «расчетам» в трактовке закона № 54-ФЗ не относятся.

Но если сам работодатель является столовой и кормит своих работников за плату собственными блюдами, тогда без оформления кассовых чеков здесь не обойтись (если по закону, конечно, не предусмотрено освобождение от ККТ или если об этом не сказано в коллективном или трудовом договоре). Причина – такие обеды можно без труда отнести к основной деятельности предприятия, а их оплату работниками легко признать покупкой. Исключение составят те виды блюд, какие не приготовлены данной столовой, а заказаны ею для своего персонала на стороне.

Есть соответствующие разъяснения Налоговой службы (письмо ФНС России № АС-4-20/16571@ от 21.08.2019  — ССЫЛКА) в каких случаях применяется ККТ при удержании из зарплаты, а в каких формирование кассового чека не требуется:

  1. Если вы передаете работнику товары, работы или услуги, удерживаете оплату из зарплаты и это предусмотрено коллективным или трудовым договором, онлайн-касса не нужна.
  2. Если в коллективном или трудовом договоре этого нет, нужно применять онлайн-кассу и формировать чеки.
  3. Если вы удерживаете деньги из зарплаты сотрудника как компенсацию ваших затрат в связи с его трудовой деятельностью, например, для покупки бланка трудовой книжки, за сломанные вещи или их потерю, онлайн-касса не нужна.
  4. Если товары или услуги предоставляет другая организация, а вы переводите ей деньги, онлайн-касса не нужна (например, питание ваших сотрудников, которое организовала сторонняя компания).

Будет полезно ознакомиться и с другими вопросами по расчетам между работодателем и сотрудником.

При работе с таблицей ниже помните правило: если коллективным или трудовым договором предусмотрено, что работодатель передает работнику товары, работы, услуги, а оплату за них удерживает из его заработной платы, онлайн-касса не нужна.

Ситуация Нужна ли ККТ
Продажа своих товаров, работ, услуг сотрудникам
Вы по трудовому или коллективному договору передаете сотрудникам товары или оказываете услуги, а деньги за них вычитаете из зарплаты Нет
Письмо ФНС России № АС-4-20/16571@ от 21.08.2019
Вы продаете сотрудникам товары, работы или услуги, которые принадлежат компании, но условия продажи не зафиксированы в трудовом или коллективном договоре Да
Письмо ФНС России № АС-4-20/16571@ от 21.08.2019
Расходы на товары, работы, услуги от третьих лиц
Вы удерживаете из зарплаты сотрудника деньги за услуги или товары от других ИП или юрлиц (например, оплата добровольного медицинского страхования сотрудников) Нет
Письмо ФНС № АС-4-20/16571@ от 21.08.2019
Письмо Минфина РФ № 03-01-15/87763 от 04.12.2018
Вы купили сотрудникам спецодежду и удерживаете деньги из зарплаты Да
Письмо Минфина РФ № 03-01-15/90372 от 12.12.2018
Вы продали сотруднику офисную мебель б/у Да
Письмо ФНС России № АС-4-20/16571@ от 21.08.2019
Вы выдали часть зарплаты товаром Нет
Письмо ФНС № АС-4-20/15707 от 14.08.2018
Вы оплачиваете парковку для сотрудников по договору со сторонней организацией Нет
Письмо Минфина РФ № 03-01-15/87763 от 04.12.2018
Выплаты
Учредитель предоставил займ организации Нет
Письмо Минфина РФ № 03-01-15/87766 от 04.12.2018
Вы подарили сотрудникам подарки Нет
(нет расчета в смысле 54-ФЗ)
Матпомощь сотруднику Нет
Письмо Минфина России № 03-01-15/65050 от 11.09.2018
Вы компенсировали сотруднику расходы на служебный телефон, если он превысил лимит Нет
Письмо Минфина РФ № 03-01-15/87763 от 04.12.2018
Прочие расходы
Вы арендовали у сотрудника или другого физлица квартиру, машину Нет
Письмо ФНС РФ № АС-4-20/15566@ от 10.08.2018
Члены профсоюза возмещают расходы профсоюза на путевки, абонементы, билеты Нет
Письмо Минфина РФ № 03-01-15/91852 от 17.12.2018
Вы выдали деньги под отчет и возврат средств, которые не израсходовали Нет
Письмо Минфина России № 03-01-15/65050 от 11.11.2018
Письмо ФНС № АС-4-20/15566@ от 10.08.2018
Вам на счет ошибочно поступили деньги от физлица Нет
Письмо Минфина России № 03-01-15/65050 от 11.09.2018
Письмо ФНС РФ № ЕД-4-20/24113@ от 12.12.2018

Как оформить кассовый чек при удержаниях из зарплаты

Если вы применяете ККТ при удержаниях из зарплаты, вам нужно сформировать два чека:

Чек №1

Когда передаете товар, оказываете услугу или выполняете работу.

Признак способа расчета — «Передача предмета расчета без его оплаты в момент его передачи с последующей оплатой в кредит».

Способ оплаты — сумма по чеку (БСО) постоплатой (в кредит).

Чек №2

Когда удерживаете деньги из зарплаты сотрудника.

Признак способа расчета — «Оплата предмета расчета после его передачи с оплатой в кредит (оплата кредита)».

Способ оплаты — сумма по чеку (БСО) встречным предоставлением.

Источник — ССЫЛКА.

Выводы

Работодатель оплачивает для своего сотрудника покупку трудовой книжки, мобильную связь, Интернет и несет иные расходы, необходимые для выполнения сотрудником должностных обязанностей и подлежащие на основании трудового соглашения компенсации работником. При приеме таких компенсаций от сотрудников работодателю не потребуется онлайн-касса. Причина – данные возмещения не признаются «расчетом» для целей закона 54-ФЗ. А платежи, которые не являются «расчетом», реализуются без участия ККТ всеми предприятиями и ИП без исключения.

Посмотрите как выглядит чек от самозанятого и как он передается покупателю (клиенту).

Если предприниматель освобожден от ККТ, может ли товарный чек подтвердить оплату.

Можно ли сокращать наименование товаров, работ и услуг в кассовом чеке https://onlain-kassy.ru/normativ/kom/sokrashhennoe-naimenovanie-v-cheke.html и как это правильно сделать.

Похожие статьи



По телефону +7 (499) 348-19-87 (работаем во всех регионах РФ) можно получить консультацию по вопросам, касающимся выбора, стоимости и покупки ККТ (и другого сопутствующего оборудования), подключения к маркировке, ЕГАИС, ФГИС Меркурий.

Так же советуем посмотреть ПОДБОРКУ ПОЛЕЗНЫХ ОНЛАЙН-СЕРВИСОВ и ПО, которые будут полезны многим предпринимателям.

Поделиться:
Добавить комментарий