Электронный документооборот (ЭДО): что это такое и как его внедрить в организации

Электронный документооборот или ЭДО — сегмент информационных технологий (и, одновременно, масштабная сфера правоотношений), который можно отнести к самым активно развивающимся в России и в мире. Ознакомимся с его сущностью, историей развития, а также с наиболее популярными программными продуктами, с помощью которых может быть организован электронный документооборот в организации.

Электронный документооборот (ЭДО): что это такое — определение по закону и по сути

Организация, планирующая участвовать в электронном документообороте, должна знать, прежде всего, то, что, собственно, данный термин обозначает. Определение понятия ЭДО можно найти, анализируя положения законодательства — которое прямо или косвенно регулирует правоотношения, характерные для областей применения ЭДО, или же изучив популярные точки зрения экспертов.

Начнем с поиска интересующего нас определения по правовой базе.

Следует отметить, что электронный документооборот, с одной стороны — особенно, в частных организациях (в государственных и муниципальных структурах дела могут обстоять иначе — но разница не слишком большая), не относится к числу сфер, которые бы строго регламентировались специальным законодательством. С другой, ЭДО сам по себе является достаточно сложной сферой правоотношений, в рамках которой у каждого из участников таких правоотношений могут возникать самые разные права и обязанности — в свою очередь, вполне себе регулируемые, и часто — весьма активно, на уровне нормативных актов (включая специальное законодательство).

Так или иначе, определение понятию «электронный документооборот» однозначно не дано в российских нормативно-правовых актах, принятых на федеральном уровне. Вместе с тем, данный термин очевидным образом складывается из двух составляющих:

1. Словосочетания «электронный документ».

Понятие электронного документа раскрывается, в частности, в положениях статьи 2 Закона «Об информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ССЫЛКА). Там говорится, что под таким документом следует понимать документированную информацию в электронной форме, предназначенную для размещения или обработки на компьютерах, а также передачи между ними. В свою очередь, под «документированной информацией» закон понимает записанную на материальный носитель посредством документирования информацию, которая имеет реквизиты, что позволяют данную информацию (либо ее материальный носитель) определить.

В свою очередь, что же такое «документирование»? Не будет ошибкой обратиться в целях раскрытия значения данного слова к государственным стандартам. Так, в ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ССЫЛКА) сказано, что под документированием следует понимать «запись информации на носителе в соответствии с установленными правилами». При этом могут быть применены различные средства документирования — например, компьютерная техника, с помощью которой осуществляется запись данных на носителе.

2. Слова «документооборот».

Оно по понятным причинам старше первого словосочетания. Его определения можно найти в некоторых нормативных актах, принятых еще в СССР (притом, что многие из них сохраняют юридическую силу до сих пор). Так, в «Положении о документах и документообороте в бухучете», которое утверждено Минфином СССР в 1983-м году (ССЫЛКА), сказано, что документооборот — это движение (создание, получение, обработка, архивирование) первичных документов. Это определение вполне актуально и сегодня — поскольку вполне соответствует типичному циклу обращения документов на современном предприятии.

Выходит, что мы, руководствуясь прямым прочтением закона (и допустимой его трактовкой по принципу правовой аналогии), можем сделать вывод, что под «электронным документооборотом» следует понимать создание, получение, обработку и архивирование информации, записанной на электронный носитель по установленным правилам.

Означает ли это, что обработка данных на компьютере, не соответствующая (либо частично соответствующая) указанному определению, не может ни при каких обстоятельствах считаться «электронным документооборотом»? Конечно же, нет — хотя бы в силу того, что любой закон, даже самый строгий, допускает в ходе правоприменительной практики приспособительную трактовку его норм в интересах улучшения качества регулирования правоотношений в его юрисдикции.

Поэтому, на указанные нормы закона — в частности, устанавливающие определения понятий «электронный документ» и «документооборот», мы вправе ориентироваться, но не обязаны во всех случаях им следовать. Тем более, что в среде экспертов распространены различные альтернативные трактовки понятия ЭДО — как похожие на ту, что мы вывели исходя из норм закона, так и весьма оригинальные.

Например, популярен подход, предполагающий, что «электронный документооборот» — это передача от одного компьютера (одной логической части носителя компьютера) к другому (к другой логической части) документов, которые:

• имеют юридическую силу, равную той, что характеризует аналогичные по назначению не электронные объекты документооборота;
• имеют принципиальную схожесть и общность области применения с аналогичными по назначению не электронными объектами документооборота.

При этом, электронный документ может иметь, в принципе, любую форму — как унифицированную, так и свободную (как и файловый формат такого документа — он может быть текстом, картинкой или, к примеру, видеороликом).

Таким образом, в определении ЭДО предлагается использовать такие фразы как «аналогичная юридическая сила» и «принципиальная схожесть и общность» — в контексте сопоставления электронных документов и не электронных. Как следствие, предполагается, что объектом электронного документооборота может быть:

• документ, у которого есть (принципиально может быть образован) не являющийся электронным аналог;
• документ, который может быть создан на основании не являющегося электронным аналога (или, наоборот, может быть основой для создания не являющегося электронным аналога).

Рассматриваемый подход позволяет «отсеять» из числа объектов электронного документооборота, к примеру, такие типы информации как системные файлы, скрипты, хэш-таблицы (поскольку у них нет аналогов, не являющихся электронными — ни с точки зрения «общности применения», ни с точки зрения юридической силы) — даже несмотря на то, что они могут соответствовать критериям «электронного документа», закрепленным в федеральном законодательстве, что мы рассмотрели выше (и даже подлежат «документообороту» в соответствии с теми же законными критериями).

Перед субъектом документооборота — например, коммерческим предприятием, может вовсе не стоять задачи «обособить», собственно, электронный документ от чего-то другого электронного, что нельзя считать объектом ЭДО. Вместе с тем, при установлении в локальных нормативах правил электронного документооборота в организации такому предприятию, так или иначе, придется данное понятие каким-либо образом закрепить в официальной формулировке. Без этого ответственный за ЭДО работник автоматически перестанет за что-либо отвечать — в силу отсутствия предмета такой ответственности (и с него нельзя будет ничего спросить).

Таким образом, при установлении локальных нормативов электронного документооборота в организации можно ориентироваться, условно говоря, на один из двух подходов в определении термина «электронный документооборот»:

• подход, в основе которого — раскрытие понятий «электронный документ» и «документооборот» на уровне действующих нормативных актов;
• подход, в основе которого — обособление объектов ЭДО от электронной информации, которая не может быть отнесена к таким объектам в силу того, что у нее нет (не может быть образовано) «юридически равных» (либо имеющих «схожую область применения») аналогов, которые используются не в электронном виде.

Соответственно, во избежание ситуации, когда ответственный за ЭДО работник не будет нести ответственность за обработку тех или иных документов, предприятию следует оговорить в локальных нормативах, какие именно документы будут считаться объектом электронного документооборота в организации, а какие — не будут, исходя из первого либо второго критерия (или иного, что разработан предприятием самостоятельно).

Полезно будет определить то, зачем фирме ЭДО в принципе.

Какую пользу приносит внедрение ЭДО на предприятии

К числу самых очевидных преимуществ электронного документооборота в организации и у ИП — в сравнении с бумажным, можно отнести:

1. Обеспечение отслеживаемости операций с документами.

Такая «отслеживаемость» может разниться в зависимости от того, в каком виде представлен ЭДО. Но даже если это документооборот на уровне «скопировал-вставил» — то к каждому файлу, так или иначе, по умолчанию приписываются атрибуты, отражающие, в частности:

• время их создания;
• время редактирования;
• время открытия.

Эти атрибуты можно прочитать в любой момент и «отследить» тем самым динамику совершения операций с файлами. Это будет «отслеживание» на низовом уровне — средствами операционной системы, которые доступны в ней всегда.

«Системный» ЭДО — осуществляемый с помощью специализированных программ — систем электронного документооборота (о них мы подробнее поговорим далее), характеризуется возможностью фиксировать на основании электронных документов не только, собственно, совершение операций с ними, но и хозяйственные события, связанные со свойствами таких документов. Благодаря данной особенности, бизнес становится прозрачным для любых заинтересованных лиц — собственников, руководства, потенциальных инвесторов.

2. Повышение эффективности обработки документов (и, как следствие, улучшение производственных показателей на предприятии).

Электронный документ почти всегда заполняется, отправляется (при необходимости — корректируется, дублируется) намного быстрее, чем бумажный.  Возможно, данное преимущество электронного документооборота следует назвать ключевым. Контраргументами данному тезису могут быть, разве что, периодическое возникновение технических сбоев в системе ЭДО предприятия, а также появление проблем пользовательского характера — когда тот или иной сотрудник не знает, как правильно воспользоваться нужной функцией ЭДО в определенный момент. Действительно, в подобных ситуациях документооборот сильно «тормозится» — но при грамотной подготовке внедрения системы электронного документооборота в организации вероятность их возникновения будет минимальной.

Сотрудник компании, работающий в рамках ЭДО, имеет все шансы улучшить свои производственные показатели — в сравнении с теми, которые бы наблюдались при бумажном документообороте. Сокращение времени работы с документами позволяет ему сконцентрироваться на основной работе.

Кроме того, преимущество, отраженное в рассматриваемом пункте, образуется в том числе и за счет «отслеживаемости», о которой мы сказали выше: благодаря прозрачности движения документов, руководство имеет возможность контролировать работу подчиненных, давать ей объективную оценку, следить за качеством соблюдения им инструкций и предписаний — и все это очень оперативно.

3. Защита информации с помощью криптографии или ограничения доступа, резервного копирования.

Доступ к электронным документам и их содержанию могут быть исключительно надежно защищены с помощью цифровых технологий. При этом, возможно установление разных прав доступа к тем или иным документам для определенных категорий пользователей. Наличие необходимого количества резервных копий объектов ЭДО, причем, на распределенных носителях — важное условие обеспечения общего высокого уровня защиты данных.

Данные на бумаге могут быть защищены одним-двумя реально эффективными способами — и почти всегда это размещение документов в сейфе (или в ином защищенном для свободного доступа месте). Безусловно, где-то такой способ обеспечения безопасности данных и надежнее — но в перечне современных угроз конфиденциальности информации те, что требуют, условно говоря, применения сейфа вместо криптозащиты — занимают далеко не первые места.

4. Общее ускорение бизнес-процессов (в части внутренних коммуникаций как минимум, а при использовании ЭДО контрагентами — и в части внешних).

В рамках электронного документооборота в организации поиск нужной информации работником или менеджером осуществляется, как правило, несопоставимо быстрее в сравнении с поиском данных, записанных на бумажные носители. Во многих случаях он осуществляется по заданным алгоритмам с минимальным участием человека — когда он получает только результат на свой запрос, не производя каких-либо существенных с точки зрения трудозатрат дополнительных действий.

5. Возможность организации дистанционной работы с документами (как на уровне взаимодействия работников друг с другом внутри корпорации, так и в части взаимодействия с контрагентами).

Благодаря интернету (и иным типам инфраструктуры для сетевых коммуникаций), сотрудники могут работать с ключевыми документами не только на своем рабочем месте, но и дистанционно — хотя бы из дома. При этом, благодаря технологиям шифрования, обеспечивается необходимая безопасность доступа к документам.

6. Сокращение (сведение к минимуму) издержек на обеспечение бумажного документооборота — представленных:

• закупкой самой бумаги;
• закупкой и обслуживанием принтеров;
• закупкой необходимых канцелярских принадлежностей;
• оплатой услуг транспортных компаний (при доставке бумаги), IT-специалистов (при установке и обслуживании принтеров).

Документы, распечатанные на бумаге, подлежат размещению в специальном архиве — который элементарно занимает место (и требует обустройства — например, покупки металлического сейфа). Это прямые расходы — которые прекратятся при переводе соответствующих документов на ЭДО.

Экономится и электроэнергия, если принтеры не используются. Хотя по электричеству тезис спорный: обеспечение электронного документооборота в организации часто требует использования высокопроизводительных серверов, постоянно работающих маршрутизаторов — которые питаются от розетки. Суммарно они потребляют немало энергии.

Полезно будет сказать и об очевидных недостатках ЭДО.

В чем заключаются недостатки

К числу узких мест применения ЭДО можно отнести:

1. Риск перехвата данных «хакерскими» способами.

Это как раз тот случай, когда информацию лучше хранить на бумаге в надежном месте. По мере распространения систем электронного документооборота в России и в мире хакерами создаются все более изощренные средства получения несанкционированного доступа к электронным документам. Безусловно, благодаря средствам криптографии и антивирусной защиты вероятность получения посторонними лицами доступа к объектам ЭДО может быть сведена к минимуму — но она все равно останется.

2. Невозможность гарантированного установления факта совершения человеком операции с документом.

Все операции с электронным документом формально совершает компьютер, а не человек. Тот факт, что ПК обрабатывает документ именно по воле пользователя, по умолчанию не считается «доказанным»: тому должно быть технически безупречное подтверждение. Которое в чистом виде ведущим IT-специалистам мира еще предстоит когда-то разработать, а пока в необходимых случаях (например, при судебных спорах между корпорациями) в расчет берутся различные косвенные подтверждения. Самые разные судебные прецеденты показывают, что применение электронно-цифровой подписи — казалось  бы, самого надежного инструмента удостоверения обработки документа человеком, относится к числу именно косвенных доказательств.

Как следствие, электронный документооборот практически не распространен (либо применяется в ограниченном спектре функций), в частности:

• на начальных фазах кредитно-финансовых правоотношений — чтобы не вышло так, что банк открыл счет или выдал кредит компьютерному вирусу (но иногда случается и такое);
• в нотариальных правоотношениях — когда нотариусу желательно видеть перед собой человека, а не виртуального персонажа;
• в миграционных правоотношениях — когда пограничник вряд ли согласится выпустить человека за границу (или впустить его в страну), не видя его и его бумажные документы.

3. Зависимость субъекта документооборота от различных видов внешней инфраструктуры:

• связи;
• сервисов, занимающихся поставкой и обслуживанием компьютеров;
• информационной безопасности в широком смысле (куда могут входить и поставщики ЭЦП и разработчики антивирусов, поскольку и те и другие создают решения, так или иначе, направленные на обеспечение защиты информации).

Если в какой-либо из указанных инфраструктур произойдет сбой, то документооборот может резко встать. А в случае с использованием бумаги субъект документооборота предоставлен «сам себе», и ни от кого, строго говоря, технологически не зависит (даже если у него сломается принтер, то он может при желании написать нужные документы от руки).

Фирме, убедившейся в преимуществах внедрения электронного документооборота в организации (и принявшая во внимание недостатки такого документооборота), предстоит данное внедрение осуществить. Грубо говоря, если в фирме есть хотя бы один компьютер — на котором обрабатывается хотя бы один производственный документ, то можно считать, что у нее есть ЭДО — хотя бы на «низовом» уровне.

Но этот тезис не стоит воспринимать всерьез — поскольку реальное практическое применение электронного документооборота в организации на современном этапе производится все же на уровнях повыше того, при котором дело ограничивается процедурой «скопировал-вставил». ЭДО сегодня реализуется в ходе эксплуатации специальных программных продуктов — систем электронного документооборота или СЭД (в ряде случаев дополняемых функционалом, который в совокупности может превратить программный продукт в особый тип платформы для управления документами — ECM).

Рассмотрим подробнее, что представляют собой СЭД (и как соотносятся со схожими ECM-системами) подробнее.

Что такое СЭД и чем она отличается от ECM-системы

Выше мы рассмотрели несколько популярных определений понятию «электронный документооборот». Главным его объектом является, что совершенно очевидно, электронный документ — объект, который может быть «создан, получен, обработан, заархивирован» (и много чего еще — перечни операций могут быть гораздо шире в сравнении с тем, что приведен в советском нормативном акте о документообороте бухгалтерской первички).

Ключевая задача пользователя, осуществляющего документооборот — «создание, получение, обработку, архивацию» (пользуясь емкостью указанных терминов, условимся ограничиваться ими — при обозначении основных операций в рамках ЭДО), заключается в ведении учета указанных операций с документами. Он должен знать, когда, кем (с какой целью, с каким результатом) тот или иной документ был «создан, получен, обработан, заархивирован».

Соответствующий учет может вестись:

1. Самим пользователем вручную — с учетом тех возможностей, что предусмотрены операционной системой, которая обслуживает носитель данных, по умолчанию, а также с учетом функционала используемых им программ (который может задействоваться ограниченно активно, умеренно или очень активно).

Например, если индивидуальный предприниматель ведет очень простой по структуре бизнес и работает с 1-2 контрагентами, то может установить (по сути, для себя) ряд простых правил обработки данных, используемых в бизнесе. Как вариант, он может с установленной им самим периодичностью:

• запрашивать у контрагентов счета (или счета-фактуры) по электронной почте;
• скачивать их себе на «Рабочий стол», затем — подписывать с помощью ЭЦП, и отправлять почтой же контрагентам обратно.

Выходит, что весь ЭДО предпринимателя сведется буквально к нескольким операциям — не требующим применения какого-то дополнительного ПО: можно обойтись средствами Windows и сервера электронной почты. Они позволяют вести вполне себе полноценный учет «создания, получения, обработки и архивации» документов, используемых ИП.

2. Специальной программой документооборота СЭД (набором программ) автоматически — в рамках системного алгоритма (соответственно, при ограниченно активном, умеренном или очень активном участии пользователя).

Такой программой и будет СЭД. Она в соответствии с заданными правилами обеспечит своевременный и корректный учет «создания, получения, обработки и архивирования» данных. Кроме того, функционал СЭД может предусматривать опции, которые помогают пользователю осуществлять подлежащие учету операции. Например — предполагающие использование более удобной в сравнении с Проводником Windows, файловой программы.

При этом, конкретные СЭД могут «специализироваться» на определенных операциях с электронными документами, Так, выделяют системы, приспособленные преимущественно:

• к учету документов в рамках корпоративного делопроизводства;
• к учету архивных документов;
• к учету документов, которые связаны с рабочими потоками — Workflow.

Рабочий поток — это обычная для определенного участка управления бизнесом последовательность действий человека — владельца бизнеса, менеджера, рядового работника. Получение счетов-фактур из e-mail, их подписывание ЭЦП и отправка контрагенту обратно — часть Workflow ИП в примере выше. На крупном предприятии Workflow, очевидно, будет гораздо сложнее — и учет составляющих его операций почти наверняка потребует использования СЭД.

Есть, разумеется, различные универсальные программы документооборота (СЭД) — поддерживающие указанные выше операции во всех разновидностях. При этом, во многих случаях разработчики СЭД дополняют свои программы функционалом, который обеспечивает:

• автоматизацию сбора (накопления), хранения и передачи электронных документов;
• необходимый уровень безопасности движения документов внутри компании и за ее пределами;
• в необходимых случаях — создание, редактирование и исправление документов внутренними средствами;
• совместную работу нескольких пользователей с одним документом.

При наличии одной или нескольких функций из числа указанных выше (при том, что их перечень на практике может быть гораздо шире) универсальная (в ряде случаев — узкоспециализированная) СЭД приобретает признаки более функционального решения — ECM. На рынке современного ПО для организации ЭДО таких решений становится все больше, и потому иногда русская аббревиатура СЭД отождествляется с иностранной ECM. Во многих случаях здесь не будет никакой ошибки — однако, принципиальную разницу между СЭД и ECM все же нужно видеть.

СЭД (отметим, что в иностранных источниках ей соответствует аббревиатура EDMS) — это, главным образом, только учет операций с документами (иногда — помощь в их совершении). ECM – это не только учет, но и:

• во многих случаях — помощь в их совершении;
• большое количество типичных для СЭД функций одновременно;
• дополнительные функции (но, так или иначе, прямо или косвенно связанные с ЭДО).

Так или иначе, типичная ECM-система обеспечивает:

• ввод, формирование, импортирование документов;
• регистрацию документов;
• распознавание данных;
• индексацию документов;
• обеспечение поиска нужных данных;
• обеспечение сетевого обмена документами;
• обеспечение обмена дополнительными данными, что не обладают признаками документируемых (например, сообщений и файлов в корпоративном чате);
• защита содержимого документов и доступа к ним;
• вывод, экспортирование документов.

Как работает типичная СЭД, поддерживающая указанный функционал (полностью или в определенных сочетаниях)? Как правило, электронный документооборот на предприятии заключается в обороте электронного документа в рамках типичного цикла, который состоит из этапов, что могут быть определены исходя из содержания знакомых нам типичных операций, которые характеризуют документооборот.

Речь пойдет о таких этапах как:

1. Регистрация документа (созданного, полученного).

При создании документа СЭД присваивает ему установленный идентификатор (либо считывает те, что присвоены файлу по умолчанию). Впоследствии с помощью данного идентификатора система отслеживает то, каким образом документ обрабатывается далее (как и устанавливает тот факт, что он не обрабатывается — если это так и есть на самом деле).

2. Учет операций, отражающих обработку (редактирование, передачу, опубликование) документа — с использованием идентификатора, о котором было сказано выше.

В случае, если функционал СЭД предусматривает опции для осуществления обработки документов непосредственно (в этом случае правомерно говорить о функционале ECM-системы), то сведения по идентификаторам могут быть синхронизированы с записями,  отражающими факт применения данных опций.

3. Учет архивации документов.

То есть — перемещения на носитель для долговременного хранения (при обеспечении, однако, возможности быстрого доступа к нему). Аналогично, средства архивации могут быть предусмотрены СЭД (скорее всего, ECM-системой). В этом случае ведется и учет их использования.

Теперь — подробнее о том, какими бывают решения в сегменте СЭД, на какие сегменты классифицируются

Какими бывают системы электронного документооборота СЭД: классификация продуктов

Эксперты выделяют следующие основные типы систем ЭДО:

1. Системы, обеспечивающие документооборот в целях оптимизации бизнес-процессов.

Такие системы рассчитаны на осуществление полного цикла оборота каждого документа, задействуемого в управлении бизнесом. Главный признак «оптимизирующего» решения — приспособленность к обеспечению документирования бизнес-процесса на любом участке производства, если того требуют сложившиеся правила документооборота в фирме.

2. Общекорпоративные СЭД.

Представляют собой универсальные, приспособленные к применению в любой отрасли решения — при этом, не всегда обеспечивающие необходимую локализацию учета бизнес-процессов. Как правило, рассчитаны на обработку объектов ЭДО, представленных в небольшой номенклатуре.

3. Узкоспециализированные системы.

Например — системы менеджмента Workflow. Предназначены они для достижения самой высокой оптимизации путей распределения файлов, используемых работниками корпорации в различных процессах. Как правило, более эффективны в сравнению с СЭД, у которых менеджмент Workflow – лишь одна из функций наравне с остальными (и не всегда базовая).

При этом, в рамках каждого из указанных типов решений можно обнаружить самые разные сочетания функций, характерных для СЭД (как следствие, иногда крайне сложно установить границу между конкретными разновидностями продуктов).

Приведенная выше классификация СЭД — не единственная из числа распространенных. Есть и иные. Например — та, что предполагает деление систем ЭДО по критерию способа обработки идентификатора объекта ЭДО.

Дело в том, что в рамках любой системы электронного документооборота осуществляется рассмотренная нами выше обработка идентификаторов объекта ЭДО — его атрибутов (по которым можно отследить операции с объектом). На практике идентификаторы объектов ЭДО в современных СЭД и сами файлы хранятся, как правило, распределенно — в специальных каталогах. В этом принципиальное отличие СЭД от обычной компьютерной файловой системы — в которой к файлам в общем случае не прилагается каких-либо внешних идентификаторов (есть только базовые внутренние, что входят в состав самих файлов — например, идентификаторы времени редактирования файла и иные, которые входят в рассмотренный нами выше учет операций с документами на «низовом» уровне).

Таким образом, от эффективности инфраструктуры управления каталогами, где хранятся идентификаторы файлов, являющихся объектами СЭД, в значительной, если не определяющей степени, зависит эффективность самой системы электронного документооборота. В зависимости от типов учитываемых файлов, их количества и интенсивности запросов к ним (которые также могут быть классифицированы по целям — прочтения, редактирования, копирования файлов) выбирается оптимальный тип каталога.

Современные разработчики систем электронного документооборота предлагают два основных принципа обеспечения функционирования таких каталогов (и, соответственно, два типа СЭД, классифицируемых по критерию способа обработки атрибутов):

• использование внутренней базы данных в программе, которая является основным рабочим модулем СЭД;
• использование внешней — и притом, во многих случаях стандартизированной, универсальной базы данных (часто — с открытым кодом, и потому доступной для конкурентов).

В системах электронного документооборота, предназначенных для обеспечения оборота сравнительно небольшого объема документов база данных может и вовсе отсутствовать: идентификаторы размещаются в обычных папках на компьютере (но при этом организуется эффективный доступ к ним). Фактически, это третий способ управления атрибутами. Но если применяется именно он, то системе ЭДО будет гораздо сложнее:

• обеспечить ограничение доступа пользователей к идентификаторам;
• обеспечить необходимую скорость обработки данных.

Вместе с тем, реализация использования баз данных в СЭД — процедура, которая значительно увеличивает себестоимость разработки системы. Для конечного пользователя — особенно, если в его деятельности не предполагается обработки значительного объема документов, фактор стоимости может быть существенным при выборе системы электронного документооборота (принятии решения о продолжении пользования имеющейся платформой).

Теперь — о том, какие конкретно задачи позволит решить внедрение СЭД (и о том, в каких случаях системы ЭДО не влияют заметно на эффективность бизнеса).

Какие задачи решает СЭД, а какие нет

Наибольшую практическую пользу от применения СЭД можно проследить при решении задач, связанных:

1. С оптимизацией поиска нужного документа.

Предполагается, что система электронного документооборота позволит найти документ быстрее, чем при поиске через Проводник Windows (или встроенную поисковую систему почтового клиента — как в случае с рассмотренными нами примерами Workflow предпринимателя). Быстрый поиск документов может сопровождаться наличием в программе электронного документооборота СЭД опций для его оперативного просмотра, редактирования, отправки (пересылки) адресату (скорее всего, в этом случае речь пойдет о продукте в сегменте ECM).

2. С контролем над статусом интересующих документов.

Данная функция будет интересна, прежде всего, руководителю предприятия: он, отправив тот или иной распорядительный документ подчиненному работнику, сможет с помощью системы электронного докуметооборта отслеживать выполнение распоряжения (фиксировать просрочку такого выполнения). Как вариант — также держать обратную связь с подчиненным работником (если у СЭД такая функция есть — при том, что ее также можно отнести к числу тех, что приближают по функционалу СЭД к ECM-системам).

Проводник и «почтовик» подобных функций, очевидно не имеют (а если и имеют, то они, как правило, не слишком хорошо масштабируются на уровень крупного бизнеса).

3. С учетом документов при интенсивном обороте, а также непосредственно с осуществлением такого оборота на практике — за счет стандартизации процедур обмена объектами ЭДО, как вариант, с использованием единых интерфейсов, если интенсивность зависит от производительности труда работников.

Так, если ИП и контрагент обмениваются счетами фактурами и каждый из них, условно говоря, использует свою почтовую программу, то скорость документооборота будет ниже, чем если бы ИП и контрагент использовали общую систему электронного документооборота: в ней процедура доставки счета-фактуры была бы мгновенной.

4. Со снижением количества трудоемких процедур учета бумажной документации.

Периодически бумажные документы нужно инвентаризировать, списывать — и все «вручную». При переводе таких документов в электронную форму время на их «обслуживание» значительно сократится, фактически, сведется к минимуму.

5. С установлением текущего местонахождения документа.

Эта функция, в целом, коррелирует с контрольной — но она несколько шире, поскольку предполагает оперативное обнаружение документа, не только переданного на исполнение, но и в принципе где-либо размещенного. Потерять документ, проиндексированный в СЭД, практически невозможно при условии, что она корректно работает.

В свою очередь, СЭД будет не слишком эффективной при решении задач, связанных:

1. С изменением и выбором пути движения документов.

Система электронного документооборота — это по сути, «большая и удобная» картотека объектов ЭДО, однако, не вьювер, не редактор, и не средство их приема-рассылки. Для решения каждой из таких задач применяются отдельные виды программного обеспечения. Программе СЭД по существу все равно, что за файл пущен в «картотеку» — текст, видео, картинка. Каждому из них будут присвоены по единой схеме атрибуты, благодаря которым становится возможным решение тех задач, которые СЭД призваны решать в первую очередь.

Однако, ECM-системы — более функциональная  разновидность систем электронного документооборота, вполне могут быть приспособлены к решению подобных задач.

2. С обновлением (синхронизацией, согласованием) документов.

Данная функция близка первой — и может быть одним из источником формирования информационного потока, отражающего специфику выбора путей движения документов. Вместе с тем, она предполагает непосредственно редактирование файлов — пусть и с учетом их маршрутов. Обновление документов может быть осуществлено вручную пользователем либо на основании автоматических алгоритмом. СЭД — в виде ECM, часто поддерживает первый способ обновления, но редко — второй.

Автоматическое обновление документов предполагает применение алгоритмов, которые во многих случаях призваны обеспечивать одновременную обработку разных файлов, по результатам которой могут быть внесены изменения в другие связанные с ними файлы. Например, если учитываемый документ — зарплатная ведомость, то по мере изменения данных в тех учетных документах, которые влияют на расчет зарплаты (например, табеля посещений) она должна корректироваться. СЭД (и, как правило, ECM-системы тоже), как правило, не имеет достаточной производительности для такой корректировки автоматически — однако, способна проследить последовательность данной корректировки (как и фактов обращения к файлам, на основании которых она произведена).

Отметим, что в некоторых случаях система электронного документооборота может значительно ускорить юридические процедуры — установленные в целях согласования изменения различных документов ответственными работниками. Так, если на предприятии принято, что зарплатную ведомость визирует главный бухгалтер при согласовании с генеральным директором, то в СЭД могут быть предусмотрены специальные инструменты для оперативной отправки согласуемого документа от бухгалтера к руководителю (и обратно).

3. С моделированием движения документов (например, в целях установления того же оптимального маршрута их движения).

СЭД работает с документами в чистом виде — никак не анализируя то, в какой степени целесообразно направлять их по текущему маршруту. Не берется в расчет и способ доставки документов — как то прием-отправка через локальную сеть, интернет или физические носители.

В целях решения задач, связанных с моделированием движения документов, применяются специальные BPM-решения. При этом, реализованные в них алгоритмы моделирования могут предусматривать получение данных для анализа из реестров систем электронного документооборота. Таким образом, возможна интеграция BPM и СЭД — но только лишь для обеспечения функционирования платформы первого типа.

Отметим, что массовое внедрение систем электронного документооборота считается относительно новым (а иногда и «малоизученным») для России технологическим трендом. По-прежнему огромное количество предприятий — причем, самых разных по масштабам, в том числе и представляющих сегмент крупного бизнеса, не внедрили СЭД или внедрили его с ограничениями, которые не дают повода говорить о большой значимости применения таких систем в общем документообороте хозяйствующего субъекта.

Однако, новизна как таковых систем электронного документооборота в России — это заблуждение, о чем свидетельствуют различные исторические факты. Как и заблуждение — то, что в западных странах такие системы находятся на передовом уровне, а в России, как и в других странах бывшего СССР — «малоизученная», отстающая ниша. В доказательство — небольшая историческая отсылка к развитию рынка СЭД в нашей стране.

Развитие систем ЭДО в СССР и РФ: историческая справка

Первые шаги в организации документооборота в нашей стране и в мире практически совпали с появлением, собственно, компьютеров и средств для обеспечения обмена документами — электронных носителей, а затем и компьютерных сетей. В СССР компьютерные сети в основном использовались в военных целях, но в 60-х и 70-х годах стали появляться и гражданские проекты. В их числе — автоматизированные системы Сирена-1 и Сирена-2, использовавшиеся для бронирования авиабилетов со связанных в сеть компьютеров на кассах Аэрофлота, которые располагались в сотнях советских городов. Аналогичным по специфике поставленных задач проектом стала АСУ «Экспресс» — но только приспособленная к резервированию железнодорожных билетов.

В обоих случаях объектом электронного документооборота становились, таким образом, билеты на самолеты и на поезда. Если точнее, их электронные форматы, заносившиеся в установленном порядке в базу данных АСУ — равноценные юридически записям в бумажных авиатранспортных и железнодорожных регистрах, которые применялись до начала «компьютеризации» индустрии пассажирского транспорта СССР.

В 80-х годах советские исследователи стали более активно интересоваться проблематикой расширения электронного документооборота на иные хозяйственные сегменты. Прежде всего — на область делопроизводства. Первые шаги в данном направлении были осуществлены в ходе модернизации инфраструктуры документооборота высших органов власти — прежде всего, ЦК КПСС. Далее по аналогичным принципам произошло внедрение электронного документооборота и в других крупнейших властных структурах.

Вместе с тем, советские системы ЭДО, используемые в делопроизводстве, по существу были экспериментальными. В них не было общепринятых форматов используемых документов, не были стандартизированы перечни и порядок применения программного обеспечения, используемого для учета таких документов. Использовавшие советский опыт организации ЭДО уже российские предприятия также обходились локальными правилами работы с электронными документами — часто непохожими на те, что применялись контрагентами.

Первые полноценные системы электронного документооборота часто разрабатывались силами самих российских предприятий. Большие усилия, затраченные при создании таких программных средств, часто оказывались неэффективными из-за отсутствия большого потенциала для быстрого масштабирования СЭД: на параллельных участках производства, в филиалах и на дочерних предприятиях бизнес-процессы не были в должной мере совместимы со спецификой СЭД, разработанной для головной организации.

Как следствие, практическое применение ЭДО на российских предприятиях в течение довольно долгого времени считалось неоправданно дорогой (прежде всего, с точки зрения затрат на внедрение подходящего ПО) процедурой, и многие из них предпочитали сохранять документооборот на бумаге.

Вместе с тем, уже в начале 90-х годов на российском рынке стали появляться независимые поставщики СЭД — специализировавшиеся на разработке универсальных программных продуктов. Можно отметить, что эти продукты создавались с учетом российской — во многом унаследовавшей советские признаки, специфики движения документов внутри предприятия (и за его пределами). А именно — с учетом преимущественно вертикально ориентированного движения внутрикорпоративных документов (от начальства к подчиненным и обратно). В то время как западные продукты, наоборот, были приспособлены к горизонтальному документообороту (не учитывавшему к тому же, необходимость прохождения документами процедур, связанных с их регистрацией, согласованием, контролем исполнения). Как следствие, российские решение стали более востребованы, и соответствующий сегмент IT-индустрии начал развиваться быстрыми темпами.

В середине 90-х на регулярной основе проводились профессиональные конференции — с участием разработчиков и крупнейших потребителей систем электронного документооборота. Там обсуждались самые разные нюансы внедрения таких систем в российских организациях — как государственных и муниципальных, так и относящихся к частному бизнесу.

Участникам рынка и бюджетных отношений стали очевидны преимущества внедрения СЭД:

• сокращение времени оборота документов;
• снижение затрат на покупку бумаги и иной канцелярии, принтеров и их обслуживание;
• сокращение издержек на хранение документов (архивирование, инвентаризацию);
• во многих случаях — повышение уровня защищенности документов (даже в те периоды, когда не было распространено применение криптозащиты данных с помощью ЭЦП, могли применяться, к примеру, запароленные RAR-архивы).

Постепенно в спектре решений СЭД стала выделяться область продуктов, приспособленных к обеспечению электронного документооборота не только внутри организации, но и между независимыми хозяйствующими субъектами (как вариант, контролируемыми и контролирующими лицами — в том числе в правоотношениях между частными фирмами и государственными органами). Так начал развиваться электронный документооборот в современном понимании — как инструмент обеспечения обмена документами, которые юридически равнозначны аналогичным, что составлялись бы на бумаге.

Стало понятно, что самым эффективным способом обеспечения юридической значимости электронных документов будет задействование электронно-цифровой подписи — которая должна считаться юридически равноценной той, что проставляется человеком на бумаге. В начале 2000-х годов в России вводятся в действие первые федеральные нормативные акты, регламентирующие применение ЭЦП. На уровне федерального законодательства было установлено 3 вида электронной подписи — простая, усиленная и усиленная квалифицированная.

При применении простой электронной подписи юридическая значимость документов обеспечивается, если порядок такого применения в отдельном соглашении установили все стороны документооборота — при том, что положения такого соглашения не должны противоречить нормам федерального законодательства. В отношении усиленной ЭЦП действует то же самое правило — однако, она сама по себе может быть предпочтительнее простой по причине повышенной защищенности (которую в общем случае обеспечивает поставщик такой ЭЦП — и потому соглашение, как правило, выходит трехстороннее — между двумя сторонами ЭДО и поставщиком).

В свою очередь, применение усиленной квалифицированной ЭЦП (во всех случаях разрабатываемой поставщиками с особым уровнем компетенций) гарантирует юридическую значимость любого документа, который ей подписан — вне зависимости от того, заключили ли пользователи данной ЭЦП какое-либо соглашение между собой или нет. Достаточно самого факта ее использования в ЭДО каждой из сторон — которые независимо друг от друга заключают договор с поставщиком ЭЦП.

В современном электронном документообороте применение электронных подписей — явление общераспространенное. ЭЦП применимы в большинстве правоотношений с участием физических и юридических лиц. Хотя, безусловно, есть огромное количество исключений из этого правила: пока что нельзя, к примеру, получить полностью электронный паспорт гражданина РФ, или электронные права, либо трудовую книжку (хотя в отношении прав и трудкнижки в самое ближайшее время ожидаются заметные нововведения в части обеспечения их приспособленности к использованию в электронном виде, и притом при сохранении их юридической значимости).

Для чего используется электронный документооборот в России

С учетом специфики применения ЭЦП и технических возможностей прикладных программных продуктов, которые используются при ЭДО, в России сложилось несколько основных сегментов электронного документооборота:

1. ЭДО между гражданами и государственными органами.

Самый простой пример такого взаимодействия — отправка в государственные органы документов через сайт Госуслуги (и связанные с ним сайты различных ведомств — например, ФНС). Гражданин, имеющий специальную ЭЦП,  отправляет в интересующий орган юридически значимые — то есть, аналогичные бумажным, запросы, документы, заявления — и получает оттуда столь же значимые юридически документы в ответ.

2. ЭДО между хозяйствующими субъектами — ИП, юридическими лицами.

Хозяйствующие субъекты могут обмениваться в электронном виде договорами, счетами, счетам-фактурами, актами приема-передачи, сверки и иными юридически значимыми документами, которые используются в бизнесе.

3. ЭДО между хозяйствующими субъектами и государственными органами.

Как правило, данный сегмент электронного документооборота содержит правоотношения, возникающие по причине наличия у хозяйствующих субъектов тех или иных обязательств перед государственными органами. Основных таких обязательства два — отчетность (по налогам, имуществу, финансовым операциям) и уплата предусмотренных законом сборов в бюджет.

Во многих случаях применение ЭДО для хозяйствующего субъекта, взаимодействующего с государственными органами — обязательство, установленное законом. Так, сдавать налоговые декларации по НДС нужно только в электронном виде. Прочие декларации — в электронном виде, если превышены показатели по численности штата хозяйствующего субъекта, выступающего работодателем.

4. ЭДО между государственными органами (внутри государственных органов).

Здесь электронный документооборот может осуществляться в самых разных целях — как механизм текущего обмена данными при выполнении работы сотрудников ведомств, как способ контроля деятельности нижестоящих органов власти нижестоящими, как инструмент для осуществления договорных правоотношений между разными органами.

5. ЭДО между гражданами и хозяйствующими субъектами.

Пример такого электронного документооборота — заключение трудового договора на выполнение удаленной работы в соответствии со статьей 312.3 ТК РФ. Значительная часть кадровых документов в рассматриваемом случае оформляется в ходе взаимодействия между работодателем и работником с использованием систем ЭДО.

По мере развития межгосударственных отношений применение электронного документооборота постепенно выходит и на международный уровень. Так, в обозримом будущем ожидается появление квалифицированных подписей, имеющих одинаковую юридическую силу в странах ЕАЭС. Похожие инициативы реализуются в странах Юго-Восточной Азии.

При всем многообразии сегментов ЭДО в нашей стране действует функционирующая, в целом, по единым принципам национальная инфраструктура электронного документооборота. Она задействуется тем или иным образом при обеспечении документооборота в любом из указанных выше сегментов — ознакомимся с ее особенностями подробнее.

Как устроена инфраструктура ЭДО

Итак, мы знаем, что электронный документооборот в современном виде немыслим без электронно-цифровой подписи. Это позволяет говорить о том, что без ее применения он — в современном виде, нереализуем на практике. Вместе с тем, нельзя говорить о том, что именно ЭЦП — ключевое условие обеспечения обмена документами в электронном виде. Так, теоретически, можно узаконить применение тех же запароленных RAR-архивов — которые во многих случаях защитят данные не хуже самой мощной ЭЦП.

Все же главное техническое условие функционирования ЭДО — это не ЭЦП (которая может быть заменена чем-то другим, обеспечивающим юридическую значимость документов), а наличие, собственно, каналов обмена электронными документами. Работа таких каналов обеспечивается на трех уровнях:

1. Уровень «инфраструктура» — на котором обеспечивается физический доступ отправителя (получателя) к каналу обмена документами.

То есть — физическое подключение к интернету или иной сети — которая может по тем или иными причинам использоваться в качестве альтернативы ему. Например — если речь идет о передаче данных между военными ведомствами.

Но в общем случае это, конечно, интернет. Таким образом, за функционирование канала ЭДО на уровне «инфраструктура» отвечает, прежде всего, провайдер, к которому подключен участник ЭДО. По умолчанию любой российский провайдер обеспечивает доступ к любому сайту интернета. Поэтому, для организации электронного документооборта нет никакой разницы, через какого провайдера работать.

2. Уровень «шлюз» — на котором с помощью специальных аппаратных и программных средств осуществляются практические прием-передача установленных типов данных по физическим каналам, которые предоставлены на уровне «инфраструктура».

В свою очередь, за «шлюз» отвечает уже не провайдер — который уже выполнил свою задачу по предоставлению «инфраструктура» заинтересованным в электронном документообороте сторонам. Главное действующее лицо здесь — пользователь ЭДО. Он может в целях оптимизации документооборота задействовать знакомые нам системы ЭДО. Их поставщики часто именуются «операторами электронного документооборота».

Задача оператора ЭДО — принять исходный документ от отправителя и передать его в неизменном виде получателю. В предусмотренных случаях — обеспечив документу юридическую силу (за счет заверения его ЭЦП — которая может быть оформлена самим оператором электронного документооборота или доверенным удостоверяющим центром).

3. Уровень «роуминг» — на котором обеспечивается взаимосвязь и взаимная совместимость нескольких независимых инфраструктур ЭДО.

Системы электронного документооборота от разных поставщиков (операторов) формально и фактически могут быть совершенно независимы друг от друга. Как следствие, документооборот, в полной мере соответствующий юридическим требованиям, может быть в общем случае осуществлен только между пользователями, которые пользуются услугами одного оператора.

Вместе с тем, несмотря на независимость ЭДО, их работа может базироваться на единых принципах и стандартах. Благодаря этому, разные операторы ЭДО могут осуществлять взаимную интеграцию своих инфраструктур. Как следствие, каждый из них сможет обеспечивать юридически значимый электронный документооборот не только между своими пользователями, но и между своими пользователями и теми, что заключили договор с другим оператором.

Образуется, таким образом, «роуминг» ЭДО — расширение его «зоны покрытия» за счет интеграции инфраструктур электронного документооборота от разных операторов. Если говорить об интеграции национальных систем электронного документооборота, то речь пойдет о «роуминге» уже на междугосударственном уровне.

Вместе с тем, развитие «роуминговых» правоотношений характеризуется наличием большого количества препятствий — таких как, например:

• необходимость дополнительного инвестирования оператором в свою аппаратно-программную инфраструктуру в целях обеспечения ее совместимости с инфраструктурой другого оператора;
• увеличение риска перехода клиентов к другому оператору — который, при всех преимуществах партнерства в виде «роуминга», тем не менее, скорее всего, будет конкурентом.

Альтернативой заключению «роуминговых» договоров операторов друг с другом может быть обращение каждого из них к специализированному посреднику — роуминговому центру. Он — на одинаковых условиях для каждого оператора ЭДО, осуществит интеграцию их инфраструктур (и, соответственно, будет получен результат, аналогичный тому, который был бы достигнут при прямой интеграции инфраструктур операторов). При этом, операторам электронного документооборота не нужно будет беспокоиться о риске перетекания клиентов к конкуренту.

Предполагается, что роуминговый центр будет иметь передовое техническое оснащение и большие финансовые возможности — поскольку интеграция разных операторов предоставляет собой крайне капиталоемкую процедуру. Таким образом, на практике подобными центрами могут становиться, главным образом, крупнейшие корпорации — причем, напрямую связанные с отраслью коммуникаций (поскольку, в первую очередь, центру понадобятся компетенции, характерные для этой отрасли).

Данные особенности обуславливают лидирующие позиции роумингового центра от «Ростелекома» на российском рынке коммуникаций. Крупнейший оператор связи имеет все необходимые финансовые возможности и инфраструктуру для обеспечения интеграции разных операторов — всего их к «Ростелекому» подключено более 30. Другие крупнейшие российские роуминговые центры — «Софтехно» и НИИАС.

Отметим, что одним из ожидаемых трендов в области роуминговых правоотношений между операторами электронного документооборота является формирование «операторских» роуминговых центров — то есть, тех, что учреждаются не только в целях интеграции инфраструктур тех или иных операторов, но и в целях оказания услуг по интеграции по запросу любых других операторов.

Рассмотрев особенности развития рынка ЭДО в России, ознакомимся со спецификой законодательства, которое регулирует правоотношения на этом рынке.

Какие нормативные акты влияют на организацию электронного документооборота на предприятии

Определившись с тем, что именно «оборачивается» электронным способом — любые данные, что соответствую ФЗ и ГОСТам или же любые те, что не имеют соответствия не электронным данным по юридическим признакам и области применения, компания вводит внутренние правила электронного документооборота. Они должны составляться с учетом действующих нормативных актов — то есть, как минимум, не противоречить им (либо соответствовать отдельным положениям таких нормативных актов).

Главный нормативный акт, которым следует руководствоваться при осуществлении электронного документооборота в организации — Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ССЫЛКА). В данном случае его положения имеют значение не только как источники определения понятия «электронный документооборот», но и как содержащие нормы, которые устанавливают, в частности, юридический статус электронных документов, которыми обмениваются два разных хозяйствующих субъекта.

Так, в случае, если документ будет подписан ЭЦП, то он в соответствии с ФЗ № 149 должен рассматриваться как имеющий равную юридическую силу с тем, который был бы подписан обычной подписью представителя хозяйствующего субъекта — в случае, если такое подписание осуществлено в порядке, установленном законом или договором.

Что касается закона, то основной нормативный акт, регулирующий применение ЭЦП — это Закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ССЫЛКА). Так, в соответствии с ним любой документ, подписанный квалифицированной усиленной ЭЦП, признается юридически равным бумажному — в соответствующей области правоотношений. Вместе с тем, Закон № 64-ФЗ дает участникам ЭДО самостоятельно договориться о применении альтернативных подписей — простой и обычной усиленной. То есть — применить нормы не только закона, но и договора.

Другой важный нормативный акт при организации электронного документооборота — Закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ССЫЛКА). Не все типы данных, обрабатываемых в рамках ЭДО — персональные (прямо или косвенно относящиеся к физлицам), но значительная часть из них к таковым относится. Оборот персональных данных очень строго регулируется законом (в то время как «договору» в части применения норм Закона № 152-ФЗ почти нет места). Основная задача законодательства о персональных данных — обеспечение их защиты (конфиденциальности доступа к ним). Если говорить об иных видах данных, в отношении которых установлены особые требования по защите — наряду с персональными данными, к ним относятся, в частности:

• государственная тайна (доступ к которой регулируется Законом от 21.07.1993 № 5485-1);
• коммерческая тайна (Закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ).

К числу основных государственных стандартов, которые могут применяться в рамках ЭДО, можно отнести:

• ГОСТ Р 6.30-2003 (устанавливает требования к реквизитам документов);
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 (содержит различные определения по терминам, применяемым при организации документооборота);
• ГОСТ ИСО 15489-1-2007 (устанавливает порядок управления документами);
• ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 (устанавливает требования к системам электронного документооборота);
• ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 (устанавливает критерии обеспечения длительной сохранности электронных документов).

Есть большое количество официальных источников рекомендательного характера, которые дополняют федеральное законодательство. Они не нормативны, но де-факто активно используются частными и государственными предприятиями в качестве руководящих при организации электронного документооборота. В число таких источников входят:

• Государственная система документационного обеспечения управления (введенная Коллегией Главархива СССР в 1988 году);
• Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков их хранения (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558);
• Общероссийский классификатор управленческой документации (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299).

Можно отметить, что во многих общеотраслевых федеральных нормативных актах есть положения, прямо или косвенно относящихся к правоотношениям, которые имеют отношение к электронному документообороту. Примеры таких нормативных актов:

• приказ Минфина России от 25.04.2011 № 50н (устанавливает порядок применения электронных счетов-фактур);
• Гражданский Кодекс (в котором в принципе предусмотрено использование электронных документов — прежде всего, в целях заключения договоров);
• КоАП РФ, УК РФ (включающие положения, определяющие административные или уголовные меры наказания за правонарушения в сфере ЭДО);
• АПК РФ, УПК РФ, ГПК РФ (которые определяют порядок применения электронных документов в качестве доказательств в суде);
• Налоговый и Таможенный Кодексы (устанавливают требования к применению электронной отчетности);
• Закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (устанавливает возможность применения электронных первичных документов и требования к ним);
• Закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (устанавливает порядок работы с архивными документами, в том числе используемыми в рамках ЭДО).

Таким образом, на практике предприятию, внедряющему электронный документооборот, может потребоваться изучить самые разные сочетания нормативных актов — прямо или косвенно имеющих отношения к ЭДО. Знание нормативной базы позволит свести к минимуму риски совершения нарушений, которые могут привести к неприятным для организации правовым последствиям.

Какая ответственность предусмотрена за нарушения

Как мы уже установили выше, ЭДО — не самая регулируемая законом сфера в целом. Однако, в рамках не могут осуществляться вполне себе регулируемые правоотношения в самом широком спектре — в том числе те, которые характеризуются наличием строгих требований к участникам в части организации электронного документооборота.

Но что конкретно может нарушить организация, внедрившая у себя ЭДО? Например — следующее:

1. Обеспечить неправильное хранение (и получить санкцию по ст. 13.25 КоАП РФ — ССЫЛКА):

• ценных бумаг (за что предусмотрен штраф на юрлиц до 300 000 рублей);
• относящихся к страховой деятельности (штраф до 200 000 рублей);
• относящихся к деятельности кредитного кооператива (штраф до 50 000 рублей);
• прочих — по которым установлен особый порядок хранения (до 500 рублей на должностное лицо организации).

Указанные нарушения могут возникать, если организация пренебрежет нормами Закона № 125-ФЗ или, к примеру, приказа Минкультуры РФ № 558 (как вариант, спишет документ до истечения срока его хранения).

2. Нарушить правила работы с документами, используемыми в бухучете (и получить санкцию по ст. 15.11 КоАП РФ — ССЫЛКА).

Основные положения бухгалтерского законодательства, закрепляющие сроки хранения первички, закреплены в статье 29 Закона № 402-ФЗ. Кроме того, данный нормативный акт коррелирует и с приказом Минкультуры РФ № 558 (так, бухгалтеру нужно обратить особое внимание к срокам хранения бухгалтерских документов, приведенных в разделе 4.1 Перечня).

3. Нарушить порядок обработки персональных данных (и получить санкцию по ст. 13.11 КоАП РФ — ССЫЛКА).

К нарушителю здесь может быть применен широкий спектр административных мер. Например:

• штраф до 50 000 рублей (сейчас и далее — на юрлицо) — если произведена неправомерная или некорректная обработка персональных данных;
• штраф до 75 000 рублей — если не запрошено письменное согласие физлица на обработку персональных данных;
• штраф до 30 000 рублей — если организация не сформировала и не выложила в открытый доступ политику конфиденциальности.

Разглашение государственной и коммерческой тайны может привести к тому, что организацию оштрафуют на 5000 рублей (ст. 13.14 КоАП РФ — ССЫЛКА). Разглашение государственной тайны при определенных обстоятельствах признается уголовно наказуемым деянием в соответствии со ст. 283 УК РФ, предусматривающей применение в отношении виновного лица таких мер как:

• арест на 4-6 месяцев;
• тюремное заключение до 4 лет с дисквалификацией до 3 лет или без нее.

4. Сокрыть те или иные документы в корыстных целях (и получить санкцию по ст. 325 УК РФ — ССЫЛКА).

За подобное правонарушение предусмотрена уголовная ответственность в виде:

• штрафа до 200 000 рублей (либо зарплаты виновного лица за период до 1,5 лет);
• обязательных работ до 480 часов;
• исправительных работ до 2 лет;
• принудительных работ до 1 года;
• ареста на 4 месяца;
• тюремного заключения на 1 год.

5. Пренебречь необходимостью составления первичных налоговых или бухгалтерских документов (и получить санкцию по ст. 120 НК РФ — ССЫЛКА).

В данном случае фиксируется грубое нарушение правил бухгалтерского и налогового учета. За это фирму могут оштрафовать на сумму до 30 000 рублей.

Несмотря на наличие строгих санкций за неправильную организацию ЭДО, все больше предприятий стремится внедрить электронный документооборот на том или ином уровне управления бизнесом. Такие устремления не случайны: у внедрения ЭДО есть много преимуществ, и мы рассмотрели их выше.

Видео — сделки с применением электронного документооборота и анализ судебной практики:

Рассмотрим подробнее, каким образом такое внедрение осуществляется на практике — условившись, что управление электронным документооборотом будет осуществляться именно с помощью СЭД.

Как внедрить систему электронного документооборота в организации

Внедрение СЭД в организации осуществляется в рамках следующих этапов:

1. Установления перечня задач, которые предполагается решать с помощью систем ЭДО.

Распространенный метод установления круга таких задач — выявление наиболее явных проблем в текущем документообороте организации. Например, это могут быть проблемы:

• с отслеживанием статуса документа (когда непонятно, получил ли его адресат и начал ли работу с ним);
• с поиском нужных документов (когда они теряются или ищутся неприемлемо долго);
• со скоростью документооборота.

2. Выбор конкретной программы для организации электронного документооборота — исходя из тех задач, что призвана решить СЭД, которую планируется внедрить.

При этом, учитывается:

• то, насколько экономически выгодным будет внедрение конкретной программы (с точки зрения затрат на ее приобретение и ожидаемых результатов);
• планируемая интенсивность ЭДО в организации (то, насколько глубоко ЭДО будет внедрен в бизнес-процессы) и то, в какой степени выбираемые СЭД способны такую интенсивность обеспечить;
• ожидаемые сопутствующие затраты на установку конкретной системы электронного документооборота (например, на улучшение характеристик компьютерной техники или на закупку новой — если это необходимо, на обучение работников — если оно требуется).

В крупных организациях может быть осуществлено предварительное обследование текущей структуры документооборота — бумажного, или представленного ЭДО, не образующим систему (как в случае с ИП, который принимает и отправляет счета-фактуры по почте — только в более крупных масштабах). Главная цель такого обследования — установление типичных путей движения документов внутри организации. Затем собранная информация может быть передана поставщикам систем электронного документооборота из шорт-листа — чтобы каждый из них оценил, насколько предлагаемый ими продукт соответствует потребностям заказчика.

Оптимально, если у выбранной программы для ЭДО будет тестовая бесплатная версия, с помощью которой можно будет «отрепетировать» решение данных задач, и, если результат не устроит предприятие, попробовать другой продукт (желательно, также имеющий демо-версию).

А если бесплатной версии нет (или поддерживаемого ею функционала недостаточно для качественного тестирования работы системы электронного документооборота при решении конкретных задач), то с поставщиком можно попробовать договориться о предоставлении полноценной версии системы ЭДО.

3. Покупка и инсталляция СЭД, обучение работников в ходе практического ее использования.

Данный этап внедрения системы электронного документооборота в организации, с одной стороны, может быть крайне сложным технически — поскольку на практике может возникать большое количество нюансов, связанных с установкой дистрибутивов СЭД с учетом текущих особенностей вычислительной инфраструктуры предприятия. С другой — как правило, финальный участок внедрения СЭД не предполагает существенных организационных сложностей, поскольку основная их часть решена (принята во внимание и взята в приоритет) уже на предыдущих этапов внедрения системы.

На практике во внедрении системы электронного документооборота в организации, участвуют, таким образом, две стороны:

• само предприятие (в лице руководителей и подчиненных им ответственных специалистов);
• поставщики системы СЭД (и их партнеры либо подрядчики — которым может быть делегирована, к примеру, функция установки системы ЭДО на стороне заказчика, если ее не выполняет сам поставщик по каким-либо причинами).

Главный информационный источник, на базе которого осуществляется взаимодействие участников внедрения СЭД — это техническое задание от заказчика. В нем раскрывается суть его потребностей в части внедрения электронного документооборота в организации и, как следствие, определяется перечень требований к функционалу устанавливаемого программного обеспечение. Примечательно, что у таких техзаданий есть государственный стандарт, и его можно (во многих случаях — даже крайне желательно) задействовать заказчику при взаимодействии с поставщиком системы электронного документооборота. Речь идет о ГОСТ 34.603-89, устанавливающем требования к ТЗ на поставку автоматизированной системы — в то время как СЭД можно считать ее частным случаем.

Следующий шаг в развитии хозяйствующим субъектом инфраструктуры ЭДО — выстраивание межкорпоративного документооборота. Рассмотрим, каким образом это может быть сделано на практике.

Электронный документооборот между организациями и зачем он вообще нужен

Внедрение ЭДО с участием двух и более хозяйствующих субъектов предполагает решение следующих основных задач:

1. Формирование каждым предприятием рабочей группы, которая будет заниматься развертыванием межкорпоративного ЭДО.

В общем случае в такую рабочую группу входят генеральный директор, главный юрист, компетентные IT-специалисты фирмы, документовед.

2. Определение будущими сторонами ЭДО ожидаемого результата внедрения межкорпоративной СЭД.

Такой результат может предполагать решение лишь узкого круга задач — например, связанных только с приемом-передачей через СЭД счетов-фактур, или характеризоваться более широким охватом проблематики ЭДО (например, отражающей особенности процедур заключения договоров, подписания актов сверок, приема-передачи различной бухгалтерской документации с участием сторон).

3. Установление перечней документов, которые будут приниматься и передаваться по ЭДО.

При этом, в расчет берется техническая возможность, легальность и экономическая эффективность их приема-передачи в электронном виде.

4. Выбор конкретных программных продуктов для организации межкорпоративного ЭДО.

5. Обеспечение технической возможности внедрения выбранных программных продуктов для организации ЭДО, проведение предварительного обучения сотрудников.

Далее происходит инсталляция и тестирование внедренной межкорпоративной системы электронного документооборота. После ее отладки осуществляются юридически значимые прием и отправка документов.

Но стоит ли двум сотрудничающим фирмам предпринимать подобные усилия? Издержки от внедрения СЭД могут быть значительны — нужно убедиться, что они будут сопровождаться необходимым экономическим эффектом. Ключевое, что нужно знать при планировании внедрения межкорпоративной системы электронного документооборота — следующее:

1. Межкорпоративная СЭД тем более рентабельна экономически, чем больше у фирм:

• стабильно повторяющихся участков взаимодействия;
• перечни номенклатур используемых документов;
• сотрудников и должностей, взаимодействующих с имеющими аналогичные компетенции коллегами из партнерских организаций.

2. Внедрение межкорпоративного ЭДО может быть вынужденным (при том, что в случае неосуществления такого внедрения у фирмы могут появиться значительные по объему издержки или недополученная прибыль).

Так, если контрагент становится участником электронных торгов, то он практически наверняка внедрит всеохватный внутренний ЭДО и предпочтет работать, главным образом, с теми контрагентами, которые имеют аналогичную инфраструктуру. А если они нее не имеют — может отказаться сотрудничать.

3. Практический экономический эффект от внедрения межкорпоративного электронного документооборота, как отмечают эксперты, наступает во многих случаях не ранее полугода или года после такого внедрения.

Причины «торможения» эффекта могут быть как организационными (когда, например, у ответственных специалистов не оказывается полномочий на использование ЭДО — в силу того, что им забыли оформить доверенности), так и техническими (когда, например, у одной фирмы локальная сеть оказывается с меньшей пропускной способностью, чем требуется с учетом интенсивности трафика от контрагента с сетью, имеющей более высокую пропускную способность).

4. Если оба контрагента — новички в части внедрения ЭДО для взаимного обмена документами, то производить интеграцию имеет смысл постепенно.

При этом, начать во многих случаях целесообразно с подразделений, которые относятся к числу «зарабатывающих» — то есть, отделов продаж, сервисных подразделений. Они как никто другой ощутят экономию времени на документообороте и наверняка направят высвободившиеся рабочие часы на новые продажи.

5. Один из ключевых факторов успешного внедрения межкорпоративного ЭДО — обеспечение взаимопонимания ответственных работников каждого из предприятий в части применения тех или иных функций системы электронного документооборота, которая используется корпорациями.

Например, если сотрудник одной фирмы шлет своему коллеге в другой организации счет-фактуру, то у второго не должно быть никаких проблем с подтверждением ее получения. Лучший способ обеспечить соответствие взаимодействия сторон данному критерию — внедрить унифицированные интерфейсы приема-отправки счетов-фактур. Если у одной стороны будут вопросы по обработке документов, то другая сможет дать ответы на них — при том, что обе стороны будут видеть на экране примерно одно и то же.

Ознакомимся теперь с популярными программными продуктами для организации ЭДО и ценами на них (и учтем также предположительные сопутствующие расходы на их внедрение).

Какие программы документооборота СЭД представлены на российском рынке: обзор некоторых из них и сколько они стоят

Специфика российского рынка решений в сегменте СЭД характеризуется тем, что самыми востребованными из них становятся, как правило, готовые — «коробочные», продукты, либо те, которые созданы на базе какой-либо популярной платформы. Заказные СЭД — распространенные на Западе, в России пока что не пользуются значительным спросом, хотя он, безусловно, есть. Сам по себе рынок программ документооборота СЭД более, чем на 90% представлен именно российскими разработками, что неудивительно: западному поставщику систем ЭДО бывает сложно адаптировать свой продукт к традициям документооборота, которые сложились в нашей стране.

В случае, если предприятие решает задачу по внедрению всеохватной внутрикорпоративной системы электронного документооборота в организации, то речь пойдет о приобретении полнофункционального специализированного продукта, выпущенного одним из лидирующих на российском рынке брендов. К числу таких продуктов относятся:

1. «ДЕЛО»

Данный продукт многие эксперты относят к числу наиболее функциональных и технологичных на рынке. Подобные характеристики подтверждаются стабильно высоким спросом на соответствующий продукт со стороны бизнесов самых разных масштабов — от крупных холдингов до малых предприятий.

СЭД «ДЕЛО» (ССЫЛКА) относится к числу платформ, позволяющих реализовать наибольшую детализацию документооборота: в ней можно вести учет практически любых источников данных. Минусом системы эксперты называют относительно сложный интерфейс: на то, чтобы его освоить (обучить сотрудников ему), в ряде случаев требуется много времени.

Видео — обзор возможностей СЭД «ДЕЛО»:

Стоимость лицензии: порядка 11-13 тыс. рублей на 1 рабочее место при использовании СУБД Oracle, порядка 7-9 тыс. рублей при использование Microsoft SQL Server.

2. «Логика СЭД»

К числу основных преимуществ «Логика СЭД» можно отнести:

• отличную приспособленность к обеспечению ЭДО в организациях, где в отношении объектов ЭДО приняты многоуровневые механизмы согласования;
• обеспечение высокого уровня защиты объектов ЭДО от несанкционированного доступа;
• наличие большого количества возможностей для гибкой настройки ПО исходя из потребностей пользователя.

Видео — пример регистрации входящего документа в «Логика СЭД»:

Нарекания со стороны экспертов к программе прослеживаются, главным образом, в части ее интерфейса: его иногда именуют архаичным.

Стоимость лицензии: 5-6 тыс. рублей за 1 рабочее место.

3. «Е1 ЕВФРАТ»

«Е1 ЕВФРАТ» (ССЫЛКА) также относится к числу самых технологичных, и это прослеживается в части внедрения разработчиками данной СЭД многих инновационных функций — которые есть далеко не у всех конкурентов. В их числе — использование собственной мощной СУБД «Ника», практически не уступающей в части целевых функций Oracle и Microsoft SQL. Программа имеет удобный интерфейс, а также эффективную систему разграничения прав доступа к данным.

Видео — знакомство с СЭД «Е1 ЕВФРАТ»:

Главная жалоба экспертов на данную СЭД сводится к ее требовательности к производительности компьютера: на старых ПК программа «тормозит».

Стоимость лицензии: 5-7 тыс. рублей на 1 рабочее место.

4. 1С: Документооборот 8

Продукт 1С: Документооборот 8 (ССЫЛКА) будет оптимален для хозяйствующего субъекта, который привык использовать другие программные решения линейки 1С — поскольку разработан на базе платформы 1С: Предприятие. Рассматриваемый продукт универсален: может успешно применяться как государственными, так и частными предприятиями разного масштаба. Программы линейки 1С относятся к числу тех, которые можно наиболее гибко подстраивать под потребности конкретного пользователя, и решение 1С: Документооборот 8 — не исключение.

Видео — знакомство с работой 1С: Документооборот:

Стоимость лицензии: порядка 77 тыс. рублей на 10 пользователей (версия ПРОФ).

Если у фирмы уже есть лицензия на базовую программу — 1С:Предприятие, то продукт 1С:Документооборот 8 может быть надстроен над ней в качестве конфигурации. Ее стоимость составит порядка 36 000 рублей для версии ПРОФ.

5. DIRECTUM

Данное решение DIRECTUM (ССЫЛКА) относится к числу тех, которые по функционалу соответствуют большинству критериев, что позволяют назвать продукт ECM-платформой. Так, в ее функционал входит создание и редактирование неструктурированных документов — текстов, таблиц, рисунков, видео, работа с Workflow.

Видео — базовые возможности DIRECTUM:

К числу главных объектов критики экспертов к программе, опять же, относится сложный интерфейс. Также отмечается зависимость продукта от внешних платформ Microsoft.

Стоимость лицензии: от 7 тыс. руб. за 1 рабочее место.

Безусловно, все приведенные выше расценки — ориентировочные. На практике стоимость внедрения СЭД может быть значительно больше по причине необходимого во многих случаях приобретения дополнительного функционала рассмотренных нами программ.

6. ЭДО Контур.Диадок и СБИС

Возможно, что предприятию вовсе не потребуется вводить всеохватный ЭДО, а только лишь на уровне отдельных процессов обмена документами. Например — в части основных согласительных процедур при взаимодействии с контрагентами, которые представлены в небольшом количестве.

Видео — знакомство с ЭДО Контур.Диадок:

В этом случае оптимальными будут решения СЭД от таких поставщиков как Контур.Диадок (ССЫЛКА) или СБИС (ССЫЛКА). Они отлично адаптированы для «ручного» обмена двух хозяйствующих субъектов договорами, счетами, актами, предоставления электронной отчетности в государственные органы.

Видео — знакомство с ЭДО СБИС:

Стоимость доступа к подобным облачным СЭД зависит от конкретного набора услуг по приему  и отправке документов, предусмотренных подпиской. Во многих случаях базовые функции облачного решения предоставляются клиенту и вовсе бесплатно. Есть и просто дешевые варианты: например, по тарифу «Минимальный» (ССЫЛКА) от Контур.Диадок пользователю доступна передача 250 исходящих электронных документов поставщику за 1900 рублей, а получение входящих документов — бесплатно.

Резюме

Электронный документооборот — крайне обширная сфера правоотношений. Она может затрагивать взаимодействие различных лиц внутри хозяйствующего субъекта, между хозяйствующими субъектами, между гражданами и организациями и государственными органами, между государственными органами.

Самый простой — «низовой», электронный документооборот доступен любому пользователю ПК. Каждый файл содержит атрибуты, отражающие время совершения различных операций с ним — по этим данным можно учитывать динамику совершения этих операций (хотя бы вручную).

Однако, все более распространена организация ЭДО с использованием специальных систем электронного документооборота. Они могут сильно разниться в зависимости от функций и решаемых задач.

В современном виде ЭДО, как правило, предполагает прием-отправку документов, заверенных той или иной разновидностью электронной подписи. Применение ЭДО хозяйствующим субъектом может предписывать закон — как в случае с налоговой отчетностью по НДС.

Видео — электронный документооборот на пороге цифровой экономики: