Разрешена ли досрочная замена ФН в онлайн-кассе?

В общем виде фискальный накопитель (ФН) – устройство, которое в обязательном порядке присутствует в онлайн-кассе, поскольку обеспечивает запись и хранение реквизитов фискальных документов. Применение ККТ без этого устройства невозможно. Поэтому, когда истекает его срок действия, фискальный накопитель необходимо заменить на новый. А что делать, если такая замена ФН требуется до истечения установленного срока?

Дает ли закон 54-ФЗ право на досрочную замену фискального накопителя в онлайн-кассах

Для функционирования ФН отведено строго определенное время. Пользователь ККТ обязан выбирать фискальный накопитель с учетом этого времени:

• не менее 36 месяцев с момента регистрации в налоговом органе – для лиц, оказывающих услуги (независимо от налогового режима), а также для ОСНО, УСН, ЕНВД, для сельхозпроизводителей и патентной налоговой системы. За исключением тех, кто занимается продажей подакцизной продукции (абз. 1 пункта 6 ст. 4.1 закона 54-ФЗ – ССЫЛКА);

• не менее 13 и до (менее) 36 месяцев с момента регистрации в налоговой – для лиц, применяющих вышеуказанные налоговые системы, при временном (сезонном) характере их деятельности или при одновременном совмещении этих режимов и ОСНО, или при использовании ККТ, не передающей фискальные данные через ОФД в налоговый орган (абз. 2 п. 6 ст. 4.1 закона 54-ФЗ);
• не менее 13 месяцев – для ИП и юридических лиц, применяющих ОСНО, а также для платежных агентов (субагентов) (Постановление Правительства РФ №70 от 25.01.2017 – ССЫЛКА), и для подакцизных товаров.

Указанные в законе 54-ФЗ сроки – это номинальные ограничения, установленные для работы ключа фискального признака ФН. Фактический срок действия конкретной модели фискального накопителя прописан в паспорте к самому устройству, но в пределах нормативных лимитов. При превышении этих сроков использовать ККТ нельзя: перестают передаваться данные через ОФД в налоговый орган, а сведения о модели ФН после окончания срока действия ее ключа фискального признака удаляются из реестра ФН (п. 9 ст. 3 закона 54-ФЗ о ККТ). И предприятие автоматически становится нарушителем «кассового» законодательства.

Однако законом 54-ФЗ не предусмотрена обязанность пользователя применять в работе ФН до конца срока действия его ключа фискального признака. Это может быть и меньший период. Нормативное время, отведенное для ключа, – это время, в течение которого его можно применять на законных основаниях и технически реально. Это – максимальный срок. Об этом говорит и само налоговое ведомство в своем письме №АБ-4-20/9555@ от 09.06.2020 – ССЫЛКА. В данном послании ФНС РФ указывает, что ФН можно заменить, даже если срок службы его ключа еще не истек. Главное, без опозданий подать заявление в налоговый орган о перерегистрации ККТ в связи с заменой фискального накопителя, чтобы продолжить работать с кассой.

В каких случаях требуется досрочная замена ФН

Прежде всего, замену устройства необходимо произвести, если память ФН будет до конца заполнена. Техника сама предупредит об этом.

Еще одна причина досрочной замены фискального накопителя – его блокировка. Такая неприятность может произойти с устройством по многим причинам, в частности, если смена не была закрыта на протяжении более 24-х часов или при неправильной настройке времени.

В случае физической поломки ФН тоже требуется его замена на новый исправный. Это может случиться при повреждении корпуса, при сгорании электронного содержимого ФН, и в иных случаях. Причиной может быть и заводской брак.

Также требуется обновление ФН, когда у собственника кассы сменились реквизиты, например, Ф.И.О. предпринимателя или название организации.

При допущении ошибки в момент регистрации ККТ – в ходе указания обязательных реквизитов, – тоже необходимо сменить ФН и подать заявление о перерегистрации кассы. Не забывайте: в ФН при регистрации кассового аппарата вносится множество сведений, в том числе регистрационный номер самой ККТ, полное название фирмы или Ф.И.О. предпринимателя, и иное.

А что будет, если не сменить фискальный накопитель, который не позволяет кассе нормально работать?

Штрафы за использование «неправильного» фискального накопителя

Главная задача фискального накопителя – запись и хранение фискальных данных. Кассовый аппарат, который применяет пользователь, должен обязательно содержать в своем составе исправный ФН с не истекшим сроком действия. Только такую онлайн-кассу можно применять в работе. Истечение же срока функционирования ключа ФН, переполнение памяти и прочие основания для замены данного устройства, а также не соблюдение обязанности, порядка и сроков по перерегистрации ККТ из-за замены фискального накопителя, — всё это считается нарушением в сфере применения ККТ. И наказывается по части 4-й статьи 14.5 КоАП РФ (ССЫЛКА) штрафами:

• 5000-10000 руб. – для юридических лиц;
• 1500-3000 руб. – для должностных лиц организаций и ИП. На эту же сумму наказываются и сами индивидуальные предприниматели.

Но штраф может быть заменен предупреждением.

Выводы

Пользователь может применять фискальный накопитель в онлайн-кассе в пределах установленных законом 54-ФЗ сроков. Каждый такой срок – это время, в течение которого работает фискальный ключ. По окончании данного периода использовать ФН технически невозможно. Однако если фискальный накопитель нуждается в замене, то это можно сделать, не дожидаясь истечения срока действия ключа. Закон 54-ФЗ о ККТ этого не запрещает.

Видео – как и когда производить замену фискального накопителя в онлайн-кассе: