Юридически значимый электронный документооборот с контрагентами

Организуя электронный документооборот, современные предприятия в первую очередь решают задачи по наделению его юридической значимостью. Но в чем ее сущность? Каким образом предприятию внедрить юридически значимый ЭДО?

Что значит «юридически значимый» (и каковы критерии такой значимости)?

Понятие «юридически значимый» — гораздо шире контекста электронного документооборота. Дело в том, что данное словосочетание может быть употреблено в отношении, в принципе, любого действия (или даже бездействия) человека, которое приводит к тем или иным правовым последствиям. То есть — появлению оснований для возникновения у этого человека тех или иных прав или обязанностей (которых не было бы без совершения соответствующего «юридически значимого» действия).

Таким образом, применяя данную трактовку к сфере ЭДО, можно установить, что под «юридической значимостью» электронного документооборота следует понимать наличие условий, при которых совершение того или иного действия в рамках документооборота (ДО) приводит к правовым последствиям для субъекта, который совершает такое действие.

К примерам типичных «действий», производимых в отношении электронных документов, можно отнести:

1. Создание документа.

Может показаться, что рассматриваемое действие не относится к числу тех, которые приводят к каким-либо очевидным правовым последствиям для субъекта документооборота — человека (представителя организации), который создал документ. Но это не так — поскольку:

• сам по себе документ может быть создан в рамках процедуры, осуществляемой субъектом ДО в целях выполнения уже имеющихся обязательств (соответственно, после создания документа человек перейдет к осуществлению последующих процедур в целях выполнения таких обязательств — в то время как без создания документа он к этим процедурам перейти не мог бы);
• документ может содержать данные, оборот которых тем или иным образом регулируется законом (например, если это персональные данные, государственная или коммерческая тайна), и в случае утечки этих данных (получения несанкционированного доступа к ним) субъект ДО может быть признан нарушителем закона за неправомерное размещение данных в документе и, как следствие, будет обязан нести ответственность;
• субъектом ДО могут быть нарушены различные локальные нормативы (если он — сотрудник предприятия), устанавливающие правомочия работников в части создания документов — и при обнаружении работодателем таких нарушений к сотруднику могут быть применены различные санкции вплоть до увольнения.

И это, безусловно, не исчерпывающий перечень сценариев, при которых лишь сам факт создания документа может быть юридически значимым действием. Очевидно, что это действие может быть осуществлено и вне контекста электронного документооборота как такового. Но вполне вероятно — что и в рамках него. Поэтому, о таких сценариях участнику ЭДО говорить уместно.

2. Получение документа.

Полученный человеком документ в большинстве правовых контекстов рассматривается как источник данных, с которым данный человек ознакомился — то есть, прочитал его. В случае, если это документ, в котором излагаются те или иные требования — например, по уплате задолженности (и предложения о порядке ее погашения), то получатель считается обязанным на эти требования отреагировать. В отсутствие такой реакции в отношении него могут быть инициированы различные процедуры взыскания долга.

Спорным может выглядеть момент, который касается порядка установления факта получения документа. В контексте ЭДО предполагается, что адресат подтвердит это установленными способами (например, если это e-mail – ответив на него или нажав кнопку «Подтвердить», если подтверждение запрошено отправителем) — однако, он может и не сделать этого — хотя бы потому, что, к примеру, попросту забыл пароль от электронного ящика. Вместе с тем, данное обстоятельство может не быть признано судом — в случае возникновения спора, оправдательным. В пункте 65 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25 сказано, что к электронным сообщениям применяются те же нормы гражданского законодательства — устанавливающие критерии принятия сообщения, что и в случае с бумажным документооборотом. Речь идет конкретно о положениях ст. 165.1 ГК РФ — где сказано, что сообщение считается переданным, даже если адресат не подтвердил факт его принятия — причем, по «зависящим от него обстоятельствам».

При этом, очевидно, одного лишь принятия документа (признания его принятым в порядке, определенном законом) может быть и недостаточно для того, чтобы юридические последствия наступили. В большинстве случаев для их наступления документ должен быть в установленном порядке обработан получателем.

3. Обработку документа.

Термин «обработка» в данном случае будет крайне емким. Под ним можно понимать, фактически, любое действие, связанное с электронным документом. Например — копирование, перемещение, редактирование, подписание. Примечательно, что каждое из них может сопровождаться юридическими последствиями. И к числу типичных можно отнести связку из:

• действия — представленного подписанием документа (квалифицированной или иной электронной подписью);
• правового последствия — вступлением в силу положений, закрепленных в документе, после его подписания всеми субъектами ЭДО (например, если это договор между двумя хозяйствующими субъектами).

Таким образом, подписанный в установленном порядке документ приобретает статус юридически значимого.

Следует отметить, что подписание документа по существу может быть составной частью предшествующей процедуры — получения (в случае, если его факт подтверждается с помощью той же электронной подписи). Поэтому, в ряде случаев границы между процедурами могут быть очень условны. Однако, нужно иметь в виду, что заверение документа может быть произведено и его создателем — без отправки кому-либо.

Так или иначе, значительная часть юридических последствий совершения операций с документами (причем, как правило, тех, что предполагают появление у субъекта документооборота наибольшего объема прав и обязанностей) наступает именно по факту обработки документа субъектом ДО (его подписание — частный случай такой обработки, которая, таким образом, может быть и частью процедуры получения).

Но, безусловно, «юридически значимый» — это далеко не только подписанный в установленном порядке (с помощью квалифицированной ЭЦП) документ. Такая значимость, как мы уже знаем, может появиться вследствие совершения большого количества иных операций с документом.

В их числе — операции по архивированию документа, еще одна общераспространенная разновидность действий субъекта ЭДО.

4. Архивирование документа.

Архивирование — это размещение документа на длительное хранение в том или ином месте, где обеспечивается его защита от внешних воздействий и постороннего доступа. В случае с электронным документом это может быть специальный сервер организации или арендованный у стороннего поставщика. Либо — внешний носитель (диск, флешка), который после записи на него нужной информации размещается в надежном месте — сейфе или закрытом помещении.

Можно отметить, что в части операций архивации правовые последствия характерны, главным образом, не в отношении действий, производимых с документом, а в отношении различных сценариев бездействия человека — который те или иные действия должен произвести. Например — бездействия в части:

• обеспечения хранения документа в архиве в течение установленного срока (на уровне нормативного регулирования он закреплен по различным документам в положениях приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 — ССЫЛКА);
• обеспечения конфиденциальности архивных документов;
• обеспечения необходимых технических условий хранения документов.

Таким образом, «юридическая значимость» документации определяется исходя из конкретной разновидности действий, которые производятся в отношении нее субъектом документооборота, а также исходя из содержания конкретного документа.

Условимся, что речь идет о «юридической значимости» в том самом общераспространенном контексте — когда вследствие совершения определенной операции с документом — его заверении с помощью ЭЦП, для заверителя наступают правовые последствия, обусловленные положениями данного документа (например, договора с контрагентом). Рассмотрим — как именно такая юридическая значимость обеспечивается с точки зрения решения субъектом ЭДО организационных задач и тех, что обусловлены технологической спецификой осуществления электронного документооборота.

Какими средствами обеспечивается юридическая значимость ЭДО?

Итак, перед предприятием стоит задача — обеспечить юридическую значимость договоров, заключаемых с контрагентами в электронной форме. То есть — сделать так, чтобы подписанные сторонами договоры были равнозначными бумажным с точки зрения механизма появления прописанных в них прав и обязанностей сторон.

В этих целях предприятию — как и его контрагентам, которые желают обеспечить электронный документооборот договоров, необходимо произвести действия:

1. Организационного характера.

То есть — подготовиться к электронному документообороту в части распределения компетенций по его осуществлению между конкретными работниками, а также регламентации их действий в рамках осуществления ЭДО. Также полезно проинформировать о таком распределении (и регламентах) и контрагента — чтобы он знал, кто именно на предприятии будет отправлять или принимать электронные документы (разумеется, то же информирование ожидается и с его стороны).

Предприятие и контрагент также должны договориться о том, какие технологические решения будут применены в целях обеспечения юридически значимого документооборота. Только по факту согласования таких решений партнеры смогут переходить к осуществлению второй группы действий.

2. Технологического характера.

Для того, чтобы электронная подпись, проставленная на документе, делала его юридически значимым, необходимо ее соответствие законодательным требованиям — а именно, тем, что прописаны в Законе «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ССЫЛКА). Данный нормативный акт выделяет 3 типа ЭЦП:

• обычную;
• неквалифицированную;
• квалифицированную.

Документ, подписанный обычной ЭЦП, признается юридически значимым, только если стороны документооборота договорились об этом — притом, что такая договоренность не противоречит положениям законодательства. Если объект ЭДО — договор, заключаемый в соответствии с положениями ГК РФ, то он должен быть обязательно заключен так, чтобы можно было однозначно установить, что каждая из его сторон по своей воле подписала его. Как правило, применение обычной ЭЦП (самый распространенный ее пример — использование пароля от e-mail или от мессенджера) не удовлетворяет данному критерию, поскольку любая из сторон может заявить о компрометации своего аккаунта. И суды — как показывает практика, встают на сторону субъекта, отказавшегося от признания отправки электронного сообщения — подписанного с точки зрения закона простой ЭЦП, от своего имени.

Принятие судом подобного решения — о правомерности непризнания той или иной стороной ЭДО факта заверения документа электронной подписью, будет минимальным в случае, если стороны используют квалифицированные ЭЦП. Дело в том, что их компрометация без получения физического доступа к ключу ЭЦП (который находится в непосредственном распоряжении ее владельца) практически невозможна. В свою очередь, владельцу ЭЦП — и это по умолчанию признается судами, по силам не допустить передачи ключа третьим лицам. Квалифицированная ЭЦП признается в достаточной степени защищенной, чтобы ее законный владелец не дал неустановленным лицам возможности подписаться за себя.

Таким образом, в самом общем случае технологические действия двух предприятий — решивших обмениваться подписанными документами в электронном виде, будут сведены к приобретению программ, с помощью которых электронный документооборот с использованием квалифицированной ЭЦП будет осуществлен.

На практике такие программы могут быть представлены в разных вариантах. К числу общераспространенных можно отнести специализированные системы электронного документооборота — поставляемые операторами ЭДО. Такой оператор выступает по существу посредником между контрагентами — обеспечивая при этом юридическую значимость их переписки, «прикрепляя» в установленном порядке к каждому из отправляемых или передаваемых документов в рамках системы ЭДО, квалифицированную электронную подпись отправителя или получателя.

С помощью программных интерфейсов системы ЭДО каждая из сторон может осуществлять эффективный учет принимаемой или отправляемой документации, решать различные организационные задачи — связанные с изменением полномочий лиц, ответственных за обеспечение ЭДО, или с повышением эффективности их работы.

Предполагается, что оба предприятия будут подключены к одному оператору ЭДО. Но все более распространенными становятся правоотношения, при которых возможен оборот электронных документов посредством их обмена между системами, принадлежащими разным операторам. В этом случае осуществляется роуминг систем ЭДО. О порядке документооборота в случае использования такого роуминга стороны также договариваются уже на этапе осуществления организационных действий в рамках подготовки к ЭДО.

На практике многие российские предприятия сталкиваются с рядом типичных проблем, характеризующих применение юридически значимого ЭДО — ознакомимся с некоторыми из них подробнее.

Частые проблемы, возникающие при внедрении системы ЭДО

Хозяйствующий субъект, внедряя системы ЭДО — в целях обеспечения обмена подписанными с помощью ЭЦП документами, часто имеет дело со следующими «узкими местами» данной процедуры:

1. Полным или частичным воспроизводством участков неэффективности документооборота, которые были характерны в период его ведения на бумажных носителях — по причине:

• игнорирования необходимого изучения участков неэффективности перед внедрением систем ЭДО;
• недостаточной проработки целей и стратегии политики ЭДО (один из критериев ее достаточности — определение условий для сведения к минимуму вероятности появления участков неэффективности документооборота).

А в случае, если предприятие — новое, и ранее не практиковало документооборот даже на бумаге, то у него может возникнуть схожая проблема — появление участков неэффективности вследствие недостаточной исходной проработки целей и стратегии политики ЭДО.

Действительно, часто бывает, что предприятие возлагает на систему ЭДО слишком большие надежды — и затем с сожалением обнаруживает, что при всех плюсах новой модели документооборота многие проблемы остаются не решенными.

К числу наиболее очевидных признаков неэффективности документооборота относятся:

• регулярная потеря документов (оригиналов, копий, отредактированных версий);
• несоблюдение необходимой конфиденциальности доступа к документам (вследствие чего содержащиеся в них положения могут быть неправомерно откорректированы, а иногда — и заверены человеком, не имеющим на то достаточных прав, но получившим на то техническую возможность);
• неоправданно длительные процедуры обработки документов.

Все эти проблемы характерны в одинаковой степени как для бумажного, так и для электронного документооборота. Но если уже на этапе подготовки к внедрению ЭДО организация устранит указанные признаки неэффективности работы с документами (либо сведет к минимуму обстоятельства, влияющие на эффективность данной работы — в случае, если как такового опыта организации ДО у фирмы в достаточном объеме не было), то сможет оценить все преимущества электронного ЭДО как они есть — без поправки на различные «тормозящие» факторы.

Сам факт внедрения системы ЭДО, как правило, будет означать успешное решение, как минимум, первой проблемы — утери документов (поскольку копии файлов или, по крайней мере, прямые ссылки на них всегда есть в реестрах такой системы). Однако, предприятию придется принять ряд мер на устранение прочих факторов неэффективности документооборота.

В части обеспечения конфиденциальности доступа ключевую роль сыграют внутрикорпоративные распоряжения — о распределении полномочий работников по областям деятельности (одной из которых и может быть ЭДО). За нарушения таких распоряжений в локальных нормативах могут быть прописаны различные санкции. А за неукоснительное соблюдение — наоборот, поощрения (в том числе и в виде надбавок к окладу).

Ускорять процедуру обработки документов придется, скорее всего, уже за счет модернизации имеющихся технических средств. Например — установки менее требовательного к ресурсам компьютера текстового редактора (или, наоборот, установки более производительных компьютеров — если будет подсчитано, что задержки в ДО реально приносят убытки). Либо — ускорение самой локальной сети (если причина задержек — в низком качестве ее работы).

2. Отсутствием четко регламентированных механизмов согласования документации — при вертикально ориентированной структуре управления (обычно такая ситуация возникает на среднем или крупном промышленном либо торговом предприятии, выпускающем или реализующем сложную номенклатуру продукции).

Подписание договора — процедура, которая в таких организациях, как правило, проходит многоступенчатое согласование: инициировавший заключение такого договора менеджер сначала согласует документ со своим руководителем, тот — с руководителем подразделения, который, в свою очередь, уже может передать договор на согласование директору.

В случае применения системы ЭДО алгоритм движения документа должен быть в установленном порядке прописан в данной системе (последовательное прохождение договором визирования теми или иными лицами — настроено в программных интерфейсах). Однако, еще до такого «прописывания» его необходимо разработать и протестировать — как вариант, с использованием традиционных бумажных документов, и убедиться, что конкретный маршрут оптимален для конкретного документа.

3. Неэффективная «стыковка» электронного и бумажного оборота юридически значимых документов.

В ряде случаев предприятие, внедряя систему ЭДО, забывает прописать на уровне локальных регламентов сценарии, при которых при документообороте с контрагентами используется традиционная бумажная альтернатива электронной передаче данных — а она может использоваться довольно регулярно, причем по вполне объективным причинам.

Например, бывает так, что у контрагента закончился срок действия ЭЦП, а договор с ним подписать надо. На этот случай у работника, привыкшего к осуществлению электронного обмена документами с данным контрагентом, должна быть инструкция по согласованию бумажного договора. Кроме того, может выясниться, что с определенным контрагентом фирма в принципе ведет только бумажный документооборот (и он сильно удивится звонку менеджера с просьбой отправить электронный документ). Соответствующая «карта участников СЭД» должна быть в распоряжении ответственного работника. Иногда она может быть внедрена на уровне функционала конкретной системы ЭДО — нужно смотреть, есть ли такая возможность в программе.

Безусловно, это не исчерпывающий перечень возможных сложностей во внедрении юридически значимого межкорпоративного ЭДО на практике. Но рассмотренные нами проблемы правомерно отнести к числу типичных и заслуживающих первоочередного внимания.

Есть и другие проблемы, которые могут быть серьезными, но чаще их относят к второстепенным. Например — консерватизм самих работников предприятия в части пользования программами ЭДО. Они попросту могут не захотеть осваивать их — в силу высокой загруженности по текущей работе. Но в силах работодателя — привести аргументы, доказывающие, что применение инновационной схемы документооборота — как раз позволит сэкономить им рабочее время.

Важно уделить достаточное внимание качеству обучения работников: на момент старта работы с системой ЭДО в режиме практического информационного обмена с контрагентами они должны хорошо знать функционал используемой программы. Не должно быть так, чтобы познания схватывались в процессе применения системы ЭДО — здесь возможны ошибки и, опять же, неоправданные паузы в работе.

Резюме

Юридически значимый электронный документооборот — тот, при котором различные действия субъекта ЭДО (иногда — его бездействие в отношении тех или иных процедур, характеризующих работу с документами) приводят к различным правовым последствиям для этого субъекта. То есть — к возникновению у него предусмотренных законом прав и обязанностей. Такие правовые последствия могут наступать в рамках осуществления любых основных видов операций с документами — создания, получения, обработки или архивирования.

К числу общераспространенных сценариев осуществления юридически значимого ЭДО можно выделить тот, при котором действие субъекта ЭДО, представленное подписанием документа с помощью ЭЦП (как правило, на этапе его обработки, иногда — получения), сопровождается правовым последствием — в виде наступления прав или обязанностей данного субъекта ЭДО, обусловленных содержанием подписанного документа. Например — когда два предприятия, договорившиеся использовать системы СЭД, поочередно подписывают договоры друг с другом в электронном виде. Как только договор подписан сторонами — это сопровождается появлением у каждой из них прав и обязанностей в соответствии с данным договором.

Для внедрения юридически значимого электронного документооборота — соответствующего признакам правоотношений, при которых осуществляется заверение документа электронной подписью, участникам ЭДО необходимо провести ряд организационных и технических процедур, направленных на обеспечение функционирования эффективной системы межкорпоративного ЭДО. При подготовке к внедрению электронного документооборота особенно ценным может оказаться опыт исследования бумажного — который сложился на предприятии. Прежде всего — с точки зрения выявления и устранения недостатков организации традиционного ДО, которые в случае их игнорирования могут быть воспроизведены уже на уровне электронного документооборота.

Видео — о нюансах организации юридически значимого документооборота на примерах из практики: