Как можно использовать онлайн-кассу для курьера и какую программу выбрать для курьерской службы

Курьерская доставка — один из сегментов бизнеса, где автоматизация может быть крайне востребованной, а применение онлайн-кассы для курьеров как неотъемлемой части такой автоматизации — в большинстве случаев будет безальтернативным. При этом, обязательность внедрения инфраструктуры для фискализации платежей не всегда обуславливает появление у службы курьерской доставки существенных дополнительных расходов: на оснащении курьеров инструментарием для предоставления потребителям чеков, как правило, можно существенно сэкономить. Как, безусловно, и на внедрении сопутствующих компонентов инфраструктуры автоматизации бизнеса. Рассмотрим, какие это могут быть компоненты, в чем особенности их внедрения, и сколько оно может стоить.

Компоненты автоматизации курьерской службы

Для начала определимся, что понимать «автоматизацией» в контексте деятельности курьерской службы. А чтобы это сделать, надо определиться с понятием термина «курьерская служба». Он может применяться в отношении:

1. Штатного подразделения интернет-магазина, которое отвечает за доставку выбранных онлайн (в том числе предоплаченных) товаров конечному потребителю.

Или — подразделения любого продавца товаров или услуг, которые отпускаются «удаленно» (по предзаказу на сайте, по телефону, в приложении).

2. Специальной компании — которая может оказывать курьерские услуги для разных заказчиков (как вариант, быть внештатным подразделением того же интернет-магазина, которое отвечает за доставку его товаров).

Условимся, что речь пойдет именно о втором варианте — предполагающем «узкую» специализацию хозяйствующего субъекта при наличии необходимых отраслевых компетенций. Все же интернет-магазин в основном продает, хотя у крупнейших ритейлеров логистика и прочее, конечно, не уступают уровню специализированных поставщиков.

Итак, у нас самостоятельная курьерская служба — как вариант, желающая стать подрядчиком онлайн-ритейлера, фаст-фуда или любого иного бизнеса, осуществляющего дистанционные продажи в отношении физических лиц (то есть, речь пойдет о рынке массового спроса). Чтобы таким подрядчиком стать и удержать свои позиции, нашей фирме надо быть конкурентоспособной — в том числе в части автоматизации.

Которая в общем случае будет иметь следующие основные компоненты:

1. Инфраструктуру управления логистикой.

В нее входят аппаратные решения, призванные оптимизировать основные процедуры взаимодействия курьерской фирмы, ее заказчиков и получателей товаров — клиентов последней. В рамках таких процедур у курьерской компании может возникать потребность:

• в расчете времени прибытия до конкретных адресов — с учетом расстояния между ними, а также между каждым из них и логистическими базами (складами, офисами курьерской фирмы, объектами подрядчиков, которые задействованы в логистике);
• в определении схем доставки (маршрутных листов), с которыми знакомятся курьеры и следуют им в работе;
• в визуализации соответствующих схем (с помощью виртуальных карт, навигаторов, путеводителей).

Автоматизация здесь ценна не столько по объективным технологическим причинам — без нее фирма может попросту не успевать обрабатывать заказы, но и по экономическим. За счет оптимального построения маршрутов компания сэкономит на топливе (и накладным расходам, связанным с обслуживанием автомобилей при их естественном износе), рабочем времени сотрудников, покажет себя перед заказчиком оперативным поставщиком, которому можно доверять — и с которым можно заключать более объемные в финансовом выражении контракты.

2. Коммуникационную инфраструктуру.

Она отвечает за информационный обмен между указанными выше участниками логистического процесса. Курьер должен быть всегда «на связи» со своим работодателем, конечным получателем товара, иногда — с фактическим продавцом (то есть, заказчиком курьерских услуг работодателя курьера).

3. Расчетно-кассовую инфраструктуру.

В широком смысле это любые программно-аппаратные решения, которые курьерская фирма задействует в расчетах — с контрагентами, работниками, бюджетными учреждениями при уплате налогов и взносов, конечными потребителями. Расчеты с последними предполагают выполнение сложных процедур фискализации, которые требуют использования специальных учетных устройств — онлайн-касс. Фискализации в большинстве случаев сопутствует еще одна процедура — эквайринг банковских карт и альтернативных им платежных инструментов, используемых при расчетах вместо наличных денежных средств.

На практике фискализация — одна из самых проблемных и «расходных» компонентов автоматизации курьерской службы. Рассмотрим, как может быть в данном случае устроена инфраструктура фискализации и какие есть варианты снижения к минимуму издержек на ее внедрение курьерской организацией.

Нужна ли онлайн-касса курьеру

Примечательно, что в ряде случаев в принципе встает вопрос о том, а нужна ли как таковая кассовая инфраструктура курьерской организации.

Она может быть нужна, а может быть и нет: это зависит от многих обстоятельств. Но, как правило — нужна по объективным причинам, поскольку курьер как наемный работник или подрядчик своего работодателя во многих случаях рассчитывается с заказчиком доставляемых товаров на «конечном участке» взаимодействия с ним.

В случае, к примеру, с доставкой одежды эта схема даже типична: клиент, заказавший товар дистанционно, обычно примеряет то, что ему привез курьер, выбирает подходящее — и только потом делает окончательную покупку. Но и в других сегментах постоплата при расчетах с курьером — регулярная процедура.

Онлайн-касса нужна курьеру и в силу требований законодательства. В общем случае любые расчеты между хозяйствующими субъектами и физическими лицами, покупающими у них товары или услуги, должны быть фискализированы с помощью кассового аппарата. Есть исключения — при которому поставщику необязательно использовать ККМ.

Например — при ведении деятельности, поименованной в п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ (ССЫЛКА) — основного нормативного акта, который регулирует применение контрольно-кассовой техники. Но эти виды деятельности, объективно, мало совместимы с теми, при которых осуществляется курьерская доставка.

Курьер вправе не использовать на «конечном участке» взаимодействия с покупателем кассовый аппарат по закону, если:

1. Является ИП без наемных работников.

Право не применять ККМ у курьера есть до июля 2021 года. Потом привилегия прекратит свое действие.

2. Является «самозанятым» — то есть, плательщиком налога на профдоход, зарегистрированным в ФНС в соответствии с Законом № 422-ФЗ.

«Самозанятые», действуя от своего лица, в принципе не могут применять контрольно-кассовую технику — поскольку только ИП и юрлицам дано на это право (п. 1 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).

Другое дело — действие в интересах работодателя. Тогда у «самозанятого» курьера есть необходимость задействовать онлайн-кассу (как вероятное условие полноценной работы — в обеспечении которого, конечно же, заинтересован и сам работодатель курьера).

Рассмотрим, какими могут быть данные варианты. Условимся, что применение онлайн-кассы курьером — объективная необходимость и ему нет смысла (как и его работодателю) использовать законодательные возможности для отказа от использования ККМ.

Онлайн-касса и «самозанятый» курьер: как легализовать расчеты

Особенность статуса «самозанятого» — в том, что он, действуя от своего имени, может в принципе оказывать любые услуги (как и продавать товары — которые сам производит). Но есть ряд ограничений.

Так, самое главное — то, что «самозанятый» не может сотрудничать как плательщик НПД со своим бывшим работодателем в течение двух лет с момента увольнения. Поэтому, если человек работал пицца-мейкером в определенном учреждении общепита, то он 2 года не сможет быть «самозанятым» доставщиком от этого учреждения.

Следующий момент. «Самозанятый» не может заключать агентские договоры — как раз типичные для курьеров, без использования контрольно-кассовой техники, если такие договоры предполагают прием оплаты от сторонних лиц в пользу заказчика (принципала по агентскому договору). В случае с работой курьера соответствующий прием оплаты в большинстве случаев предполагается.

В свою очередь, как мы уже знаем, «самозанятый» не может быть пользователем ККТ, действуя от своего лица. Поэтому, чтобы работать курьером, имеющим правомочия на взимание платы от заказчиков, «самозанятый» и его заказчик должны заключить особый агентский договор — предполагающий, что курьер будет на основании ст. 1005 ГК РФ действовать «от имени и за счет» своего работодателя.

Возможна схема, при которой курьер будет просто доставлять товары в чистом виде без получения оплаты. То есть — предоплаченные онлайн. Тогда и проблемы нет: это как раз тот случай, когда онлайн-касса курьеру не нужна (а кассовые чеки клиент получит другими способами — в общем случае они будут электронными, направляемыми на его e-mail или телефон при оплате товара онлайн). Но это в большинстве сегментов «удаленной» розницы скорее исключение.

Таким образом, «самозанятый» курьер может легально использовать онлайн-кассу, если между ним и его заказчиком будет составлен юридически грамотный агентский договор. Курьер, работающий по ТК РФ, будет безусловно управомочен принимать платежи в пользу работодателя без каких-либо проблем. Курьер в статусе ИП без работников может и не принимать платежи — но только если действует от своего лица. Его работодатель, скорее всего, не будет заинтересован в неиспользовании ККТ и, скорее всего, предложит заключить курьеру тот же договор «от имени и за счет» принципала — на основании ст. 1005 ГК РФ, как и в случае с «самозанятым».

Получается, что по юридической части у российских курьеров проблем быть не должно. Поэтому, на повестке дня главным для курьера и его работодателя будет вопрос оптимизации как таковых издержек, связанных с практическим использованием кассовой инфраструктуры.

Вариантов такого использования может быть несколько.

Как можно организовать прием оплаты курьером

Речь идет о следующих сценариях:

1. Когда каждому курьеру выдается онлайн-касса.

Этот вариант «классический» и, надо сказать, не слишком выгодный. Компании по доставке вынужденно использовали его — пока не было альтернатив, о которых пойдет речь далее. Схема предполагает использование каждым курьером отдельной онлайн-кассы, которая перевозится человеком с собой и применяется всякий раз при расчетах с клиентом.

Конечно, у данной схемы есть ряд преимуществ — например, сведение к минимуму вероятностей технических сбоев при обмене данными между разными участниками процедуры фискализации. Но недостатков тоже много. Не считая самого очевидного — высокой себестоимости схемы, у курьера есть необходимость держать ККМ постоянно заряженной (и если она разряжалась, то требовалось найти время на ее зарядку). При смене устройства ему нужно изучать руководство для нового. А начальству — обеспечивать своевременное техническое обслуживание ККМ.

2. Когда одну онлайн-кассу «удаленно» используют несколько курьеров.

Эта схема была разрешена с появлением в ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ новых пунктов — 5.6 и 5.7 летом 2019 года (ССЫЛКА). Предусматривается, что курьер с помощью смартфона (планшета или другого устройства) «связывается» с онлайн-кассой, размещенной в другом месте (в офисе курьерской службы или в специализированном дата-центре), оформляет электронный кассовый чек и затем направляет его покупателю — на e-mail, на телефон, либо показывает на экране смартфона (или другого устройства) QR-код чека, который покупатель может отсканировать.

Преимуществ у рассматриваемой схемы — которая полностью законна при использовании курьерами, огромное количество: это и минимальные издержки на техобслуживание кассы (теоретически может быть использовано буквально 1-2 кассы на всю курьерскую службу) и минимум трудозатрат курьера на обучение пользования кассовой инфраструктурой (достаточно изучить одно мобильное приложение). Но при этом, если что-то при фискализации оплаты, полученной от покупателя, пойдет не так (например, будут сбои при передаче данных в доме, где мобильный интернет плохо ловит), то у курьера может уйти много времени на исправление ситуации.

Но экономический фактор — в виде отсутствия необходимости оснащать каждого курьера довольно дорогостоящей онлайн-кассой, как правило, берет свое. И потому многие современные курьерские организации рассматривают схему «одна касса — много работников (курьеров)» в качестве приоритетной.

Итак, самый предположительно выгодный вариант внедрения кассовой инфраструктуры в курьерской службе — применение схемы «одна касса — много курьеров», при которой ККМ размещается в офисе работодателя или в дата-центре. На российском рынке есть много поставщиков решений, позволяющих реализовать данную схему фискализации на практике: ознакомимся с рядом популярных продуктов.

Варианты онлайн-кассы для курьеров (обзор некоторых решений)

К числу самых эффективных в соотношении цены и функционала решений для организации приема оплаты по схеме «одна касса — много курьеров» можно отнести продукты от брендов:

1. Лайф-Пэй (ССЫЛКА)

Предлагается «удаленное» использование кассы, которая расположена в офисе организации с помощью специального фирменного приложения от интегратора. Стоимость обслуживания 1 кассы в рамках соответствующей инфраструктуры — от 500 рублей в месяц. А стоимость подключения 1 работника через приложение — еще 200 рублей в месяц.

Предусмотрен тариф в 1000 рублей в месяц на 1 кассу, при котором пользователю также предоставляется доступ к дополнительным модулям фискализации — для CMS и CRM. Они вполне могут быть востребованы и курьерской службой.

2. Комтет (ССЫЛКА)

Возможно размещение ККМ в офисе или же аренда онлайн-кассы в дата-центре (от 1500 рублей за 1 устройство).

Стоимость подключения одной кассы к инфраструктуре фискализации от разработчика — от 350 рублей в месяц. Стоимость пользования приложением на Android для «удаленного» доступа к кассе — от 160 рублей в месяц.

3. ЕКАМ (ССЫЛКА)

Разработчик также предлагает воспользоваться возможностями аренды кассы или размещения ее в дата-центре и последующее подключение к ней кассиров через приложение.

Стоимость доступа — от 550 рублей за 1 кассу (при оплате доступа за год). Стоимость аренды ККМ от разработчика — от 2075 рублей в месяц. Оформление доступа к инфраструктуре на 1 курьера — 200 рублей в месяц.

4. Пан Агент (ССЫЛКА)

Бренд разрабатывает довольно функциональные и мощные решения для розницы и сферы услуг и фискализация «курьерских» направлений — лишь одна из многих опций, которые могут поддерживать программные продукты от данного поставщика. За подключение любого гаджета к системе платится 600 рублей в месяц. И еще 300 — если данный гаджет подключен к онлайн-кассе.

Отметим, что окончательная цена интеграции может быть определена с учетом персонифицированной договоренности между разработчиком и пользователем инфраструктуры.

5. E-COM Kassa (ССЫЛКА)

Продукты от данного бренда можно отнести к числу лидеров по сочетанию цены и функционала. Стоимость подключения 1 смартфона к облачной или размещенной в офисе кассы — от 200 рублей (при этом, для курьерских служб предусмотрено установление стоимости по договоренности — возможно, еще более выгодное). Сама по себе интеграция ККМ, если это «своя» касса курьерской службы, будет стоить от 500 рублей в месяц. Аренда кассы обойдется от 1500 рублей (при размещении устройства в офисе разработчика) или 1700 рублей (при размещении ККМ в дата-центра) в месяц.

Особенно примечательна опция по поддержке приложениями E-COM Kassa доступа к системе маркировки. Она может быть востребована при отпуске товара с кодом Data Matrix: сведения о его продаже курьер должен отразить в системе ЧестныйЗнак.РФ при получении оплаты от покупателя за соответствующий товар. Опция крайне автоматизирована и предполагает минимум трудозатрат со стороны курьера при отпуске товара и отражении его реализации в системе маркировки.

Видео — особенности применения онлайн-кассы курьером при доставке маркированных товаров:

Как мы уже отметили выше, фискализации сопутствует эквайринг — обеспечение безналичных расчетов по банковским картам. Рассмотрим, какие решения здесь может задействовать курьерская фирма.

Как внедрить эквайринг в курьерской службе

Эквайринг и фискализация могут на первый взгляд быть совершенно неотделимыми друг от друга. На практике любая оплата по карте — фискализируется. Но при этом следует иметь в виду, что эквайринг и фискализация регулируются разными нормативными актами. Онлайн-кассы используются, как мы уже знаем, в соответствии с Законом № 54-ФЗ. Что касается эквайринга — то какого-то специализированного нормативного акта в отношении данной процедуры пока не разработано. Но некоторые базовые требования к нему закреплены, в частности, в Законе о защите прав потребителей № 2300-1. В частности, там сказано, что обеспечивать оплату по картам должны все хозяйствующие субъекты, у кого выручка превышает 40 млн. рублей в течение года.

Конечно, у самой курьерской службы такой выручки может не быть. Но она практически наверняка будет у ее заказчика — интернет-магазина или иного хозяйствующего субъекта, который отправляет товары своим потребителям. Юридически использование эквайринга в данном случае осуществляется на основании того же агентского договора — когда курьерская служба принимает на себя обязательства по приему платежей по картам за доставляемые товары.

Положениями таких договоров, как правило, предусматривается, что расходы на обеспечение эквайринга курьерская служба берет на себя (как, собственно, и в случае с расходами на фискализацию). Эквайринг, в отличие от фискализации, не требует использования дорогостоящего кассового оборудования (технически многие онлайн-кассы включают в себя эквайринговые модули — но мы условились применять ККМ в режиме «одна касса — много работников», поэтому в нашем случае эти модули будут на расстоянии от курьера и задействовать их будет нельзя).

Одно из самых оптимальных решений в данном случае — использование нефискального мобильного терминала. Это миниатюрное устройство, имеющее единственную функцию — по считыванию банковской карты и проведению с помощью нее платежа через банковский сервер, к которому терминал подключается по мобильному интернету при посредничестве смартфона или планшета. Но на практике большего курьеру и не нужно: фискализацию платежа он может осуществить через тот же самый гаджет, который будет подключен к интегратору, обеспечивающему реализацию схемы «одна касса — много работников».

Теперь переходим к логистической и коммуникационной инфраструктурам, задействуемым при автоматизации курьерской службы. Их можно рассмотреть в одном контексте, поскольку большинство современных решений, доступных на российском рынке, поддерживает оба типа функций.

Ознакомимся, таким образом, с самыми популярными типами решений такого профиля.

Автоматизация службы доставки в части логистики и коммуникаций (обзор вариантов)

Можно выделить следующие популярные продукты из числа тех, что предназначены для решения задач курьерской службы в части логистики и коммуникаций:

1. Delans (ССЫЛКА).

Универсальное решение на базе программы 1С: Управление небольшой фирмой. Отлично подходит для начинающих курьерских фирм с небольшими оборотами. Но, безусловно, может быть масштабировано и на большой бизнес. Адаптировано к анализу всего цикла доставки — начиная от загрузки заказов в базу до аналитики по доставкам.

Относится к числу самых технологичных продуктов в части обеспечения фискализации расчетов, сопровождающихся формированием QR-кода на онлайн-кассе и его передачей для считывания конечному потребителю.

Стоимость пользования продуктом: складывается из совокупности сервисов, на которые подписан пользователь. Базовая цена — 2500 рублей в месяц. За сервис «Маршрутизация» надо будет ежемесячно платить еще 4000 рублей, за подключение Telegram-бота для курьеров (который, таким образом, существенно расширит коммуникационные функции программы) — еще 1000 рублей в месяц.

2. Zig-Zag (ССЫЛКА).

Решение адаптировано к потребностям специализированных транспортных компаний — которые, таким образом, занимаются доставкой грузов самым разным категориям лиц (не только покупателям в масс-сегментах). Характеризуется высокой степенью гибкости и масштабируемости под любой бизнес.

Стоимость внедрения инфраструктуры считается индивидуально для каждого заказчика — и рассчитывается, как следует из условий оказания услуг сервисом, по запросу. Но, как правило, это совершенно разумные цифры — например, один из заказчиков Zig-Zag, имеющий 5 автомобилей и обслуживающий более 300 точек, потратил на систему порядка 18 000 рублей и сэкономил при этом за счет оптимизации более 60 000 рублей.

3. MobiDel (ССЫЛКА).

Данное решение можно отнести к числу самых легких во внедрении (и потому характеризующихся минимумом накладных расходов на инфраструктуру). Вместе с тем, сервис позволяет решить все базовые задачи курьерской компании по управлению заказами, оптимизацией потоков на доставку и коммуникации между различными участниками логистического процесса.

Стоимость доступа к платформе — от 490 рублей в месяц (это предоплата за 450 заказов, превышение — 3 рубля за 1 заказ). Отдельно придется заплатить за пользование мобильным приложением. Можно по тарифу без абонплаты — 14 рублей за заказ, а по абонплате — по тарифу от 1490 рублей в месяц за предоплаченные 150 заказов (превышение — 9 рублей за заказ).

На практике можно попробовать разные варианты пользования указанными платформами (или их конкурентами — которых довольно много) и выбрать из них оптимальный. Не надо стесняться просить о бесплатном тестовом периоде пользования инфраструктурой, спрашивать о льготах при предоплате, скидках, действующих в тот или иной период. Конкуренция среди поставщиков инфраструктуры на автоматизацию курьерской службы довольно высока — и будет только расти соотносительно с растущей популяризацией дистанционных продаж. И потому правомерно ожидать от них готовности к постоянной оптимизации условий взаимодействия с заказчиком.

Резюме

Итак, автоматизация курьерской службы состоит из нескольких базовых компонентов. Есть универсальные программные решения, которые позволяют эффективно управлять логистикой и коммуникациями — как важнейшими составляющими такой автоматизации. Начать пользование ими можно при совершенно минимальном бюджете. Но практическая эффективность внедрения таких решений может быть исключительно высокой.

Есть фискализация расчетов — важнейшая составная часть автоматизации деятельности курьерской службы. При курьерской доставке применение онлайн-кассы, если даже не обязательно по закону, то в большинстве случаев крайне желательно: товары могут на регулярной основе оплачиваться непосредственно при получении. Курьер, осуществляющий пользование кассой на конечном участке взаимодействия с потребителем, может быть наемным работником по ТК РФ, ИП, «самозанятым». Во втором и третьем случае его работодатель должен уделить повышенное внимание содержанию договора с курьером — он должен быть очень продуманным «агентским».

Практическое оснащение курьеров инструментарием для фискализации в самом выгодном для службы доставки варианте будет происходить за счет применения общей онлайн-кассы несколькими работниками — которые пользуются ККМ через специальное приложение удаленно. В самом общем случае издержки на внедрение кассовой инфраструктуры при такой схеме минимальны — если не считать потенциальных убытков из-за технических сбоев при информационном обмене между смартфонами курьеров и ККТ. Которые все же возможны из-за проблем с мобильным интернетом и иных технических сложностей, характерных для работы мобильных гаджетов.

Эквайринг — тесно связанный с фискализацией в контексте практических расчетов курьера с конечным потребителем, выгоднее всего внедрять, используя миниатюрные мобильные эквайринговые терминалы. Не требуется поддержка функции фискализации на них — поскольку она может быть реализована параллельно в рамках той или иной эффективной схемы из числа рассмотренных нами выше.

Видео — курьер и удаленная онлайн-касса в офисе: